Vereinskorrespondenz wird heutzutage immer häufiger elektronisch abgewickelt. Dabei wird schnell übersehen, dass beispielsweise Mails bei dir eingehen, für die für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden müssen. Das gilt natürlich auch für die entsprechenden Unterlagen, wenn sie dir mit der Post zugeschickt werden.
Entscheidend für die Aufbewahrungsfrist ist, ob die Unterlagen steuerlich bedeutsam sind oder nicht. Steuerlich bedeutsame Unterlagen müssen zehn Jahre, Dokumente ohne steuerliche Relevanz sechs Jahre aufbewahrt werden.
| Steuerlich relevant – Aufbewahrungsfrist zehn Jahre | Andere Unterlagen |
|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen Buchungsbelege | Gesamte Geschäftskorrespondenz des Vereins und andere Unterlagen, die von steuerlicher Bedeutung sein könnten. |
Wichtig: Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht mit dem Entstehungsdatum des Dokuments. Die Zehn- oder Sechsjahresfrist beginnt erst mit Beginn des Jahres, das auf dem Jahr folgt, in der der entsprechende Jahresabschluss erstellt wurde. Beispiel: Rechnungsdatum: 13.01.2020, der Jahresabschluss wird im Juni 2021 erstellt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 01.01.2022 und endet am 31.12.2031.
Tipp: Oft ist es schwierig, die Grenze zwischen Dokumenten zu ziehen, die sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Darum empfehlen wir dir, einfach alle Unterlagen zehn Jahre aufzubewahren. Dann bist du immer auf der richtigen Seite.
Darum ist die Aufbewahrung so wichtig
Ein geordnetes Archiv ist nicht nur für die Vereinsführung wichtig, die ordentliche Aufbewahrung aller relevanten Unterlagen ist vor allem bei einer Steuerprüfung von entscheidender Bedeutung.
Wichtig: Das Finanzamt kommt zwar erfahrungsgemäß selten zu Vereinen, die ihre Steuererklärung termingerecht und ordnungsgemäß abgegeben haben – aber es kann dennoch passieren. Besonders, wenn das Finanzamt bezweifelt, dass die Gemeinnützigkeit noch besteht, gilt Prüfungsalarm.
Wenn Unterlagen bei einer Prüfung fehlen, können die Prüfer im Extremfall die Umsätze und Gewinne deines Vereins schätzen, was fast immer zu euren Ungunsten ausfällt. Das kann dazu führen, dass der Prüfer feststellt, dass der Verein im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb mehr Umsatz als 35.000 Euro oder bei Sportvereinen über 45.000 Euro im Zweckbetrieb erzielt hat. Dann werden Nachzahlungen fällig – und die werden auch noch mit einem Strafzins von 6 % pro Jahr belegt.
Elektronisches Archiv
Bevor du also eine Mail zu schnell löschst, solltest du genau überlegen, ob der Inhalt nicht steuerlich wichtig sein kann und die Daten archiviert werden müssen. Wenn du dir unsicher bist, solltest du auf Nummer Sicher gehen und die Daten lieber archivieren, statt sie zu löschen. Viele Vereine setzen bei für ihre Vorstandsarbeit generell schon auf eine Vereinssoftware. Eine solche Software kann dir auch bei Archivierung der Dokumente helfen.
Wichtig: Scheidet ein Vorstandsmitglied aus dem Vorstand aus, ist es auch verpflichtet, die vereinsrelevanten Unterlagen – auch die elektronischen – herauszugeben, damit sie archiviert werden können.
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