Wie ein Interessent Mitglied in deinem Verein werden kann, muss in der Satzung geregelt werden (§ 58 Nr. 1). Diese Regelung der Aufnahme ist verbindlich. Schreibt die Satzung also einen schriftlichen Aufnahmeantrag vor, kann keiner Mitglied werden, der das nur mündlich erklärt hat.
In der Satzung Deines Vereins sollte deshalb zumindest sinngemäß folgendes stehen:
Aufnahme in den Verein
Die Mitgliedschaft muss schriftlich gegenüber dem Vorstand beantragt werden. Der Vorstand entscheidet über die Aufnahme mit einfacher Mehrheit. Bei Ablehnung des Aufnahmeantrags ist der Vorstand nicht verpflichtet, dies vor dem Antragsteller zu begründen.
Wichtig: Wenn in deiner Satzung lediglich steht: „Der Beitritt zum Verein erfolgt durch schriftliche Erklärung“ wird jeder, der diese Erklärung (Mitgliedsantrag) abgibt automatisch Mitglied. Deshalb muss festgelegt werden, dass und wie über den Mitgliedsantrag entschieden wird.
Vielleicht hast du dich ja auch schon gefragt, ob euer Verein eigentlich jeden aufnehmen muss. Schließlich verlangt die Gemeinnützigkeit deines Vereins, dass jeder die Möglichkeit haben muss, dem Verein beizutreten. Aber das heißt ja nicht, dass der Verein den Antragsteller aufnehmen muss. Die Möglichkeit hat er ja schon dadurch, dass er einen Antrag stellen kann.
Auch aus dem Gemeinnützigkeitsrecht ergibt sich kein Aufnahmezwang. Zwar darf ein gemeinnütziger Verein die Mitgliedschaft wegen des Grundsatzes der Förderung der Allgemeinheit nicht auf einen eng begrenzten Kreis von Personen beschränken. Das bezieht sich aber nur auf die satzungsmäßigen Voraussetzungen für die Mitgliedschaft. Es bedeutet keinesfalls, dass jeder Beitrittswillige aufgenommen werden muss. Allerdings gibt es eine Ausnahme: Vereine die eine wirtschaftliche, soziale oder sonstige Monopolstellung haben, müssen Antragsteller aufnehmen, wenn die Ablehnung der Mitgliedschaft den Antragsteller unangemessen benachteiligen würde. Diese Regel greift aber nur in den seltensten Fällen. Beispielsweise bei Berufsverbänden, wenn die Ablehnung der Mitgliedschaft zu beruflichen Nachteilen führt.