Je nachdem, welche Behörde sich an deinen Verein wendet, können diese umfassende Informationen vom Verein verlangen. Die Sozialversicherungsträger können beispielsweise Auskunft über beschäftigte Mitarbeiter – auch im ehrenamtlichen Bereich – verlangen, das Finanzamt kann eine Prüfung der Buchführung durchführen oder um Auskunft zu einzelnen Buchungen verlangen, die Staatsanwaltschaft oder die Polizei können um Informationen im Rahmen ihrer Ermittlungen verlangen usw.
Bevor du auf eine behördliche Anfrage reagierst, solltest du erst einmal prüfen, ob sie wirklich von einer Behörde kommt. Dies gilt ganz besonders, wenn dein Verein die Anfrage per E-Mail erhalten hat, was bei fast allen staatlichen Stellen nicht üblich ist. Im Zweifelsfall rufst du besser erst einmal bei der Behörde an. Bist du dir unsicher, ob die Anfrage von einer offiziellen Stelle kommen, vergewissere dich durch einen Anruf bei der anfragenden Behörde.
Grundsätzlich sind behördliche Anfragen mit einer Rechtsbelehrung versehen, aus der du entnehmen kannst, ob du die Beantwortung verweigern kannst, beziehungsweise welche Fristen einzuhalten sind. In den meisten Fällen wirst du die Beantwortung nicht verweigern können. Dann ist es wichtig, dass du in den Rechtsmittel-Belehrungen auf die Termine achtest. Unter Umständen kann schon eine verspätete Beantwortung zu Bußgeldern führen. Bei Anfragen des Finanzamtes kann eine verspätete Rückmeldung auch dazu führen, dass das Finanzamt Schätzungen vornehmen, die fast immer zum Nachteil des Vereins ausfallen. Aber selbst, wenn bereits eine Schätzung erfolgte oder ein Bußgeld verhängt wurde, ist dein Verein immer noch zur Beantwortung der Anfrage verpflichtet.
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