In einem „gesunden“ Verein wird der Vorstand die Fragen der Mitglieder zeitnah beantworten. Allerdings kann es auch sein, dass Anfragen an ihn gerichtet werden, die nicht oder noch nicht beantwortet werden können. Dann sollte dein Vorstand zumindest erklären, warum man keine Auskunft gibt. Sonst entsteht schnell das Gerücht, dass der Verein etwas zu verheimlichen hat.
Anfragen zum Stand deines Vereins allgemein
Der Vorstand hat allerdings auch eine gesetzliche Auskunftspflicht, die sich aus den §§ 27 (Abs. 3) und 666 BGB ergeben. Danach ist der Vorstand den Mitglieder gegenüber verpflichtet, „auf Verlangen über den Stand des Geschäfts Auskunft zu erteilen und Ausführung des Auftrags Rechenschaft abzulegen“ (§ 666 BGB).
Wenn aber jedes Mitglied einzeln mit seinen Fragen an den Vorstand herantreten würde, kämen die Vorstandsmitglieder kaum noch zu ihrer eigentlichen Arbeit. Allerdings spricht das Gesetz von einem „Auftraggeber“, der ein Auskunftsrecht hat. Auftraggeber des Vorstands ist aber nicht das einzelne Mitglied, sondern der Verein insgesamt. Deshalb besteht die Auskunftspflicht des Vorstands nur gegenüber der Mitgliederversammlung als Vereinsorgan.
Wichtig: Wurde ein Mitglied nicht zur Mitgliederversammlung eingeladen, kann es auch außerhalb der Versammlung den Einblick in die Unterlagen des Vereins verlangen. Ihm sind dann auf Anfrage die Geschäfts- und Buchungsunterlagen, Verträge usw. vorzulegen. Das Mitglied kann dann auch – auf eigene Kosten Kopien von den Unterlagen anfertigen (Urteil des Oberlandesgerichts Hamm vom 30.07.2014 – Aktenzeichen 8 U 10/14).
Was muss in der Mitgliederversammlung beantwortet werden?
In der Mitgliederversammlung hat der Vorstand nicht nur die Verpflichtung, Rechenschaftsberichte vorzulegen. Er ist auch verpflichtet, die Fragen der Mitglieder, die sich aus den Berichten ergeben und auch, die darüber hinausgehen, zu beantworten.
Wichtig: Das Fragerecht auf der Mitgliederversammlung erstreckt sich auch auf Mitglieder, die beispielsweise laut Satzung kein Stimmrecht haben (z. B. Ehrenmitglieder).
Zur Beantwortung der Fragen der Mitglieder ist der Vorstand insgesamt verpflichtet. Natürlich wird die gestellte Frage immer von dem Mitglied beantwortet, in dessen Zuständigkeitsbereich die Frage fällt.
Wichtig: Grundsätzlich müssen in der Mitgliederversammlung nur Fragen beantwortet werden, die im Zusammenhang mit einem Tagesordnungspunkt gestellt werden. Wird Auskunft zu Themen verlangt, die nicht auf der Tagesordnung stehen, kann die Antwort verweigert werden. Je nach Bedeutung der Frage, solltest du dann vorschlagen, das Thema der Frage auf die nächste Mitgliederversammlung zu verschieben.
Dein Vorstand sollte sich bei der Beantwortung der Fragen auch vor Augen führen, dass die umfassende Information auch Einfluss auf die Entlastung hat. Denn die Entlastung gilt nur für die Tatbestände, die die Mitglieder kannten oder kennen mussten.
Individuelle Anfragen aus persönlichen Gründen
Wie zuvor beschrieben kann das einzelne Mitglied Anfragen über den Verein allgemein normalerweise nur über die Mitgliederversammlung richten. Anders sieht es aus, wenn es um eine Frage geht, bei der es um die persönlichen Interessen des Mitglieds geht. Wenn ein berechtigtes Interesse an der Beantwortung der Frage besteht, muss der Vorstand Rede und Antwort stehen. Häufig kommt es beispielsweise vor, dass ein einzelnes Mitglied Fragen zur Festlegung seines Beitrags hat (z. B. warum ein Beitrag eingezogen wurde, obwohl das Mitglied in einem Familientarif geführt werden müsste).
Protokolleinsicht
Die Mitglieder haben einen Anspruch darauf, die Protokolle zur Mitgliederversammlung einzusehen, wenn sie an der Versammlung teilgenommen haben. Eine Verpflichtung, die Protokolle der Vorstandssitzungen offenzulegen, gibt es nicht.
Grundsätzlich gilt nur ein Recht auf Einsichtnahme
Mitgliedern muss der Vorstand im Normalfall lediglich die Unterlagen zur Einsichtnahme vorlegen. Abschriften oder Kopien können grundsätzlich nicht gefordert werden. Die Satzung kann allerdings vorschreiben, dass bestimmte Unterlagen vervielfältigt und den Mitgliedern ausgehändigt werden müssen.
Außerdem kann ein Recht auf Kopien oder andere (z. B. elektronische) Unterlagen bestehen, wenn diese vom Mitglied benötigt werden, um seine Mitgliedsrechte durchzusetzen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein Mitglied ein Minderheitsbegehren durchsetzen will. Dann sind ihm von allen stimmberechtigten Mitgliedern die notwendigen Daten (Vor- und Nachname, Anschrift, und – soweit bekannt – die E-Mailadresse) zu übergeben (Urteil des Landgerichts Köln vom 27.09.2011 – Aktenzeichen 27 O 142/11)
Recht und Pflicht zu schweigen
Alle Mitglieder im Verein haben sich so zu verhalten, dass dein Verein keinen Schaden erleidet. Das gilt erst recht für den Vorstand. Deshalb kann es sein, dass der Vorstand zu Vorgängen schweigt, wenn Informationen, die an die Öffentlichkeit dringen, dem Verein schaden könnten. So könnte dem Verein ein finanzieller Nachteil entstehen, wenn der Vorstand über laufende Verhandlungen Details offenlegt.
Schweigen darf der Vorstand auch, wenn er mit der Beantwortung der Frage gegen geltendes Recht verstoßen würde, wie beispielsweise die Datenschutzvorschriften oder Persönlichkeitsrechte einzelner Personen (auch außerhalb des Vereins). Unter Umständen kann auch die Satzung eine Auskunft in bestimmten Fällen verbieten.
Auskunftsrecht durchsetzen
Verweigert der Vorstand in der Mitgliederversammlung eine Auskunft, obwohl er dazu verpflichtet wäre, kann der Fragesteller einen Beschluss der Mitgliederversammlung beantragen, die den Vorstand zur Auskunft verpflichtet. Weigert sich der Vorstand dann immer noch, kann das Mitglied beim zuständigen Amtsgericht Auskunftsklage erheben.
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