Delegieren

• 17. August. 2021
• Administrator
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Häufig hört man von den Führungskräften, dass sie total überlastet seien und am liebsten den Kram hinschmeißen würden. In viele Fällen ist das aber ihre eigene Schuld. Denn die Führungskräfte delegieren zu wenig. Doch es gibt gute Gründe, Aufgaben zu delegieren:

• Durch die Delegation gewinnt ihr Zeit für eure Kernaufgaben als Vereinsvorstand.
• Die Teams, die die delegierten Aufgaben übernehmen, können bessere Ergebnisse erzielen, als ihr, da sie im Team über verschiedene Modelle diskutieren können.
• Die einzelnen Teammitglieder können sich weiterentwickeln und verstärken ihre Bindung zum Verein.
• Die Delegation an Teams vereinfacht auch die Motivation der Gruppen durch Lob an die Gemeinschaft.
• Je länger die Gruppen zusammenarbeiten, um so kreativer und sicherer werden die Mitglieder und können immer umfassendere Aufgaben übernehmen.

Basis der Delegation: Vertrauen

Zur Delegation gehört vor allem Vertrauen auf beiden Seiten. Auf der einen Seite müsst ihr den Vereinsmitgliedern vertrauen, dass sie die Aufgaben gewissenhaft und umfassend erledigen. Auf der anderen Seite müssen die Mitglieder, denen die Aufgabe anvertraut wurde, auch euch vertrauen, so dass sie bei Problemen nicht zögern, mit euch hierüber zu sprechen. Darum solltet ihr vor der Delegation ausführlich mit den infrage kommenden Personen sprechen. Wichtig ist, dass man davon ausgehen kann, dass der Angesprochene

• verstanden hat, worum es bei der Aufgabe geht.
• die Anforderungen erfüllt, die zur Übernahme der Aufgabe notwendig sind.
• grundsätzlich bereit ist, eine Aufgabe zu übernehmen.
• in das Team passt, in dem er mitarbeiten soll.
• die Zeit aufbringen kann und will, die zur Erledigung der Aufgabe notwendig ist.
• Die Anforderungen mitbringt, die zur Übernahme der Aufgabe notwendig sind.

Wenn man die richtigen Leute gefunden hat, kann man so ziemlich alles delegieren. Es kommt aber immer auf die Personen an, die man mit der Erledigung von Aufgaben betraut. Es gibt Mitglieder, die sogar mit Begeisterung Routinearbeiten übernehmen, bei denen anderen die Haare zu Berge stehen.  In vielen Fällen kann man auch Projekte aufteilen und an verschiedene Gruppen delegieren. Allerdings müsst ihr dann sicherstellen, dass die Kommunikation zwischen den einzelnen Gruppen funktioniert.

Was man delegieren kann – und was nicht

Im Prinzip kann man fast alles delegieren. Besonders gut geeignet sind Routine-, Verwaltungs-, Recherche- und fachspezifische Aufgaben. Es können aber auch Teilaufgaben bzw. Zuarbeiten für eure Kernaufgaben sein.

Nicht delegieren solltet ihr die zentralen Aufgaben des geschäftsführenden Vorstands, die in den meisten Fällen schon aus rechtlichen Gründen nicht delegiert werden können. Hierzu gehören:

• Die Vertretung des Vereins nach außen im Rahmen von Rechtsgeschäften und gerichtlichen Auseinandersetzungen. Natürlich kann sich der Vorstand hier auch von Mitgliedern mit entsprechenden Kenntnissen in den Einzelfällen beraten lassen.
• Aufgaben zur Durchführung der Mitgliederversammlung (Erstellung der Tagesordnung, Terminfestlegung, Organisation des Einladungsversandes). Die reinen Abwicklungsaufgaben könne natürlich delegiert werden. Beispiel: Vorstand stellt die Tagesordnung nach den Bestimmungen der Satzung auf. Schreiben, ausdrucken und Versand wird delegiert.
• Abgabe von Steuererklärungen, Abführung von Steuern, Verwaltung der Finanzen usw. Auch hier kann der geschäftsführende Vorstand auf Mitglieder mit entsprechenden Kenntnissen (z. B. Anwalt oder Steuerberater) zurückgreifen. Die Verantwortung für Steuern und Finanzen bleibt allerdings immer beim Vorstand, es sei denn, ihr habt beispielsweise einen Steuerberater hiermit offiziell beauftragt.
• Vertretung des Vereins als Arbeitgeber und disziplinarischer Vorgesetzter,
• Eventuell durch die Satzung an den geschäftsführenden Verein gebundene Aufgaben.

Wenn die Delegation nicht funktioniert

Ihr könnt euch noch so viel Mühe geben – es kommt immer wieder mal vor, dass eine delegierte Aufgabe in die Hose geht. Hier heißt es vor allem: Ruhe bewahren und den Mitgliedern der Gruppe keine Vorwürfe machen. Fehler macht keiner absichtlich – und wer mit Vorsatz dem Verein schadet, der muss sowieso mit anderen Sanktionen belangt werden.

Hier müsst ihr Fingerspitzengefühl beweisen. Denn ihr behaltet die Verantwortung und müsst natürlich die delegierten Aufgaben unter Kontrolle behalten. Gleichzeitig darf aber nicht der Eindruck entstehen, dass ihr die Teammitglieder „gängeln“ wollt. Je nach Schwierigkeitsgrad der Aufgabe solltet ihr regelmäßige Treffen vereinbaren. Hier sollte besprochen werden, wie weit die Arbeit fortgeschritten ist, wo es Probleme gibt und wie man die Gruppe unterstützen kann.

Eröffnet diese Meetings immer damit, dass ihr euch für das bereits geleistete bedankt und (wenn das passt) euch freut, dass alles so gut funktioniert. Lasst dann die Teammitglieder reden – sie werden von selbst auf Knackpunkte zu sprechen kommen. Dann solltet ihr gemeinsam überlegen, wie die Gruppe das Problem lesen kann. Erst, wenn sich so keine Lösung finden lässt, solltet ihr von außen eingreifen. Wichtig ist neben der Lösung der Aufgabe auch, das Selbstvertrauen der Gruppe weiter zu festigen.

So delegiert ihr richtig

Am Anfang einer Delegation steht immer die Frage, was man übertragen will. Beschreibt so genau wie möglich, was ihr in andere Hände übergeben wollt. Aus der Aufgabenbeschreibung müssen hervorgehen:

• Was soll erledigt werden. Beschreibung in einem allgemeinverständlichen Deutsch (kein „Fachchinesisch“, das nur Insider verstehen).
• Eine „Wegbeschreibung“, wie die Aufgabe erledigt werden soll. Diese Beschreibung sollte so viel Platz wie möglich lassen, in der sich die Teammitglieder mit ihren eigenen Vorstellungen und Ideen einbringen können.
• Bis wann die Aufgabe abgeschlossen werden soll. Gebt ein klares Datum vor, an dem sich das Team orientieren kann. Bei längerfristigen Aufgaben solltet ihr dann beim Delegationsgespräch mit dem Team Zwischenschritte festlegen und vereinbaren, bis wann diese erledigt sein sollen.
• Mit welchen anderen Gruppen im Verein zusammengearbeitet werden muss. (Beispiel: Die Gruppe „Tag der offenen Tür“ muss mit den Kameraden oder Kameradinnen zusammenarbeiten, die sich um die Werbung und Öffentlichkeitsarbeit kümmern, mit dem Geschäftsführer die finanziellen Dinge besprechen, mit dem Vorstand Genehmigungen abstimmen usw.)

Je nachdem, um was für eine Aufgabe es sich handelt, müsst ihr außerdem ein Budget festlegen. Stellt sich heraus, dass man mit dem Budget nicht auskommt, muss sofort der Vorstand bzw. Geschäftsführer informiert werden. Nachdem ihr die vorgenannten Punkte zusammengefasst habt, besprecht ihr diese mit den Personen, denen ihr zutraut, die Aufgabe zu übernehmen. Es ist allerdings sehr selten, dass sich Mitglieder spontan bereit erklären, die Aufgabe zu übernehmen. Hier müsst ihr Überzeugungsarbeit leisten. Stellt die Bedeutung der Aufgabe für den Verein in den Vordergrund. Machte deutlich, dass die angesprochene Person euer vollstes Vertrauen hat. Weist darauf hin, dass ihr die Mitglieder jederzeit unterstützt, die sich für den Verein engagieren. Ziel eures Gesprächs muss aber „Überzeugung“ sein. Wenn ihr das Mitglied „überredet“ und es letztlich nur zustimmt, um das Gespräch zu beenden, könnt ihr davon ausgehen, dass das Projekt scheitert.