Um nicht andauernd die Satzung ändern zu müssen, kann man eine ganze Reihe von Bestimmungen in eine Ordnung auslagern, auf die dann in der Satzung Bezug genommen wird. Empfehlenswert ist es, auch eine Finanzordnung von der Mitgliederversammlung beschließen zu lassen.
Mit der Finanzordnung schafft ihr Regelungen bezüglich der Verwaltung eures Vereinsvermögens. Die hier gemachten Vorgaben sind dann auch für den Vorstand bindend. Hier sollte dann auch festgelegt werden, in welcher Form der Vorstand seinen Nachweispflichten gegenüber der Mitgliederversammlung nachkommen muss.
Wichtig: gesetzliche Bestimmungen bezüglich der Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungspflichten müssen immer eingehalten werden. Ihr müsst sie deshalb nicht zusätzlich in eure Finanzordnung aufnehmen.
Außerdem sollte in der Finanzordnung geregelt werden, welche Mindestanforderungen an eine Kassenprüfung gestellt werden. Dies vereinfacht die Arbeit der Prüfer.
Da in der Finanzordnung interne Regelungen getroffen werden, die neben den gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden sollen, gibt es auch keine Vorgaben für die Gestaltung einer Finanzordnung. Was alles in einer Finanzordnung zu regeln ist, ist auch von der Größe eines Vereins abhängig.
Grundsätzlich sollte jede Finanzordnung alle Mitglieder des Vereins zum wirtschaftlichen und sparsamen Umgang mit dem Vereinsvermögen verpflichten. Außerdem empfiehlt es sich, Zuständigkeiten festzulegen (hier können auch Nichtvorstandsmitglieder eingebunden werden). Insbesondere bei größeren Vereinen kann es sinnvoll sein, Budgets für einzelnen Bereiche festzulegen. Diese sollten dann als Prozentsatz des Nettovermögens vom Vorjahr festgelegt werden (dann müsst ihr die Ordnung nicht jedes Jahr neu beschließen).
In der Finanzordnung sollte auch geregelt werden, wer Kontovollmachten hat beziehungsweise zeichnungsberechtigt ist. Es empfiehlt sich, zu vereinbaren, dass immer zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam unterschreiben müssen.
Schließlich sollte auch die Basis eines Etatplans in der Finanzordnung geschaffen werden.
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