Medien

• 05. Januar. 2021
• Administrator
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Die Medien spielen für deinen Verein eine wichtige Rolle. Über die Medien machst du deinen Verein bekannt und verbesserst dein Image. Gute Kontakte zu den Medien sind auch entscheidend, wenn im Verein etwas schiefläuft. Gerade negative Nachrichten sind nun mal ein gefundenes Fressen für die Medien und wenn man dann keinen guten Draht zu den Medien hat, wird man schnell in die Pfanne gehauen. 

Die Medienarbeit ist ein Teil der Öffentlichkeitsarbeit. Früher beschränkte man sich zumindest bei den kommunal oder regional tätigen Vereinen auf die Printmedien (Zeitungen, Zeitschriften). Vielleicht habt ihr auch in eurem Verein einen „Pressewart“ oder „Pressesprecher“. Doch das Feld der Pressearbeit ist schon lange auf „Medienarbeit“ erweitert worden. Deshalb sollte das in eurem Verein hierfür zuständige Mitglied treffender als „Medienpartner“ oder „Medienmanager“ bezeichnet werden. Denn er muss in den folgenden Bereichen aktiv werden:

• Die klassischen Printmedien (Zeitungen, Fachzeitschriften, Mitteilungsblätter usw.),
• Funk und Fernsehen (gilt auch für kleinere Vereine, denn durch die Digitalisierung gibt es immer mehr lokal oder regional ausgerichtete Radio- und Fernsehsender),
• klassische Informationsangebote deines Vereins (Flugblätter, Flyer, Plakate, Festschriften usw.),
• digitale Informationsangebote des Vereins (Newsletter, Internetseite, Blog, WhatsApp usw.),
• soziale Netzwerke (Facebook, Instagram, Twitter, YouTube,  usw.).

Euer Medienmanager versorgt die Medien mit „Geschichten“ über den Verein und unterstützt durch Vorankündigungen die Werbung des Vereins für Aktionen und Veranstaltungen. Bei der Vielschichtigkeit dieser Aufgaben dürfte ein einzelnes Mitglied deines Vereins überfordert sein. Wenn ihr also über die nötige „Manpower“ verfügt, solltet ihr ein Medienteam bilden, das die verschiedenen Aufgaben untereinander aufteilt.

Wichtig: Die Mitglieder, die die Medien in eurem Verein betreuen, geben nicht nur weiter, was im Verein passiert oder reagiert auf Konfliktsituationen. Eure Medienspezialisten sollten auch Ideen und Konzepte für öffentlichkeitswirksame Aktionen und Veranstaltungen entwickeln. Auch bei der Umsetzung (Terminierung, Koordination und Realisation) sollte das Team eingebunden werden.

Klar ist, dass vielleicht auch dein Verein Probleme bekommt, genügend geeignete Kräfte für diese unterschiedlichen Gebiete der Medienarbeit zu finden. Hier bleibt dir nur eins übrig: abspecken. Es macht wenig bis gar keinen Sinn, in allen Sektoren „ein bisschen“ aktiv zu werden. Besser man konzentriert sich auf ein bis zwei Bereiche und ist hier umfassend tätig. Wir empfehlen in so einem Fall die klassischen Printmedien und die digitalen Angebote in den Vordergrund zu stellen.

Allerdings kommen Vereine schnell an ihre Kapazitätsgrenzen, wenn es darum geht, Vereinsmitglieder in die aktive Arbeit einzubinden. Berufliche und familiäre Verpflichtungen und auch Interessen in anderen Bereichen außerhalb des Vereins, führen dazu, dass meist nur wenige Mitglieder zur Verfügung stehen, die diese Aufgaben übernehmen wollen und können. Hier bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als zunächst die Palette der Aufgaben nur teilweise in Angriff zu nehmen. Es ist beispielsweise besser, die klassischen Printmedien konzentriert zu bearbeiten und die sozialen Netzwerke zu betreuen, als in allen Feldern herumzustochern, ohne zu einem überzeugenden Ergebnis zu kommen.

Der oder die Medienpartner und seine oder ihre Arbeit

Grundsätzlich findet die Medienarbeit auf zwei Ebenen statt. Die eine Ebene arbeitet eher „hinter den Kulissen“, während die andere mehr „an der Front“ stattfindet. Hinter den Kulissen können mehrere Vereinsmitglieder leicht zusammenarbeiten. So kann die Internetseite oder der Facebook- und Instagram-Account auch ohne direkten Kontakt nach außen betreut werden, wenn den Vereinsmitgliedern das nötige Informationsmaterial zugetragen wird.

Nach außen sollten es aber möglichst wenige Vereinskolleginnen und -kollegen sein, die hier auftreten. Je mehr dies sind, umso schwieriger wird es, die Aufgaben zu koordinieren und die Gefahr besteht, dass extern Aussagen gemacht werden, die widersprüchlich sind, was ein schlechtes Licht auf den Verein wirft. Wenn das machbar ist, sollte deshalb nur ein Mitglied als Medienpartner des Vereins auftreten. In diesem Artikel sprechen wir deshalb nur von einem Medienpartner. Im Wesentlichen fungiert der Medienpartner

• intern als Ansprechpartner für die Mitglieder.
• extern als Ansprechpartner für die Medienvertreter.
• als Organisator und Koordinator des Medienteams.
• als Kontaktstelle für die vorgenannten Gruppen und den Vorstand.

Seiner Aufgabe kann euer Medienpartner nur gerecht werden, wenn er über alle Vereinsvorgänge so umfassend wie möglich informiert wird. Gerade durch die Online-Medien muss er auch so schnell wie möglich unterrichtet werden. Es gibt für euren Medienpartner nichts Peinlicheres, als dass ihn Journalisten aufgrund von Infos aus dem Internet über Vereinsvorgänge informieren, von denen er noch gar nichts weiß, geschweige denn, welche Meinung der Verein hierbei vertritt. Der Medienpartner tritt gleichzeitig als Sprachrohr des Vereins in der Öffentlichkeit auf. Deshalb muss er zumindest einen direkten Draht zum Vorstand haben. Am besten ist es, wenn er selbst Vorstandsmitglied ist.

Wichtig: Der Medienpartner muss über alles informiert werden – nicht nur über das, was die Öffentlichkeit erfahren soll. Nur mit dem nötigen Hintergrundwissen kann er beispielsweise auf Fragen der Medienvertreter reagieren, die gerade in kritischen Situationen sicher selbst recherchiert haben.

Da der Medienpartner den Verein in der Öffentlichkeit vertritt, muss er schon einige Voraussetzungen mit sich bringen, um der Aufgabe gerecht werden zu können.

• Er muss einen „guten Ruf“ haben und in der Öffentlichkeit auch als Person positiv wahrgenommen werden.
• Er muss frei sprechen können. Das heißt nicht, dass er viel sprechen muss, sondern dass das, was er sagt, kurz und prägnant ist und Hand und Fuß hat. Ein „äh“ oder Stotterer ist kein Beinbruch – aber wer bei kritischen Fragen einen roten Kopf bekommt und stammelt, ist nicht für diese Funktion geeignet.
• Er muss wissen, welche Konsequenzen seine Aussagen haben. Dazu gehört nicht nur die Information über alle internen Vorgänge. Es gibt immer wieder Fälle, in denen schneller gesprochen, als gedacht wird – aber wenn etwas in der Öffentlichkeit ist, kann man es nicht mehr zurückholen.
• Er muss auch schweigen können. Da er über alle Vorgänge Bescheid weiß, darf er nichts „ausplaudern“, was er an vertraulichen Informationen bekommen hat.
• Er muss – wenn er nicht Mitglied ist – das uneingeschränkte Vertrauen des Vorstands haben. Der Vorstand muss erkennen, dass der Medienpartner nicht ihre Stellung nach außen untergräbt, sondern ihnen den Rücken freihält, damit sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Wenn die Arbeiten des Medienpartners nicht von einem Team bewältigt werden, muss er auch noch schreiben können. Dabei geht es nicht um die launige Rede für das Vereinstreffen, sondern um Pressemeldungen, vorbereitete Artikel, Beiträge für den Vereinsflyer usw. Das ist eine „Schreibe“, die nicht jedem liegt.

Der Medienpartner muss seine Meinung hinter der des Vereins zurückstellen. Wenn der Verein beziehungsweise der Vorstand etwas entschieden hat, mit dem er nicht einverstanden ist, darf er dies nicht bei offiziellen Statements für den Verein äußern. Unter Umständen muss er aber den Vorstand umgehend informieren, wenn er sich außerstande sieht, die Vereinsansicht nach außen zu vertreten. Dann muss ein anderes (Vorstands-)Mitglied einspringen.

Ein heikles Thema ist das äußere Erscheinungsbild. Natürlich hat niemand das Recht, einem anderen vorzuschreiben, wie er auszusehen hat und welche Kleidung er tragen soll. Solche Regeln sind sich auch in deinem Verein nicht erwünscht. Andererseits muss man immer bedenken, dass der Medienpartner den Vereine nach außen vertritt. In dieser Rolle kann eine auffällige Frisur oder Kleidung kontraproduktiv sein. Das heißt nicht, dass wir hier eine Bewertung einer Person nach dem Äußeren vornehmen wollen. Aber ein Medienpartner muss nun mal auch optisch zum Vereinsbild passen. Das kann auch bedeuten, dass die Medienpartner verschiedener Vereine auch sehr unterschiedlich auftreten. Der Medienpartner einer Hip-Hop-Initiative darf nicht nur – nein, er muss optisch ganz anders als der Vertreter der Jagdhornbläservereinigung auftreten.

Wichtig:  Kein Kriterium ist das Alter eures Medienpartners: Ob Alt oder Jung – der richtige Medienpartner kann aus jeder Altersgruppe kommen.

Krisenplan

Euer Medienpartner muss im Vereinstag selbst entscheiden und frei agieren können. Anders ist es in Konfliktsituationen. Hierfür sollte dein Verein einen Krisenplan aufstellen. Für den Medienpartner sollten darin die folgenden Punkte geklärt werden:

• Wer ist für welche Bereiche der direkte Ansprechpartner (z. B. Jugendarbeit, Finanzen, Sachwerte des Vereins, Behördenkontakte usw.)?
• Zu welchen Themen soll der Medienpartner nur nach Rücksprache mit dem zuständigen Vorstandsmitglied (je nach Problem auch mit dem gesamten Vorstand) öffentlich Stellung beziehen?
• Welche Meinung vertritt dein Verein zu bestimmten Themen, die immer wieder in der Öffentlichkeit zur Sprache kommen?

Wichtig: Diese Punkte sind die Minimalanforderungen. Je nach Verein können und müssen diese ergänzt werden. Auch nach einer überstandenen Krise sollte man überlegen, welche Lehren man hieraus ziehen sollte und welche Ergänzungen notwendig sind.

Zusammenarbeit Vorstand – Medienpartner

Der Medienpartner vertritt zwar den Verein nach außen – aber Entscheidungen fällt nur der Vorstand als Vertreter der Mitgliederversammlung. Deshalb sollten sich Medienpartner und Vorstand regelmäßig abstimmen. Wie schon beschrieben, ist es am besten, wenn der Medienpartner Mitglied des Vorstands ist.  

Während der Besprechungen Medienpartner/Vorstand sollte es nicht nur um aktuelle Fragen des Vereins gehen. Auch mittel- und langfristige Strategien müssen entwickelt, abgestimmt und kommuniziert werden.

Was die Medien interessiert

Klar – dich und deine Vereinskameraden und Kameradinnen interessiert natürlich alles, was mit dem Verein zusammenhängt. Das gilt aber nicht für die Journalisten und Redakteure der Medien. Wer es aber mit Informationen an die Medien übertreibt, wird nie ein gutes Verhältnis zu den Medienvertretern aufbauen. Deshalb überlege als Medienpartner, was du weitergibst. Prüfe erst einmal die rein sachlichen Kriterien ab:

• Ist deine Information für die Zielgruppe des jeweiligen Mediums interessant? Hat das Medium eine kommunale Zielgruppe (z. B. Mitteilungsblätter und kostenlose Verteilzeitungen), ist es lokal und regional ausgerichtet (z. B. Tageszeitungen und regionale Funk- und Fernsehsender) oder ist man dort national bis international ausgerichtet (z. B. die großen Funk- und Fernsehsender, Fachzeitschriften, große Illustrierten usw.)
• Ist dein Angebot aktuell? Hier spielt die Art des Mediums eine wichtige Rolle: Ein Bericht über den Rekord eines Sportteams kann für eine monatlich erscheinende Sportillustrierte noch nach 14 Tagen interessant sein, weil bis dahin noch keine neue Ausgabe erschienen ist. Für eine Onlinezeitung kann eine Meldung aber schon am nächsten Tag nicht mehr aktuell sein.
• Lieferst du mediengerechtes Material? Bevorzugt werden Mitteilungen mit Bildmaterial. Fotos sind auch für TV-Sender als Illustrationen für kurze Vorankündigungen interessant. Außerdem werden Meldungen bevorzugt, an denen nicht mehr viel geändert werden muss.

Auch wenn du mit deinen Beiträgen alle Voraussetzungen erfüllst, ist das noch keine Garantie, dass sie veröffentlicht werden. Die Redaktionen erhalten fast immer mehr Material, als sie verarbeiten können. Hier kommt es dann darauf an, dass du einen guten Draht zum jeweiligen Redakteur oder Journalisten hast. Kennt man dich (und findet dich sympathisch), wird deine Meldung weiter vorne liegen. Informationen von unbekannten Quellen landen meist auf dem großen Stapel (der dann am Ende der Woche entsorgt wird).