Medienkontakte aufbauen

• 05. Januar. 2021
• Administrator
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Journalisten sind Menschen wie Du und ich (auch wenn sie manchmal etwas anders wirken). Euer Medienpartner sollte deshalb ein Netzwerk mit den relevanten Medienvertretern auf einer sachlichen und persönlichen Ebene aufbauen. Man kann aber nicht mit jedem Pressevertreter einen tiefergehenden Kontakt aufbauen. Darum hier einige Tipps, die dir helfen, dein persönliches Medien-Netzwerk aufzubauen.

• Überlege genau, wer in Zukunft dein Ansprechpartner sein wird. Nur in Ausnahmefällen ist dies der Chefredakteur oder Redaktionsleiter. Wenn du dich aber zu sehr um diesen Kontakt bemühst, werden die „Untergebenen“, mit denen du später zusammenarbeiten musst, dich nicht mit offenen Armen begrüßen.
• Journalisten haben selten Zeit. Wenn du zur Unzeit anrufst, wirst du „abgewimmelt“, denn der Sendetermin oder Redaktionsschluss hat absoluten Vorrang. Kläre deshalb vorher im Sekretariat, wann ein Journalist für dich am besten Zeit haben würde.
• Natürlich brauchst du einen „guten Draht“ zur jeweiligen Redaktion – aber wichtiger sind die Mitarbeiter vor Ort. Nicht nur in der Presselandschaft arbeitet man gern mit freien Mitarbeitern, die letztlich deine direkten Ansprechpartner sind.
• Versuche gar nicht erst, deinen Partner bei den Medien zu „schmieren“. Das kostet deinen Verein nur Geld und bringt letztlich gar nichts. Kleine Gesten reichen völlig aus. So kannst du den Medienvertretern, die zu deinen Veranstaltungen kommen, einen Ausweis schenken, damit sie sich Getränke und Imbiss kostenlos holen können.
• Die besten Kontakte gehen verloren, wenn du nicht alle Medienvertreter gleichbehandelst. Alle Medieninformationen müssen zur gleichen Zeit an alle Vertreter in deinem Verteiler gehen. Wenn nicht: Die später Belieferten werden ziemlich sauer sein und werden dich in Zukunft bei Veröffentlichungen eher stiefmütterlich behandeln.

Erster Kontakt

Für einen guten Draht zu den Medien ist meist der erste Kontakt entscheidend. Deshalb nimm nicht einfach den Hörer in die Hand und ruf‘ an – bereite dich auf das Gespräch vor. Entscheidend wird sein, dass du dem Journalisten nicht die Zeit stiehlst, sympathisch rüberkommst und gleichzeitig verdeutlichst, dass du etwas lernen willst. Beim ersten Gespräch solltest du

• deinen Verein und dich kurz vorstellen.
• fragen, welche Art von Informationen man wünscht und in welcher Form diese zur Verfügung gestellt werden sollen (per Mail, in einer Cloud, auf CD oder USB-Stick? Als Textdatei, in einem bestimmten Schrifttyp und einer bestimmten Schriftgröße? Dateiformate und Auflösung von Fotos? Zusätzliche ausgedruckte Informationen erwünscht?).

Meist wird der erste Kontakt telefonisch stattfinden. Kommt es zum persönlichen Gespräch, solltest du die wichtigsten Informationen als Ausdruck mitbringen. Bei diesen Informationen sollte die Internetadresse deines Vereins ganz vorne stehen.  Wenn du nur auf die Homepage hinweist, ist die Gefahr sehr groß, dass der Redakteur die Adresse vergisst.

Beim telefonischen Kontakt solltest du nach dem Gespräch eine kurze Mail schicken, dich noch einmal für das Gespräch bedanken und die wichtigsten Fakten zusammenstellen – hier gehört auch die Adresse der Homepage möglichst an den Anfang.

Tipp: Sie ist zwar etwas aus der Mode gekommen – aber gerade bei der Kontaktaufnahme kann eine Visitenkarte sehr hilfreich sein. Auf der Karte sollten auf der einen Seite deine Daten stehen und auf der Rückseite die Kontaktdaten des Vereins. Pfiffig: Neben der Homepageadresse auch einen QR-Code einfügen. Programme zur Erstellung gibt es auch kostenlos im Internet.

Bei einer ersten telefonischen Kontaktaufnahme solltest du versuchen, ein persönliches Kennenlernen zu arrangieren. Eine Vereinsveranstaltung wäre beispielsweise ein guter Grund. Lass dir aber auch ein Hintertürchen offen. Sag‘ also nicht „Ich würde mich gerne bei unserer Veranstaltung am … mit Ihnen unterhalten.“ Versuch es besser so: „Wir könnten uns ja am … während unserer Veranstaltung treffen. Oder würden Sie einen anderen Termin bevorzugen?“

Wichtig: Du solltest dir eine Kontakttabelle anlegen (das ist in MEINVEREIN kein Problem). Überlege dabei sehr genau, welche Felder du in Zukunft brauchst. Wichtig können neben den Kontaktdaten beispielsweise auch der Geburtstag und die Hobbys sein. Es macht sich immer gut, wenn der Redakteur das Gefühl bekommt, dass du ihn auch als Menschen und nicht nur in seiner Funktion siehst.

Kontaktpflege

Kontakte aufbauen ist eine Sache – sie zu pflegen, eine andere. Wer den Journalisten nur kennt, wenn er ihn braucht, hat da schlechte Karten. Auch Journalisten sind Menschen und wollen als solche wahrgenommen werden. Besucht der Reporter beispielsweise eine Vereinsveranstaltung, spricht bitte nicht nur über den Verein und die Aktion. Small-Talk gehört zur Kontaktpflege. Wenn du Infos über das Privatleben des Journalisten hast, kannst du das – wohl dosiert – in das Gespräch einbauen („Wie war denn ihr Urlaub?“).

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft – wobei hier die Betonung auf „klein“ liegt. Abgesehen davon, dass sich euer Verein teure Präsente nicht leisten kann und darf (damit kann die Gemeinnützigkeit gefährdet werden!), bringen die kleinen Gesten oft sehr viel mehr.

Tipp: „Presseausweise“, mit denen sich die Journalisten im Clubheim oder bei Veranstaltungen kostenlos Würstchen und Getränke holen können, kommen bei den Journalisten gut an – und werden auch fast nie missbraucht.

Je nachdem, wie eng der Kontakt inzwischen geworden ist, kann man auch zum Geburtstag des Journalisten anrufen oder eine Karte schicken. Ein kleines Präsent kann man auch zu einem „runden“ Geburtstag schicken. Wenn du viel Kraft und Zeit in den Kontaktaufbau und die Kontaktpflege gesteckt hast, wirst du wahrscheinlich enttäuscht sein, wenn „dein Pressepartner“ trotz Einladung nicht zum Event kommt. Doch das hat erst mal gar nichts zu bedeuten. Denn gerade die Redakteure haben meist gar nicht die Zeit, jede Veranstaltung, zu der sie eingeladen werden, zu besuchen. In den meisten Fällen wird er hierzu sowieso freie Mitarbeiter einsetzen (die für dich als Kontakt besonders wichtig sind!).