Rechenschaftsbericht

• 10. November. 2020
• Administrator
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Die Mitglieder deines Vereins haben das Recht umfassend und vollständig vom Vorstand informiert zu werden. Nun macht es aber keinen Sinn, wenn jedes Mitglied beim Vorstand anruft, um seine Fragen loszuwerden. Darum muss der Vorstand während der Mitgliederversammlung die Mitglieder informieren. Diese Verpflichtung erfüllt er in Form des Rechenschaftsberichts.

Form des Rechenschaftsberichts

Es gibt keine Formvorschriften für einen Rechenschaftsbericht. Wie du den Bericht ablieferst ist also dir überlassen. Hier ein paar Tipps, mit denen du auch die nötige Aufmerksamkeit bei Deinen Vereinsmitgliedern erreichst.

Grundsätzlich sollte es einen schriftlichen Rechenschaftsbericht geben, den jedes Mitglied nach dem Vortrag erhält. Vorher solltest du dieses Skript nicht verteilen, weil dann viele dazu neigen, vom Zuhörer zur Leseratte zu mutieren und dir nicht mehr zuhören.

Bereite deinen Rechenschaftsbericht zu Hause in Ruhe vor. Das Skript, das an die Mitglieder verteilt werden soll, ist die Basis. Aber für einen Vortrag ist das ein „Rohbau“. Beim Vortrag musst du auch überlegen, wie man einzelne Punkte für die Zuhörer greifbar macht. Wenn du beispielsweise sagst: „Unsere Verschuldung ist leider um 25 % gestiegen“, ist das zwar richtig, aber fad. Ergänze deshalb die Aussage beispielsweise mit der Bemerkung „Das heißt, dass uns voriges Jahr das Wasser bis zum Bauchnabel stand – jetzt steht es uns schon bis zum Hals“.

Außerdem solltest du folgende Tipps berücksichtige

• Sprich direkt! Nicht „ich würde sagen“, sondern „ich sage“.
• Vermeide „man“. Statt „Man kennt das ja“ besser: „Ihr habt doch auch schon erlebt“.
• Wenn der Vortrag sich unvermeidbar in die Länge zieht, solltest du auch während des Vortrags einige „Sekundenpausen“ einlegen, damit sich deine Zuhörer auch wieder sammeln können.

Benutze auch Hilfsmittel zur Visualisierung deines Vortrags. Du musst kein Kunstmaler sein, um mit ein paar Strichen auf einer Papierwand oder Flipchart etwas anzudeuten – und gleichzeitig die Aufmerksamkeit des gesamten Plenums zu gewinnen. Wenn du technische Hilfsmittel nutzt, musst du diese vor dem Einsatz testen. Du bist bei deinem Rechenschaftsbericht wahrscheinlich nervös genug. Da muss die Technik nicht zu weiterer unnötiger Aufregung sorgen.

Inhalt des Rechenschaftsberichts

Der Rechenschaftsbericht soll den Mitgliedern die Information liefern, die sie auch brauchen, um den Vorstand zu entlasten. Du solltest also mindestens die folgenden Fakten zusammenstellen:

• Wie entwickeln sich die Mitgliederzahlen des Vereins: Zu- und Abgang von Mitgliedern insgesamt und in einzelnen Altersgruppen,
• Wie ist der Verein aufgebaut und welche Leistungen wurden von den einzelnen Vereinsorganisationen erbracht
• Falls vorhanden: Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit dem Verband
• Vereinsveranstaltungen, Wettbewerbe usw.
• Hervorzuhebende Ergebnisse bei Wettbewerben
• Projekte und wie weit diese vorangetrieben wurden
• Finanzielle Situation (meist eigener Rechenschaftsbericht durch den Schatzmeister oder Kassenwart). Siehe hierzu auch das nächste Kapitel „Bericht des Kassenwartes“.

Neben diesem „Muss“ an Information gibt es aber noch eine Reihe von „Soll-Themen“. Die musst du nicht ansprechen – aber meist wird hinterher sowieso von den Mitgliedern danach gefragt. Du sparst also meist Zeit, wennd folgende Themen aufnimmst:

• Was wird getan, um neue Sponsoren und Spender zugewinnen und die bestehenden Unterstützer zu halten?
• Gibt es hauptamtliche Mitarbeiter, wurden neue eingestellt oder sind andere ausgeschieden
• Welche Aktivitäten sollen weiterentwickelt werden oder abgebaut werden?
• Falls der Verein verklagt wurde oder klagte: Wie stehen die Gerichtsverfahren beziehungsweise mit welchem Urteil wurden sie beendet?

Bericht des Kassenwartes

Der Bericht des Kassenwartes (oder Schatzmeister, oder wie dein Verein den Finanzverantwortlichen auch nennt) ist nach § 259 BGB sogar gesetzlich vorgeschrieben. Nimmt man den Paragrafen ganz genau, müsste Euer Kassenwart nicht nur eine „geordnete Zusammenstellung“ aller Einnahmen und Ausgaben vorlegen. Er müsste theoretisch auch alle dazugehörigen Belege präsentieren. Doch dafür bestimmt dein Verein die Kassenprüfer, die die Buchhaltung – darum geht es hier – prüfen und alle Mitglieder darüber informieren.

Der Bericht des Kassenwarts enthält die Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben sowie die Abweichung der Ergebnisse gegenüber dem Haushaltsplan. Es müssen nicht alle Einnahmen und Ausgaben einzeln vorgetragen werden. Die Zusammenfassung im Rechenschaftsbericht des Kassenwarts muss aber so sein, dass jedes Mitglied, auch ohne buchhalterische Kenntnisse und ohne fremde Hilfe erkennen kann, wie der Verein insgesamt finanziell steht.

Vollständigkeit ist Pflicht

Jeder Rechenschaftsbericht muss vollständig sein. Du darfst hier nichts verschweigen. Auch Dinge, die für den Verein unangenehm sind, müssen angesprochen werden. Wenn du Angst davor hast, dass das zu einem negativen Presse-Echo führt, solltest du die Presse nicht zur Mitgliederversammlung einladen, sondern zeitnah eine eigene Pressekonferenz einberufen. Nur in ganz seltenen Ausnahmefällen ist es erlaubt, bestimmte Dinge nicht im Geschäftsbericht anzusprechen. Das kann unter Umständen der Fall sein, wenn dadurch die äußerst schwerwiegenden Interessen des Vereins, der Allgemeinheit oder auch einzelner Mitglieder verletzt werden. Aber wie gesagt: Das geht nur in den allerseltensten Einzelfällen.