Vorstand

• 10. November. 2020
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Ein eingetragener Verein gilt als „juristische Person“, die selbst haftet (also nicht das Mitglied mit seinem Privatvermögen, sondern lediglich der Verein mit dem vorhanden Vereinsvermögen). Auch Klagen richten sich dann gegen den Verein und nicht gegen die Mitglieder selbst. Umgekehrt kann der Verein auch selbst klagen.

Nur – eine juristische Person ist ja eigentlich ein Phantom, das beispielsweise keine Briefe schreiben, telefonieren oder mit dem PC arbeiten kann. Darum braucht der Verein eine Vertretung aus Fleisch und Blut – den Vorstand.

Ein Verein ohne Vorstand geht also nicht. Das sieht auch der Gesetzgeber so, der den Vorstand für einen eingetragenen Verein in § 26 BGB zwingend vorschreibt. Der Vorstand hat zwei Funktionen. Zum einen vertritt er den Verein nach außen. Er kann also im Namen des Vereins Verträge abschließen und einkaufen, den Verein vor Gericht vertreten usw. Auf der anderen Seite übernimmt er Intern die Leitung und Organisation des Vereins.

Tipp: Es ist ganz klar, dass der Vorstand immer im Sinne des Vereins tätig sein muss. Das heißt aber auch, dass du bei Entscheidungen deine eigenen Interessen hintenanstellen musst. Nahmen wir an, der Verein will ein Grundstück von dir kaufen. Dann solltest du dich von vorneherein aus der Willensbildung im Verein heraushalten und dich selbst für befangen erklären.  

Eine zentrale Aufgabe des Vorstands ist, dass er dafür sorgt, dass der Verein den in der Satzung festgelegten Satzungszweck verfolgt. Hört sich selbstverständlich an, aber damit sind eine ganze Reihe von Aufgaben verbunden. So bist du als Vorstandsmitglied auch für die ordentliche, nachvollziehbare Buchhaltung verantwortlich. Du musst auch darauf achten, dass Rücklagen im zulässigen Rahmen gebildet und nur für Vereinszwecke gebraucht werden. Du musst auch darauf achten, dass bei den Einnahmen zwischen gemeinnützigen Einnahmen und geschäftsmäßigen Einnahmen unterschieden wird. Gemeinnützige Zuwendungen, wie beispielsweise Spenden und Sponsor-Gelder sind steuerlich bevorzugt, während andere Einnahmen – beispielsweise der Erlös beim Würstchenverkauf – vom Fiskus nicht bevorzugt behandelt werden.

Ein Verein darf nicht in Konkurrenz zu wirtschaftlichen Unternehmen stehen. Andererseits gilt aber auch hier „ohne Moos nichts los“. Darum kümmert sich ein guter Vorstand auch um Spenden und Sponsoren. Er muss auch einen Haushaltsplan aufstellen, damit er den Überblick behält und der Verein nicht in finanzielle Schieflage gerät. Und wenn es ganz dick kommt, muss der Vorstand sogar die Insolvenz des Vereins anmelden. Was viele Vorstände vergessen: Nur eine regelmäßige Inventur zeigt, wie der Verein wirtschaftlich steht, denn hier ergeben sich meist Anschaffungskosten, die man sonst nicht auf dem Plan hat.

Tipp: Wenn auch der Vorstand für die Finanzen verantwortlich ist, sollte man die Mitglieder doch immer wieder darauf hinweisen, dass jeder helfen kann, die Kosten des Vereins nach unten zu drücken.

Der Vorstand ist nicht das oberste Gremium des Vereins – das ist die Mitgliederversammlung. Der Vorstand muss deshalb die Mitglieder immer auf dem aktuellen Stand seiner Arbeit halten und sie umfassend und vor allem ehrlich informieren. Hierzu gehören auch die Rechenschaftsberichte, die der Vorstand auf der Mitgliederversammlung abgeben muss.

Tipp. Der Vorstand hat eine ganze Menge zu tun. Aber er kann auch Aufgaben an Vereinsmitglieder delegieren. Dabei solltest du aber immer bedenken, dass du eine Aufgabe delegieren kannst, die Verantwortung bleibt aber bei dir als Vorstandsmitglied.

Was in der Satzung stehen muss

In der Satzung musst du zunächst festlegen, wie viele Mitglieder dem Vorstand angehören und welche Funktionen sie dort haben (zum Beispiel Vorsitzender, stellvertretender Vorsitzender, Schatzmeister). Außerdem kannst du in der Satzung auch festlegen, dass bestimmte Personen nicht Vorstandsmitglieder werden können – beispielsweise um Interessenkonflikte mit privatwirtschaftlichen Interessen zu vermeiden.

Von Gesetzes wegen kann jede juristische oder natürliche Person, die das siebte Lebensjahr vollendet hat und damit beschränkt geschäftsfähig ist, Vorstand eines Vereins werden. Da dies aber normalerweise nicht wünschenswert ist, solltest du in der Satzung ein Mindestalter für Vorstandsmitglieder verankern. Auch Ausländer können in den Vorstand gewählt werden. Hier sind abweichende Regelung nahezu ausgeschlossen, weil sie gegen geltendes Recht (Diskriminierungsverbot) verstoßen.

Außerdem sollte in deine Satzung stehen, wann der Vorstand zusammentritt und mit welchen Mehrheiten die Beschlüsse gefasst werden.

Tipp: Um ein Stimmenpatt bei Abstimmungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine ungerade Anzahl von Vorstandsmitgliedern zu bestimmen und festzulegen, dass die Beschlüsse mit einfacher Mehrheit gefasst werden.

Sollte es – durch Fehlen eines Vorstandsmitglieds – zu einer Patt-Situation kommen, kann man festlegen, dass in diesem Fall

• ein Beschluss abgelehnt ist,
• die Stimme des (ersten) Vorsitzenden entscheidet oder
• das Los entscheidet.

In § 26 des Bürgerlichen Gesetzbuchs wird die Vertretungsmacht des Vorstands eindeutig geregelt. Dort ist aber auch vorgesehen, dass diese Vertretungsmacht nach außer begrenzt werden kann. Um der gesetzlich vorgeschriebenen Vertretungsmacht des Vorstands gerecht zu werden, solltest du in der Satzung auch klären, wie der Vorstand den Verein gerichtlich und außergerichtlich vertritt. Bewährt hat sich, dass die Vertretung immer von mindestens zwei Vorstandsmitgliedern übernommen werden muss.

In der Satzung solltest du auch klarstellen, dass die Tätigkeit der Vorstandsmitglieder ehrenamtlich ist und nur tatsächlich entstandene Kosten, die durch die Tätigkeit für den Verein entstehen, erstattet werden.

Darüber hinaus gehende Regelungen solltest Du in einer Geschäftsordnung für den Vorstand regeln. Dann musst du aber auch in der Satzung auf diese Geschäftsordnung hinweisen („Weiteres regelt die Geschäftsordnung für den Vorstand, die von der Mitgliederversammlung beschlossen wird“). Als Teil der Satzung können Änderungen dieser Geschäftsordnung dann auch nur mit Zustimmung der Mitgliederversammlung vorgenommen werden. Etwas andere ist, wenn deine Satzung vorsieht, dass Vorstand das Recht hat, sich eine eigene Geschäftsordnung zu geben. Diese Geschäftsordnung ist dann kein Teil der Satzung.

Tipp: Da der Vorstand lediglich von Zeit zu Zeit zusammentritt, solltest du einen geschäftsführenden Vorstand für die tägliche Vereinsarbeit etablieren. Wer die Geschäftsführung übernimmt, wird ebenfalls in der Satzung geregelt. Die Geschäftsführung sollte praktischerweise einem Vorstandsmitglied übertragen werden. Man sollte in der Satzung oder der Geschäftsordnung festlegen, wie weit die Entscheidungsbefugnis des geschäftsführenden Vorstands geht.

Wahl des Vorstands

Der Vorstand muss von der Mitgliederversammlung gewählt werden. Jedes Mitglied des Vereins kann Vorschläge zur Vorstandswahl machen oder sich wählen lassen. Altersbegrenzungen können sich aus der Satzung ergeben. Steht da nichts, kann theoretisch ein Siebenjähriger in den Vorstand gewählt werden – denn dann ist er beschränkt geschäftsfähig.

Die Wahlen finden normalerweise im Rahmen der Mitgliederversammlung statt. In der Satzung kann geregelt werden, mit welchen Mehrheiten der Vorstand gewählt wird. Wenn keine Regelung getroffen wurde, gilt die „einfache Mehrheit“ – das heißt schlicht, wer die meisten Stimmen bekommt, wird Vorstandsmitglied. Ob geheim abgestimmt wird oder offen per Handzeichen kann die Mitgliederversammlung bestimmen – es sei denn, die Satzung schreibt auch hier ein bestimmtes Verfahren vor.

Amtszeit des Vorstandes

Wie lange ein Vorstand im Amt bleibt, bestimmt die Satzung. Der Gesetzgeber macht hier keine Vorschriften. Meist wird eine Amtszeit von zwei bis drei Jahren festgelegt. Du solltest aber in der Satzung auch festlegen, dass ein Vorstand so lange im Amt bleibt, bis ein neue gewählt wird. Denn wenn die Wahl-Mitgliederversammlung beispielsweise nach 26 Monaten stattfindet, wäre der Verein zwei Monate ohne Vorstand, was nicht zulässig ist – der Verein muss immer einen Vorstand haben.

Tipp: In vielen Vereinen kommt es bei Neuwahlen zu Problemen, wenn man sich nicht frühzeitig um neue Interessenten bemüht hat. Darum solltest du die Frage der Neubesetzung immer im Auge behalten und mögliche neue Vorstandsmitglieder sogar schon als „Aspiranten“ in die laufende Vorstandsarbeit einbinden.

Aufwandsentschädigungen

Als Vorstandsmitglied entstehen dir auch Kosten. Da sind die Fahrten mit deinem PKW, die du durchführst, um etwas für den Verein zu erledigen, Portokosten für Briefe, eventuell zusätzliche Telefonkosten und letztlich ist deine Zeit ja auch was wert. Aber du willst ja für dein Engagement nicht auch noch draufzahlen. Wenn die Satzung das vorsieht, kannst du dafür eine Aufwandsentschädigung aus der Vereinskasse bekommen. Aber es muss eine Entschädigung sein, du darfst also nicht mehr zurückbekommen, als du ausgegeben hast. Es gibt hierfür feste Pauschalen, die man für die Aufwandentschädigung beispielsweise für den Verpflegungsmehraufwand zugrunde legt.

Tipp: Wenn die Aufwandsentschädigung bestimmte Freigrenzen nicht übersteigt, ist sie für dich steuerfrei. Wichtig sind hier der Übungsleiterfreibetrag und der Ehrenamtspauschalbetrag, die wir in einem eigenen Kapitel behandeln.

Rücktritt des Vorstands

Du machst die Vorstandsarbeit ehrenamtlich. Deshalb kann dir grundsätzlich keiner vorschreiben, wie lange du Vorstands bist. Du hast also prinzipiell das Recht, auch jederzeit aus dem Vorstand auszuscheiden und zurückzutreten. Es gibt allerdings ein paar Ausnahmen. So kann die Satzung beispielsweise bestimmte Rücktrittsregeln festlegen. Außerdem darfst du nicht zur Unzeit zurücktreten.

Dann gibt es noch den „Rücktritt zur Unzeit“. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Vorstand nur aus einer Person besteht und der Verein nach dem Rücktritt vorstandslos wäre. Der Rücktritt ist dann zwar grundsätzlich wirksam, aber der Verein kann in diesem Fall eventuell Schadenersatzansprüche gegenüber dem zurückgetretenen Vorstand gelten machen. Das Gleiche gilt dann auch, wenn ein mehrköpfiger Vorstand komplett zurücktritt.

Tipp: Wenn Du dich so geärgert hast, dass du zurücktreten willst, solltest du das noch einmal überschlafen. Denn ein „Rücktritt vom Rücktritt“ ist nicht möglich.

Der Rücktritt kann formlos – also auch mündlich – erfolgen. Bei einem mehrköpfigen Vorstand reicht es schon aus, wenn du deinen Rücktritt gegenüber den anderen Vorstandskollegen mündlich erklärst.

Die Entlastung

Der Vorstand ist als Vertretung des Vereins – also aller Mitglieder – tätig. Nun kann man ja nicht bei jeder Entscheidung alle Mitglieder fragen, ob sie damit einverstanden sind. Darum arbeitet der Vorstand während seiner Amtszeit weitgehend selbstständig. Aber er muss auf der Mitgliederversammlung Rechenschaft über die geleistete Arbeit ablegen. Deshalb gibt der Vorstand einen Rechenschaftsbericht. Wenn die Mitglieder nach dem Rechenschaftsbericht der Meinung sind, dass der Vorstand im Sinne des Vereins gehandelt hat, stimmt er der geleisteten Arbeit zu. Diese Zustimmung nennt man Entlastung.

Oft wird die Entlastung wie eine Art Freibrief dargestellt. Das stimmt aber nur bei einem wirklich umfassenden Rechenschaftsbericht. Stellt sich später heraus, dass bestimmte Tatbestände nicht vorgetragen wurden, gilt die Entlastung für diese Tatbestände natürlich nicht. Denn keiner kann etwas gutheißen, was er nicht gewusst hat.

Andererseits kann die Entlastung nicht verweigert werden, weil man ein Vorstandsmitglied ärgern will. Die Verweigerung der Entlastung muss schon ordentlich begründet werden. Gibt es berechtigte Gründe zu Entlastungsverweigerung kann der Vorstand diese unter Umständen aus der Welt schaffen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass der Verein Schadenersatzansprüche gegenüber dem Vorstand geltend macht. Bei einem mehrköpfigen Vorstand kann auch einzelnen Vorstandsmitgliedern die Entlastung verweigert werden.