Erfolg im Verein

• 02. Januar. 2014
• Administrator
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Zukunft birgt viele Chancen. Aber auch Risiken. Die größte Gefahr für das Gedeihen eines Vereins ist der Stillstand. Darum: bleibe in Bewegung! So hast du Erfolg im Verein und verhinderst, dass er einrostest.

Schrittweise zu Erfolg im Verein – Dein Verein in Bewegung

Schritt 1: Prüfe, ob das Ziel zu Erfolg im Verein führt

Gute Ideen sind immer gefragt. Aber ob sie sich als Ziele für dein Vorhaben eignen, weißt du erst, wenn die Idee zwei Hürden genommen hat. Sie muss 

• das Problem effektiv lösen#
• sich mit den Kräften und Mitteln deines Vereins umsetzen lassen

Ein Beispiel: dein Verein möchte neue ehrenamtliche Mitarbeiter gewinnen. Deine Idee: Eine Anzeige in der Tageszeitung schalten. Wie gut die Idee ist, weißt du, nachdem du folgende Fragen beantwortet hast:

• Haben wir jemanden, der eine Anzeige ansprechend gestalten kann?
• Hat derjenige Zeit und Lust, die Arbeit zu übernehmen?
• Wie viel Zeit fällt eigentlich an, eine solche Anzeige zu gestalten?
• Was kostet eine große Anzeige? – Was bringt eine kleine Anzeige?
• Ist unsere Geschäftsstelle in den Tagen nach der Schaltung zeitlich so besetzt, dass Interessenten  einen Ansprechpartner erreichen?
• Und: Ist eine Anzeige überhaupt das richtige Mittel, jemanden zu ehrenamtlichem Engagement zu bewegen?

Schritt 2: Prüfe, wie effizient das Ziel zu Erfolg im Verein führt

Eine Strategie setzt sich aus einzelnen Zielen zusammen. Führt die Summe deiner Ziele zu einer effizienten Strategie? Maßgeblich sind drei Faktoren:

• Kosten
• Zeitaufwand
• Qualität der Ergebnisse

Eine gute Strategie erzeugt natürlich möglichst niedrigen Sach- und Zeitaufwand und höchstmögliche Qualität. Eine Analyse der drei Faktoren zeigt dir, ob Aufwand zum Erfolg im Verein in einem guten Verhältnis steht. Das Ergebnis hilft dir auch, zwischen mehreren Alternativen zu entscheiden.

Schritt 3: Verbinde die Ziele zu einer schlüssigen Strategie

Eine erfolgreiche Strategie sollte vier Fragen beantworten:

1. Was wollen wir erreichen?
2. Was müssen wir dafür tun?
3. Wie müssen wir es tun?
4. Welche Mittel müssen wir einsetzen?

Ein Beispiel:

Was wollen wir erreichen? 

• Durch Sponsorengelder die wirtschaftliche Handlungsfähigkeit sichern:
  Konkret: Drei neue Sponsoren. 500 Euro je Sponsor jährlich.

Was müssen wir tun?

• Attraktivität für Sponsoren erhöhen
• Vorteile für die Sponsoren auflisten, passende Sponsoren auswählen und ansprechen.

Wie müssen wir es tun?

• Öffentlichkeitsarbeit verstärken
• Gespräche mit Sponsoren über ihre Erwartungen führen
• Umsetzung im Rahmen des Leitbildes.

Welche Mittel müssen wir einsetzen?

• Pressearbeit, weitere Maßnahmen nach Abschluss der Sponsorengespräche festlegen
• möglicherweise eine Mitgliederbefragung über das Sponsoringkonzept durchführen
• Vorstandbeschluss über Sponsoringkonzept

Schritt 4: Dokumentiere deine Strategie

Wenn der Vorstand über ein Vorhaben entscheiden will, braucht er natürlich eine präzise Beschlussvorlage. Sie sollte alle oben aufgeworfenen Fragen beantworten. Vor allem bei langfristigen Plänen ist es wichtig, dass man sie im Laufe der Zeit noch nachvollziehen kann. Denn häufig ändert sich der Kreis der Beteiligten, der an der Entscheidungsfindung und Umsetzung mitgewirkt hat. Dokumentiere deshalb Ziele und Strategien so genau, dass ein Außenstehender sie verstehen kann!

Wer schon einmal einen Veränderungsprozess gestartet hat, weiß, dass Menschen häufig erst einmal defensiv darauf reagieren. Es hilft nichts, sich darüber zu ärgern. Es ist offensichtlich ein Überlebensmechanismus, den wir in Jahrtausenden gelernt haben. Wir prüfen jede Veränderung erst einmal auf ihre Bedrohlichkeit. Erst wenn wir sicher sind, dass sie keine Gefahr darstellt, prüfen wir auch ihre Nützlichkeit.

Wenn du Zukunft erfolgreich gestalten willst, solltest du dich auf diese Tatsache einstellen. Und beachten, dass sich Ängste und Befürchtungen oft nicht als solche zu erkennen geben. Sie äußern sich stattdessen in aggressiver Abwehr. Wichtig ist, dass du die eigentlichen Gefühle dahinter erkennst und sensibel darauf eingehst. Gib Mitarbeitern und Mitgliedern Gelegenheit, über ihre Sorgen zu sprechen. So vermeidest du, dass Ängste in den Untergrund gehen und dort unberechenbar und unsteuerbar wirken.

Richtiger Umgang mit Ängsten

Für Ängste spielt es keine Rolle, ob sie „berechtigt“ sind oder nicht. Ängste sind Realität, ob sie dir begründet erscheinen oder nicht. Es kommt deshalb darauf an, vorhandene Sorgen wahr- und ernst zu nehmen und gemeinsam mit dem oder den Betroffenen eine Lösung zu suchen.

Vorhersehbare Ängste

Menschen entwickeln genau dort Ängste, wo sie Bedrohungen vermuten. Dazu zählt auch der Verlust von Annehmlichkeiten und Ansehen oder die Befürchtung, mit neuen Anforderungen nicht Schritt halten zu können. Die Folge sind häufig Misstrauen, persönliche Anfeindungen und heimlicher Boykott.

Gegenmittel offene Kommunikation

Das beste Gegenmittel gegen Ängste ist offene und frühzeitige Kommunikation – selbst wenn du noch nicht alle Fragen beantworten kannst. Wo immer möglich, sollte diese Kommunikation im direkten persönlichen Kontakt geschehen. Wenn ein größerer Personenkreis betroffen ist, solltest du als ersten Schritt eine Informationsveranstaltung durchführen, die auch die Gelegenheit zum Dialog bietet. Informiere einzelne Personen, die von den Veränderungen besonders betroffen sind, vorab im Einzelgespräch.

Die richtigen Worte finden

Wie kommuniziert man Veränderungsprozesse am besten? Die Antwort ist verblüffend einfach. Sie lautet: Ohne lange Umschweife zur Sache kommen und dann nach bestem Wissen und Gewissen Bericht erstatten. Frage dich, was du als unkundiger Zuhörer wissen willst. Gib auch auf unangenehme Fragen klare Auskunft. Glaubwürdigkeit ist ein hohes Gut, das Menschen zurecht sehr schätzen.

Die Ziele sind definiert, die Strategie ist beschlossen. Jetzt kommt es darauf an, sie in die Tat umzusetzen. Vor allem langfristige Vorhaben, die viele Zwischenschritte erfordern und in die viele Personen eingebunden sind, erfordern eine vorausschauende und umsichtige Projektplanung. Bestimme, wer wofür verantwortlich ist und in welchen Zeiträumen die Zuständigen über die Fortschritte berichten.

Zielkontrolle

Ziele zielen in die Zukunft. In die Zukunft kann aber niemand blicken. Wenn du Ziele verabschiedest, weißt du also noch nicht, ob sie sich so auswirken werden, wie du es dir erhoffst. Der Vereinsvorstand sollte deshalb schon bei der Beschlussfassung festlegen,

• welche Zwischenergebnisse er erwartet
• wann die Zwischenergebnisse überprüft werden sollen

Zielanpassung

Du hast  Zwischenergebnisse festgelegt und überprüfst sie: Stimmt der Weg noch? Wenn ein Zwischenergebnissen nicht den Erwartungen entspricht, kann es unterschiedliche Ursachen haben. Vielleicht haben sich Rahmenbedingungen mittlerweile verändert. Möglicherweise hast du eine Maßnahme falsch eingeschätzt.
Manchmal reichen kleinere Korrekturen, um die gewünschte Wirkung zu erreichen. Vielleicht ist aber der ursprüngliche Lösungsweg nicht (mehr) der optimale. Möglicherweise führt unter den aktuellen Bedingungen ein anderer Weg eher ans Ziel. Eine der gefährlichsten Fallen im Veränderungsprozess ist, dass man die ursprüngliche Lösung nicht mehr in Frage stellt.

Angenommen dein Verein will ein Angebot für pubertierende Jugendliche auf die Beine stellen. Um nicht an der Zielgruppe vorbei zu planen, hast du Jugendliche eingeladen, an der Planung mitzuwirken. Und tatsächlich haben sich Jugendliche begeistert daran beteiligt, haben mitgeplant und organisiert. Nur das fertige Angebot findet keine Resonanz. Wenn du jetzt darangehst, das Angebot mit Pädagogen zu verfeinern, weil du von deiner Ursprungsidee überzeugt bist, dann gehst du vielleicht genau in die falsche Richtung. Hast du die richtige Lösung nicht längst vor Augen? Jugendliche, könnte die Erfahrung deines Realisierungsprozesses lauten, wollen gar keine fertigen Angebote, sie wollen selbst „mitmischen“.

Wichtig ist, das soll dieses Beispiel verdeutlichen, dass du die Lösung in Frage stellst, wenn es während der Umsetzung nicht so klappt, wie erhofft.

Die Strategie zu verwirklichen, war viel Arbeit. Aber du hast es geschafft! Hast du es wirklich geschafft? Wie kontrollierst du das? Zwei Instrumente stehen dir zur Verfügung: Evaluation und Controlling. Sie zeigen dir, ob und in welchem Ausmaß sich deine Ziele realisiert haben. So erhälst du Informationen über notwendige weitere Verbesserungen. Und gewinnst Anhaltspunkte für künftige Veränderungsprozesse

Evaluation

Hier geht es vor allem um Qualität: Bewirkt die Maßnahme, was sie sollte? Wirkt sie so, wie sie es sollte? Voraussetzung für eine systematische Bewertung ist, dass Sie Kriterien aufgestellt haben, die den Maßstab Ihres Urteils bilden.

Controlling

Hier geht es um Zahlen. Controlling ist die Prüfung, ob Aufwendungen und Erträge in einem günstigen Verhältnis zueinander stehen. Sportvereine wollen zwar keine Gewinne erwirtschaften. Aber sie müssen mit knappen Mitteln haushalten. Deshalb stellt sich auch ihnen die Frage: Rechnen sich die Maßnahmen, die du eingeführt hast?

Evaluation und Controlling – Ein Beispiel

Strategie: Dein Verein möchte neue Mitglieder gewinnen. Eine Umfeld-Analyse hat ergeben, dass Angebote am Wochenende gefragt sind. Bisher war dein Verein ab Samstagmittag geschlossen. Dein Verein entscheidet, sonntags ein zusätzliches Programm anzubieten.
Als Erfolgskriterien legt der Vorstand fest:

• Das Angebot muss sich finanziell selbst tragen.
• Anfangsinvestitionen, die nicht über 1.000 Euro liegen dürfen, sollen dauerhaft (keine Zeitvorgabe) wieder erwirtschaftet werden.
• Jedes neue Mitglied, das durch das Angebot angezogen wurde, gilt als Gewinn.

Die Zufriedenheit der Mitglieder mit dem Angebot wird nach einem Jahr erfragt.

Evaluation:

Die Befragung nach einem Jahr ergibt, dass 15 neue Mitglieder wegen des Wochenend-Angebotes in den Verein eingetreten sind. Allerdings wünschen sich die meisten, dass es vom Vormittag auf den Nachmittag verlegt wird. Die Strategie, dein Angebot stärker auf gesellschaftliche Bedürfnisse auszurichten, ist also aufgegangen. Weitere Verbesserungen sind aber möglich. Eine Mitgliederbefragung wurde noch nicht durchgeführt, aber die rege Teilnahme zeigt, dass das Angebot gut angenommen wurde.

Controlling:

1.000 Euro musste der Verein aufwenden, um das Angebot einzurichten. Monatlich fallen 60 Euro Kosten für Halle und Geräte an. Bei einem Beitrag von 6 Euro nimmst du durch die 15 neuen Mitglieder 90 Euro monatlich ein. 30 Euro monatlich verbleiben dir also für die Tilgung der Startaufwendungen. Die Startkosten erwirtschaftest du also innerhalb von rund 2 Jahren und 9 Monaten.

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