Ein Verein mag sich noch so gute Ziele vornehmen: Ohne Geld in der Kasse wird er genau so wenig erreichen, wie ein Sportschütze, der keine Kugel im Lauf hat.

Vereine sind für die Gesellschaft wichtig, darin sind sich Politiker aller Parteien einig. Aber leider stimmen sie auch in einem anderen Punkt überein: Von den öffentlichen Haushalten ist weniger Unterstützung als bisher zu erhoffen.

Geld ist nicht nur in den öffentlichen Kassen knapp. Auch die privaten Haushalte rechnen mittlerweile mit spitzem Stift und stellen jede Ausgabe, auch den Vereinsbeitrag, auf den Prüfstand. Wenn sie aber ihre Beiträge entrichten, erwarten sie dafür hervorragende Leistungen.

Fazit: Vereine müssen genau planen, wie sie mit ihren finanziellen Ressourcen das Optimum für ihre Mitglieder ermöglichen. Finanzmanagement im Verein ist deshalb ein Muss.

 

Braucht man Finanzmanagement im Verein?

Das Spiel beginnt täglich neu und der Korb hängt hoch: Mitglieder erwarten attraktive Angebote, moderne Ausstattung und professionelles Management. Das kostet Geld, zunehmend mehr. Gleichzeitig zieht sich die Politik aus der finanziellen Mitverantwortung für gemeinnützige Vereine zurück oder stellt Leistungen nur noch entgeltlich zur Verfügung. Daraus erwachsen neue Herausforderungen an die Verantwortlichen im Verein. Eine der wichtigsten: für gesunde Finanzen zu sorgen.

 
Mittel im Mittelpunkt

Modernes Finanzmanagement im Verein erschöpft sich nicht darin, Mitgliedsbeiträge zu verbuchen. Es bedeutet: Gestalten – Planen – Kontrollieren.
Ein gut organisiertes Kostenmanagement einerseits und die Erschließung neuer Einnahmequellen andererseits, darauf kommt es an, um die Mittel zu erwirtschaften, ohne die viele Ziele nicht zu verwirklichen sind. Eine Gestaltungsaufgabe, für die der Vereinsvorstand in der Verantwortung steht.

Warnsignale für Optimierungsbedarf

  1. Wurden häufiger Nachbesserungen bei den finanziellen Planungen erforderlich?
  2. Musste dein Verein Einsparungen vornehmen, um überraschend aufgetretene Finanzlöcher zu stopfen?
  3. Hattest du Einnahmeausfälle, weil Mitglieder keine Beiträge oder Kursteilnehmer keine Kursgebühren gezahlt haben?
  4. Behandelt das Finanzmanagement erhoffte aber noch nicht verbindlich vereinbarte Einnahmen als sichere Eingänge?
  5. Bist du unsicher, ob die Finanzgeschäfte im Verein einer Überprüfung durch die Steuerbehörden Stand halten würden?

Wenn du nur eine dieser Fragen mit „Ja“ beantworten musst, bedarf das Finanzmanagement in deinem Verein einer schnellen Überprüfung.

 

Grundregeln für das Finanzmanagement im Verein

Das Finanzmanagement im Verein ist ein wichtiger Beitrag zur Zukunftssicherung deines Vereins. Einige Überlegungen helfen dir, den Kurs zu bestimmen.

  1. Vergangenheit hat keine Zukunft.

    Maßstab für das Finanzmanagement im Verein sind die kommenden Ziele deines Vereins. Aber die Zukunft ist ungewiss. Deshalb greifen Planer oft auf Zahlen aus der Vergangenheit zurück. Genau genommen sagen die aber nichts über die Zukunft aus. Erfahrungswerte sind darum unsichere Werte und die Finanzplanung kann mit ihnen nicht rechnen. Zu vieles ist im Fluss, als dass Haushaltsdaten von gestern eine verlässliche Basis für die Planung von morgen bilden könnten. Überlege deshalb, auf welche aktuellen Entwicklungen du deine Prognosen stützen kannst. Und arbeite mit alternativen Szenarien: Was wäre, wenn es so läuft wie in der Vergangenheit? Was, wenn es besser oder schlechter liefe?

    2. Plane mit aller Konsequenz.

    Überprüfe regelmäßig deine Planung, untersuche Abweichungen und reagiere frühzeitig. Ein Beispiel: Der Umgang mit geschuldeten, aber nicht gezahlten Mitgliedsbeiträgen oder Kursgebühren. Manche Einnahme steht bloß auf dem Papier, wenn Vereine nicht konsequent ihre Außenstände kontrollieren und einfordern. Nur wenn du solche Fehlentwicklungen schnell aufdeckst und beseitigst, ist auf deine Finanzplanung Verlass.

    3. Hoffnungen lassen sich nicht verbuchen.

    Ein Dienstleister denkt darüber nach, deinem Verein die Rechnung zu erlassen? Ein Förderer stellt Gelder in Aussicht? Alles gut – aber nicht gut genug für die Finanzplanung. Aussichten und Erwartungen sind keine Währung, mit der sich zahlen lässt. Kalkuliere deshalb nicht damit. Oder bereite zumindest Alternativplanungen für den Fall vor, dass es anders kommt, als erhofft.

    4. Schlaraffenland war gestern.

    Die Gelder für die Vereinsarbeit müssen aktiv eingenommen werden. Voraussetzung: Du musst Mitglieder und Förderer für deinen Verein gewinnen. Erfolgreich bist du, wenn du in der Vereinsarbeit gezielt auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Interessensgruppen eingehst. Grundlagen modernen Finanzmanagements sind deshalb immer Zielgruppenorientierung und Überzeugungsarbeit.

    5. Folgekosten kosten Zukunft.

    Neue Anschaffungen geplant? Berechne vorher alle Folgekosten, zum Beispiel Personal- und Werbekosten für neue Angebote, Wartungskosten für neue Anlagen, Instandhaltungskosten für neue Gebäude.

    6. Zahlen gehören auf den Tisch.

    Entscheidungsträger und Gremien brauchen Planungsklarheit. Mitglieder erwarten Transparenz, wofür ihre Beiträge verwendet werden. Förderer erwarten Rechenschaft, wie dein Verein mit den bereit gestellten Mitteln umgegangen ist. Finanzmanagement in einem gemeinnützigen Verein sollte deshalb immer transparent sein.

    7. Projekte mit Budget schaffen Transparenz.

    Projekte, die ordentlich budgetiert werden, wirken sich positiv auf dein Finanzmanagement aus: Sie erleichtern also die Finanzsteuerung, sorgen für klare Zuständigkeiten, schaffen Transparenz. Und genau genommen lässt sich jedes Vorhaben als Projekt planen.

    8. Das Steuerrecht kennt kein Pardon.

    Das Recht rund um die Finanzen ist lästig. Noch lästiger sind aber die Konsequenzen, wenn du es ignorierst. Kleine Verstöße können zur gelben, große zur roten Karte führen; und oft beginnen die großen Verstöße mit kleinen Nachlässigkeiten. Von Kavaliersdelikten jedenfalls ist im Steuerrecht keine Rede – Vereine, die sich darüber Illusionen machen, können bei der Steuerprüfung böse Überraschungen erleben.

 

Kernaufgaben des Finanzmanagements im Verein

Die Verantwortlichen für das Finanzmanagement im Verein sind gefordert, aktiv, vorausschauend und ideenreich für ausreichende Einnahmen zur Erfüllung der Vereinsaufgaben zu sorgen. Zwei Herausforderungen sind Spiel entscheidend: die Sicherstellung der Liquidität einerseits und andererseits die Beschaffung der benötigten finanziellen Mittel für die gesetzten Ziele.

Liquidität

 Liquidität bedeutet, dass dein Verein zu jedem Zeitpunkt über ausreichende finanzielle Mittel verfügt, um jede erforderliche Auszahlung termingerecht zu erfüllen. Die Erhaltung der Liquidität ist zugleich eine Mindest- und eine Hauptaufgabe des Finanzmanagements im Verein. Denn ohne ausreichende liquide Mittel besteht die Gefahr, dass ein Verein bald nicht mehr mitspielen kann.

Ziele und Finanzen

Finanzen sind Mittel zum Zweck. Im gemeinnützigen Verein bedeutet das, ausreichende Mittel zu akquirieren, um Visionen und Ziele zu realisieren. Ein Beispiel: Viele Vereine haben in ihrer Satzung festgelegt, nicht nur den Verein zu fördern, sondern auch sozial tätig zu werden. Damit solche engagierten Ziele nicht nur auf dem Papier stehen, müssen die Finanzverantwortlichen die nötigen Mittel beschaffen.
Die Leistungsorientierung im Finanzmanagement führt zwangsläufig zu einer Abkehr vom Denken in Haushalten, das lange Zeit vorgeherrscht hat. Haushaltspositionen während des Wirtschaftsjahres möglichst auszuschöpfen oder einzelne Budgets zu maximieren – das ist Finanzmanagement von gestern. Vorausschauendes Finanzmanagement orientiert sich an den Zielen und Bedürfnissen des ganzen Vereins als Wertegemeinschaft.

Finanzmanagement im Jahresrhythmus

Das Haushaltsjahr gibt den zeitlichen Rahmen für die Finanzplanung vor. Sie erfolgt in vier Schritten:

  1. Festlegung der inhaltlichen Ziele des Vereins für das kommende Haushaltsjahr.
  2. Planung der Umsetzungsschritte und der notwendigen Einnahmen und Ausgaben zur Gewährleistung der vereinbarten Ziele (Haushaltsplan).
  3. Entscheidung durch die satzungsgemäß vorgesehenen Gremien über den Haushaltsplan des kommenden Jahres und damit auch über die künftigen Ziele.
  4. Realisierung der strukturellen Voraussetzungen zur Durchführung des Haushaltsplans und laufende Kontrolle der geplanten Einnahmen und Ausgaben.

 

Steuerprivilegien und Steuerpflichten

Gemeinnützige Vereine dienen der Allgemeinheit. Der Staat unterstützt sie deshalb durch steuerliche Erleichterungen. Aus der Gemeinnützigkeit ergeben sich aber auch Beschränkungen und Pflichten:

  • Die Ziele des Vereins müssen dem Gemeinwohl dienen.
  • Die Ziele des Vereins müssen mit dem Vereinszweck übereinstimmen.
  • Gewinnerzielungsabsichten dürfen nicht im Vordergrund stehen.
  • Die Haushaltsplanung muss so angelegt sein, dass die geplanten Ausgaben mit den vorgesehenen Einnahmen zu decken sind.
  • Die Struktur des Rechnungswesens muss jederzeit einen wirtschaftlichen Überblick und eine betriebswirtschaftliche Auswertung ermöglichen.
  • Gewählte Vereinsvertreter kontrollieren das Wirtschaften des Vereins durch Kassenprüfungen.

 

Das kleine 1 x 1 der Mittelbeschaffung

Nachfolgende Überlegungen helfen dir dabei, aktiv und kreativ die Mittel zu beschaffen, die dein Verein benötigt.

 

Wissen ist Macht

Nur ein Vorstand, der sich permanent informiert, zum Beispiel bei Fachverbänden, Ämtern oder den Landessportbünden und beharrlich nachforscht und nachfragt, kommt zu den Finanzmitteln, die seinem Verein zustehen.

Kontakte sind Geld wert

Viele Informationen über Geldtöpfe erhält man nicht durch schriftliche Anfragen. Stelle dementsprechend Kontakte zu Kennern her und pflege die Beziehungen.

Beziehungen machen sich bezahlt

Viele Förderrichtlinien lassen den Entscheidern Entscheidungsspielräume. Gute Beziehungen zu Fürsprechern in Politik und Verwaltung können daher den Ausschlag zu Gunsten deines Vereins bringen. ´

Guten Bekannten wird geholfen

Wer Geld gibt, will wissen, wem er es gibt. Zu einem erfolgreichen Finanzmanagement im Verein gehört deshalb eine gute Öffentlichkeitsarbeit:

  • Kennen interessante Zielgruppen deinen Verein gut?
  • Wie stellt er sich in der Öffentlichkeit dar?
  • Wie wird er wahrgenommen?
  • Gilt er als modern und zukunftsträchtig?

Öffentliche Mittel wollen entdeckt werden

Manchmal entsteht der Eindruck, die öffentliche Hand habe sich ganz geschlossen. Wer genauer nachforscht, entdeckt aber immer noch eine Vielzahl an Fördermitteln. Zum Beispiel institutionelle Förderungen für Vereine, die Aufgaben anstelle staatlicher Einrichtungen übernehmen. Oder Projektfinanzierungen für einzelne Vorhaben, die politische Entscheidungsträger für förderungswürdig halten.

Wer öffentliche Mittel beantragen will, muss den richtigen Ansprechpartner finden. Zunächst ist die richtige Ebene auszumachen, auf staatlicher Ebene zum Beispiel die Kommune, das Land, der Bund oder die Europäische Union. Dann stellt sich die Frage, welches Ressort in welcher Behörde, welchem Verband oder welchen anderen Institutionen zuständig ist. Und schließlich sind die Leistungsvoraussetzungen zu ermitteln.

Als grobe Orientierung gilt: Vorhaben mit lokaler Bedeutung fallen in die Zuständigkeit der Kommune; für Aufgaben mit landesweiter Bedeutung gibt es Landesprogramme, die auch örtliche Vorhaben fördern. Aufgaben mit bundesweiter Bedeutung fallen in den Verantwortungsbereich der Bundesministerien und Bundesbehörden oder der Europäischen Union (EU). Bund und EU dürfen keine Dauerfinanzierungen für kommunale oder landesweite Vorhaben übernehmen. Sie fördern deshalb nur zeitlich begrenzte Modellvorhaben.

Private Mittelgeber fördern und fordern

Beispielsweise ist Sponsoring ein Erfolg versprechender Weg, bei privaten Gebern Finanzmittel für deinen Verein zu beschaffen. Aber ein Sponsor erwartet eine Gegenleistung. Mache ihm daher ein attraktives Angebot, das ihm seinen Nutzen verdeutlicht.