Beiträge ausführen

Beiträge ausführen

Die Liste gibt einen Überblick darüber, welche Beiträge für die Abrechnung fällig sind, welche anstehen und welche fehlgeschlagen sind. Die Ausführung der Beiträge muss manuell erfolgen und kann insbesondere für Lastschriften nur von einem Nutzer ausgeführt werden, welcher den Zugriff zum Konto hat.

Beiträge ausführen per Lastschrift

Um Beiträge per Lastschrift einziehen zu können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden. Hier eine Checkliste was dazu benötigt wird:

• Das Vereinskonto (Onlinekonto) muss mit der Anwendung verknüpft sein.
• Die Geschäftsvorfälle Einzel- und Sammellastschrift sind bei der Bank für das Onlinebanking freigeschaltet worden. Wie Sie dies prüfen, sehen Sie hier im Punkt Kontoinformation.
• Restriktionen der Bank wurden beachtet. (Bsp.: Ein Maximalwert für den Einzug ist festgelegt worden und darf nicht überschritten werden)
• In den Vereinsdaten ist eine gültige Gläubiger-ID hinterlegt worden.
• Die Beiträge enthalten keine Null- oder Negativbeträge.
• Die Mitglieder, bei denen per Lastschrift eingezogen werden soll, haben alle ein gültiges SEPA-Mandat.

ACHTUNG!
Mitglieder, bei denen das erste Mal eingezogen wird, müssen benachrichtigt werden. Die Anwendung übernimmt dies NICHT automatisch.

Nur wenn ALLE Punkte der Checkliste erfüllt sind, kann der Einzug wie folgt ausgeführt werden:

1. Wählen Sie die abzurechnenden Beiträge aus der Beitragsliste und klicken Sie dann auf “Ausführen” in der rechten oberen Ecke vom Bildschirmrand.

2. Es öffnet sich eine Übersicht der Beiträge. Angezeigt wird:

• Welcher Betrag in Rechnung gestellt wird und die Anzahl der Beiträge.
• Welcher Betrag per Lastschrift eingezogen wird und die Anzahl der Beiträge.

Zusätzlich können Sie bei den Lastschriften entscheiden, auf welches Konto eingezogen werden soll. Sobald das Konto ausgewählt wurde, prüft die Anwendung, ob das Konto für die Einzel- bzw. Sammellastschriften freigeschaltet ist (siehe grüner Haken hinter dem Konto). Ist dies nicht der Fall, erscheint eine entsprechende Meldung. Wir empfehlen dann die Funktion “Bankkonto synchronisieren” im Menü des Kontos auszuführen. Sollte dies nicht helfen, wenden Sie sich bitte an die Bank.

Bitte achten Sie hier auf „Einzug am“ – das Ausführungsdatum. Wann die Buchung ausgeführt wird, ist bankenabhängig. Wir rechnen mit einem Maximalwert von fünf Banktagen. Liegt ein Wochenende dazwischen, werden entsprechend sieben Tage berechnet. Das Datum wird in den Textbausteinen, sofern der Platzhalter angegeben ist, entsprechend gefüllt.

TIPP
Gibt es ein vereinbartes oder gewünschtes Abbuchungsdatum, sollten Sie die Ausführung entsprechend fünf Tage vorher bei der Bank anstoßen.  

3. Sobald Sie auf „Jetzt abrechnen“ klicken folgen die PIN- und TAN-Abfrage für die Lastschriften.

4. Das System generiert nun automatisch die Rechnungen. Diese sind anschließend im Bereich “Belege” zu finden. Der zugehörige Lastschriftenjob wird unter “Lastschriften” aufgelistet.

5. Die Beiträge werden nun erneut in der Liste aufgeführt. Das Datum in der Spalte „Fällig am“ hat sich nun um den entsprechenden Zeitraum (monatlich, jährlich usw.) geändert.

Beiträge ausführen per Rechnung

1. Beiträge, die vom Mitglied überwiesen oder bar bezahlt werden sollen, können ohne Einbindung des Online-Kontos erfolgen. 

2. In diesem Fall werden lediglich Rechnungen erstellt, die per Post (PDF-Druck) oder E-Mail an die Mitglieder weitergegeben werden können.