Belege erstellen

Belege erstellen

Wie im vorherigen Kapitel „Die Rechnungsbelege“ beschrieben, erstellt das System automatisch Belege für Beiträge, die im Beitragslauf ausgeführt wurden. Ein Verein benötigt aber auch für andere Einnahmen, Ausgaben oder auch Spenden jeweils einen entsprechenden Beleg. Diese können Sie auch einzeln im System erstellen und wir erklären nachfolgend, wie dies möglich ist.

Einnahmen

Einnahmen lassen sich generell nur direkt zu einer Zahlung erfassen. Der Beleg wird also nicht im Vorhinein erstellt, sondern erst zur Buchung erfasst. Dabei gibt es Unterschiede in der Vorgehensweise, sollte die Einnahme auf das Kassenbuch oder ein Konto gebucht werden.

• Im Kassenbuch kann die Einnahme über „+Beleg“ erstellt werden. Hier wird im Anschluss die Buchung auf der Kasse erst erzeugt.

• In den Kontobuchungen besteht die Buchung schon, sodass lediglich eine Verknüpfung erstellt wird.

Folgende Felder sind zu beachten:

• Zahlender: Kann zwischen bestehenden Mitgliedern oder Kontakten entschieden oder ein neuer Kontakt erfasst werden. Bei der Bankbuchung werden die Daten zum Sender übernommen, können aber überschrieben werden. 
• Betrag: Im Kassenbuch kann der Betrag bei einer positiven Buchung frei bestimmt werden. Negative Einträge werden überprüft, sodass der Kassenbestand nicht überschritten wird. Bei einer Kontobuchung ist der Betrag fest vorgegeben und kann nicht angepasst werden.

ACHTUNG!
In beiden Fällen ist eine Aufteilung in Splitt Buchungen möglich.

• Zahlungsdatum: Das Kassenbuch kann chronologisch bebucht werden. Rückwirkend können Buchungen nur bis zum Zeitpunkt der letzten Buchung erstellt werden. Die Bankbuchung hingegen gibt einen festen Wert vor, der nicht angepasst werden darf. 

Alle weiteren Felder dienen für interne Auswertungen und können daher beliebig angepasst werden.

Spenden

Spenden können über den Beitragslauf eingezogen werden. Sie können damit wiederkehrende oder regemäßige Spendenläufe abbilden. Bei einmaligen oder unregelmäßigen Spenden ist der Prozess zur Erfassung des Spendenbelegs ähnlich zu den Einnahmen, lediglich wird das Feld „Zahlender“ nun als „Zuwender“ bezeichnet.

Der Beleg wird zu einer Kassenbuchung oder einer bestehenden Buchung auf den Onlinekonten erstellt und direkt damit verknüpft. Zusätzlich erhalten Sie eine Vorlage für die Spendenquittung als PDF. Dort müssen aktuell noch die Daten per Hand übertragen werden. Zukünftig soll dies automatisch passieren, damit der Beleg direkt über die Anwendung versendet werden kann.

Ausgaben

Ausgaben lassen über zwei verschiedene Wege erstellen. Zum einen können Sie den Beleg erfassen, noch bevor die Buchung dazu besteht. 

Im Bank- und Kassenbereich lässt sich die Ausgabe aber auch, analog zu Einnahmen und Spenden, über eine neue oder schon bestehende Buchung erstellen.

• Im Kassenbuch kann die Ausgabe über „+Ausgabe“ erstellt werden. Es öffnet die Ansicht für die Ausgabenerstellung. Die Felder können analog zu den Einnahmen gefüllt werden, jedoch wird anschließend eine negative Buchung erfasst und verknüpft. Der Ausgabenbeleg ist dann im Bereich Belege zu finden.
• In den Bankkonten ist die Erstellung der Ausgaben nur über eine negative Buchung möglich.  Per Klick auf „+Ausgabe“ wird die Maske zur Erstellung geöffnet.

Rechnungen 

Generell ist das Erstellen von Rechnungen in diesem Bereich nicht möglich. Sie können entweder über den Beitragslauf oder frei im Bereich Belege Rechnungen generieren. Im Bereich Bank & Kassekann der Prozess dann lediglich abgeschlossen werden, indem die Rechnungen zu Buchungen zugeordnet werden, was nachfolgend erklärt wird.