Daten einpflegen im Mitgliedsprofil

Daten einpflegen im Mitgliedsprofil

Im Mitgliedsprofil können Sie verschiedene Informationen hinterlegen, welche Ihnen auch die Arbeit mit den Listen oder Finanzbereich vereinfachen. Sie können ein Profilfoto einstellen und je mehr Sie an Informationen eintragen, umso mehr Arbeiten kann das System Ihnen abnehmen bzw. vereinfachen.

TIPP
Wenn das Mitglied seine Mitgliedsdaten selbst verwalten möchte oder auch am Chat und Kalender eines Vereins teilnehmen möchte, kann es die MeinVerein App nutzen. Dazu ist das Erstellen eines buhl:Kontos erforderlich und somit eine E-Mail-Adresse notwendig. 

Die Adressdaten – Hier können Sie die Adresse des Mitglieds hinterlegen.

Übergeordnetes Mitglied – Handelt es sich z.B. um ein minderjähriges Mitglied, so kann hier der Erziehungsberechtigte eingetragen werden, sofern dieser ebenfalls als Mitglied im System angelegt wurde.

Mitgliedschaft – Des Weiteren können Sie im Profil die folgenden Daten hinterlegen:

• In Verbandsmeldung berücksichtigen: Ist der Haken gesetzt, wird das Mitgliedsprofil in den Verbandsmeldungen entsprechend berücksichtigt. Handelt es sich z.B. um ein reines Administratoren-Profil, kann dieses so entsprechend ausgeschlossen werden aus den Verbandsmeldungen.
• Mitglied seit
• Abteilung: Hier wird Ihnen die ersten Ebene der unter Vereinsdaten angelegten Vereinsstruktur angezeigt. Auf dieser Grundlage aktualisieren sich die Abteilungslisten und die Information wird zur Erstellung der Verbandsmeldungen genutzt.
• Ehrenmitglied
• Status: Es wird unterschieden zwischen Aktiv und Passiv.
• Mitglied bis (beendet): Sobald eine Mitgliedschaft endet bzw. deren Ende bekannt ist, tragen Sie hier das entsprechende Datum ein. Ab dem entsprechenden Tag wird das Mitglied dann als „ehemaliges“ gezählt. Ist ein Mitglied in mehreren Abteilungen angelegt, wird der Ehemaligen-Status erst vergeben, wenn alle Mitgliedschaften beendet sind.

ACHTUNG!
Durch Eintragen des „Mitgliedschaft bis (beendet)“- Feldes wird der Zahlungslauf für Beiträge nicht automatisch bei diesem Datum gestoppt. Hierzu müssen Sie unter „Beiträge & Spenden“ weiter unten das entsprechende Datum ebenfalls unter „Letzte Abrechnung am“ eintragen. Da es sein kann, dass ein Beitrag trotz Austritts noch berechnet werden soll, können diese auch unterschiedliche sein. Dennoch empfehlen wir, das Datum hier parallel zu pflegen.

Sollte die Abrechnung mit der Mitgliedschaft enden, empfehlen wir, das Datum hier parallel zu pflegen.

Vereinsstruktur – Hier wird das Mitglied nochmal der Vereinsstruktur zugewiesen. Dabei kann auch eine Zuweisung zu den Unterabteilungen erfolgen. Diese Angabe hat keinen Einfluss auf die Verbandsmeldungen.

Neue Kontoverbindung / SEPA-Mandat erfassen – Eine Schritt-für-Schritt-Anweisung wie Sie dies einstellen können, finden Sie hier.

Zahlungsart – Hier legen Sie fest, wie das Mitglied u.a. seine Beiträge zahlt.

• per Lastschrift: Hier muss zuvor ein SEPA-Mandat eingerichtet worden sein, welches Sie dann nach Klick auf „per Lastschrift“ auswählen können.
• per Rechnung: Das Mitglied wird Ihnen das Geld selbstständig überweisen. Das System wird automatisch beim Anstoßen des nächsten Zahlungslaufs unter Bank & Kasse eine Rechnung per Mail (sofern eine E-Mail-Adresse im Profil eingetragen wurde) verschicken. Nutzt das Mitglied die App, kann dies auch über die Chat-Funktion erfolgen.
• Anderes Mitglied/Kontakt: Sobald Sie dies anklicken, können Sie darunter nach dem entsprechenden Mitglied/Kontakt suchen. Die Zahlung wird dann, wie in diesem ausgewählten Mitglied angelegt, entweder per Rechnung oder Lastschrift erfolgen.

Beiträge & Spenden – Eine Schritt-für-Schritt-Anweisung, wie Sie dies einstellen können, finden Sie hier.

Individuelle Felder – Alle Individuellen Felder, welche Sie über die „Einstellungen“ -> „Individuelle Felder“ anlegen können, werden Ihnen hier angezeigt. Sie können diese nun entsprechend ausfüllen. Sofern Sie dies tun, kann auch eine Filterung der Listen nach den Angaben der Individuellen Felder erfolgen und entsprechende „Eigene Listen“ erstellt werden.

Notizen – Hier können Sie wichtige Informationen oder Notizen zum Mitglied hinterlegen, wie z.B. den Mitgliedsantrag.

Dateiablage – Hier können Sie Dateien, welche das Mitglied betreffen, hochladen, z.B. den Mitgliedsantrag oder das SEPA-Lastschriftmandat. Die Dateigröße darf maximal 750 MB betragen.

Alias – Durch die Vergabe eine Alias können Sie u.a. in der Rechnungserstellung schneller nach dem entsprechenden Kontakt/Mitglied suchen. Dies ist besonders empfehlenswert, wenn Sie mehrere Personen/Firmen mit dem gleichen Namen oder Kontaktdaten im System hinterlegt haben.

Profil löschen – Selbstverständlich können Sie ein Profil auch aus dem Verein entfernen.