Excel-Import

Excel-Import

Der Excel-Import bietet die Möglichkeit mehrere Mitglieder oder Kontakte gleichzeitig in der Anwendung hinzuzufügen oder auch zusätzliche Informationen in den Profilen zu ergänzen.

Neue Mitglieder/Kontakte importieren
Um neue Mitglieder zu importieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Klicken Sie in „Favoriten“, „Mitglieder & Kontakte“ oder „Abteilungen“ auf die „…“ am rechten oberen Bildschirmrand.
2. Wählen Sie entweder „Mitglieder importieren“ oder „Kontakte importieren“ aus.

3. Anschließend öffnet sich nachfolgende Ansicht, in welcher Sie entscheiden können, ob Sie Daten über einen Excel-Import hinzufügen oder ergänzen möchten. Unten mittig finden Sie auch eine Vorlage zum Herunterladen. Wir empfehlen die Vorlage der Anwendung zu nutzen, um die Daten fehlerfrei zu übernehmen. Es werden dort alle für den Import verfügbaren Felder angezeigt. Zusätzlich ist die Benennung der Spalten so angepasst, dass die Anwendung direkt erkennt, in welches Feld die jeweiligen Informationen übernommen werden sollen. Darüber hinaus enthält die Vorlage einige Beispieldaten, die als Richtwert dienen, um Ihnen das Befüllen zu erleichtern. Einige Felder wie z.B. „Anrede“, „Titel“ und „Geschlecht“, bieten Ihnen ein Drop-Down-Menü zur Auswahl an, mit dem vom System akzeptierten Format.

4. Sobald Sie alle Daten in die Importdatei übertragen und die Datei gespeichert haben, können Sie den Import über „Neue Mitglieder Per Excel-Datei importieren“ oder „Neue Kontakte Per Excel-Datei importieren“ anstoßen.
5. Die zu importierenden Daten werden Ihnen zunächst in der Anwendung angezeigt. Sollten Sie Unstimmigkeiten entdecken, können diese jetzt nochmal direkt in der Anzeige anpassen. Folgende Möglichkeiten dazu haben Sie:

• Zuordnung aufheben: Wandern Sie mit der Maus über die Spaltenbezeichnung. Durch Klicken können Sie die Zuordnung von Spalte und Feld aufheben. Dies ist hilfreich, wenn die Anwendung die Daten ins falsche Feld übernehmen möchte. Anschließend ist eine neue Zuweisung nötig, um den Import abzuschließen.
• Spalte entfernen:  Wandern Sie mit der Maus über die Spaltenbezeichnung, durch Klicken auf eine bestimmte Spalte können Sie diese vom Import ausschließen. Der Vorgang kann in der Anwendung nicht mehr rückgängig gemacht werden. Die Datei müsste neu hochgeladen werden.
• Zeilen entfernen: Sind bestimmte Datensätze enthalten, die nicht übernommen werden sollen, können diese in der Anwendung noch vor dem Import entfernt werden. Dazu wählen Sie die Zeilen zunächst über die Massenauswahl aus und durch einen Klick auf das Löschsymbol in der Toolbar können die Datensätze dann entfernt werden. Der Vorgang kann in der Anwendung nicht mehr rückgängig gemacht werden. Die Datei müsste neu hochgeladen werden.
• Import zurücksetzen: Wurde beispielsweise die falsche Datei hochgeladen, kann ein Klick auf das Pfeilsymbol oder das X-Symbol die Ansicht zurücksetzen und die vorgenommenen Änderungen werden nicht gespeichert.

Kann das System Datensätze oder Spalten nicht richtig zuordnen, erhalten Sie ebenfalls eine Fehleranzeige. Mit einem Klick kann der Anwender einsehen, in welcher Spalte der Fehler auftritt. Zudem ist eine Kurzbeschreibung des Fehlers enthalten, die dem Anwender bei der Korrektur helfen soll. Außerdem ist sowohl die fehlerhafte Spalte und Zeile rötlich markiert.

ACHTUNG!
Solange Fehler in der Importdatei vorhanden sind, wird der „Import“-Button nicht angezeigt, sondern eine Fehleranzeige.
Wie in Punkt 5 beschrieben, können Sie auch hier die Korrekturen direkt in der Anwendung vornehmen. Ein erneutes Importieren der gesamten Datei ist nicht notwendig.

6. Die Daten werden erst in die Anwendung übernommen, wenn Sie auf „Importieren“ am rechten oberen Bildrand klicken.
7. Anschließend werden Sie wieder in die Mitgliederliste geleitet.

Es gibt einige Felder, die beim Import besonders beachtet werden sollten. Dazu zählt:

Mitgliedsnummer
Kann vom Anwender vorgegeben werden. Nur Zahlen erlaubt. Ist diese nicht angegeben, wird das Feld von der Anwendung befüllt. Als Anhaltspunkt wird dazu die zuletzt vergebene Nummer genommen.

ACHTUNG!
Die Importfunktion prüft, ob Übereinstimmungen mit bestehenden Mitgliedern oder Kontakten in der Datei vorhanden sind.

IBAN
In der Anwendung ist eine Funktion integriert, durch welche die BIC automatisch anhand der IBAN-Eingabe ermittelt wird. Wir empfehlen daher, die BIC nicht in die Import-Datei einzufügen, da es sonst zu Folgefehlern in der Anwendung kommen kann.  

SEPA-Mandat

ACHTUNG!
Felder wie „Mandat erteilt am“ und „Letzte Verwendung“ können anschließend nicht mehr angepasst werden.

Individuelle Felder
Generell kann man beliebig viele zusätzliche Felder importieren. Wichtig ist jedoch diese in der Importdatei richtig (analog zu den Feldern in der Anwendung) zu benennen. Enthält die Datei Felder, welche bisher nicht in der Anwendung hinterlegt sind, können diese auch nicht erkannt werden vom System und werden somit auch nicht übernommen.
Nicht identifizierbare Felder werden beim Import wie folgt markiert:

Mit einem Klick auf das Plus öffnet sich ein Fenster:
Dort können Sie alle bereits angelegten Felder sehen, welche aber vom Anwender noch nicht befüllt wurden. Darüber hinaus können individuelle Felder bestimmt werden, die der Anwender gerne zu den Profilen hinzufügen möchte. Durch den Import werden die Felder von der Anwendung in den Einstellungen angelegt. Eine erneute Änderung kann jederzeit unter „Einstellungen“ vorgenommen werden. Die entsprechenden Daten sind dann auch in den Mitgliedsprofilen zu finden.
Bei einem erneuten ergänzenden Import mit den gleichen individuellen Feldern, werden keine neuen Felder angelegt. Die bestehenden Felder werden lediglich befüllt und, sollte es neue Werte geben, werden diese in den Einstellungen ergänzt.

Daten ergänzen
Diese Funktion erlaubt es neue Daten in bestehenden Profilen zu ergänzen.  Die Datei muss in diesem Fall einen eindeutigen Indikator enthalten, um der Anwendung vorzugeben, in welches Profil die Daten übernommen werden sollen.

TIPP
Wir empfehlen die Mitgliedsnummer zu nutzen, da diese nur einmalig (also) eindeutig vergeben wird.

Welche Datensätze ergänzt werden können, ist aus der Vorlage zu entnehmen. In einigen Feldern kann nur eine einfache Eingabe erfolgen. Sollte ein solches Feld bereits Daten beinhalten, wird das System die Informationen im bestehenden Profil, durch die importierten Daten ersetzen. 
Davon betroffen sind folgenden Felder:

• Anrede
• Titel
• Vorname
• Nachname
• Telefon
• Mobil
• E-Mail (außer bei verknüpften Mitgliedern)
• Straße und Hausnummer
• PLZ
• Ort
• Land
• Geburtstag
• Mitglied seit
• Mitglied bis
• Notizen
• Geschlecht
• Familienstand
• Individuelle Felder
  • Texteingabe
  • Einfache Auswahl
  • Datumsfeld
  • Nummernfeld

Sonderfall SEPA-Mandat:
– Ist eine Bankverbindung OHNE SEPA-Mandat vorhanden, wird das Mandat dort ergänzt. Vorausgesetzt in der Importdatei ist keine Bankverbindung vorgegeben.
– Ist im Profil keine Bankverbindung vorhanden, muss diese beim ergänzenden Import mitimportiert werden.
– Für den Import des SEPA-Mandats bitte die Vorgaben im Profil und in der Importvorlage beachten.