Vereinsstruktur in WISO MeinVerein Web abbilden

• 21. März. 2024
• cmeckel
• 0

---

Jeder Verein und jede Organisation ist individuell und hat somit eine eigene Strutkur. Je nach Vereinszweck, Branche, Anzahl der Mitglieder und der Tätigkeit, die Euer Verein ausübt, unterscheiden sich die inneren Strukturen voneinander. Ein klassischer Fußballverein beispielsweise ist in der Regel ganz anders aufgebaut als ein Musikverein. Da ist es nur logisch, dass jeder Verein sein eigenes Organisationssystem – die Vereinsstruktur – hat. Damit wir in unserer Anwendung jedem Verein mit seiner individuellen Vereinsorganisation gerecht werden können, haben wir für Euch die Möglichkeit entwickelt, Eure Vereinsstruktur selbstständig und individuell anzulegen. In diesem Tutoral möchten wir Euch daher erklären, wozu Ihr die Vereinsstruktur überhaupt braucht, wie Ihr sie in WISO MeinVerein Web anlegt und welche Vorteile Euch die angelegte Vereinsstruktur bringt. Viel Spaß beim Lesen! Solltet Ihr offene Fragen rund um die Vereinsstruktur haben, hinterlasst uns gerne einen Kommentar ❤️.

Keine Lust zu lesen? Dann könnt Ihr Euch das Tutorial hier als Video anschauen:

Was genau ist die Vereinsstruktur?

Die Vereinsstruktur in WISO MeinVerein Web ist im Prinzip das Abbild Eurer internen Vereinsorganisation. Die Vereinsstruktur wird dabei als eine Art horizontales Organigramm angelegt und bildet somit Eure internen Strukturen ab. Sie hilft Euch, die Abteilungen und Unterabteilungen Eures Vereins besser zu definieren und auszuwerten und somit unsere Vereinssoftware an Eure Vereinsstrukturen anzupassen. Zudem habt Ihr durch die angelegte Vereinsstruktur unter anderem die Möglichkeit Verteiler aufzubauen und die Vereinsverwaltung dadurch noch einfacher und zeitsparender zu gestalten.

Die Vorteile der Vereinsstruktur im Überblick:

✅ individuell an Eure Vereinsorganisation anpassbar
✅ vereinfacht die Nutzung vieler Funktionen (z.B. das Versenden von Newslettern oder von Termineinladungen)
✅ spart Euch Zeit und vermeidet Fehler in der Vereinsverwaltung
✅ hilft Euch bei der Auswertung Eurer Vereinsdaten

---

So legt Ihr die Vereinsstruktur an

Die Vereinsstruktur findet Ihr in WISO MeinVerein Web unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ im Bereich „Vereinsdaten“. Die Vereinsstruktur wird dabei horizontal erstellt. Grundsätzlich könnt Ihr mit der Vereinsstruktur festlegen, wie sich Euer Verein oder Eure Organisation aufgliedert und organisiert. Standardmäßig findet Ihr in der Vereinsstruktur drei Ebenen: Ebene 1, Ebene 2 und Ebene 3. Diese drei Ebenen können individuell umbenannt werden.

Um die Abteilungen und Unterabteilungen Eures Vereins oder Eurer Organisation nun anzulegen, beginnt Ihr vorne mit der Hauptebene, der Ebene 1. Über das kleine Stift-Symbol habt Ihr die Möglichkeit, den Namen der Ebene anzupassen. Habt Ihr in Eurem Verein beispielsweise verschiedene Abteilungen, wie eine Fußball, eine Handball und eine Leichtathletik Abteilung, macht es zum Beispiel Sinn, Ebene 1 in „Abteilungen“ umzubenennen. Von vielen unserer Vereine wird zum Beispiel auch die Bezeichnung „Verein“ für die erste Ebene verwendet.

Habt Ihr die Bezeichnung der Ebene festgelegt, könnt Ihr diese nun mit Eurer Struktur befüllen. Hierzu klickt Ihr auf „+ Ebene 1“, bzw. „+Abteilung“ oder „+Verein“ – je nachdem wie Ihr Eure erste Ebene benannt habt.

Es wird nun eine „Ebene 1 1“ angelegt. Mit Klick auf die Eben könnt Ihr diese nun umbenennen und nach dem gleichen Prinzip weitere Ebenen anlegen. Dazu einfach, wie zuvor, auf „+ Ebene 1“ klicken.

In unserem Beispiel legen wir vier Ebenen für unseren Beispiel-Sportverein an: Fußball, Leichtathletik, Handball und Tennis. Viele unserer Vereine nutzen die Ebene 1 beispielsweise auch, um den Bereich Vorstand anzulegen.

Nachdem wir die vier Ebenen angelegt haben, möchten wir nun die jeweiligen Unterabteilungen anlegen. Dazu wählen wir als erstes die Ebene „Fußball“ mit einem Klick an, sodass die Abteilung grau hinterlegt ist und die Schrift orange leuchtet. Zudem seht Ihr, dass in der ausgewählten Ebene ein Pfeil nach rechts eingeblendet wird. Nun könnt Ihr also auf „+ Ebene 2 klicken“, um eine Unterabteilung für die ausgewählte Ebene, die Fußballabteilung, anzulegen. Wir legen in diesem Beispiel die Unterabteilungen Herren, Damen und Jugend an. Natürlich habt Ihr jederzeit die Möglichkeit, Eure einzelnen Ebenen umzubenennen, zu löschen oder zu kopieren.

Nachdem wir die Ebene 2 angelegt haben, verfahren wir nach demselben Prinzip mit der Ebene 3. in unserem Beispiel haben wir für die Jugendabteilung acht Mannschaften angelegt. Diese Vorgehensweise könnt Ihr nun für alle Eure Abteilungen anwenden, bis Eure Vereinsstruktur komplett angelegt ist. Habt Ihr dies gemacht, könnt Ihr die Struktur anschließend Euren Mitgliedern zuweisen. Dies erklären wir Euch im nachfolgenden Kapitel.

---

Mitglieder in die Vereinsstruktur einordnen

Nachdem Ihr Eure Vereinsstruktur angelegt habt, empfehlen wir Euch unbedingt, Eure Mitglieder in die Vereinsstruktur einzuordnen. Dies ist wichtig, um alle Vorteile der Vereinsstruktur für die Arbeit in WISO MeinVerein Web nutzen zu können.

Damit Ihr die erstellte Vereinsstruktur zuweisen könnt, navigiert Ihr Euch in den Menüpunkt „Listen“ und dann in den Bereich „Mitglieder & Kontakte“. Standardmäßig landet Ihr immer in der Stammliste „Aktuelle Mitglieder“, sodass Ihr hier direkt für Eure aktiven und passiven Mitglieder die Vereinsstruktur hinterlegen könnt. Das gleiche könnt Ihr selbstverständlich auch in den anderen Stammlisten tun. Um die Vereinsstruktur nun einem Mitglied zuzuweisen, wählt Ihr ein Mitglied aus, klickt mit der rechten Maustaste auf den Namen und wählt „Profil bearbeiten“ aus, um das Profil zu öffnen. Alternativ könnt Ihr das Profil auch über das 3-Punkte-Menü am rechten Bildschirmrand öffnen.

Nun scrollt Ihr im Profil herunter bis zum Bereich „Mitgliedschaft“. Hier sehr Ihr, seit wann das Mitglied in Eurem Verein ist und könnt im Feld daneben die Vereinsstruktur hinterlegen.

Nun legt Ihr fest, wo das Mitglied innerhalb der Vereinsstruktur eingeordnet werden soll. Dazu klickt Ihr auf „Auswählen“. Nun könnt Ihr zwischen den vier verschiedenen Abteilungen aus Ebene 1 wählen, die wir vorhin als Beispiel-Vereinsstruktur angelegt haben.

In unserem Beispiel wählen wir die Abteilung Fußball aus. Im nächsten Step können wir die Unterabteilung auswählen. Hier haben wir die Wahl zwischen Herren, Damen und Jugend – diese hatten wir zuvor als Ebene 2 angelegt.

Unser Beispiel-Mitglied ist der Jugendabteilung zugehörig. Im letzten Step wählen wir nun aus, welcher Mannschaft unser Mitglied zugehörig ist. Das ist in diesem Fall die B-Jugend. Diese hatten wir neben sieben anderen Mannschaften zuvor auf der Ebene 3 angelegt.

Nachdem Ihr die Struktur hinterlegt habt, klickt Ihr oben am rechten Bildschirmrand auf „Speichern“. Ihr landet nun wieder in der Stammliste der aktuellen Mitglieder. Hier sehr Ihr nun die hinterlegte Vereinsstruktur direkt in der Übersicht.

Im nachfolgenden Kapitel zeigen wir Euch nun, wie Ihr die hinterlegte Vereinsstruktur weiter nutzen könnt und welche Vorteile diese für Eure Vereinsverwaltung mit sich bringt.

---

Vorteile der Vereinsstruktur

Wir empfehlen allen Vereinen und Organisationen, die sich neu in WISO MeinVerein Web anmelden, Ihre Vereinsstruktur direkt im Zuge der Einrichtung anzulegen und auszufüllen. Dies hat den Vorteil, dass die hinterlegte Struktur für viele Funktionen in unserer Vereinssoftware genutzt werden kann und Euch somit einiges an Zeit spart. Falls Ihr Eure Vereinsstruktur noch nicht hinterlegt haben solltet, empfehlen wir Euch also, dies schnellstens nachzuholen, um alle Vorteile der Vereinsstruktur nutzen zu können. In diesem Tutorial möchten wir insbesondere darauf eigehen…

✅ … wie auf Basis der Vereinstruktur smarte Abteilungslisten erstellt werden.
✅ … wie Ihr Euch mithilfe der Vereinsstruktur Verteiler aufbauen könnt, die Ihr anschließend für E-Mails oder Termineinladungen nutzen könnt.

Smarte Abteilungslisten

Für jede Eurer Hauptebenen (Ebene 1) wird automatisch eine smarte Abteilungsliste angelegt. Diese findet Ihr in der Kategorie „Listen“ unter dem Bereich „Abteilungen“. Alle Abteilungslisten werden dabei automatisch aktualisiert. Das bedeutet, sobald Ihr Mitglieder in Eurer Vereinsstruktur integriert habt, werden dieses ebenso in die Abteilungsliste mitaufgenommen. So bleiben Eure Listen immer aktuell.

Verteiler aufbauen mithilfe von smarten Listen

Um eine eigene smarte Liste auf Basis Eurer Vereinsstruktur aufzubauen, navigiert Ihr Euch bitte in den Bereich des Filters und wählt die Vereinsstruktur aus, zu der Ihr einen Verteiler aufbauen möchtet. In unserem Beispiel möchten wir für die B-Jugend Mannschaft einen smarten Verteiler erstellen. Daher setzen wir in unserer Vereinsstruktur entsprechend in Ebene 1 den Filter „Fußball“, in Ebene 2 den Filter „Jugend“ und in Ebene 3 den Filter „B-Jugend“.

Habt Ihr die Filter gesetzt, erhaltet Ihr auf Basis der Filtereinstellungen eine Liste, die Ihr nun als sogenannte „smarte Liste“ speichern könnt. Um die smarte Liste zu speichern, klickt Ihr am oberen Bildschirmrand auf das Speichern-Icon und wählt „als Liste speichern“ aus.

Nun könnt Ihr Eurer smarten Liste einen Namen geben und auf den Button „Speichern“ klicken. In unserem Beispiel nennen wir die Liste „B-Jugend“.

Nun seht Ihr, dass Ihr in Eurer zuvor erstellten, eigenen smarten Liste landet. Über das orangene Icon neben des Listennamens könnt Ihr erkennen, dass es sich um eine smarte Liste handelt. Smart bedeutet in diesem Zusammenhang, dass sich die Liste automatisch anhand der Filterkriterien aktualisiert. Fügt Ihr also neue Mitglieder genau dieser Vereinsstruktur (Fußball, Jugend, B-Jugend) hinzu, landen diese automatisch in Eurer smarten Liste, sodass der Verteiler immer aktuell bleibt.

Um Eure erstellte Liste nun beispielsweise für den Verteiler einer E-Mail zu nutzen, navigiert Ihr Euch in den Menüpunkt „Orga“ und dann in den Bereich „E-Mails“. Über den Button „+E-Mail“ könnt Ihr eine neue E-Mail erstellen.

Nun tragt Ihr unter „Empfänger oder Liste eingeben“ den Namen Eurer smarten Liste ein. In diesem Beispiel „B-Jugend“. Wählt die Euch vorgeschlagene Liste mit einem Klick aus. Dadurch werden Euch automatisch alle Mitglieder als Empfänger in die Zeile eingetragen, die dieser smarten Liste angehören. Das ist sehr viel zeitsparender, als alle Empfänger einzeln zu suchen und einzutragen und umgeht zudem den Fehler, dass ein Mitglied aus Versehen vergessen werden könnte. Die Voraussetzung ist selbstverständlich die, dass Ihr die Vereinsstruktur in Euren Mitgliedern entsprechend pflegt und im Blick behaltet. Wechselt ein Mitglied beispielsweise die Mannschaft oder tritt einer weiteren Abteilung Eures Vereins bei, solltet Ihr diese Änderung direkt im Mitgliedsprofil anpassen, damit Eure Verteilerlisten aktuell bleiben.

---

Häufig gestellte Fragen