Ideen-Initiativen im Verein

• 02. Januar. 2014
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Ideen-Initiativen im Verein, die bestimmte, für die Vereinsentwicklung wichtige Innovationsthemen in den Mittelpunkt rücken, sind häufig die bessere Alternative. Die Kreativität wird so auf ein bestimmtes inhaltliches Ziel gelenkt. Das Thema könnte zum Beispiel lauten: Wie gewinnen wir dank origineller Ideen neue Sponsoren, die uns Mittel für die Renovierung der Vereinsräume zur Verfügung stellen? Mithilfe solcher Kampagnen ist auch das Vorurteil leichter zu überwinden, Ideenmanagement sei nur eine Spielerei: Es stellt sich in den Dienst konkreter Vereinsziele, für die sich werben lässt – es ist Mittel zum Zweck!

Ideen-Initiativen im Verein besteht in der Regel aus mehreren Phasen und Projekten: von der Zielbestimmung über die Ideenfindung und deren Auswertung bis zur Umsetzung. Für den Ablauf gibt es aber keine Musterlösung. Zu viele Faktoren hängen von Einzelfall ab, zum Beispiel davon…

• ob und in welchem Umfang Voruntersuchungen nötig sind, um zunächst die Ziele exakt definieren und später Lösungsideen entwickeln zu können – denn umso komplexer die Einflussfaktoren (z.B. Wirtschaftlichkeit, Finanzierbarkeit, Wachstumsprognosen), desto wichtiger sind fundierte Analysen im Vorfeld der Ideenfindung;
• wie der Verein personell aufgestellt ist – denn ob hauptamtliche oder „nur“ ehrenamtliche Mitglieder zur Verfügung stehen und wie viele Mitglieder bereit sind, sich für das Ideenprojekt zu engagieren, wirkt sich auf seinen Zuschnitt aus;
• ob es sich um ein weit oder eng gefasstes Ziel handelt – denn daraus ergibt sich, wer mitmachen soll (Mitarbeiter, Mitglieder, externe Berater), wie lange die Initiative dauert und wie sie organisiert wird (Zuständigkeiten und Abläufe);
• wie weit die Veränderungsbereitschaft eines Vereins bereits entwickelt ist – denn die interne Kommunikation muss zu erwartende Einwände und Widerstände berücksichtigen.

Für alle denkbaren Eventualitäten Handlungsempfehlungen zu geben, würde zu einem Dickicht an Informationen führen, das verwirrt, statt Orientierung zu bieten. Die nachfolgende Darstellung der Phasen der Ideen-Initiativen im Verein beschränkt sich deshalb auf die wichtigsten Merkpunkte.

Ideen-Initiativen im Verein: 6 Phasen zur Umsetzung

PHASE 1: Veränderungsbereich festlegen und Ziele formulieren

Um das Vereinsziel zu bestimmen, das Thema eines „Ideen-Turniers“ werden soll, müssen zunächst zwei Fragen beantwortet werden:

• In welchen Handlungsfeldern besteht Veränderungsbedarf?
• In welchen dieser Felder gibt es einen Bedarf an neuen Ideen?

1. Veränderungsbedarf

Alle Ziele eines Vereins dienen mittelbar oder unmittelbar dazu, seine Existenz zu sichern und seine Lage zu verbessern. Das ist nicht zuletzt eine Frage der Finanzen. Sie sind zwar nur Mittel zum Zweck, so wie für den Taucher die Sauerstoffflasche – aber ohne geht es nun mal nicht. Ob gesellschaftliche, sportliche oder soziale Ziele: Vieles ist nur machbar, wenn die Kassenlage es ermöglicht. Umgekehrt müssen sich Investitionen in die Qualität auch rechnen. Die finanziellen Auswirkungen sind deshalb ein brauchbarer Maßstab, um den Veränderungsbedarf zu bewerten:

Erhöhung der Einnahmen

Das Ziel, neue Mitglieder zu gewinnen, sollten Vereine nie aus den Augen verlieren. Der Zuwachs steigert nicht nur die Einnahmen, sondern auch die Aussicht auf mehr ehrenamtliche Mitstreiter. Pläne und Projekte, die attraktive Verbesserungen herbeiführen, ziehen neue Mitglieder an und stärken zugleich die Bindung alter Mitglieder. Solche Vorhaben können zum Beispiel darauf abzielen…

… neue, im Trend liegende Angebote zu entwickeln,

… Räumlichkeiten und Ausstattung zu verbessern,

… den Service zu optimieren,

… spannende Mitmach-Projekte für Ehrenamtliche zu entwickeln.

Ein zweiter wichtiger Ansatzpunkt für den Mitgliederzuwachs ist die Kommunikation, denn auch die stärksten Angebote verhallen ungehört, wenn Marketing und Öffentlichkeitsarbeit schwächeln.

Auch die Gewinnung externer Partner, insbesondere Sponsoren, vergrößert den finanziellen Spielraum. Innovationsprojekte mit dieser Zielrichtung könnten zum Beispiel darauf angelegt sein, kreative Sponsorenkonzepte zu entwickeln.

Senkung der Ausgaben

Die Herausforderung, Kosten zu reduzieren, ist keine Alternative zur Erhöhung der Einnahmen, sondern eine Ergänzung. Sie stellt sich in guten Zeiten nicht weniger als in schlechten. Denn häufig erfordern entsprechende Maßnahmen zunächst eine Investition, die erst mittelfristig zur Kostensenkung führt.

Tipp: Besonders geeignet sind Einsparziele, die sich aus dem gemeinnützigen Leitbild eines Vereins ergeben, zum Beispiel Sanierungsvorhaben, die nicht nur die Kasse, sondern auch Natur und Klima entlasten.

Wenn ein Verein seinen Handlungsbedarf ermittelt hat, stellt sich die Frage, wo er zunächst ansetzen sollte. Die Antwort ergibt sich aus folgenden zwei Aspekten:

Notwendigkeit

Wie wichtig eine Veränderung ist, bemisst sich danach, was sie zur Verwirklichung vorrangiger Vereinsziele beiträgt. Erst wenn die Pflichtaufgaben, von denen die Vereinsentwicklung abhängt, gelöst sind, ist Spielraum für die Kür. Um Klarheit zu gewinnen, solltest du nach folgenden Kriterien Punkt für konkurrierende Verbesserungsvorhaben vergeben:

3 – absolut notwendig

2 – hätte eine merkliche Verbesserung zur Folge

1 – wäre schön, muss aber nicht sein

Dringlichkeit

Was aber, wenn mehr notwendig wäre, als machbar ist? Dann gilt der Faktor Zeit: Entscheide, welche Maßnahmen sofort angegangen werden müssen und welche noch ein wenig warten können:

3 – das Vereinsziel gerät in Gefahr, wenn wir nicht schnell handeln

2 – wir sollten innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre tätig werden

1 – um unser Potenzial zu nutzen, sollten wir langfristig Veränderungen einleiten

Die Punktevergabe erleichtert die Orientierung, ist aber nur ein Anhaltspunkt. Bevor Sie „das Paket“ schnüren, sollten Sie auch überlegen, was gut zusammenpasst:

Welche Handlungsfelder erfordern zum Beispiel ähnlich geartete Vorarbeiten, die in einem Rutsch erledigt werden sollten?

Das könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn in mehreren Feldern eine Mitgliederbefragung nötig ist, um die Ausgangslage zu erhellen.

Welche Maßnahmen greifen ineinander?

Wenn zum Beispiel die Senkung des Wasserverbrauchs in den Duschen ganz oben auf der Prioritätenliste steht und die Renovierung der Umkleidekabinen etwas weiter unten, ist es vielleicht sinnvoll, beide Vorhaben miteinander zu verbinden.

2. Ideenbedarf

Kreativität hilft immer, Verbesserungsmöglichkeiten auszuloten und umzusetzen. Doch welche Themen eignen sich besonders für deine Ideen-Initiativen im Verein? Sie verspricht vor allem dann Erfolg, wenn…

… Originalität zur Lösung beitragen könnte

Beispiel: zündende Ideen für eine Veranstaltung zur Mitgliederwerbung.

… Lösungsansätze noch zu kompliziert erscheinen

Pfiffige Ideen zeichnen sich oft gerade durch eine Vereinfachung aus, wie das „Ei des Kolumbus“ beispielhaft zeigt. Es zeigt darüber hinaus, dass Vorurteile schnell zu Fehleinschätzungen führen: Die Herausforderung, das Ei so auf die Spitze zu stellen, dass es nicht umfällt, erschien zunächst als ein Problem, für das man eher Berechnungen als Einfälle brauchte. Erst Kolumbus’ Geistesblitz offenbarte, dass es mit einem Schuss Inspiration viel leichter zu lösen war. Die Schlussfolgerung: Gib der Kreativität eine Chance, bevor du den Ideenbedarf ausschließt. Bereits ein einfaches Brainstorming in kleinem Kreis kann dir Aufschluss geben, ob Intuition helfen könnte, die Herausforderung zu meistern.

… Know-how, das die Verantwortlichen noch nicht besitzen, hilfreich wäre

Nehmen wir an, ein Verein möchte in der Öffentlichkeitsarbeit neue Wege gehen, weiß aber nicht genau, welche. Dann sollte er die Mitglieder zu den Ideen-Initiativen im Verein einladen: Mit etwas Glück sind darunter Fachleute, die Lösungsideen einbringen, auf die man ohne Sachkunde nicht hätte kommen können.

… Personen, die nicht „von Amts wegen“ zuständig sind, den Handlungsbereich gut kennen

Das gilt zum Beispiel für größere Bauvorhaben. Die Anlagen sollen renoviert werden? Vielleicht haben die Mitglieder, die sie nutzen, Ideen, die den Architektenentwurf optimieren könnten.

Für deine Ideen-Initiativen im Verein weniger geeignet sind Handlungsfelder, für die bereits eine detaillierte Planung besteht oder die ihrer Natur nach eher Planer und Organisatoren als kreative Ideengeber benötigen. Was man aber, wie zuvor erläutert, nicht vorschnell unterstellen sollte.

Präzise Zielvorgaben für punktgenaue Gedankensprünge

Nachdem du Klarheit hast, welches Handlungsfeld dein Verein mithilfe einer Ideen-Initiative voran bringen möchte, gilt es nun, die Erwartungen zu präzisieren:

Beschreibe die Ziele der Kampagne so exakt wie möglich. „Wir wollen die Mitgliederzahl erhöhen“ – das wäre eine zu ungenaue Zielvorgabe. Sie zu konkretisieren gelingt dir, wenn du folgende „W-Fragen“ beantwortest:

WAS möchten wir erreichen?

Die Mitgliederzahl erhöhen.

WOZU möchten wir es erreichen?

Um durch die Mehreinnahmen folgende Projekte der Vereinsentwicklung zu fördern: …

WIEVIEL möchten wir erreichen?

Mindestens 30 neue Mitglieder.

Bis WANN möchten wir es erreichen?

Ideen-Initiative bis Ende des übernächsten Monats / Realisierungskonzept innerhalb der nachfolgenden zwei bis drei Monate / Umsetzung innerhalb eines halben Jahres / Mitgliedergewinnung innerhalb eines Jahres.

WIE möchten wir es erreichen?

Durch bessere Werbung und Öffentlichkeitsarbeit. Zu beachten sind folgende Rahmenbedingungen: …

WOMIT möchten wir es erreichen?

Mit Investitionen von maximal 2.000 Euro / Ohne dauerhafte Mehrbelastung der hauptamtlichen Mitarbeiter.

WER soll das (Ideen-)Ziel erreichen?

Alle hauptamtlichen Mitarbeiter im Rahmen geplanter Kreativ-Maßnahmen (Seminar über Kreativitätstechniken und Ideenfindungsworkshop) / Mitglieder, insbesondere im Veränderungsbereich engagierte Ehrenamtliche, die sich für die Ideen-Initiativen im Verein melden, im Rahmen von unterstützenden Maßnahmen, über die der Vorstand nach einer Auftaktveranstaltung entscheidet.

PHASE 2: Zuständigkeit definieren und Abläufe planen

Eine wichtige Aufgabe, die sich frühzeitig stellt, ist die Planung zentraler Abläufe und die Regelung von Zuständigkeiten. Diese organisatorischen Herausforderungen sind leichter zu verstehen, wenn man sich einen Überblick über alle Phasen verschafft hat. Sie werden deshalb zunächst zurückgestellt und am Ende behandelt.

PHASE 3: Ideenfindungsprozess durchführen

Wenn die Ziele und Zuständigkeiten feststehen, können sich die kreativen Köpfe an die Arbeit begeben. Allerdings sind Begriffe wie „Geistesblitz“ und „Eingebung“ trügerisch:

Vor der Erleuchtung kommt die Erhellung!

Reif für Lösungsvorschläge ist nur, wer genügend Informationen besitzt, die Licht in die Ausgangslage samt Problemen und Potenzialen bringen. Stelle deshalb allen Mitspielern die Daten zur Verfügung, die der Verein schon im Vorfeld analysiert hat. Häufig werden weitere Untersuchungen erforderlich sein, um den Schlüssel zur Lösung zu finden.

Gedankenweitsprünge beruhen auch auf solider Technik!

Damit die Gedanken abheben können, müssen sie in Fahrt kommen. Für den Anschub sorgen – je nach Aufgabenstellung – unterschiedliche kreative Methoden, zum Beispiel Brainstorming, die „Methode 635“ oder Mindmapping. Vereine, die auf Ideen setzen, müssen die Mitspieler in die Lage versetzen, solche Kreativitätstechniken anzuwenden!

PHASE 4: Realisierungskonzept entwickeln und umsetzen

Ideen sind meist „nur“ der Rohstoff für Innovationen. Wenn sie interessante Ansätze aufzeigen, ist bereits viel gewonnen. In den seltensten Fällen enthalten sie aber bereits ein fertiges Lösungskonzept.

„Straßentauglichkeit“: Ideen auf dem Prüfstand

Nach dem schöpferischen Prozess steht deshalb wieder akribische Analyse auf der Tagesordnung:

Bewerte die Lösungsansätze anhand der Zielvorgaben: Welche der Ideen sind grundsätzlich geeignet, das Vereinsziel zu erreichen? Behalte im Blick, ob die jeweilige Idee das Problem bereits vollständig löst. Wenn nicht, benötigst du weitere Antworten. Manche lassen sich vielleicht unmittelbar aus dem Lösungsansatz oder aus anderen Vorschlägen ableiten. Wenn nicht, solltest du überlegen, ob der Verein noch einmal zum kreativen Sturm bläst.

Berücksichtige die ins Auge gefassten Lösungsansätze alle Vorgaben und Rahmenbedingungen („W-Fragen“)? Denke nicht zuletzt an die Kosten und die personellen Möglichkeiten.

Wenn nach dieser Analyse Aussicht auf die erfolgreiche Umsetzung besteht, solltest du ein Team beauftragen, ein Realisierungskonzept zu entwickeln: Es beschreibt, wie genau die Idee(n) unter Beachtung der Ziele und Vorgaben verwirklicht werden könnte(n). Auch in dieser Konkretisierungsphase sollte das Team sein Augenmerk auf Schwachpunkte richten: Der Teufel steckt im Detail und ist daher oft erst beim Feinschliff zu erkennen.

PHASE 5: Umsetzungsentscheidung treffen

Nun ist der Vorstand in der Verantwortung: Es ist seine Sache zu entscheiden, ob er das Realisierungskonzept zur Umsetzung freigibt, bzw. einen Testlauf oder ein Pilotprojekt startet. Wie immer er entscheidet – er muss eine Entscheidung treffen und begründen! Darauf haben Mitarbeiter wie Mitglieder ein Anrecht. Was mit einer schwungvollen Initiative begonnen hat, darf nicht still und leise im Archiv enden – das wäre nicht weniger als ein Foul an der Motivation der Mitspieler.

PHASE 6: Erfolg kontrollieren und Korrekturen vornehmen

Ob sich die Erwartungen erfüllt haben, bedarf – nach Ablauf der Frist für die Zielerreichung – einer Prüfung:

Hat der Verein alle wichtigen End- und Zwischenziele einschließlich der Nebeneffekte erreicht?

Ein Beispiel: Das Hauptziel, den Anteil Jugendlicher im Ehrenamt um zehn Prozent zu steigern, wurde erreicht. Ebenso das Zwischenziel, Kontakte zu Schulen aufzubauen, um dort den Verein vorstellen zu können. Der erhoffte Nebeneffekt, mit der verstärkten Mannschaft ein neues Jugendprojekt starten zu können, hat sich (noch) nicht eingestellt.

Wenn der Verein alle Ziele und Effekte erreicht hat: Was kann er aus den gewonnenen Erfahrungen für künftige  Ideen-Initiativen im Verein  lernen?

Wenn er nicht alle Ziele und Effekte (innerhalb des geplanten Zeitrahmens) erreicht hat: An welchen Stellen im Umsetzungsprozess sind Probleme aufgetreten und wie könnten sie überwunden werden? Welche Konsequenzen sind für künftige Projekte zu ziehen?

Für Ziele zu begeistern heißt, mit der eigenen Begeisterung anzustecken!

Nicht zu unterschätzen: Abläufe und Ansprachen

Letztlich geht es um die Sachfragen. Doch ein großes, mehrstufiges Vorhaben wie eine Ideen-Initiative ist auch eine Herausforderung für die Organisation und die Kommunikation!

Projektmanagement im Verein

Genau betrachtet besteht eine Ideen-Initiative aus mehreren Projekten, die weitgehend den Phasen des Ablaufs entsprechen:

• 1. Projekt: Vorbereitung und Zielsetzung
• 2. Projekt: Ideenfindung
• 3. Projekt: Realisierungskonzept
• 4. Projekt: Umsetzung
• 5. Projekt: Erfolgskontrolle

Ob ein Verein tatsächlich für jede Phase ein anderes Projektteam benötigt, hängt insbesondere von der Größe des Vorhabens ab. Im Planungsstadium ist es aber sinnvoll, zunächst davon auszugehen – weil so die unterschiedlichen Herausforderungen deutlicher werden. So könnte ein Team sowohl für Phase zwei wie auch für Phase drei verantwortlich sein – mit dem Unterschied, dass während des Realisierungskonzepts der Schatzmeister zum Vorhaben stößt.

Spielregeln für die Ideenfindungsphase

Besonderes Augenmerk solltest du auf die Kernphase, den Ideenfindungsprozess, richten. Vor allem, wenn du es als „offenes Turnier“ organisierst. Das verspricht viele Ideen und könnte den ganzen Verein in Schwung bringen – verlangt aber mehr Aufmerksamkeit als ein eng abgegrenztes Projekt mit festem Team.

• Thema und Teilnahmebedingungen

Wenn du das Thema und die Ziele festgelegt hast, solltest du entscheiden, ob alle bzw. welche Mitarbeiter- und Mitgliedergruppen sich an der Ideenoffensive beteiligen sollen.

• Prozessverantwortlicher

Je größer der Teilnehmerkreis, desto wichtiger ist es, dass die Fäden an einer Stelle zusammenlaufen. Beauftrage einen „Ideenkoordinator“, der während der Ideenfindungsphase für die Aufgaben zuständig ist, welche die nachfolgenden Merkpunkte umreißen. Um dieser Verantwortung gerecht zu werden, musst du ihn natürlich mit den entsprechenden Befugnissen ausstatten. Wenn es zum Beispiel zu seinen Aufgaben gehört, für Mitarbeiter und Ehrenamtliche Seminare oder Workshops zu organisieren, muss er auch berechtigt sein, die Teilnahme verbindlich zu regeln – natürlich in Absprache mit den jeweiligen Vorgesetzten.

• Trainingsprogramm

Die Frage darf nicht sein, ob ein Training für Kreativtechniken stattfindet, sondern nur, wie es durchgeführt wird und wer daran teilnimmt. Wenn möglich, solltest du einen Mitarbeiter von Profis schulen lassen, der dann sein Wissen an die Kollegen weitergibt.

• Ausstattung und Freistellung

Wenn du die Arbeitsbedingungen der Teilnehmer planen, zum Beispiel die Entlastung von anderen Aufgaben oder die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen, solltest du danach unterscheiden, wer zum engeren Kreativ-Kreis gehört und wer „nur“ eingeladen ist, ebenfalls Vorschläge zu entwickeln: Erstere müssen ordentliche Bedingungen vorfinden, letztere sollten es. Wenn aber der ganze Verein eingeladen ist, mitzuwirken, gibt es natürlich Grenzen des Machbaren. Doch auch in diesem Fall lohnt es sich zu schauen, wo ein ernstes Interesse mitzumachen besteht, um dort gezielt Arbeitshilfen zur Verfügung zu stellen und die Bildung von Teams zu unterstützen.

• Lagepläne

Lege einen Ordner mit Informationen über den Veränderungsbereich an und lege fest, wer ihn einsehen darf. Wenn möglich sollten alle Mitwirkenden darauf Zugriff haben – andernfalls basieren ihre Vorschläge auf Spekulationen, die später ausgeräumt werden müssen. Auch die bereits eingegangenen Ideen könnten hier dokumentiert werden: Sie sind Gedankenfutter für alle anderen und können zu neuen Einfällen führen.

• Kommunikationswege

Wichtig ist, den Informationsaustausch zu regeln: Wer beantwortet Fragen, wer nimmt Ideen entgegen? Am besten der Ideenkoordinator. Große Vereine, die eine breit angelegte Ideen-Offensive planen, könnten zusätzlich in betroffenen Abteilungen „Ideenmanager“ einsetzen, die inhaltliche Hilfestellung geben. Du könntest zum Beispiel die Ausgangslage und Ziele verständlich machen und in Diskussionen ein Feedback geben.

Tipp: Lege auch fest, in welcher Form Ideen eingereicht werden. Es soll nicht bürokratisch werden, gleichwohl könnte ein Formblatt später die Auswertung erleichtern. Mit folgenden Fragen könntest du Strukturen schaffen:

• Welches Problem soll die Idee lösen bzw. welchem Ziel dient es?
• Was ist neu am Lösungsansatz?
• Weicht er von vorgegebenen Bedingungen ab und wenn ja, wo und warum?
• Unter welchen Voraussetzungen greift er?

• Entscheidungen und Ehrungen

Im Betrieblichen Vorschlagswesen gibt es gewöhnlich für jede Idee einen Bescheid, schon deshalb, weil für verwertbare Vorschläge Prämien winken. Das macht aber viel Aufwand. Die Ideen-Initiative solltest du unter das Motto: „Miteinander für unseren Verein“ stellen. Nicht der Eigen-, der Gemeinnutz zählt! Mit zwei Konsequenzen:

1. Die Ideen sind Anregungen, die nicht beschieden werden müssen – es sei denn, der Verein hat ein einziges Kreativ-Team mit der Ideensuche beauftragt und das Team hat viel Arbeit investiert. In diesem Fall darf es ein ausführliches Feedback erwarten.
2. Es gibt keine Prämien. Wer eine ausgezeichnete Idee beisteuert, kann aber mit Anerkennung rechnen. Das beginnt mit Kleinigkeiten: Nenne Namen! Wenn du zum Beispiel über Fortschritte berichtest, solltest du nicht unerwähnt lassen, welchen Personen sie zu verdanken sind. Stelle am Ende der kreativen Phase nicht nur die guten Ideen, sondern auch die findigen Ideengeber vor.

Kommunikation: Vom Anstoß bis zum Abpfiff

Wer zu Veränderungen einlädt, muss mit Absagen rechnen. Denn Neuland zählt nicht gerade zu den beliebtesten Reisezielen: Der Weg dorthin könnte unbequem sein und keiner kann garantieren, dass es dort wirklich besser ist. Dann lieber den Spatz in der Hand!

Ist das – als Ausgangslage einer Ideen-Initiative – zu düster gemalt? Sicherlich gilt es nicht für jeden Verein im gleichen Maße. Doch einerseits schadet es nicht, gewappnet zu sein. Und andererseits besteht die Herausforderung nicht nur darin, Widerstände zu überwinden. Der Verein braucht begeisterte Mitspieler, wie auch die Unterstützung ihrer Vorgesetzten!

Ziele der internen Kommunikation

Um die Themen der vereinsinternen Öffentlichkeitsarbeit zu planen, solltest du von den Fragen ausgehen, welche dein Vorhaben aufwirft:

• Verständlichkeit: Ideen-Initiative – was ist das eigentlich?

Wie läuft die Initiative ab?

Womit beginnt und endet sie?

Wer soll warum teilnehmen?

Wer trägt Verantwortung?

• Nachvollziehbarkeit: Wer hat welchen Nutzen?

Was bezweckt der Verein mit der Initiative? (Ziele)

Warum ist sie für die Vereinsentwicklung wichtig?

Was genau ändert sich zum Besseren, wenn die Initiative erfolgreich ist?

Wie wird der Verein den Erfolg messen?

• Glaubhaftigkeit: Was lässt sich auf Einwände erwidern?

Warum lohnt sich der finanzielle und personelle Aufwand?

Wie stellt der Verein sicher, dass die Tagesarbeit nicht auf der Strecke bleibt?

Warum können die Herausforderungen besser durch eine Ideen-Initiative gelöst werden als (allein) durch die im Tagesgeschäft für den Veränderungsbereich Verantwortlichen?

• Motivation: Warum lohnt es sich mitzumachen?

In welcher Form und mit wie viel Engagement bringt sich die Vereinsführung in die Initiative ein?

Wie unterstützt der Verein die Teilnehmer?

Wie anerkennt er ihren Einsatz?

Warum wird es Spaß machen mitzuwirken?

Wie profitieren Mitglieder und Mitarbeiter von den Zielen, zu deren Verwirklichung die Ideen-Initiative beitragen soll?

Phasen der internen Kommunikation

Mitglieder und Mitarbeiter erwarten, dass der Vorstand sie über wichtige Vorhaben frühzeitig und ausführlich aufklärt. Nur wenn er diese Erwartung erfüllt, kann er auf Loyalität und hohes Engagement hoffen. Es ist deshalb ratsam, in den Vereinsmedien über die geplante Ideen-Kampagne zu informieren, bevor Gerüchte das Spielfeld stürmen. Während des Verlaufs sollte sie kontinuierlich berichten, welche Erfolge bereits erzielt und welche Schwierigkeiten überwunden wurden. Hier eine Übersicht der wichtigsten Kommunikationsphasen:

• Vorabmeldung und Präsentation

Informiere so früh wie möglich, dass der Verein eine Ideen-Initiative plant. So setzt du dem Flurgeflüster, das meist schneller einsetzt als gedacht, Fakten entgegen. Eine grobe Skizzierung des Vorhabens reicht in diesem Stadium aus.

Noch vor dem Start der Initiative solltest du das Vorhaben umfassend vorstellen. Konzentriere dich auf das Wesentliche, die wichtigsten Nutzenargumente nämlich: Die Menschen haben vor allem eine Frage: Was haben wir davon? Darauf solltest du eine anschauliche Antwort geben, die jeder schnell versteht. Begeistere dafür! Und mache klar, dass der Vorstand hinter der Initiative steht!

In der Regel reicht es, wenn du die Initiative in den Medien deines Vereins vorstellst – es sei denn, dein Verein möchte auch Mitglieder zum Mitmachen bewegen. In diesem Fall verspricht eine Informationsveranstaltung mehr Erfolg: Du kannst Fragen sofort beantworten, mit deinem Enthusiasmus anstecken und die Interessierten gleich „einfangen“.

• Spielanpfiff

Lade die Teilnehmer zu einer Auftaktveranstaltung ein. Sie dient dazu, die Verantwortlichen vorzustellen, die Details abzustimmen – und die Mannschaft in Schwung zu bringen! Klar, dass neben den Projektverantwortlichen auch der Vorstand teilnimmt: Die Ideen-Initiative ist schließlich von großer Bedeutung!

• Fortschrittsberichte

Umso größer das Projekt einerseits und die Vorbehalte andererseits, desto wichtiger ist eine kontinuierliche Berichterstattung. Mindestens nach dem Abschluss einer Phase solltest du über Erfolge und Entscheidungen informieren.

• Umsetzungsentscheidung

Von besonderem Gewicht ist die Entscheidung des Vorstands, ob das Realisierungskonzept (versuchsweise) umgesetzt wird: Das wollen alle im Verein wissen!

• Abschlussveranstaltung

Zum guten Abschluss der Ideen-Initiative gehört schließlich eine Veranstaltung, auf der die Vereinsführung sich bei allen Kreativen und Organisatoren bedankt!

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