Immer mehr Fotos – So kriegt ihr die Medienflut in den Griff

Smartphone raus. Kamera an. Knipsen was das Zeug hält. Videos drehen. Fotos bearbeiten. Hochladen. Posten. 

Die WhatsApp-Gruppe brennt. Und quillt beinahe über. 

Wir leben im digitalen Zeitalter. Fast jeder besitzt heutzutage ein Smartphone mit Kamerafunktion. Den Fantasien der Hobbyfotografen sind keine technischen Grenzen mehr gesetzt. Auch Digitalkameras werden immer beliebter. Wir erzeugen Medien ohne Ende, teilen sie in kurzlebigen Gruppen, um kurze Zeit später bereits wieder neue Medien zu konsumieren.

Ein endloser Kreislauf.

Fotos und Videos sind natürlich tolle Erinnerungen an alte Zeiten, Events oder Gemeinschaftsaktionen im Verein. Das Problem ist: Wir verlieren irgendwann den Überblick.

Wie kriegt man die Medienflut im Verein nun in den Griff?

Es bringt  niemandem etwas, wenn die tollen Bilder und Videos unsortiert auf den Smartphones ihrer Besitzer liegen. Ungenutzt. Für den Verein nicht zugänglich.

Es steht also fest: Bilder und Videos sind wertvolle Materialien, aber nur dann, wenn sie aufbereitet, sortiert und archiviert werden.

Deshalb haben wir heute einige Tipps für euch, wie ihr die Medienflut im Verein locker in den Griff kriegt.

Fotos auf die Schnelle: Immer mehr Medien und Fotos - wie du die Medienflut im Verein in den Griff kriegst.
Habt ihr die Medienflut noch im Griff?

Tipp 1: Stichwort Medienwart

Es liegt auf der Hand: Wir brauchen eine medienaffine Person, die die Medienverwaltung übernimmt.

Ist diese Rolle nicht klar vergeben, so bleiben die Aufgaben oftmals am Vereinsvorsitz hängen. Der kann sich aber neben all seinen organisatorischen Aufgaben nicht auch noch zusätzlich um die Verwaltung der Fotos und Videos kümmern.

Ein Medienwart muss her!

Und zwar einer, der sich ganz gezielt um die Verwaltung der Fotos und Videos kümmert, die das Vereinsleben tagtäglich produziert. Ganz egal, ob es sich dabei um professionelle Aufnahmen von Fotografen oder Schnappschüssen von Vereinsmitgliedern handelt. Der Medienwart bringt Ordnung ins Chaos.

Wer eignet sich für die Rolle des Medienwarts?

Ein Medienwart ist eine zuverlässige Person mit hoher Affinität zu digitalen Medien. Er oder sie hat ein Auge für Fotografie und kann gute und weniger gute Bilder voneinander unterscheiden. Er oder sie kennt sich mich digitalen Medien und Bildbearbeitungsprogrammen aus, um das Material aufzubereiten.

Es muss sich nicht zwangsläufig um die gleiche Person handeln, die sich um Öffentlichkeitsarbeit und die Presse kümmert. Aus meiner Sicht ist es sogar empfehlenswert, die Aufgabenbereiche voneinander zu trennen. Ein reiner Medienwart hat mit der Verwaltung und Archivierung der Fotos & Videos bereits ausreichend zu tun.

Was sind die Aufgaben eines Medienwartes?

Er/sie…

  • …speichert alle Bilder und Videos, die von Vereinsmitgliedern oder externen Fotografen produziert werden, ab
  • …sortiert unschöne Fotos oder verwackelte Videos aus
  • …entwirft eine übersichtliche Ordner-Struktur für die Archivierung der Medien
  • …stellt Medien bei Bedarf bereit
  • …kann Medien bestenfalls für die Verbreitung aufarbeiten (kurze Videos schneiden, Fotos bearbeiten etc.)

Tipp 2: Datenübertragung leicht gemacht

Um Bilder sortieren und archivieren zu können, muss der Medienwart erst einmal an die tollen Bilder und Videos gelangen!

Eine Datenübertragung über WhatsApp oder Facebook ist nicht empfehlenswert, da die Messenger-Dienste die Qualität der Daten maßgeblich verkleinern, um sie besser übertragen zu können. Die Bilder per E-Mail zu verschicken ist in den meisten Fällen auch keine gute Alternative, da die Menge der zu verschickenden Dateien die maximale Datengröße oftmals übersteigt!

Um Bilder und Videos in voller Qualität abspeichern zu können, benötigen wir also andere Mittel und Wege der Übertragung. Im Internet gibt es einige Tools, die uns dies erleichtern können.

Dateiübertragung via USB-Stick oder Festplatte

Der klassischste Weg der Datenübertragung ist wohl, sie mittels USB-Stick oder Festplatte von einem Gerät auf das andere zu spielen. Doch längst nicht jeder Smartphone-Fotograf macht sich die Mühe, seine Fotografien auf einer Festplatte durch die Gegend zu schleppen.

Dateiübertragung via Dropbox

Das Online-Tool Dropbox bietet die Möglichkeit, Daten in einen Online-Ordner hochzuladen und diesen für andere zugänglich zu machen. Bis zu einer gewissen Datengröße ist die Nutzung kostenfrei. Benötigt man mehr Speicherplatz, so kann man diesen kostenpflichtig erweitern. Die Daten bleiben so lange im Ordner, bis sie herausgelöscht werden. Eine App für’s Smartphone erleichtert den mobilen Upload.

Dateiübertragung via Google Drive

Ähnlich wie die Dropbox, funktioniert auch Google Drive. 

So kann man seine Dateien (auch mobil) in Ordner hochladen, um die Dateien von überall aus abrufen zu können. Die Dateien können Nutzern mit einem Google-Account zugänglich gemacht werden.

Dateiübertragung via WeTransfer

Über WeTransfer kann man Dateien kostenfrei versenden, sofern sie eine gewisse Datengröße nicht überschreiten. Im Unterschied zu den Ordner-Modellen, wird bei WeTransfer ein Link generiert, unter welchem die Dateien für eine gewisse Zeit verfügbar bleiben. Nach Ablauf dieser Zeit, kann man online nicht mehr auf die Dateien zugreifen.

Tipp 3: Bilder verwalten mit System

Hat der Medienwart schließlich alle Dateien beisammen, so kommt seine wichtigste Aufgabe ins Spiel: Das Sortieren und Archivieren steht an.

Das A und O: Sich trennen können

Es ist einfach, Bilder und Videos einfach unangetastet auf die Festplatte zu schieben. Aber es ist nicht Sinn der Sache.

Zu viele, unsortierte Medien abzuspeichern, belastet und hindert den Arbeitsfluss. Deshalb gilt: Man muss sich trennen können.

10 Fotos von ein und demselben Motiv sind nicht notwendig. Es genügt, ein gutes abzuspeichern.

Welche Bilder und Videos sind wirklich relevant? Welche erfüllen die notwendigen Kriterien der Qualität und welche sind doppelt oder schlicht unwichtig?

Bibliothek mit System

Wer nicht gerade mit professionellen Programmen wie z.B. Lightroom (von Adobe) arbeitet und verwaltet, der muss sich eine originelle und systematische Ordnerstruktur einfallen lassen.

Dabei sollte man sich fragen, nach welchen Gesichtspunkten man die Medien sortiert.

  • nach Dateiformat
  • chronologisch nach Datum
  • nach Anlass

Der Möglichkeiten sind keine Grenzen gesetzt und von Verein zu Verein unterschiedlich. Entscheide die Ordnerstruktur für das Vereinsarchiv nach den Ansprüchen, die dein Verein an die Medien stellst. Für welche Zwecke willst du sie wieder verwenden? Zum Beispiel für eine Jahresrückschau im Vereinsheim? Für eine gedruckte Chronik? Oder für Facebook-Posts und die Vereinswebsite?

Fazit: So kriegt ihr die Medienflut im Verein in den Griff

In der heutigen Zeit werden wir mit Medien, Bildern, Videos und Grafiken überflutet. Um das Vereinsarchiv zu pflegen und in den Griff zu kriegen, benötigt dein Verein einen Medienwart, der sich speziell um die Verwaltung von Fotos und Videos kümmert und diese archiviert. Um die Datenübertragung der großen Bild- und Videodateien zu ermöglichen, gibt es einige Online-Tools, die dir dabei helfen können. Hat man alle Dateien beisammen, gilt es, sie sinnvoll strukturiert zu sortieren. Dabei muss man sich auch trennen können und abwägen, welches Bild und welches Video einen Mehrwert für den Verein bietet und welches wiederum nur Speicherplatz verbraucht.

Jessica Diehl

Hallo! Ich heiße Jessica Diehl, bin 26 Jahre alt und blogge hier für MEINVEREIN. Auch privat beschäftige ich mich sehr viel mit der Vereinswelt, denn ich bin selbst in mehreren Vereinen tätig - sowohl als Mitglied als auch in der Vereinsverwaltung.

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