MEINVEREIN Tutorial: Vereinsausflug planen mit Kalenderfunktion

Juhu! Vielleicht hast du es schon gesehen: Unsere Web-App MEINVEREIN – unsere online Vereinsverwaltung ist endlich verfügbar.

Damit kannst du deinen Verein online verwalten, ganz egal ob alleine, oder im Team mit deinen Vorstandsmitgliedern. Jederzeit. Überall. Miteinander.

Aber bevor ich dir jetzt lang und breit erkläre, wie dir MEINVEREIN die Vereinsarbeit erleichtern kann, empfehle ich: Probier’s doch einfach aus! Hier kannst du die Web-App kostenlos testen.

So einfach war Vereinsverwaltung noch nie. Und wenn ich sage „einfach“, dann meine ich auch „einfach“. Schließlich wollen wir die Zeit viel lieber mit den wirklich schönen Dingen im Vereinsleben verbringen.

Zum Beispiel mit einem tollen Vereinsausflug. Einfach mal raus aus dem Alltsagstrott, die Vereinsmitglieder zusammentrommeln und gemeinsam an’s Meer fahren. Eine tolle Zeit erleben, den Augenblick genießen, die Gemeinschaft stärken. Das wär’s doch, oder?

Mit MEINVEREIN endet das auch garantiert nicht im Chaos.

Ich möchte dir zeigen, wie du mit 3 coolen Tools deinen Vereinsausflug an’s Meer planen kannst! Los geht’s!

Tutorial: Liste erstellen für Vereinsausflug

Vereinsausflug planen: Terminkoordination leicht gemacht

Habt ihr schon einmal einen Termin gefunden, an dem auf Anhieb alle Vereinsmitglieder konnten?

Nein? Dann geht’s dir da wie mir. Jedes mal, wenn ich einen Vereinsausflug planen will, stoße ich bereits bei der Terminkoordination auf Hürden, die mir die Arbeit erschweren. Mit MEINVEREIN koordiniere ich Termine aber jetzt spielend leicht und nebenbei. 

Ich zeige dir wie. 

 

1. Einen Termin im Kalender anlegen

Sobald du deine Vereinsmitglieder angelegt hast, ggf. Abteilungen und Unterabteilungen festgelegt hast, kannst du das nützliche Kalender-Tool zur Planung von Vereinsterminen nutzen. 

Damit am Vereinsausflug möglichst viele Mitglieder teilnehmen können, legen wir auch diesen als Termin im Kalender an. Das geht folgendermaßen: 

  1. Navigiere im Menü zum Reiter „Kalender“. 
  2. Klicke auf „+ Termin“, um einen neuen Termin zu erstellen. 
  3. Es öffnet sich ein Pop-Up, in dem du deinen Termin nun anlegen kannst
MEINVEREIN TUTORIAL: Vereinsausflug planen mit online Vereinsverwaltung und Kalenderfunktion
MEINVEREIN TUTORIAL: Vereinsausflug planen mit online Vereinsverwaltung und Kalenderfunktion

1. Einen Termin im Kalender anlegen

Terminname vergeben und Terminzeitraum einstellen

4. Gib deinem Termin einen aussagekräftigen Namen. Wenn du in den „Kalendereinstellungen“ (zu finden unter dem Menüpunkt „Einstellungen“) bereits Kategorien für deine Termine festgelegt hast, kannst du dem Termin über den farbigen Punkt eine Kategorie zuweisen. 

5. Stelle das Datum und die Uhrzeit des Termins ein. Bei ganztätigen Veranstaltungen  kannst du den Haken bei „Ganztätig“ setzen. Ich empfehle dir bei Ausflügen den Start- und Endzeitpunkt festzulegen, damit die Mitglieder sofort Bescheid wissen, welche Zeiten sie einplanen müssen. 

 

 

MEINVEREIN TUTORIAL: Vereinsausflug planen mit online Vereinsverwaltung und Kalenderfunktion

Teilnehmer zum Termin hinzufügen

6. Im nächsten Schritt fügst du die Teilnehmer zum Termin hinzu. Dafür klickst du in der Navigationsleiste des Pop-Ups auf den Reiter „Teilnehmer“. Dort kannst du über die Suche einzelne Teilnehmer oder ganze Listen zum Termin hinzufügen. Probier’s mal aus!
In unserem Fall wollen wir den ganzen Verein zum Termin einladen – schließlich wollen wir ja auch alle Mitglieder mit zu unserem Vereinsausflug nehmen. Dafür suche ich nach der Liste „Alle Mitglieder“, die automatisch aus allen angelegten Mitgliedern generiert wird. 

 

MEINVEREIN TUTORIAL: Vereinsausflug planen mit online Vereinsverwaltung und Kalenderfunktion

Ort und Adresse hinzufügen

7. Der Ort eines Termins ist eine essenzielle Information, die die Mitglieder unbedingt benötigen, um teilzunehmen. Deshalb solltest du unbedingt den Ort inkl. Adresse des Termines hinzufügen. So gibt es auch keine lästigen Fragen mehr nach dem Treffpunkt ;-). 

 

MEINVEREIN TUTORIAL: Vereinsausflug planen mit online Vereinsverwaltung und Kalenderfunktion

Notizen und Anhang hinzufügen

7. Eine besonders nützliche Funktion bringt der nächste Reiter mit sich: Notzen & Anhang. Sicherlich hast du den Vereinsmitgliedern bzw. Teilnehmern des Termins etwas mitzuteilen? Ganz bestimmt gibt es auch ein Anmeldeformular, eine Preisliste oder aber einen Programmablauf als PDF oder Bild-Datei? Kein Problem. In diesem Bereich kannst du deine Notizen hinzufügen und Dateianhänge bequem hochladen. Diese sind dann mit dem Termin verknüpft und können von jedem Mitglied abgerufen werden. 

 

MEINVEREIN TUTORIAL: Vereinsausflug planen mit online Vereinsverwaltung und Kalenderfunktion

Termin kategorisieren

8. Kein „Muss“, aber ein „Kann“: Damit der Vereinskalender übersichtlich bleibt, hast du hier die Möglichkeit, deine Vereinstermine zu kategorisieren. Dafür musst du vorher in den Einstellungen Kalender-Kategorien vordefiniert haben. Welche Kategorien ich angelegt habe, siehst du beispielhaft im nächsten Bild. Diese helfen mir, mehr Übersichtlichkeit und Struktur in meine Vereinstermine zu bringen.

MEINVEREIN TUTORIAL: Vereinsausflug planen mit online Vereinsverwaltung und Kalenderfunktion

Termin erstellen

9. Wenn alle Informationen eingetragen sind, erstellst du den Termin, indem du auf die orangefarbene Schaltfläche „Erstellen“ klickst. Somit wird der Termin im Kalender gespeichert und alle eingeladenen Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung – entweder per E-mail oder per Smartphone-App. 

Vereinsausflug planen: Zu- und Absagen verwalten

Natürlich ist die Terminkoordination mit dem Erstellen des Termins nicht erledigt. Nun folgt das Zu- und Absagen Management! Aber keine Panik. Auch das ist mit MEINVEREIN denkbar einfach. Dein erstellter Termin taucht nun in der Kalenderübersicht auf. Dort erhältst du ein paar wichtige Informationen auf einen Blick. Zum Beispiel, wie viele der eingeladenen Mitglieder bereits zugesagt haben.
MEINVEREIN TUTORIAL: Vereinsausflug planen mit online Vereinsverwaltung und Kalenderfunktion

Über den Klick auf die drei Punkte, erhältst du einige Möglichkeiten, mit deinem Termin zu arbeiten. Dort kannst du z.B. deine eigene Teilnahme sehr schnell bearbeiten, den Termin  bearbeiten oder löschen, weitere Mitglieder hinzufügen oder aber in eine Detailansicht gelangen. 

In dieser Detailansicht können wir einsehen, welche Mitglieder den Termin bereits eigenständig zu oder abgesagt haben. 

Aber nicht nur das! Als Verwalter des Vereins sind wir auch in der Lage, die Teilnahme für ein Mitglied zu- oder abzusagen. 

MEINVEREIN TUTORIAL: Vereinsausflug planen mit online Vereinsverwaltung und Kalenderfunktion

Zu- und Absagen in der Detailansicht verwalten

In der Detailansicht verwalten wir nun die Zu- und Absagen. 

Du siehst dort eine Auflistung aller eingeladenen Mitglieder. Anhand der Statusanzeige in der rechten Spalte kannst du ablesen, welche Mitglieder bereits zu- oder abgesagt haben und bei welchen die Anfrage noch offen ist. 

Ein grünes Häkchen symbolisiert: Die Teilnahme wurde zugesagt. 
Ein rotes „X“ hingegen symbolisiert, dass das Mitglied für den Termin abgesagt hat. 
Ist die graue Uhr zu sehen, so steht die Zusage des Mitglieds noch aus. Um die Anfrage erneut zu versenden, kannst du einfach den grauen Pfeil anklicken. 

Eigentlich selbsteklärend, oder? 🙂 

 

Zu- und Absagen für Vereinsmitglieder vornehmen

Obwohl wir uns als Vereinsverwalter wünschen, dass alle Mitglieder ihre Zu- und Absagen zu Terminen selbst pflegen, können wir leider nicht immer davon ausgehen. Es kann unterschiedliche Gründe haben, warum ein Mitglied dies nicht tut. 

Als Vereinsverwalter haben wir die Rechte, die Zu- oder Absage für die Mitglieder zu übernehmen und – wenn nötig – auch zu ändern. 

 

Fazit: Vereinsausflug planen mit Kalenderfunktion

Die Terminkoordination für die Planung eines Vereinsausflugs mit einer Vereinsverwaltung zu bewältigen, ist sicher nicht die schlechteste Idee.

Mit MEINVEREIN wird die Terminplanung wirklich zum Kinderspiel. 

Jessica Diehl

Hallo! Ich heiße Jessica Diehl, bin 25 Jahre alt und blogge hier für MEINVEREIN. Auch privat beschäftige ich mich sehr viel mit der Vereinswelt, denn ich bin selbst in mehreren Vereinen tätig - sowohl als Mitglied als auch in der Vereinsverwaltung.

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