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Dezember 2020

Beiträge im Verein - Alles was ihr wissen müsst!

Thema

Mitgliedsbeiträge im Verein – Alles was ihr wissen müsst

Die Mitgliedsbeiträge sind die wohl traditionellste Finanzierungsquelle eines Vereins. So simpel das ursprüngliche Prinzip eines Mitgliedsbeitrags auch ist, so umfangreich ist der Themenkomplex als Ganzes. Wir von MEINVEREIN haben für euch zum Thema recherchiert und beleuchten rechtliche, technische, soziale und auch ganz praktische Aspekte rund um die Mitgliedsbeiträge im Vereinswesen:


1. Wieso ist das Thema gerade für meinen Verein relevant?

Mit dem Themenbereich der Mitgliedsbeiträge muss sich jeder Verein einmal auseinandersetzen – auch, wenn er sich darauf hin dazu entscheiden sollte, gar keine Mitgliedsbeiträge zu erheben (Das kommt tatsächlich vereinzelt vor. Wie das theoretisch funktioniert, kannst du hier nachlesen)

Während einige Vereine sicherlich den Luxus haben, sich verschiedener Finanzquellen bedienen zu können, sind die Mitgliedsbeiträge für viele Vereine oft die einzige beständige Einnahmequelle. Als wirtschaftliches Fundament des Vereins tragen die sie in großem Maße dazu bei, seine Handlungsfähigkeit zu gewährleisten. Grund genug, sich mit dem Thema ausführlicher zu befassen, oder nicht?

2. Wie sieht ein „klassischer“ Mitgliedsbeitrag aus?

Vom einfachen jährlichen Beitrag bis hin zu komplexen monatlichen Beitragsmodellen in Abhängigkeit diverser Parameter – die Möglichkeiten der Beitragsgestaltung sind äußerst vielfältig. Wenngleich einige Beitragsarten in der Praxis häufiger vorkommen, so gibt es nicht „das eine“ Modell für Mitgliedsbeiträge. Egal ob jährliche, halbjährliche, vierteljährliche oder monatliche Beiträge – erlaubt ist, was eurem Verein am besten gerecht wird.

Für Teile der Deutschen Vereinslandschaft existieren Statistiken rund um den Mitgliedsbeitrag. Vor allem im Bereich der Sportvereine könnt ihr online vereinzelt statistische Angaben finden, die euch eine erste Orientierung für „branchenübliche“ Mitgliedsbeiträge geben. So lag laut einer Statista Umfrage aus dem Jahr 2015 beispielsweise der monatliche Mitgliedsbeitrag für Erwachsene in Sportvereinen in Deutschland bei 6,30€ pro Monat. Ob solche „statistischen Leitplanken“ euch bei der Evaluation eures Mitgliedsbeitrags helfen, müsst ihr für euch entscheiden. In unseren Augen ist es wichtig, dass euer Mitgliedsbeitrag zu den Anforderungen und Bedürfnissen eures Vereins passt und sich nicht zu sehr an den Beitragsmodellen anderer Vereine orientiert.

Eure Mitgliedsbeiträge müssen auch nicht zwingend monetären Charakter haben. Ihr könnt eure Beiträge z.B. auch in Form von Arbeitsstunden oder Sachleistungen erbringen lassen. Dafür muss dann aber in eurer Satzung klar geregelt sein, in welcher Form eure Mitglieder welche Beiträge zu leisten haben. Weitere Infos zu nicht-monetären Mitgliedsbeiträgen findest du z.B. hier in einem Beitrag des IWW.

3. Wie finde ich das passende Beitragsmodell für meinen Verein?

3.1 Wie ermittle ich die passende Beitragshöhe?

Bei der Entwicklung eures Beitragsmodells solltet ihr zwei wesentliche Dinge immer im Auge behalten:

  • Die finanziellen Rahmenbedingungen eures Vereins
  • Dass eure Beiträge „fair“ sind.

Schaut euch zuerst die finanziellen Rahmenbedingungen eures Vereins an. Genügt es euch, einen allgemeinen Mitgliedsbeitrag zu erheben oder müsst ihr ein feingliedrigeres Beitragskonzept entwickeln, da euer Vereinsbetrieb doch komplexer ist? Könnt ihr es euch erlauben, den Beitrag nur einmal im Jahr einzuziehen oder ist ein monatlicher Einzug sinnvoll, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden?

Habt ihr die Anforderungen an euer Beitragsmodell abgesteckt, so ist es unserer Erfahrung nach wichtig, die Beitragshöhe fair zu bemessen. Das bedeutet, dass der Beitrag „so hoch wie nötig aber so gering wie möglich“ ist. So hoch wie nötig, um den finanziellen Rahmenbedingungen eures Vereins gerecht zu werden, aber so gering wie möglich, um eure Mitglieder nicht unverhältnismäßig zu belasten.

Einen Anhaltspunkt für die Ermittlung eines fairen Beitrags kann euch die folgende Formel liefern:

(Kosten des Vereins pro Jahr - Einnahmen des Vereins ohne Beiträge + Finanzpolster) / Erwartete Mitgliederanzahl = Fairer Mitgliedsbeitrag

Je größer die wirtschaftliche Komplexität eures Vereins ist, desto mehr solltet ihr diese dochrecht allgemeine Formel auf die Rahmenbedingungen eures Vereins zuschneiden.

Die Festlegung der Beitragshöhe bringt oft direkt eine weitere Frage mit sich:
Sollen alle Mitglieder den gleichen Beitrag zahlen oder werden Unterschiede zwischen verschiedenen Mitgliedergruppen (z.B. zwischen Jugendlichen und Erwachsenen) gemacht? Werden spezielle Gruppen (z.B. Ehrenmitglieder), sogar komplett vom Beitrag befreit? Wie und warum eine solche „Staffelung“ eurer Beiträge sinnvoll für sein kann, zeigen wir euch hier in einem gesonderten Beitrag.

3.2 Wer legt die Höhe der Beiträge letztendlich fest?

Die Höhe der Beitragssätze legt bei den meisten Vereinen die Mitgliederversammlung fest. Ihr könnt in eurer Satzung aber auch vereinbaren, dass z.B. der Vereinsvorstand kleine Beitragsanpassungen autark vornehmen darf. Das kann euch unter Umständen die ein oder andere lange Debatte in der Mitgliederversammlung ersparen. Achtet dann aber darauf, dass der Vorstand nicht vorschnell oder „intransparent“ über die Köpfe der Mitglieder hinweg entscheidet.

Darüber hinaus ist es ratsam, in der Vereinssatzung keine konkreten Beitragszahlen festzuschreiben, sondern auf eine gesonderte Beitragsordnung zu verweisen, welche die Beitragshöhen beschreibt. So ist nicht bei jeder Beitragsänderung eine Satzungsänderung notwendig.

Bei der Wahl eurer Beitragshöhe seid ihr in der Regel nur von einer gesetzlichen Obergrenze limitiert:

„Kommt die Tätigkeit des Vereins in erster Linie seinen Mitgliedern zu gute (z.B. bei Sportvereinen), dürfen die Jahresbeiträge für natürliche Personen nicht höher sein als 1.023€. Höhere Beiträge führen dazu, dass dem Verein die Gemeinnützigkeit entzogen werden kann (AEAO, Ziffer 1.1 zu §52).“

Quelle: IWW

3.3 Wie passe ich die Beitragssätze mit der Zeit an?

Egal wie sorgfältig eure Beitragssätze einmal festgelegt wurden, im Laufe der Jahre sind Beitragsanpassung bei kaum einem Verein zu vermeiden sein. Dabei sind vor allem Beitragserhöhungen (und die meisten Beitragsanpassungen werden erfahrungsgemäß Anpassungen nach oben sein) oft heikel. Wie ihr eure Mitgliedsbeiträge schonend erhöht und welche Fettnäpfchen ihr dabei umgehen solltet, erfahrt ihr hier einem speziellen Beitrag zu diesem Thema.

4. Was muss ich von rechtlicher Seite beachten?

4.1 Was muss in der Vereinssatzung stehen?

Unsere Kollegen von Vereinswelt.de haben in einem Ihrer Beiträge treffend erklärt, wie ihr eure Mitgliedsbeiträge sauber in der Satzung verankert. Wir fassen dies kurz für euch zusammen:

Achtet darauf, dass eure Satzung möglichst präzise Aussagen und Regelungen über die Beitragsverpflichtungen eurer Mitglieder enthält. Eure Satzung muss laut §58 Nr. 2 BGB Bestimmungen darüber enthalten ob und welche Beiträge eure Mitglieder zahlen müssen. Fehlt ein solcher Vermerk, dann kann der Verein nach § 60 BGB nicht ins Vereinsregister eingetragen werden.

Mit „Beiträgen“ meint der Gesetzgeber aber nicht nur monetäre Beitragsleistungen, sondern alle dem Vereinszweck förderlichen Pflichten eurer Mitglieder. Darunter fallen auch Arbeitsleistungen, Sachleistungen oder Aufnahmegebühren. Umlagen zählen nicht dazu. Wie genau ihr eure Beiträge in eurer Satzung regeln müsst, gibt der Gesetzgeber nicht vor. Unserer Meinung nach solltet ihr bei euren Formulierungen so genau wie möglich sein.

Zudem ist – wie oben bereits einmal erwähnt – das Implementieren einer Beitragsordnung empfehlenswert. Eure Satzung leistet die Ermächtigungsgrundlage, dass überhaupt Beiträge eingezogen werden dürfen und eure Beitragsordnung legt die Höhe der Beiträge fest. Beachtet aber, dass eure Beitragsordnung keine Regelungen enthalten darf, die den Regelungen eurer Satzung entgegenstehen. Ebenso dürft ihr in die Beitragsordnung keine Regelungen „auslagern“, welche zwingend in die Satzung gehören (z.B. die Beitragsart.)

4.2 Kann ein Beitrag auch eine Spende sein?

Dem ein oder anderen von euch wird diese Frage sicherlich schon einmal untergekommen sein:

Kann man einen Mitgliedsbeitrag als Spende behandeln und somit steuerlich absetzen?

Diese Frage lässt sich nicht mit einem klaren „ja“ oder „nein“ beantworten, dementsprechend haben wir dem Thema einen eigenen Beitrag gewidmet.

4.3 Echte und unechte Mitgliedsbeiträge – Wo ist da der Unterschied?

Bei der Prüfung der Mitgliedsbeiträge durch das Finanzamt, prüft dieses vor allem, ob es sich bei euren Beiträgen um „echte“ oder „unechte“ Mitgliedsbeiträge handelt. Doch was bedeutet das eigentlich? Verkürzt gesagt: Echte Mitgliedsbeiträge unterliegen dem ideellen Tätigkeitsbereich eures Vereins und dienen nur dem in der Satzung festgeschriebenen Vereinszweck. Unechte Beiträge sind dagegen solche, die euren Mitgliedern „verdeckte Vorteile“ verschaffen (z.B., weil sie als Entgelt für eine Fortbildung gelten).

Falls euch die Kurzfassung dann doch etwas zu kurz war: Wir haben das Thema natürlich in einem eigenen Beitrag für euch genauer unter die Lupe genommen: Hier entlang bitte.

4.4 Was kann ich tun, wenn Mitglieder ihre Beiträge nicht zahlen?

Natürlich lebt ein Verein von seinen Mitgliedern – aber auch von deren Beiträgen. Was also tun, wenn Mitglieder ihre Beiträge nicht zahlen? Einerseits will man keine Mitglieder verlieren, andererseits will man auf die Einnahmen auch nicht verzichten…

Situationen mit ausbleibenden Beitragszahlungen sind immer unangenehm (sowohl für den Vorstand als auch das Mitglied). Leider kommen ausbleibende Beitragszahlungen in der Realität öfter vor, als einem lieb ist. Auch wenn ihr in eurem Verein mit solchen Situationen noch nicht konfrontiert wurdet, ist es immer hilfreich, für den „Ernstfall“ gewappnet zu sein. Es gibt sicherlich kein allgemeingültiges Patentrezept, um ausbleibende Beiträge zu handhaben, es lassen sich dennoch gute Wegweiser aufstellen, an denen ihr euch im „Fall der Fälle“ orientieren könnt.

Übrigens: Säumige Beitragszahlungen kann es nicht nur bei monetären Mitgliedsbeiträgen geben. Auch nicht monetäre Mitgliedsbeiträge (z.B. Arbeitsleistungen) können für eure Mitglieder zu Zahlungspflichten führen. Kommen eure Mitglieder Ihren Verpflichtungen nicht nach, so muss geregelt werden, wie die nicht erbrachten Leistungen finanziell ausgeglichen werden.

4.5 Was kann ich tun, wenn ich versäumt habe, die Beiträge einzuziehen?

Aufgrund der Bedeutsamkeit der Mitgliedsbeiträge vergessen die meisten Schatzmeister den Beitragseinzug nicht „einfach so“. Das bedeutet aber noch lange nicht, dass jeder Beitragseinzug pünktlich oder sauber über die Bühne geht. Die Verjährungsfrist für Mitgliedsbeiträge beträgt gemäß §195 BGB drei Jahre. Ihr habt beim Einzug eurer Beiträge also zeitlichen Spielraum, wenn etwas schieflaufen sollte. Dennoch sollte jeder Verein das Ziel haben, seine Mitgliedsbeiträge pünktlich zu erheben. Eine Verwaltungssoftware wie MEINVEREIN hilft euch, eure Beiträge pünktlich einzuziehen. Mit MEINVEREIN habt ihr den optimalen Überblick über alle schon eingezogenen und alle noch fälligen Beiträge. Ihr verschickt Beitragsrechnungen auf Knopfduck und zieht Lastschriften direkt aus der Software heraus ein. So könnt ihr euren Beitragseinzug professionalisieren und spart euch nebenbei noch einiges an Aufwand.

Wie ihr die Verjährung eurer Mitgliedsbeiträge zusätzlich verhindert, zeigt euch dieser Blogbeitrag.

4.6 Und was ist mit…?

Rund um den Mitgliedsbeitrag habt ihr vielleicht weitere rechtliche Fragen zu einfachen oder auch komplexeren Konstellationen.

Wie verhält sich die Beitragspflicht bei der Insolvenz eines Vereins?

Was sind Rückforderungsansprüche auf zu viel gezahlte Beiträge?

Darf ich Beiträge zurückbehalten?

Möchtet ihr euch zu solchen Fragestellungen weiter informieren, können wir euch dazu einen Artikel des IWW empfehlen.

5. Wie wickle ich die Beitragszahlung in der Praxis ab?

Wer in einem Verein für die Erhebung der Mitgliedsbeiträge verantwortlich ist, ist oft klar: Der Schatzmeister bzw. Kassenwart. Wie dieser die Beiträge dann ganz praktisch erhebt, steht auf einem anderen Blatt. Für die Abwicklung der Beitragszahlung stehen euch und euren Mitgliedern in der Regel vier verschiedene Wege zur Verfügung:

  1. Barzahlung
  2. Einzelüberweisung
  3. Dauerauftrag
  4. SEPA-Lastschrift

Jede Zahlungsart hat seine Vor- und Nachteile („Set-Up-Kosten“, Zuverlässigkeit, Aufwand, Pünktlichkeit, …) welche wir hier einmal für euch ausführlicher aufgelistet und diskutiert haben.

Die Zahlungsart eurer Beiträge könnt ihr verpflichtend in der Satzung festlegen. Möchtet ihr die Zahlungsart lieber in der Beitragsordnung regeln, so muss auch diese Tatsache in der Satzung festgehalten werden.

Unabhängig davon, welche Zahlungsart ihr euren Mitgliedern erlaubt ist die gewissenhafte Überwachung der Beitragszahlungen eine wichtige aber leider oft aufwändige Sache. Glücklicherweise müssen Schatzmeister diesen Prozess heute nicht mehr nur mit Kontoauszügen und Exceltabellen bewaffnet überwachen, sondern können auf moderne Tools zurückgreifen. Solche Tools helfen euch sowohl bei der Planung, dem eigentlichen Beitragseinzug und auch der „Nachsorge“ eurer Beitragsläufe. Möchtet ihr euer Beitragswesen professionalisieren, führt kein Weg an softwareseitiger Unterstützung vorbei.

Mit MEINVEREIN habt ihr beispielsweise den vollen Überblick über alle vergangenen und anstehenden Beiträge. Ihr könnt eure Beitragsrechnungen per Knopfdruck generieren und verschicken und eure Lastschriften direkt aus der Software heraus einziehen. Die meisten Softwarelösungen für Vereine lassen sich auch völlig unverbindlich und kostenlos ausprobieren; ihr habt hier also nichts zu verlieren!