Mitgliedsbeiträge nicht gezahlt – was jetzt?
Die Mitglieder sind nicht nur das Herzstück des Vereins. Sie sind auch eine feste Größe in der Vereinsfinanzierung. Allerdings kommt es immer wieder vor, dass Mitgliedsbeiträge nicht gezahlt werden. Was jetzt? Wichtig ist, dass Ihr Fingerspitzengefühl habt und erstmal versucht herauszubekommen, warum das Vereinsmitglied nicht gezahlt hat. Daraus ergeben sich dann die weiteren Schritte.
Muss ein Mitglied Beiträge zahlen?
Die Beitragszahlung habt Ihr wahrscheinlich in der Satzung geregelt. Für die Details besitzt Ihr vielleicht auch eine Beitragsordnung, auf die in der Satzung Bezug genommen wird. Das ist zu empfehlen, denn sonst müsste jede Änderung der Beitragshöhe als Satzungsänderung behandelt werden. Die Beitragsordnung spart also eine Menge unnötige Arbeit.
Mit dem Eintritt in den Verein erkennt das Mitglied die Satzung an und ist damit verpflichtet, auch Beiträge entsprechend der Satzung oder der Beitragsordnung zu zahlen.
Wann müssen Mitgliedsbeiträge gezahlt werden?
Die Termine für die Beitragszahlung werden ebenfalls in der Beitragsordnung festgelegt. Theoretisch könnt Ihr also schon einen Tag nach dem Termin in der Beitragsordnung das Mahnverfahren einleiten. Besser wartet Ihr aber ein, zwei Wochen. Mahnt Ihr sofort, kann sich das mit dem Zahlungseingang überschneiden. Auch wenn Eure Erinnerung dann hinfällig wird, kann es zu vermeidbaren Spannungen mit dem Mitglied kommen.
Wer hat Mitgliedsbeiträge nicht gezahlt?
Geht eine Zahlung auch nach einer Karenzzeit nicht ein, prüft erst einmal, wer seine Mitgliedsbeiträge nicht gezahlt hat. Ist es das erste Mal, dass ein Mitglied nicht zahlt, solltet Ihr behutsam vorgehen. Hierzu dienen die ersten beiden Schritte unseres Stufenmodells, das wir Euch noch vorstellen. Diese beiden „Mahn-Stationen“ könnt Ihr aber überspringen, wenn es sich bei dem Mitglied um einen notorischen Zahlungsverweigerer handelt.
Mitgliedsbeiträge nicht gezahlt – Fünf Stufen zum Ziel
Euer Verein benötigt die Mitgliedsbeiträge und er hat auch einen Rechtsanspruch darauf. Auf der anderen Seite ist aber die Mitgliedschaft freiwillig, der Austritt jederzeit möglich und neue Mitglieder zu gewinnen, äußerst schwierig. Darum solltet Ihr bei dem Versuch, offene Beiträge einzuziehen, vorsichtig vorgehen. Werden die Mitgliedsbeiträge nicht gezahlt, schlagen wir Euch für die weitere Vorgehensweise das folgende fünfstufiges Modell vor.
Stufe 1: Der persönliche Kontakt
Häufig ist es nachvollziehbar, dass Mitgliedsbeiträge nicht gezahlt wurden, wenn man die Hintergründe kennt. Darum sollte der erste Schritt immer sein, dass Ihr Kontakt mit dem Mitglied aufnimmt. In vielen Fällen erledigt sich die Angelegenheit schon mit einem Telefonat, weil das Mitglied die Zahlung schlicht und einfach vergessen hat.
Kommt ein Bankeinzug zurück, ist das ein Alarmsignal, das auf finanzielle Schwierigkeiten des Mitglieds hindeutet. Hier müsst Ihr besonders sensibel vorgehen. Auf jeden Fall sollte in der ersten Stufe nicht gedroht werden.
Wenn Ihr das Mitglied telefonisch nicht erreicht, schickt Ihr ihm am besten eine Mail oder einen Brief. WhatsApp ist nicht empfehlenswert, weil man hier die Meldungen doch sehr kurz halten sollte, was in diesem Fall nicht ausreicht.
Hier tut auch der gute alte Brief gute Dienste, da ein Brief sehr intensiv gelesen wird. Das Schreiben könnte etwa so aussehen:
„Hallo [Vorname des Mitglieds],
gestern habe ich unsere Kontoauszüge durchgesehen. Dabei fiel mir auf, dass Du deinen Beitrag nicht – wie wir es von dir gewohnt sind – überwiesen hast. Das hat mich doch gewundert, weil du sonst immer pünktlich zahlst. Hast du die Bank gewechselt und noch keinen neuen Dauerauftrag eingerichtet? Oder hast du die Überweisung einfach nur vergessen? Das kann ja jedem mal passieren. Dann überweise das Geld doch bitte in den nächsten Tagen.
Wenn du den Beitrag derzeit nicht bezahlen kannst – kein Problem: Ruf mich gerne an und wir sprechen darüber – wir finden bestimmt eine Lösung. Schließlich bist du ein treues, engagiertes Mitglied, das wir nicht missen wollen. Keine Angst, wir können über alles reden, das bleibt streng vertraulich zwischen uns beiden.
Dir und Deiner Familie wünsche ich alles Liebe und Gute
[Vorname des Absenders]“
Meldet sich Euer Mitglied und es liegen tatsächlich finanzielle Probleme vor, solltet Ihr ihm so weit wie möglich entgegenkommen. Redet zum Beispiel über Teilzahlungen und wenn es gar nicht anders geht und es ein verdientes Mitglied ist, verzichtet auf den Beitrag. Wie weit Ihr entgegenkommen könnt, muss allerdings aus der Satzung beziehungsweise der Beitragsordnung hervorgehen.
Stufe 2: Ruf doch mal an
Reagiert das Mitglied nicht auf die erste Stufe, solltet Ihr auf jeden Fall anrufen. Die telefonische Erinnerung hat sich aus verschiedenen Gründen bewährt. War das Mitglied in der Vergangenheit ein ordentlicher Zahler, solltet Ihr bei Eurem (eventuell zweiten) Anruf bedenken, dass es private Probleme gibt, über die man nicht gerne spricht. Etwa der Verlust des Arbeitsplatzes oder familiäre Probleme. Geht also behutsam vor und versucht, herauszubekommen, warum das Mitglied derzeit nicht zahlt.
Wenn die Probleme auf dem Tisch liegen, sucht mit dem Mitglied eine Lösung, die allen Parteien hilft.
Stufe 3: Jetzt wird es ernst
Nach diesem Telefonat (Stufe 2) sollte der fehlende Mitgliedsbeitrag – wenn keine andere Vereinbarung getroffen wurde – binnen 14 Tagen auf dem Vereinskonto eingehen. Wenn nicht, solltet Ihr eine erste Mahnung versenden. Hier hat sich ein Vordruckschreiben bewährt, in dem die Anrede „Sie“ verwendet wird und die entsprechenden Daten eingetragen werden. Das kann dann in etwa so aussehen:
„Betreff: Mitgliedsbeitrag für [Zeitraum]
Sehr geehrte/r Herr/Frau …,
Sie sind mit der Beitragszahlung für den/die Monate [eintragen] In Verzug.
Bitte überweisen Sie den Beitrag in Höhe von [eintragen] auf das unten stehende Konto. Zahlen Sie bitte bis zum [eintragen]
Sie sind uns als Mitglied sehr wichtig. Darum verzichten wir auf die Berechnung von Mahngebühren, obwohl uns durch die verspätete Zahlung Kosten entstehen. Für die Zukunft wäre vielleicht das Einzugsverfahren für Sie die praktischere Lösung. Einen entsprechenden Vordruck haben wir diesem Brief beigefügt.
Sollten Sie nach dem … … … Ihren Beitrag bereits überwiesen haben, ist diese Mahnung hinfällig. Leider konnten wir die nach diesem Datum eingegangenen Zahlungen nicht berücksichtigen.“
Stufe 4: Gerichtliches Mahnverfahren androhen
Reagiert Euer Mitglied immer noch nicht, müsst Ihr deutlicher werden. Schickt jetzt eine Mahnung, in der Ihr ein gerichtliches Mahnverfahren androht. Berechnet jetzt auch Mahngebühren. Das unterstreicht, wie ernst Ihr es mit dem Mahnverfahren meint. Das Schreiben könnte so aussehen:
„Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],
nachdem Sie auf alle unsere telefonischen und schriftlichen Erinnerungen – zuletzt am [Datum des letzten Schreibens] – nicht reagierten, müssen wir leider weitere Schritte einleiten. Wir bedauern dies, da wir Sie als treues Mitglied schätzen. Gerne würden wir Sie weiter in unseren Reihen sehen.
Darum fordern wir Sie letztmalig auf, bis zum [Datum] den Mitgliedsbeitrag in Höhe von [Betrag] Euro zuzüglich [Betrag] Euro Mahngebühren, insgesamt [Betrag] Euro auf das unten stehende Konto zu zahlen. Sollte die Zahlung bis zum oben genannten Datum nicht auf unserem Konto eingehen, behalten wir uns vor, Sie entsprechend § [Ziffer] unserer Satzung aus dem Verein auszuschließen.
Gleichzeitig weisen wir Sie darauf hin, dass der Vorstand beschlossen hat, bei Nichterfüllung der Beitragsforderung ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Dieses Mahnverfahren ist mit erheblichen Kosten verbunden, die ebenfalls zu Ihren Lasten gehen würden. Lassen Sie es nicht so weit kommen. Vereinsausschluss und gerichtliches Mahnverfahren sind weder in Ihrem noch in unserem Interesse. Zur Überweisung des zu zahlenden Betrags haben wir einen vorbereiteten Überweisungsträger beigefügt.“
Stufe 5: Gerichtliches Mahnverfahren durchsetzen
Wenn alle Stricke reißen, kommt Ihr um ein gerichtliches Mahnverfahren nicht herum. Ihr dürft das Mahnverfahren aber nicht mit einer Klageerhebung verwechseln. Für das Mahnverfahren beantragt Ihr bei Gericht einen Mahnbescheid und danach – falls immer noch nicht gezahlt wurde – einen Vollstreckungsbescheid. Das ist billiger als eine Klageerhebung. Hinzu kommt, dass dieses Verfahren auch schneller ist, da es ohne Gerichtsverhandlung abgewickelt wird.
Den Antrag könnt Ihr unter https://www.online-mahnantrag.de/ stellen. Nach Erhalt des Mahnbescheids kann der Empfänger binnen zwei Wochen widersprechen. Tut er dies, kommt es zur Gerichtsverhandlung. Verzichtet er darauf, könnt ihr einen Vollstreckungsbescheid beantragen, dem das Mitglied wieder binnen 14 Tagen widersprechen kann.
Übrigens: Oft hilft es auch, den ausgefüllten Vordruck an das Mitglied zu schicken, versehen mit einem handgeschriebenen Post-it: Dieser Antrag geht am [Datum] an das zuständige Gericht! Oft wird dann doch noch gezahlt.