Öffentlichkeitsarbeit kann viele Erfolge für einen Verein erringen: Mitglieder und Mitarbeiter, die sich identifizieren, Förderer, die seine Anliegen unterstützen, Menschen im Umfeld, die sich wohlwollend für ihn interessieren! Mit den richtigen Kommunikationsstrategien erreichst du nicht nur die Mitglieder deines Vereins sondern vermittelst das Image des Vereins auch der Öffentlichkeit

Kommunikationsstrategien im Verein – so erreichst du die Öffentlichkeit

Interne Kommunikation

Mitglieder und Mitarbeiter sind die wichtigsten „Botschafter“ deines Vereins. Ein positives Image entsteht deshalb von innen, aus dem Verein heraus. Denn erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit beginnt immer mit der internen Kommunikation! Vor allem die Führungsmannschaft ist gefordert zu informieren, zu legitimieren und zu motivieren – und zwar Tag für Tag, Thema für Thema, Maßnahme für Maßnahme. Alltägliche Beziehungspflege steht auf dem Programm – und sie sollte ganz oben stehen! Denn zufriedene und motivierte Vereinsmitglieder sind die engagiertesten und die glaubwürdigsten Fürsprecher und Werber für deinen Verein.

Instrumente der internen Kommunikation

Innerhalb des Vereins ist alles Kommunikation. Das sorgenvolle Gesicht des Schatzmeisters – zeichnet sich eine Vereinskrise ab? Der Vereinsvorsitzende schaut während einer Projektpräsentation abwesend – ist das Projekt in Gefahr? Aus diesem Grund ist Interne Kommunikation ein Spiel gegen schnelle Schlussfolgerungen und Vorurteile. Dagegen hilft nur eine Strategie: Für größtmögliche Klarheit sorgen! Nutze gezielt alle Mittel und Wege der internen Kommunikation, zum Beispiel:

  • jedes Gespräch
  • die Vereinszeitschrift
  • das Schwarze Brett
  • Internet-Homepage, E-Mails, Newsletter
  • Feiern
  • Jubiläen, Ehrungen
  • Seminare, Arbeitskreise
  • den Vorschlags-Briefkasten
  • Sprechstunden
  • regelmäßige Versammlungen
  • vereinsinterne Fortbildungskurse

10 goldenen Regeln für die interne Kommunikation

  1. Vertritt Deine Standpunkte eindeutig.
  2. Formuliere konstruktiv und positiv.
  3. Lege mit allen Verantwortlichen wichtige Begriffe gemeinsam fest, so vermeidest du Verwirrung.
  4. Stelle Informationen zuerst im Zusammenhang, danach erst im Detail dar.
  5. Hole dir Informationen an der Quelle, also beim Schatzmeister, zuständigen Übungsleiter, Interessenvertreter usw.
  6. Beseitige Unklarheiten durch gezielte Nachfrage.
  7. Gleiche Informationen ab.
  8. Sorge dafür, dass Beteiligte und Betroffene immer auf dem neuesten Stand sind.
  9. Argumentiere nicht nur auf der Sachebene. Ängste und Enttäuschungen blockieren das Spiel, Wertschätzung und Begeisterung treiben es an.
  10. Über die Sache entscheiden Menschen. Pflege die Beziehungen zu ihnen.

 

Externe Kommunikation

Die externe Kommunikation lässt sich meist gezielter steuern als die interne. Wichtige Instrumente sind zum Beispiel:

  • die Pressearbeit
  • Broschüren und Flugblätter („Flyer“)
  • Plakate
  • Rundschreiben
  • Info-Stände
  • Internet-Homepage, E-Mails, Newsletter
  • Veranstaltungen

Pressearbeit

Ohne die Medien ist eine breite Öffentlichkeit schwer zu erreichen. Deshalb ist Pressearbeit für Vereine ein wichtiger, wenn nicht der wichtigste Teil der externen Öffentlichkeitsarbeit. Deshalb gilt auch bei Medien: Stelle Dich auf ihre Bedürfnisse ein: Zeitungen, Radio und Fernsehen wollen Leser, Zuhörer und Zuschauer erreichen. Demgemäß interessiert sie nur, was ihre Zielgruppen interessieren könnte. Frage die verantwortlichen Redakteure der lokalen Medien nach ihren Erwartungen im Hinblick auf

  • Inhalte
  • journalistische Darstellungsformen
  • Textlänge (wenn der Redakteur seitenlange Vorlagen auf ein paar Zeilen kürzen muss, wird ihm bald die Lust auf die Zusammenarbeit vergehen)
  • Textgestaltung (Zeilenabstände, Randzonen etc.)
  • Illustrationen – Texte ohne attraktive Bilder sind wie Fans ohne Fahnen
  • Versand (viele Journalisten zum Beispiel bevorzugen es, wenn die Pressemitteilungen direkt in die Mail kopiert wird, weil sie keine Anhänge öffnen wollen)
  • Zeiten (erkundige Dich nach Redaktionsterminen zum Beispiel, wann eine Pressekonferenz stattfinden sollte, damit die Stühle für die Pressevertreter nicht leer bleiben)

 

Journalistische Textarten

Überlege genau,

  • was für die breite Öffentlichkeit erfahrenswert sein könnte
  •  welche journalistische Textform am besten geeignet ist

Die wichtigsten journalistischen Textarten sind:

  • Nachricht und BerichtSie beantworten knapp und sachlich die sechs „W“: Wer? – Was? – Wann? – Wo? – Wie? – Warum? Der Bericht ist eine etwas längere Nachricht mit Zusatzinformationen.
    Auch bei der Gestaltung anderer Kommunikationsmittel spielt das Wer und Wie ein Rolle.
  • ReportageDie Reportage zieht den Leser direkt ins Geschehen. Im besten Fall wird er zum Augenzeugen. Um einen intensiven, lebendigen Eindruck zu geben, muss der Autor viele Details recherchieren, präzise beobachten und Wahrnehmungen genau wieder geben.
  • PorträtDas Porträt beschreibt eine Person oder eine Organisation. Auch hier heißt das Patentrezept: Befriedigen nicht das Mitteilungsbedürfnis des Porträtierten, sondern die Neugier der Leser.
  • InterviewEin gutes Interview ist ein Ping-Pong-Spiel, bei dem der Interviewer aufschlägt. Ein Interview soll einerseits lebendig sein, also nahe an der gesprochenen Sprache, andererseits aber auch lesbar und das ist die gesprochene Sprache selten: unvollendete Sätze, viele Wiederholungen, manches „äh“ und „öh“. Jedes Interview muss deshalb geglättet und meist auch gekürzt werden. Schließlich besteht die Kunst darin, die Balance zu halten zwischen Natürlichkeit und Bearbeitung.
  • KommentarDer Kommentar ist weder sachlich noch objektiv. Er soll hingegen Position beziehen und eine deutliche Meinung vermitteln. Demzufolge darf ein Kommentar polarisieren aber er nicht zu keinem klaren Ergebnis kommen.
  • FeatureIm Feature werden unterschiedliche Darstellungsformen, zum Beispiel Nachrichtenelemente und Reportageelemente, miteinander vermischt. Die richtige Mischung und gelungene Übergänge verbinden die Einzelteile zu einer runden Sache.

Mehr als Informationen

Du möchtest deinen Verein ins Fernsehen, Radio oder in die Zeitung bringen? Deine Eintrittskarte sind spannende Themen, interessante Geschichten und neue Hintergrundinformationen. Die chronologische Nacherzählung einer Vereinsveranstaltung wird jedenfalls kaum jemanden auf deinen Verein aufmerksam machen, der nicht schon zur Mannschaft zählt. Darum: Konzentriere Dich auf die Aspekte, die wirklich mitteilenswert sind – schreibe für deine Zielgruppen!

Zielgerichtete Medienarbeit

Die Pressearbeit ist ein wirksames Werkzeug, um deine Kommunikationsstrategien zu verwirklichen. Sie vermag mehr, als über Spiele und Ergebnisse zu berichten.

Nehmen wir an, dein Verein hat sich zum Ziel gesetzt, mehr Jugendliche für sich zu gewinnen. Mögliche Konsequenzen: Statt über den Vorstand des Vereins beim Vereinstreffen zu berichten, konzentriert sich der Bericht auf die Aktivitäten, die der Verein den jugendlichen Mitgliedern bietet. So rückt nicht die Veranstaltung in den Vordergrund sondern die Hintergründe, die Geschichte hinter der Nachricht. Beispielsweise portraitierst  du einzelne Jugendliche und streust ein Interview mit einem Vereinsverantwortlichen ein, der erzählt, wie wichtig die Jugendlichen für den Verein sind.

Am Ende der Artikelserie nutzt du das Interesse, das du geweckt hast, um Jugendliche einzuladen, mitzumachen.

Beziehungspflege

Pflege den Kontakt zu Journalisten! Und auch zu Pressefotografen, denn das Bild zum Text ist der Blickfang, der die Aufmerksamkeit der Medien wie der Leser gewinnt.
Schließlich gehört zu jeder guten Beziehung das Geben und Nehmen. Das gilt auch im Verhältnis zwischen Verein und Presse, denn sie brauchen einander: Ohne Journalisten keine Berichterstattung, ohne Ereignisse keine Journalisten. Fairness ist deshalb im gegenseitigen Interesse. Umso enger der Kontakt und das wachsende gegenseitige Verständnis, desto mehr profitieren beide. Was kann dein Verein zu einem vertrauensvollen Verhältnis beitragen? Vor allem eins: Ehrlichkeit auch in schwierigen Zeiten. Journalisten sind der Öffentlichkeit und Wahrheit verpflichtet. Vereine, die das respektieren und nicht auf Abwehr umschalten, sobald schlechte Nachrichten im Raum stehen, gewinnen in der Presse einen Partner, der für Vorschläge offen ist – und auch für Kritik, wenn sich der Verein einmal unfair behandelt fühlt.

Internet

Eine Homepage und ein Internet-Anschluss kosten Geld. Lohnt sich die Investition? Allerdings: Schon mehr als 90 Prozent der Haushalte in Deutschland nutzen regelmäßig das Internet, um sich bequem zu informieren oder Kontakt herzustellen. Inzwischen surfen nicht mehr nur die Jugendlichen. Dementsprechend ist die Vereins-Homepage also ein wichtiger Service. Außerdem auch ein Zeichen, dass dein Verein mit der Zeit geht. Aber: Übernimm Dich nicht! Beschränk Dich auf das Machbare – und versuche es so gut wie möglich umzusetzen. Eine ungepflegte, nicht aktuelle, Homepage ist nicht nur eine Fehlinvestition, sondern auch ein Eigentor für dein Image.

Wichtige Funktionen einer Homepage

  • Eigendarstellung des Vereins
  • Bereitstellung aktueller Informationen für Mitglieder, Öffentlichkeit und Medien
  • Hintergrund-Informationen
  • Dialog per Gesprächs-/Diskussionsforum
  • E-Mail-Kontakt
  • Infos per Newsletter
  • Anmeldungen
  • Beratungsservice

Aktionen

In einem attraktiven Verein ist was los. Veranstaltungen und Gemeinschaftserlebnisse sind die unverwechselbaren Pluspunkte der Vereine:

  • Veranstaltungen
  • Vereinsfeiern
  • die Einweihung neuer Einrichtungen
  • der „Tag der offenen Tür“
  • Schauvorführungen
  • Stadtteilfeste
  • Präsentationen vor Partnern
  • Diskussionsforen

Nutze deine Veranstaltungen für die Öffentlichkeitsarbeit: Weise ausdrücklich darauf hin, was dein Verein zu bieten hat. Nicht vergessen: Entscheidend ist, was deinen Zielgruppen gefällt!

Da Aktionen zum Mitmachen die attraktivsten Veranstaltungen sind. Bescheren sie deiner Öffentlichkeitsarbeit den größten Gewinn. Mit welchen lebendigen, vielleicht auch ungewöhnlichen Veranstaltungen erregt dein Verein wohlwollende Aufmerksamkeit? 

Öffentlichkeitsarbeit für Veranstaltungen

Veranstaltungen sind wichtige Instrumente der Öffentlichkeitsarbeit – wenn genügend Gäste kommen. Genauer: Wenn genügend von den Gästen kommen, auf die es dir gerade besonders ankommt. Ob Handzettel, Broschüren, Veranstaltungshinweise – mach auf deine Veranstaltung aufmerksam! Denke dabei an die AIDA-Regel.

Dabei ist besonders die Vorbereitung wichtig.Schließlich gilt das auch für die Veranstaltung selbst, mag sie noch so klein sein oder die zehnte Wiederholung anstehen: Exakte Planung ist der halbe Sieg!