Personalmanagement im Verein, was ist das eigentlich? Auf jeden Fall eine Herausforderung für alle Verantwortlichen!

 

Zur Arbeit geht man, ob man Lust hat oder nicht – Pflichtprogramm. Menschen zu bewegen, sich in ihrer Freizeit ehrenamtlich zu engagieren, das ist die Kür. Dafür braucht man gute Argumente, wie Befriedigung, Begeisterung, Begegnungen. Nicht nur für Vereine gehört deshalb ein Spagat zum Sportprogramm: Ein professionelles Vereinsangebot auf die Beine zu stellen und es zugleich den Ehrenamtlichen recht zu machen. Im Idealfall folgt dann aus einer hohen Motivation eine Leistung, mit der ein Verein sich sehen lassen kann. Gute Mitarbeiterführung ist deshalb wichtig – Personalmanagement im Verein reicht aber weiter.

Personalmanagement im Verein – so stellst du deine Mannschaft zusammen

Welche Mitarbeiter passen in unsere Mannschaft? Mit dieser Frage wird das Spiel eröffnet. Hier beginnt Personalmanagement im Verein. Denn umso genauer Anforderungsprofil und Fähigkeiten übereinstimmen, desto größer ist das Leistungsvermögen und die Motivation des Mitarbeiters.

 

Und selbst nach „Spielschluss“ entscheidet sich viel: Ob ein Ehrenamtlicher, der ausscheidet, zum Beispiel mit seinem Zeugnis zufrieden ist, spielt für den künftigen Erfolg des Vereins eine Rolle. Denn er wird darüber in der Öffentlichkeit reden und das zeigt immer Wirkung – im Guten wie im Schlechten.

Wen braucht dein Verein

Wer passt in unser Team? Was soll er „auf dem Platz“ können? Suchen wir eher einen Spezialisten oder einen Alleskönner? Und wie geht es bei uns in der Kabine zu? Ist der Ton eher robust oder „gepflegt“? Vielleicht soll der Neue sogar dazu beitragen, ihn zu verändern? Viele Fragen. Ein genaues Profil zu erstellen macht Mühe – und den Erfolg aus.

„Übersetze“ zunächst das Leitbild deines Vereins in die Erwartungen an den neuen Mitarbeiter. Welche Ziele sollten ihm am Herzen liegen? Welche Einstellungen erfordert seine Arbeit? Erstell eine Liste der Persönlichkeitsmerkmale, die du dir vom Neuen wünschst. Eine Aufgabe nicht nur für die Personalverantwortlichen. Beziehe Mitarbeiter und Mitglieder ein, die mit dem Neuen künftig Hand in Hand arbeiten werden. Schließlich soll das Mannschaftsspiel harmonieren.

Zweite Halbzeit: Erstelle jetzt eine Stellenbeschreibung. Definiere möglichst genau die Aufgaben, die der Mitarbeiter bewältigen soll. Am Besten, du nimmst zunächst ein Blatt Papier und unterteilst es in zwei Spalten: Links die Aufgaben des Mitarbeiters, rechts die Anforderungen, die sich aus ihnen ergeben. Beachte dabei auch Rahmenbedingungen wie Einsatzzeiten und Einsatzorte. Braucht der Neue einen eigenen PKW? Auch das wäre ein Aspekt des Anforderungsprofils.

Schließlich ist das Profil perfekt. Nutze es anschließend für die Suche des richtigen Mitarbeiters. Denn umso genauer du weißt, wen du brauchst, desto gezielter kannst du nach ihm suchen.

 

Die richtigen Mitarbeiter für den Verein finden

Du hast eine Stellenbeschreibung mit Persönlichkeitsmerkmalen formuliert, die dein Verein an den künftigen Mitarbeiter hat? Dann gilt es jetzt, den geeigneten Ehrenamtlichen aufzuspüren. Oder Hauptamtlichen, wenn die Vereinskasse es zulässt. Aber auch Zivildienstleistende und Praktikanten kommen in Betracht oder Menschen, die ein „Freiwilliges Soziales Jahr“ absolvieren wollen.

 

  1. Suche bei konkretem Bedarf gezielt

    Zunächst kommen Stellenanzeigen in Betracht:

  • in der Vereinszeitschrift / Verbandszeitschrift
  • in Tageszeitungen
  • beim Arbeitsamt
  • Gut gemachte Pressearbeit zahlt sich aus. Ein Zeitungsbericht zum Beispiel, der über den Verein und die Arbeit des gesuchten Mitarbeiters berichtet, zeigt mehr Wirkung als eine Anzeige. Sprich mit Lokalredakteuren.
  • Wenn du gute Kontakte zu anderen Vereinen hast, könntest du eine gemeinsame Stellenbörse für Ehrenamtliche einrichten.
  • Sprich mit Mitarbeitern und Mitgliedern, die ähnliche Aufgaben ausüben wie sie die zu besetzende Position erfordert. Je nachdem kennen sie bestimmt Menschen mit ähnlichen Interessen.
  • Honoriere die Vermittlung des gesuchten Mitarbeiters mit einer kleinen Prämie.
  • Überlege, wo du die geeignete Person finden könntest. Zwei Beispiele:
    • Menschen mit beruflicher Auszeit besuchen kaufmännische Weiterbildungs- und Auffrischungskurse zum Beispiel von IHK und VHS. Die ehrenamtliche Tätigkeit im Verein, zum Beispiel in der Buchhaltung, erhöhen die Aussichten auf dem Arbeitsmarkt.
    • Künftige Zivildienstleistende findest du an Schulen. Beispielsweise kannst du in der Schülerzeitung für die Mitarbeit werben
  1. Wirb!

Gute Werbung macht Lust. Rücke deshalb in den Vordergrund, warum es sich lohnt, sich für deinen Verein zu engagieren:

  • Stelle die Bedürfnisse des Mitarbeiters in den Mittelpunkt. Formuliere nicht: „Wir brauchen …“ Formulieren Sie: „Wir bieten…!“ Zum Beispiel die Möglichkeit, berufsrelevante Fähigkeiten zu erlernen oder zu vertiefen
  • Motiviere Vereinsmitglieder, für deinen Verein zu werben.
  • Überlege, welche Anreize du Mitarbeitern bieten könntest, zum Beispiel
  • Mitarbeit an einem Projekt oder einer Veranstaltung
  • Fortbildungsangebote
  • Finanzielle Anreize
  1. Wirb unabhängig vom aktuellen Bedarf

Erfolgreiche Vereine haben eine gut besetzte Ersatzbank. Daher: Wirb bei jeder passenden Gelegenheit. Und unpassende Gelegenheiten gibt es kaum: denn beinahe jeder Auftritt in der Öffentlichkeit bietet Anlass, deinen Verein vorzustellen und Interesse für ehrenamtliches Engagement zu wecken. Einige Beispiele:

  • In der Vereinszeitschrift
  • Bei öffentlichen Wettkämpfen und Veranstaltungen
  • Plakate
  • Handzettel
  • auf Eintrittskarten
  • in Ansprachen
  • Im Schaukasten des Vereins und anderen Vereinsaushängen
  • In den lokalen Medien

Kreative Rekrutierungswege sind nicht nur billiger, sondern oft auch wirksamer als die klassischen. Nutze deshalb die Anregungen für die Mitarbeitergewinnung, deinen eigenen Erfolgspfad zu neuen, engagierten Mitarbeiten zu finden.

Ehrenamtliche Mitarbeiter

Du hast einen potenziellen Mitarbeiter gefunden? Herzlich Glückwunsch – allerdings mit Vorbehalt. Bevor du das „Vereinstrikot“ ausgibst, sollten du und der Interessent gemeinsam prüfen, ob er und dein Verein wirklich gut zusammenpassen.

 

Dieser Leitfaden für das Erstgespräch gibt dir Orientierung:

Vorstellen der Organisation

  • Strukturen
  • Geschichte
  • Vereinsziele (kurz-, mittel-, langfristig)

Arbeitsbereich des ehrenamtlichen Mitarbeiters

  • An welchen Stellen sind haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiter im Verein tätig?
  • Wie sind die Tätigkeitsbereiche von anderen abgegrenzt?
  • Wie wird die Arbeit finanziert? Welche Budgets stehen zur Verfügung?

Kooperation und Unterstützung

  • Mit welchen Mitarbeitern wird der neue Mitarbeiter zusammenarbeiten?
  • Mit wem müssen Absprachen getroffen werden?
  • Wer steht für Fragen in Konfliktfällen zu Verfügung? Fester Ansprechpartner
  • Welche Möglichkeiten des informellen Austausches mit anderen Mitarbeitern bestehen?

Zeitabsprachen

  • Ist der Einsatz zeitlich befristet? Wie lange dauert er insgesamt?
  • Wie viel Zeit muss in der Woche oder im Monat aufgewandt werden?
  • Mit wem werden konkret Zeitabsprachen getroffen?
  • Wer springt im Bedarfsfall ein?

 

Als nächstes solltest du die Stellenbeschreibung ins Spiel bringen. Gehe das Aufgabenprofil Punkt für Punkt durch und prüfe, ob die Anforderungen der Stelle und das Können des neuen Mitarbeiters übereinstimmen. Um Kompromisse kommt man zwar oft nicht herum, aber zu weit sollten sie nicht auseinanderliegen. Wer einen gelernten Rugbycoach für den Seniorensport oder einen bisherigen Hausmeister für den Haushaltsplan umschulen will, tut sich häufig keinen Gefallen; und dem Mitarbeiter auch nicht. Unter- oder Überforderung frustrieren. Anschließend leidet die Motivation Den Rest kann man sich denken. Bald beginnst du wieder mit Kapitel zwei: Du suchst nach einem neuen – dem richtigen – Mitspieler.

Wenn du aber gemeinsam zu der Überzeugung gekommen bist, dass die Mitarbeit Erfolg verspricht, dann dokumentiere es. Passe zunächst die Stellenbeschreibung an die Ergebnisse des Erstgesprächs an, denn sie soll eine realistische Arbeitsgrundlage sein. Und dann sollten du und der Mitarbeiter die neue Stellenbeschreibung unterschreiben. Jedoch ohne juristische Hintergedanken. Ganz einfach um zu zeigen, dass beide sie als Basis der Zusammenarbeit ernst nehmen.

Jetzt ist es Zeit zu gratulieren! Du hast die besten Chancen, deinen Verein mit verstärkter Mannschaft weiter nach vorn zu bringen.