Individuelle Formvorstellungen einer Presseinformation können nur irritieren. In einer Redaktion muss alles möglichst fix gehen. Man macht es dem Redakteur leichter, sich für die Presseinformation zu begeistern, wenn man auf „originelle“ Formatierung verzichten – er müsste alles zurück formatieren. Daher sollte sich das Erscheinungsbild einer Presseinformation an gewisse Regeln und Formatierungen halten, um die Zusammenarbeit mit den Medien und den Redakteuren leichter zu gestalten.

Pressemitteilung schreiben – So geht’s

Folgende Spielregeln sind wichtig:

  • Name und Logo des Vereins sollten wie gewöhnlich im Briefkopf erscheinen.
  • Überschreibe den Text gut leserlich mit „Presse-Information“ (oder Presse-Mitteilung etc.).
  • Lasse links oder rechts einen fünf bis sechs Zentimeter breiten Rand für Notizen.
  • Beschränke dich auf eine oder zwei Schriftart(en), zum Beispiel „Arial“ für Überschriften und „Times New Roman“ für den Fließtext.
  • Halte den normalen Zeichenabstand (im Menü von WORD heißt es „Laufweite“) ein, selbst wenn man bei verkleinertem Abstand ein Blatt einsparen könnten.
  • Halte einen Zeilenabstand von eineinhalb bis zwei Zeilen ein.
  • Überschreite die maximale Spaltenbreite von rund 40 Zeichen nicht.

 

Folgende Informationen sollten am Ende der Presse-Information stehen:

  • Anzahl der Zeichen der Presse-Information
  • Name und Adresse einer Person, die der Redakteur bei Fragen ansprechen kann (mit Telefonnummer und ggf. E-Mail-Adresse)
  • die Adresse der Vereins-Homepage
  • Vermerke:
    – Anlagen (Fotos, Hintergrundinformationen etc.)
    – „Der Artikel ist (ab dem…) zur Veröffentlichung freigegeben.“
    – „Der Abdruck ist kostenlos.“
    – „Belegexemplar erbeten.“

 

Das Begleitschreiben

Ein kurzes Begleitschreiben ist immer dann von Vorteil, wenn die Presse-Information nicht mit der Redaktion abgesprochen ist. Natürlich ist ein Begleitschreiben, das den Redakteur namentlich nennt und persönlich anspricht, aussichtsreicher als ein allgemein gehaltenes („Sehr geehrte Damen und Herren …“). Nutze das Schreiben, um dein Anliegen – kurz und knapp! – darzustellen:

  • Mache deutlich, welchen Nutzen der Leser von der Veröffentlichung hat.
  • Nimm mögliche Fragen oder Einwände vorweg.

 

Die Presseinformation per Mail 

Zeitungen und Zeitschriften werden heute auf elektronischem Weg hergestellt. Deshalb erleichtert man Journalisten die Arbeit, wenn man die Presse-Information samt Bildmaterial (auch) in digitaler Form zur Verfügung stellt. Text und Bilder können dann schnell be- und verarbeitet werden.

 

Man kann digitalisierte Texte und Bilder gleich per E-Mail versenden oder aber zunächst den klassischen Weg per Post wählen und die digitalisierten Materialien auf Anfrage versenden (dann sollte

man natürlich auf dieses Angebot in der Presse-Information oder dem Begleitschreiben hinweisen).

 

Wenn du eine E-Mail versendest, die du nicht zuvor mit der Redaktion abgestimmt hast, solltest du den Text des Begleitschreibens und der Presse-Information (auch) direkt in die E-Mail kopieren. Wegen der Virengefahr ist nicht jede Redaktion bereit, Dateianhänge zu öffnen.

Die Merkpunkte zum Erscheinungsbild gelten dann natürlich nur so weit, wie sich die Mail überhaupt formatieren lässt.

 

Da das auch für Bilddateien gilt, sollte man, wenn möglich, auf der Homepage des Vereins einen Pressebereich mit Fotoarchiv anlegen, in dem sich Journalisten bedienen können. In diesem Fall solltest du die genaue Internet-Adresse des Fotoarchivs am Ende der Presse-Information angeben.

 

Tipp: Wenn du Pressearbeit per E-Mail betreibst, solltest du schon in der Betreffzeile deutlich machen, dass es sich um eine – interessante! – Presse-Information handelt.

 

Tipp: Journalisten reagieren empfindlich, wenn sie mit Massenware eingedeckt werden. Bei einem überschaubaren Adressatenkreis sollte man deshalb jede Mail einzeln verschicken. Die Alternative: Gib als Adressaten (im Outlook das Feld „An…“) proforma eine eigene (Zweit-)E-Mail-Adresse ein und setzen die eigentlichen Adressaten im Feld „Bcc…“, ein, das der Empfänger nicht einsehen kann.

 

Fazit

Wer einen guten Schreibstil hat, braucht keine professionelle Ausbildung, um erfolgreich für seinen Verein Pressearbeit zu betreiben. Beherzige die hier erläuterten Regeln und du hast gute Aussichten, dass die Zeitung(en) in der Region gern mit dir zusammenarbeiten. Vor allem, wenn du die wichtigste Grundregel beachtest: Verstehe die Presse als Partner und pflege den Kontakt!