Der Eintritt in die Medien kann auf verschiedene Wege erfolgen. Je nach Taktik kann dieses Geschehen entweder positiv oder negativ ablaufen. Bescheidenes Auftreten, zum Beispiel, macht einen wahren Medienliebling aus – Zurückhaltung besticht eben. Besonders in der Pressearbeit. Mancher PR-Profi setzt stattdessen auf Durchsetzungsvermögen. Er will mit Macht in die Medien – so positiv und oft wie irgend möglich. Und scheitert auf ganzer Linie. Dabei ist die Lösung für erfolgreiche Pressearbeit eigentlich leicht zu verstehen: Presse-Informationen sind ein Angebot an Zeitungen und ihre Leser. Und wie bei jedem Angebot gilt: Es muss dem Kunden gefallen!

Dein Verein in den Medien – Kooperation Verein und Medien

Die Redaktion ist der Schiedsrichter

Eine Presse-Information (auch Pressemitteilung oder Pressemeldung genannt) macht einen Redakteur dann neugierig (und nur dann!), wenn sie seine Leser interessieren könnte. Verfehlt der Absender dieses Ziel, hat er für den Papierkorb geschrieben. Dort landen die meisten der unzähligen „Werke“, die Redaktionen tagtäglich unangefordert erhalten. Das Aussortieren geht so schnell, wie das Angebot groß und die Zeit knapp ist. In weniger als einer Minute hat der Redakteur die erste Sichtung hinter sich gebracht. Nur wenn er auf einen Blick erkennt, dass er für seine Leser „einen Fang“ machen könnte, bleibt die Meldung im Wettbewerb.

Der Redakteur ist also Sachwalter der Interessen des Lesers. Aber natürlich hat er auch eigene. Am liebsten mag er Presse-Informationen, die ihm die Arbeit erleichtern, weil …

  • … sie Themen aufgreifen, die zu seinem Ressort gehören
  • … so aktuell sind, dass ohnehin ein Artikel fällig wäre
  • … sie bereits wie ein Zeitungsartikel geschrieben sind und deshalb beinahe eins zu eins veröffentlicht werden können
  • … interessantes Bildmaterial den Artikel ergänzt
  • … sie im richtigen Moment eingehen, also die Abläufe in der Redaktion berücksichtigen

 

Halte Kontakt!

Umso besser eine Redaktion deinen Verein kennt und du die Redaktion kennst, desto mehr Früchte trägt die Zusammenarbeit. Pflege deshalb den Kontakt zur Presse:

  • Setze dich mit den Redaktionen, die für die Berichterstattung über deinen Verein in Frage kommen, in Verbindung.
  • Finde heraus, welcher Redakteur für deine Themen zuständig ist.
  • Scheue Dich nicht, den Redakteur ins Vereinsheim einzuladen. Dann bekommt er nicht nur einen besseren Eindruck, sondern auch eine persönlichere Beziehung zu deinem Verein.
  • Frage ihn, welche Erwartungen er an die Zusammenarbeit im Allgemeinen und Presse-Informationen im Besonderen hat: Wie kannst du für ihn Artikel-Vorlagen zaubern, die er schnell verwandeln kann?
  • Natürlich schadet es nicht, wenn du eigene Ideen einbringst, etwas, das die Zeitung so noch nicht gemacht hat, zum Beispiel eine Veröffentlichungsreihe, die Ehrenamtliche vorstellt. Auch hier gilt: Stelle deine Pressearbeit in den Dienst der Redaktion, dann dient die Zeitung auch deinen Interessen.

 

Pressemappe

Zu den wichtigsten Aufgaben eines Journalisten gehört die Recherche von Hintergründen. Erleichtere ihm die Arbeit und verbessere die Aussichten auf eine dauerhafte Kooperation, indem du ihm eine Pressemappe zur Verfügung stellst. So entwickelst du das Zusammenspiel systematisch, statt beim Versand von Presse-Informationen auf Glückstreffer zu vertrauen.

 

Ausgeknobelt statt zusammengewürfelt

Wie diese Pressemappe aufgebaut sein sollte, ergibt sich erstens aus den Interessen des zuständigen Redakteurs und zweitens aus den Anliegen, die du mit der Pressearbeit verfolgst. Wenn du zum Beispiel für politische Unterstützung werben willst, solltest du Informationen, die für solchen Beistand sprechen, nach vorne ziehen.

So könnte die Pressemappe deines Vereins aufgebaut sein:

  • Das Deckblatt trägt Logo, Vereinsnamen, Vereinsadresse und, wenn vorhanden, die Internet-Adresse des Vereins.
  • An zweiter Stelle folgen Angaben über wichtige Ansprechpartner im Verein: Wer wofür verantwortlich ist und wie er zu erreichen ist.
  • An dritter Stelle sehen allgemeine Informationen über den Verein, zum Beispiel in folgender Reihenfolge:
  1. aktuelle Daten über den Verein wie Mitgliederzahl, Dauer des Bestehens,
  2. aktuelle Angebote, Dienstleistungen und Projekte (statt langer Listen solltest du dich auf das Wesentliche konzentrieren)
  3.  Historisches zur Vereinsentwicklung
  • Fotos und Grafiken schließen die Pressemappe ab.

 

Die Pressemappe ist Visitenkarte deines Vereins!

Eine Mannschaft, die in schlabberigen Trikots auf den Platz kommt, macht einen schlappen Eindruck. Bei Pressemappen ist es nicht anders. Vergilbtes Papier, schlechte Druckqualität oder gar Eselsohren machen nichts her und darum alle Mühen wieder zunichte. Eine gute Pressemappe ist nicht nur inhaltlich interessant, sie ist auch äußerlich „in Form“. Stelle dir vor, du würdest eine Bewerbungsmappe gestalten, um sich auf deinen Traumjob zu bewerben – dann hast du den richtigen Maßstab für die Qualität deiner Pressemappe.

 

Presseverteiler

Ein Presseverteiler bringt Ordnung in die Pressearbeit – wenn er regelmäßig gepflegt wird.

 

In kleineren Gemeinden mögen die Daten auf ein Blatt passen, in größeren Städten und Großstädten empfiehlt sich dagegen ein Karteikasten mit Datenblättern: Lokal berichtende Tageszeitungen, Stadtmagazine, Anzeigenblätter, kommunale Medien, vielleicht auch das Mitarbeitermagazin eines ansässigen Unternehmens – da kommt schnell einiges Material zusammen.

 

Folgende Daten sollte ein Presseverteiler enthalten:

  • genaue Anschriften der Redaktionen
  • Telefonnummer mit Durchwahl und Faxnummer
  • E-Mail-Adressen
  • die zuständigen Ansprechpartner mit Vorname, Nachname und Positionsbezeichnungen

 

Tipp: Eine nützliche Ergänzung des Presseverteilers sind Informationen über Erwartungen und Vorlieben von Redakteuren und kurze Gesprächsprotokolle.

 

Fazit

Umso besser deine Beziehungen zu Redakteuren, desto größer die Aussichten, mit den Presse-Informationen deines Vereins in der Zeitung Treffer zu landen und einen erfolgreichen Eintritt in die Medien zu garantieren. Was du beim Verfassen beachten solltest, erläutert Ihnen das nächste Kapitel.