Projektarbeit im Verein

• 02. Januar. 2014
• Administrator
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Über Projektarbeit im Verein lässt sich Positives wie Negatives sagen. Das Negative: So manches Projekt, das mit Elan gestartet wurde, versandet bald in der täglichen Kleinarbeit. Andere laufen ins Leere, weil das Projektteam schlecht aufgestellt war. Und wieder andere scheitern an Widerständen im Verein, weil die Verantwortlichen nicht für das Projekt geworben haben. 

Über Projektarbeit lässt sich aber auch sehr viel Positives sagen! Projekte bündeln die Energie. Sie reißen aus der manchmal ermüdenden Alltagsroutine heraus. Keine Arbeitsform ist geeigneter, Veränderungen in überschaubarer Zeit voranzubringen.

Vereine leben vom freiwilligen Engagement. Projekte sind für sie eine große Chance: Vertraue Menschen eine aktive Rolle an und du findest die motiviertesten Mitspieler. Denn Projekte sind wie Sprintstaffeln: Das Ziel im Blick und den Teamerfolg im Sinn gibt jeder sein Äußerstes.

Was überwiegt nun – das Negative oder das Positive? Du hast es selbst in der Hand! Gib deinem Vorhaben die erforderliche Unterstützung und plan es präzise. So kommt dein Projekt ins Ziel und dein Verein ein gutes Stück voran!

Projektarbeit im Verein – Darauf kommt es an

Was ist ein Projekt?

Fast jeder hat eine Ahnung, was mit Projektarbeit gemeint ist. Aber selbst Fachleuten fällt es schwer, es auf den Punkt zu bringen. Sicher ist nur eines: Im Gegensatz zur kontinuierlichen Tagesarbeit hat Projektarbeit im Verein einen definierten Anfangs- und Endpunkt.

Statt einer Definition

Letztlich bestimmst du selbst, was für deinen Verein ein Projekt ist. Nämlich alles, wofür du die Instrumente der Projektplanung brauchst und einsetzt. Definitionen helfen also nicht weiter. Aber einige Fragen geben dir Orientierung, ob du eine Projektplanung benötigst:

• Planen wir ein Vorhaben mit bestimmtem Anfang und Ende?
• Handelt es sich um ein komplexes Vorhaben, mit dem wir noch keine Erfahrungen haben?
• Zielt unser Vorhaben auf etwas Neuartiges ab?
• Hat das Vorhaben für unseren Sportverein große Bedeutung?
• Birgt das Vorhaben Risiken? Zum Beispiel, weil Termine eingehalten werden müssen, größere Investitionen erforderlich sind oder weil die Vereinsorganisation nachhaltig betroffen ist.
• Kann das Vorhaben innerhalb der normalen Zuständigkeiten realisiert werden oder brauchen wir ein Team, das sich der Aufgabe annimmt?

Umso mehr Fragen du bejahst, desto eher benötigst du eine Projektplanung.
 

Kleinere Vorhaben

Manche glauben immer noch, Projektmanagement brauche man nur für Mega- Unternehmungen wie die Erkundung des Weltalls. Aber auch für kleinere Vorhaben in deinem Verein kann sich Projektarbeit bewähren. Denn selbst in vermeintlich überschaubaren Organisationen geht die Ordnung schneller verloren, als man es sich eingestehen will. Projektplanung lohnt sich deshalb in vielen Fällen!

Projekttypen

Unterschiedliche Typen von Projekten stellen unterschiedliche Anforderungen an die Teams und ihre Projektleiter. Das wichtigste Unterscheidungsmerkmal ist, ob es eher darum geht,

• etwas Neuartiges hervorzubringen oder
• eine komplexe organisatorische Aufgabe zu meistern

Innovative Projekte

Euer Verein möchte etwas Neues realisieren? Dann braucht er vor allem Projektmitglieder, deren Stärken im gründlichen Analysieren und kreativen Erfinden liegen. Natürlich sollte es auch an Organisationsvermögen nicht gänzlich fehlen – aber es ist nicht das erste Auswahlkriterium.

Komplexe Projekte

Bei deinem Vorhaben besteht die Herausforderung vor allem darin, viele Fäden gleichzeitig in der Hand zu behalten? Dann brauchst du ein Projektteam, das gut zu organisieren versteht und auch unter Termindruck den Überblick behält.

Beispiel

Dein Verein beabsichtigt, eine große Jubiläumsfeier zu veranstalten. Wenn du nach ungewöhnlichen Ideen für die Veranstaltung suchst, brauchst du vor allem Projektmitglieder mit dem Mut, Neuland zu betreten. Besitzt du hingegen schon eine genaue Vorstellung von der Feier, dann benötigst du ein Projektteam mit Stärken im Planen und Umsetzen. Du musst dich also entscheiden, was dir wichtiger ist: Die Fähigkeit, tausend Details im Blick zu behalten? Oder das Talent, die eine, neue Idee zu finden? Natürlich kannst du das Vorhaben auch in zwei Projekte aufteilen: Erst sind die Kreativen gefordert und anschließend die Umsetzer.

Vor- und Nachteile der Projektarbeit im Verein

Ob die Vor- oder Nachteile der Projektarbeit im Verein  überwiegen, lässt sich nicht allgemein bestimmen. Sie müssen im Vorfeld am einzelnen Vorhaben gemessen werden. Eines gilt aber grundsätzlich: umso konsequenter du Projektmanagement betreibst, desto stärker wirken sich die Vorteile aus.

Vorteile und Chancen

• Projekte sind eine Abwechslung zur Tagesarbeit. Sie bieten Gelegenheit, neue Erfahrungen, zum Beispiel in der Teamarbeit, zu sammeln.
• Projekte zielen auf konkrete Erfolge und motivieren Menschen, sich zu engagieren. Sie sind deshalb ein wirksames Mittel, neue Mitglieder und Mitarbeiter für deinen Verein zu gewinnen. Attraktive Projekte können auch Externe veranlassen, in deinem Verein auf Zeit mitzuarbeiten.
• Projekte schaffen den Rahmen für eine sorgfältige Aufgaben- und Problemanalyse.
• Projektplanung schafft Struktur und Ordnung.
• Projektarbeit führt zu grundsätzlichen, neuen Lösungen.
• Projektplanung sorgt dafür, dass die Mittel auch bereitgestellt werden, die für die Zielsetzung benötigt werden.
• Ein ordentlicher Projektauftrag definiert klare Zuständigkeiten.
• Projektteams übernehmen Verantwortung und entlasten den Vorstand.

Nachteile und Risiken

• Projektarbeit im Verein erzeugt einen zusätzlichen Aufwand an Planung und Organisation.
• Werden die Projektmitglieder nicht von anderen Tätigkeiten entlastet, droht eine Überforderung. Sie wirkt sich negativ auf die Qualität der unterschiedlichen Arbeiten aus.
• Projekte, die im Sande verlaufen, signalisieren Stillstand. Das demotiviert nicht nur die Projektbeteiligten.
• Wenn nicht alle Betroffenen für die Projektziele gewonnen werden, scheitern Projekte an Widerständen des Umfeldes.

Projekte brauchen Unterstützung

Ob die Chancen zum Tragen kommen oder sich die Risiken durchsetzen, hängt nicht zuletzt davon ab, ob sie die Menschen im Verein dafür gewinnen. Was leichter gesagt als getan ist. Denn Projekte zielen auf Veränderungen. Menschen fällt es aber manchmal schwer, das Gewohnte zugunsten des noch Unbekannten aufzugeben. Aktive Werbung für das Projekt ist deshalb eine nicht zu vernachlässigende Erfolgsbedingung. Informiere frühzeitig und umfassend über das geplante Vorhaben. Begnüge dich nicht mit einseitiger Kommunikation. Konflikte sollten schon vor Projektbeginn im Dialog offen ausgetragen werden. Sonst droht deinem Projekt später der (heimliche) Boykott. Ängste, die nicht ausgesprochen werden, arbeiten im Verborgenen weiter. Schaffe deshalb eine Atmosphäre, die es den Betroffenen leicht macht, Bedenken und Widerstände zu äußern. Am Ende des Klärungsprozesses – und noch bevor das Projekt startet – darf aber kein Zweifel bestehen, dass die Vereinsführung das Projekt ohne Wenn und Aber unterstützt.

Projektpate

Auch die beste Planung verhindert nicht, dass Probleme auftreten. Nicht jedes kann das Team selbst lösen. Der Vorstand sollte ihm deshalb aus seinem Kreis einen Projektpaten zur Seite stellen. Er unterstützt das Projekt und ist erster Ansprechpartner.

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