Projektplanung im Verein

• 02. Januar. 2014
• Administrator
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Die Projektplanung im Verein soll Erfolg haben – so viel ist klar. Aber was genau bedeutet Erfolg in diesem Fall? Woran misst er sich? Denn ohne präzise Anweisung hat das Projektteam keine Chance!

Projektplanung im Verein – Schritt für Schritt zum erfolgreichen Projekt

Am Anfang steht die Analyse

Projekte dienen dazu, Zukunft zu gestalten. Zukunft beginnt aber immer in der Gegenwart. Bevor der Vorstand einen Projektauftrag vergibt, sollte er deshalb die Ausgangsbedingungen genau untersuchen (lassen).

Den Auftrag klären

Vermeide einen Fehlstart des Projektes – Rüste dein Team mit einem präzisen, schriftlichen Projektauftrag aus! „Lasst euch was einfallen“ oder „Ihr wisst ja, was wir wollen“ – solche und ähnliche Formulierungen sind Pässe ins Abseits. Überhaupt sind mündliche Projektaufträge hoch riskant. Das gesprochene Wort verhält in Sekundenbruchteilen. Hat es ein unbemerkt ein Missverständnis gegeben, ist das Ziel verfehlt, noch bevor sich die Mannschaft in Bewegung gesetzt hat.

Projektsteckbrief: Positionen Punkt für Punkt

Um von Anfang an Ordnung in das Projekt zu bringen, solltest du die wichtigsten Festlegungen in einem Projektsteckbrief zusammenfassen:

1. Interessenabklärung

   Warum soll das Projekt durchgeführt werden? Umso besser das Projektteam die Hintergründe versteht, desto besser ist seine Orientierung auf dem Weg zum Erfolg.

2. Zieldefinition

   Was genau soll das Projektteam zuwege bringen? Welche Zielgruppe willst du erreichen? Gib messbare Gesamt- und Teilziele vor. Und prüfen Sie, ob die Ziele auch realistisch sind.

3. Ausgangssituation

   Beschreibe in kurzer Form die wesentlichen Ausgangsbedingungen. Dazu gehören insbesondere die Stärken und Schwächen deines Vereins in dem Bereich, der vom Projektteam bearbeitet werden soll.

4. Rahmenbedingungen

   Gibt es Rahmenbedingungen, die das Projektteam beachten muss? Vielleicht schränkt das Leitbild des Vereins denkbare Lösungswege ein; zum Beispiel, weil ein Teil der Mitgliedschaft von Angeboten wegen zu hohe Teilnehmergebühren ausgeschlossen bliebe. Oder es sind die Erwartungen eines Sponsors zu berücksichtigen.

5. Ressourcen / Budget

   Welche Mittel wird das Projektteam benötigen, um die vorgegebenen Ziele zu realisieren? Häufig konkretisiert sich diese Frage erst im Verlauf des Projektes. Doch schon bei der Erteilung des Projektauftrags solltest du – vorläufig – bestimmen, welche Ressourcen zur Verfügung stehen an:

   • Geldmitteln
   • Sachmitteln
   • personelle Unterstützung

6. Teamleitung

   Wer ist für unser Projekt der richtige Leiter? Kompetenz in der Sache und die Fähigkeit, Mitarbeiter zu führen, beides wird benötigt. Versäume nicht festzulegen, welche Befugnisse der Projektleiter gegenüber den Teammitarbeitern einerseits und anderen Mitarbeitern und Mitgliedern im Verein anderseits hat – und stelle sicher, dass alle Betroffenen diese Kompetenzen akzeptieren.

7. Mannschaftsaufstellung

   Wer gehört ins Projektteam? Zunächst denkt man natürlich an veränderungsfreudige Projektmitarbeiter. Aber wie ist es mit den „Konservativen“ im Verein? Wahrscheinlich sind sie eher bereit, ein Zukunftsprojekt zu unterstützen, wenn auch „Bodenständige“ in der Mannschaft vertreten sind. Und auch im Hinblick auf den Projekterfolg hat sich eine gute Mischung bewährt. Bedenke auch, welche Erfahrungen und welches Know-how dem Projekterfolg zugute kommen.

8. Zeitrahmen und wichtige Meilensteine

   Wann soll das Projekt starten, bis wann soll es zum Abschluss gebracht werden? Wann sollen wichtige Etappen erreicht werden? Lege mit dem Projektleiter die wichtigsten Termine fest.

9. Informationsfluss zwischen Projekt und Vorstand 

   Delegieren ist nützlich und nötig. Die letzte Verantwortung für ein Projekt verbleibt aber beim Vorstand. Er sollte deshalb mit dem Projektleiter vereinbaren, in welchen Abständen und in welcher Form er über den Verlauf des Projektes informiert wird.

Projektplanung im Verein

Du hast als Vorstand hat alle wichtigen Bestimmungen getroffen und im Auftrag schriftlich fixiert? Dann ist es Zeit, dass du die Projektbeteiligten zum Auftaktgespräch einladen. Erläutere den Auftrag noch einmal mündlich und versichere dir, dass die Projektmitglieder ihn richtig verstehen. Genauso wichtig wie die sachliche Einstimmung ist die emotionale: Motiviere das Team! Begeistere sie für die Aufgabe! Lass die Teilnehmer spüren, wie bedeutsam der Projekterfolg für den Verein ist. Für Wertschätzung und Anerkennung ist es nie zu früh. Sie sind der Treibstoff, der uns zu Höchstleistungen bringt.

Kommunikation im Projektteam

Die Komplikationen der Kommunikation werden oft unterschätzt. Das ganze Leben besteht aus Kommunikation, also braucht es dafür keine Planung – könnte man glauben. Doch bei näherem Hinsehen wird auch klar, wie oft Kommunikation scheitert. Oft hört man gar nicht genau hin, weil man glaubt zu wissen, was kommt. Oder missversteht den anderen aufgrund von Vorurteilen, glaubt zum Beispiel, die Bemerkung, „es ist ja klar, wer anruft“, bedeute, der andere rufe an, weil er es bislang immer gemacht habe, während der andere es genau umgekehrt meint.

Jeder Projektleiter ist deshalb gut beraten, Regeln für die Kommunikation festzulegen, zum Beispiel:

• In welchen Abständen trifft sich das Team, um sich zu besprechen? Wer lädt zu Sitzungen ein, wo finden sie statt und wie lange dauern sie?
• Wie werden Entscheidungen getroffen?
• Wer hat welche Entscheidungsspielräume?
• Wer ist für die Kommunikation nach außen verantwortlich?
• Wie und wo werden Tätigkeiten und Ergebnisse dokumentiert, zum Beispiel in einem Projektordner? Wer dokumentiert das Projekt?
• Wer bekommt von wem welche Informationen in welcher Form? Muss er sie abrufen oder erhält er sie automatisch?

Projektphasen

Projektarbeit ist ein dynamischer Prozess. Die Reihenfolge der Schritte, die nachfolgend beschrieben werden, ist deshalb nicht zwingend. Vieles läuft nebeneinander ab, häufig wird man einzelne Schritte in unterschiedlichen Projektstadien wiederholen.

1. Vom Groben zum Detail

   Vor allem bei vielschichtigen Aufgaben sollte sich das Projektteam schrittweise vorarbeiten. Der Elan der Projektteilnehmer sollte nicht dazu führen, dass sie sich allzu früh allzu intensiv einzelnen Teillösungen widmen. Erst nachdem du alle Aspekte der jeweiligen Lösung untersucht hast, stehen Realisierungskonzepte auf der Tagesordnung.

2. Analyse in jeder Projektphase

   Analysen sind anstrengend. Aber ohne Anstrengung kein Erfolg. Jeder „Spielzug“, den das Projektteam auf dem Papier entwickelt, bedarf einer gründlichen Untersuchung. Vor allem drei Fragen begleiten die Projektarbeit durch alle Phasen:

3. • Wie wirkt sich die (Teil-)Lösung auf die angestrebten Ziele aus?
   • Funktioniert sie unter den gegebenen Bedingungen? Welche Bedingungen müssen geschaffen werden?
   • Hat sie Auswirkungen über den Bereich hinaus, in dem sie realisiert werden könnte? Wie stehen die Betroffenen zu dieser Veränderung?

4. Kosten-Nutzen-Schätzung

   Als Projektleiter solltest du frühzeitig abschätzen, welche Kosten durch bestimmte Lösungen entstehen. Ist dein Verein bereit und in der Lage, sie zu tragen? Stehst du in einem günstigen wirtschaftlichen Verhältnis zum Resultat?

5. Risikoanalyse

   Welche Risiken ergeben sich aus den geplanten Zielen und Maßnahmen für das Projekt und die spätere Realisierung? Alle Projekte sind mehr oder weniger mit drei Risiken behaftet:

6. • der Terminüberziehung,
   • der Überschreitung der geplanten Kosten,
   • der Verfehlung der gesetzten Ziele. Je frühzeitiger die wichtigsten Risikotreiber aufgedeckt, desto eher kann Risikovorsorge betrieben werden. Zu den Führungsaufgaben im Projekt gehört deshalb, Probleme aufzuspüren und zu lösen.

Aufgabenplanung

Die Aufgabenplanung ist die Basis für die Projektplanung im Verein und die Umsetzung. Sie gibt dem Team die Richtung vor. Ziele, Aufgabenverteilung und Termine müssen allen Beteiligten klar sein.

Die Planung der Arbeiten und die Koordination aller Maßnahmen ist die vorrangige Aufgabe des Projektleiters:

• Lege die Verantwortung und Kompetenzen jedes Projektmitarbeiters schriftlich fest.
• Erstelle zunächst einen Projektstrukturplan, indem du das Projekt in Teilaufgaben gliederst.
• Entwickle aus dem Projektstrukturplan eine Terminplanung mit Meilensteinen. Sie legt fest, wer welche Aufgaben bis wann leisten soll.
• Kalkuliere den Aufwand (Geld, Sachmittel, Personal), den das Projekt verursachen wird und dokumentiere alle entstehenden Kosten.

Projektsteuerung im Verein

 Für alle Teammitglieder steht jetzt das Abarbeiten der geplanten Aufgaben im Vordergrund.

Zu den wichtigsten Steuerungsaufgaben des Projektleiters gehört,

• die Einhaltung der Termin- und Ressourcenplanung zu kontrollieren,
• die Kooperation unter den Beteiligten sicherzustellen,
• für einen ungestörten Informationsfluss zu sorgen,
• aktiv gegenzusteuern, wenn Probleme im Projektverlauf auftreten.

Koordination

In einem Projekt sind viele Maßnahmen zu koordinieren, die oft gleichzeitig ablaufen. Das ist für jeden Projektleiter eine Herausforderung. Projektverlaufsberichte, in denen die Teammitglieder über Arbeitsfortschritte informieren, verschaffen ihm den nötigen Überblick. So kann er frühzeitig auf Schwierigkeiten reagieren. Wichtig ist, dass er dem Vorstand permanent über das Vorgehen im Projekt berichtet und mit ihm Abweichungen vom Projektauftrag bespricht.

Projektkontrolle und Änderungen

• Korrekturen des Projektauftrags 

  Der Projektauftrag ist die verbindliche Grundlage der Projektarbeit. Aber das heißt nicht, dass sich das Projektteam blind darauf verlassen darf. Selbst wenn der Vorstand den Auftrag sorgfältig definiert hat – es könnten sich Fehler oder Irrtümer eingeschlichen haben. Manche Informationen und Zusammenhänge erschließen sich auch erst während der Projektarbeit. Es gehört deshalb in jeder Projektphase zu den Aufgaben des Projektteams zu prüfen, ob …
  … die Ausgangsbedingungen (noch) zutreffen, die der Vorstand zugrunde gelegt hat;
  … die Ziele und Zwischenziele, die der Vorstand vorgeben hat, mit den Erkenntnissen übereinstimmen, die im Verlauf der Projektarbeit gewonnen werden.

• Korrekturen der Projektplanung im Verein

  Auch die Projektarbeit selbst kann auf unvorhergesehene Probleme stoßen. Es könnte sich herausstellen, dass Maßnahmen nicht die geplante Wirkung erzielen. Vielleicht wurden Ausgangsbedingungen falsch analysiert. Zum Beispiel, weil der Fragebogen für eine Mitgliederbefragung missverständliche Fragen enthielt. Andere Schwierigkeiten zeigen sich erst in der Umsetzungsphase. Es könnten zum Beispiel steuerrechtliche Probleme bei einer vorgesehenen Aufwandsentschädigung auftreten.
  Wenn du als Projektleiter für ein ordentliches Berichtswesen sorgst, wirst du die Knackpunkte rechtzeitig bemerken. Aber wie reagierst du darauf? Manchmal reichen kleinere Korrekturen. In anderen Fällen muss der ursprüngliche Lösungsweg grundsätzlich infrage gestellt werden. Möglicherweise führt eine andere Route eher ans Ziel. Der Weg zum Projekterfolg ist selten ein gerader. Und manchmal muss man einige Schritte zurückgehen, um vorwärtszukommen.

Vereinsinterne Öffentlichkeitsarbeit

Menschen müssen für Veränderungen gewonnen werden. Vor allem diejenigen, die am Veränderungsprozess nicht selbst aktiv mitwirken. Nur wenn Mitarbeiter und Mitglieder über den Projektverlauf Bescheid wissen, können sie sich mit dem Vorhaben identifizieren. Betreibe deshalb vereinsinterne Öffentlichkeitsarbeit! Gib nicht nur bereitwillig auf alle Fragen Auskunft. Gehe selbst regelmäßig in die Vereinsöffentlichkeit. Berichte von Erfolgen, aber auch von Problemen. Mache deutlich, dass das Projektteam kein elitärer Zirkel ist, sondern Dienstleister für alle! Natürlich müssen sich die Projektmitarbeiter auch entsprechend verhalten.

Von der Projektplanung zur Projektentwicklung

Bei kleineren Projekten reicht es meistens aus, wenn das Projektteam die Resultate nach Abschluss seiner Arbeit dem Vorstand präsentiert. Größere Projekte, die viele Zwischenschritte erfordern, sollten nach Ablauf wichtiger Phasen präsentiert werden. Das bringt Vorteile mit sich:

• Das Projektteam kann zeigen, was es schon geschafft hat. Ein positives Feedback schafft neue Motivation.
• Der Vorstand kann rechtzeitig auf Fehlentwicklungen im Projekt reagieren.
• Er kann Maßnahmen einleiten, um Schwierigkeiten des Projektteams zu beseitigen, zum Beispiel mangelnde Kooperation des Projektumfeldes.
• Der Vorstand trifft frühzeitig Entscheidungen, die für die Realisierung des Projektes benötigt werden.
• Er zeigt sein Interesse und verdeutlicht so den Stellenwert des Projektes.

Ein Projektteam, das mit seiner Arbeit zufrieden ist, könnte glauben, die Projektergebnisse sprächen für sich selbst. Aber der Auftraggeber ist mit der Materie längst nicht so vertraut wie die Projektbeteiligten. Überzeugende Präsentationen sind deshalb der entscheidende Schritt zur Verwirklichung des Konzeptes.

Verantwortung des Vorstands

Projekte sind Chancen. Sie bündeln die Kräfte. Sie erhöhen die Motivation. Aber nur, wenn du dein Projekt ordentlich durch eine Entscheidung des Vorstands abschließen; das erwarten das Projektteam und Ihr Verein zu Recht. Wenn du gut geplant hast, war dein Projekt bestimmt erfolgreich. Doch selbst wenn ein Projekt einmal nicht den erhofften Erfolg gebracht hat, verdient es eine Würdigung des Vorstands.

Projektnachbereitung

Ebenso wichtig wie die gute Vorbereitung eines Projekts ist die gründliche Nachbereitung. Die Erfahrungen, die dein Verein gemacht hat, sind viel wert. Nutze den Erfahrungsschatz für neue Aufgaben! Jede Projektplanung im Verein sollte deshalb mit einem Blick zurück beendet werden: Was hat gut geklappt, was weniger? Was machen wir beim nächsten Mal besser?

Projektdokumentation

Welch ein Verlust wäre es für deinen Verein, wenn die Projektdokumente verloren gingen. Sie gibt wichtige Anhaltspunkte für künftige Vorhaben. Sie gehört deshalb nach Abschluss des Projektes in die Hand des Vereinsvorstands.

Dank und Anerkennung

Gut geplante Projekte, die vom Vereinsvorstand tatkräftig unterstützt werden, verschaffen den Projektmitarbeitern große Befriedigung. Ihr Einsatz ist trotzdem keine Selbstverständlichkeit! Überlege als Vereinsvorstand, wie du die Wertschätzung für die Arbeit des Teams zum Ausdruck bringst. So förderst du die Bereitschaft in deinem Verein, sich auch künftig auf das „Wagnis Projekt“ einzulassen. Bedenke schließlich auch folgendes: Den Projektauftrag hat zwar der Vorstand vergeben. Doch engagiert haben sich die Projektteilnehmer für deinen Verein. Schaffe deshalb einen angemessenen – öffentlichen! – Rahmen, in dem du die Arbeit würdigst.

Fazit

Nun hast du einen Überblick über die wichtigsten Schritte der Projektplanung im Verein erhalten. Erscheint es dir kompliziert? Zugegeben, es ist viel zu beachten. Doch das liegt nicht an der Projektplanung im Verein – es liegt an den Herausforderungen, die gemeistert werden sollen. Wer einen hohen Berg besteigen will, der sollte sich gut darauf vorbereiten. Einfach loszugehen, weil es Mühe macht, die Route zu bestimmen und die Ausrüstung zu besorgen, führt selten auf den Gipfel. Wer aber das Terrain studiert, Sicherungskarabiner und Kletterseile im Gepäck hat, der kommt selbst über schwierige Klippen hinweg. So ist es auch mit Projektplanung im Verein: Sie schafft Ordnung und Struktur in unübersichtlichem Gelände, gibt auf dem Weg in die Zukunft jedem deiner Schritte die nötige Sicherheit.

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