Rückstellungen & Überschüsse – Alles was Euer Verein wissen muss

• 09. Juni. 2022
• hpadt
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Das kommt meist leider viel zu selten vor: In Eurer Vereinskasse ist ein Überschuss, den Euer Verein nicht entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen „zeitnahen Mittelverwendung“ verbrauchen kann (§ 55, Abs. 1 Ziffer 5 AO – Abgabenordnung). Jetzt stellt sich die Frage, wie man mit diesen Mitteln umgeht. In diesem Beitrag zeigen wir Euch, wann Ihr betroffen seid und wie Ihr mit verschiedenen Varianten von Rückstellungen, den Überschuss zeitnah senken könnt.

Seid Ihr betroffen?

Zunächst solltet Ihr klären, ob Ihr überhaupt gezwungen seid, die Mittel zeitnah zu verwenden. Das gilt nämlich nur, wenn Euer Verein jährlich mehr als 45.000 Euro einnimmt. Liegen die Vereinseinnahmen im Geschäftsjahr (das ja nicht zwingend das Kalenderjahr sein muss) unter dieser Grenze, muss der Verein die Mittel nicht zeitnah verwenden.

Wichtig: Übersteigen die Einnahmen die Grenze, gilt die zeitnahe Mittelverwendung nur für das Jahr, in dem die Grenze überschritten wurde. Wurden beispielsweise im Jahr 2020 30.000 Euro vereinnahmt und 2021 50.000 Euro, so müssen lediglich die 50.000 Euro zeitnah verwendet werden (Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums vom 06.08.2021 – Aktendzeichen IV C 4 -O 1000/19/10474).

Man berücksichtigt dabei Einnahmen und auch Sachspenden des Vereins. Aufwandsspenden oder andere Erträge, die aus dem Verzicht auf Forderungen gegenüber Eurem Verein entstehen, bleiben jedoch unberücksichtigt.

Nicht mitgerechnet werden nach § 62 Abs. 3 AO folgende Zuwendungen:

• Erbschaften, wenn der Erblasser keine Verwendung für den laufenden Aufwand Eures Vereins vorgeschrieben hat,
• Zuwendungen, die zur Ausstattung Eures Vereins mit Vermögen oder zu Erhöhung des Vereinsvermögens bestimmt sind (das muss der Zuwendende ausdrücklich erklären),
• Einnahmen aus einem Spendenaufruf Eures Vereins, wenn aus dem Spendenaufruf ersichtlich ist, dass die Einnahmen zur Aufstockung des Vereinsvermögens dienen sollen und
• Sachzuwendungen, die Ihrer Natur nach zum Vermögen gehören.

Was heißt zeitnah?

§ 55, Abs. 1 Ziffer 5 AO definiert Mittel als zeitnah verwendet, wenn der Verein diese innerhalb der auf den Erhalt folgenden zwei Jahre verbraucht. Mittel aus dem Jahr 2022 müsst Ihr entsprechend also spätestens bis zum 31.12.2024 für satzungsgemäße Zwecke verbrauchen.

Rückstellungen bilden

Auch Euer Verein wird diverse Güter (PC, Vereinsfahrzeug, Rasenmäher usw.) besitzen, die sich abnutzen. Hierfür könnt ihr Rückstellungen bilden, um die Neuanschaffung zu finanzieren. Mit diesen Rückstellungen senkt Ihr im Verein legal den Betrag, der zeitnah verwendet werden muss. Es gibt aber auch noch andere Möglichkeiten der Rückstellung, die wir Euch hier vorstellen wollen.

Freie Rücklagen

Die Bildung der Freien Rücklage (§ 62 Abs. 1, Ziffer 3) geschieht unabhängig von einer Zweckbegründung. Es dürfen in eine Freie Rücklage maximal überführt werden:

• 10 % der Bruttoeinnahmen aus dem ideellen Bereich
• 1/3 des Überschusses aus der Vermögensverwaltung
• 10 % des Überschusses aus dem Zweckbetrieb
• 10 % des Überschusses aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (soweit vorhanden)

Die Bildung der freien Rücklage beschließt Ihr gemeinsam in einer Mitgliederversammlung und bucht diese auf ein eigenes Konto. Es ist ratsam die die Rücklagen auf einem eigenen Bankkonto zu sammeln. Für die Freier Rücklage gilt kein zeitlich vorgegebener Mittelverwendungszwang.

Zweckgebundene Rücklagen

Während die Freie Rücklage dem allgemeinen Vermögensaufbau Eures Vereins dient, sind Zweckgebundene Rücklagen dazu da, zu erwartende Ausgaben zu decken. Die Rücklagen sind gebunden. Das heißt: Ihr müsst sie verwenden, sobald der Grund für die Bildung der Rücklage eintritt.

Um eine zweckgebundene Rücklage bilden zu können, müsst ihr also einen konkreten Grund zur Bildung der Rücklage angeben. Beispielsweise, dass der Verein in einigen Jahren ein neues Fahrzeug benötigt oder die Zahlung von laufenden Kosten (Gehälter, Versicherungen usw.) . In den meisten Fällen müsst Ihr auch einen (realistischen) Zeitrahmen festlegen, innerhalb dem die Rücklage aufgelöst und für den angegebenen Grund verwendet werden soll.

Wichtig: Zweckgebundene Rücklagen müssen realistisch sein. Euer Verein muss also tatsächlich in der Lage sein, die als Grund angegebene Maßnahme zu realisieren. Hierzu müsst Ihr jederzeit einen realistischen Finanzierungsplan vorlegen können.

Zweckgebundene Rücklagen könnt Ihr für konkrete Rücklagen bilden. Dazu gehören beispielsweise geplante Anschaffungen von Geräten, Trainingsmaterial, Gelände, Gebäuden, Fahrzeugen usw. Auch für Veranstaltungen, die im Sinne der satzungsgemäßen Ziele sind, kann Euer Verein solche Projektrücklagen bilden und nutzen.

Betriebsmittelrücklage

Im Gegensatz zur Projektrücklage ist die Betriebsmittelrücklage nicht gesetzlich festgelegt, wird aber von den Finanzämtern allgemein anerkannt. Mit der Betriebsmittelrücklage deckt Ihr die laufenden Kosten des Vereins (Mieten, Gehälter, Löhne usw.) ab. Damit sichert Ihr die Zahlungsfähigkeit des Vereins.

Voraussetzung für die Betriebsmittelrücklage ist allerdings, dass die Einnahmen Eures Vereins schwanken und die Finanzierung der laufenden Kosten nicht gesichert ist. Das wäre der Fall, wenn Ihr den Verein zu einem nicht geringen Anteil über Spenden und Zuschüsse finanziert.

Es gibt keine feste Regelung, wie hoch die zweckgebundenen Rücklagen sein dürfen, wie viele Rücklagen nebeneinander gebildet werden dürfen und bis wann die Rücklagen aufgelöst werden müssen. Allerdings müsst ihr darauf achten, dass

• die Rücklage nicht höher ist, als der Finanzierungsbedarf für das entsprechende Projekt beziehungsweise die laufenden Kosten für einen festgelegten Zeitraum.
• auch bei mehreren nebeneinander laufenden Rückstellungen alle Projekte realisierbar bleiben.
• die Rückstellungszeiträume realistisch sind.

Wichtig: Stellt sich heraus, dass Euer Verein ein Projekt nicht mehr realisieren kann oder soll, müsst Ihr die entsprechende Rückstellung unverzüglich auflösen. Erhaltet Ihr etwa einen Zuschuss, der die Rückstellung überflüssig macht, müsst Ihr die Rückstellung auflösen, sobald Ihr eine verbindliche Zusage für den Zuschuss in Händen haltet.

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