Spendenbescheinigung erstellen mit einer Vereinssoftware

Du willst eine Spendenbescheinigung erstellen und weißt nicht wie? Eine Vereinssoftware wie WISO MeinVerein 365 kann helfen! Wir zeigen dir in einem Video-Tutorial, wie es geht und verraten dir, was es außerdem Wichtiges zu beachten gibt.

Handelt es sich beim Spendenempfänger um eine steuerbegünstigte Organisation?

Zunächst sollte – bestenfalls bevor die Spende getätigt wird – geklärt werden, ob es sich beim Spendenempfänger um eine begünstigte Organisation handelt. Dies ist der Fall, wenn der Verein  gemeinnützigen, kirchlichen oder mildtätigen Zwecken nachgeht. Mehr dazu kannst du in unserm Beitrag „Wann ist eine Spende steuerlich absetzbar?“ erfahren. 

Merke: Für Spenden bis 200€ reicht auch der Nachweis auf dem Kontoauszug aus! 

Die Spendenbescheinigung bzw. Zuwendungsbescheinigung

Spenden ab 200€ können nur steuerlich geltend gemacht werden, wenn nach dem amtlichen Vordruck eine Zuwendungsbescheinigung bzw. Spendenbescheiniung (oder auch Spendenquittung) vorliegt. Dabei handelt es sich um eine vom Finanzamt anerkannte schriftliche Bestätigung darüber, dass die Zuwendungen bzw. Spenden im Sinne der Abgabenordnung § 52 an eine gemeinnützige Organisation geflossen sind.

Diese Bestätigung enthält Angaben über:

• den Spendenempfänger
• Angaben über Finanzamt des Empfängers sowie seine Steuernummer
• die Art der Spende (Geld- oder Sachspende / Mitgliedsbeitrag)
• den Betrag bzw. Wert der Sachspende
• das Datum des letzten Freistellungsbescheids
• Informationen über den Spender: Name und Anschrift
• eine Bestätigung für das Verwenden der Spende für einen bestimmten Zweck
• Datum, Ort und Unterschrift des Empfängers

Muss man die Spendenbescheinigung per Post verschicken?

Je nach Anzahl der erhaltenden Spenden, kann das Verschicken der Spendenbescheinigungen per Post einen recht großen Aufwand für den Verein darstellen. Darauf hat die Finanzverwaltung reagiert. Nach einem aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 06.02.2017 darf die Spendenbescheinigung als PDF-Datei per E-Mail verschickt werden, sofern der empfangende Verein das Finanzamt darüber informiert hat und die amtlichen Vordrucke unverändert (eingescannt) verwendet.

Hinweis: Die elektronische Mitteilung der Spendenbescheinigung ist nur dann zulässig, wenn das Format schreibgeschützt ist! Eine Übermittlung im Word-Format ist nicht zulässig, da dort nachträglich Änderungen vorgenommen werden könnten. Deshalb empfiehlt sich das PDF-Format. Word-Dokumente können per Mausklick als PDF-Datei exportiert werden. 

Natürlich kann man auch weiterhin, wie gehabt, die Spendenbescheinigung per Post verschicken.
Die Entscheidung liegt nun beim Verein selbst.

Erleichterung seit 18.07.2017: Nachweise müssen erst nach Aufforderung vorgezeigt werden

Ab dem Steuerjahr 2017 wird die Belegvorlagepflicht zur Belegvorhaltepflicht. D.h., dass die Nachweise bzw. Spendenbescheinigungen nicht mehr zwingend mit der Steuererklärung angegeben werden müssen, sondern nur noch nach Aufforderung des Finanzamts vorgelegt werden müssen. Genaueres zum „Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens“ vom 18.7.2016 erzählt euch meine Kollegin Melanie Baumiller von steuersparen.de in ihrem Beitrag über die „Erleichterung der Spendennachweise“. 

Wichtig: §10 IV EStG

In §10 IV des Einkommenssteuergesetzes wird Folgendes betont: Beim Umgang mit Spenden und Spendenbescheinigungen muss klar sein, dass der Steuerpflichtige auf die Richtigkeit der Bestätigung über die Spenden und Mitgliedsbeiträge vertrauen kann, sofern er nicht selbst versucht hat, diese mit Hilfe von unlauteren Mitteln zu erstellen bzw. zu fälschen. Sollte ein Verein vorsätzlich oder grob fahrlässig eine falsche Bestätigung ausstellen oder veranlassen (z.B. wenn die Zuwendungen gar nicht wirklich für die angegebenen steuergeünstigten Zwecke genutzt werden), so haftet dieser für die entgangene Steuer!

Hier wird absolute Vorsicht geboten, denn viele Finanzämter prüfen hier ganz genau, ob es sich auch um Spenden an steuerbegünstigte Organisationen handelt und ob die Spenden auch tatsächlich zu mildtätigen, kirchlichen oder gemeinnützigen Zwecken verwendet werden.

Spendenbescheinigung erstellen mit einer Vereinsoftware wie WISO MeinVerein 365

Eine Vereinssoftware kann die administrative und organisatorische Arbeit des Vereinsmanagers oder Vereinsvorsitzenden um ein Vielfaches erleichtern! Mit WISO MeinVerein 365 lässt sich die amtliche Zuwendungsbescheidung bzw. Spendenbescheinigung mit einigen Mausklicks erledigen.

In einem Video-Tutorial erklärt meine Kollegin Lena Kullmann, wie einfach man mit WISO MeinVerein 365 eine Spendenbescheinigung erstellen kann.

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