Tatsächlich ist auch nach der Veranstaltung die Arbeit noch nicht getan. Deswegen heißt es jetzt: Bilanz ziehen und ein Fazit der Vereinsveranstaltung erstellen. Schließlich helfen die damit gewonnenen Erkenntnisse dem Verein die Planung zukünftiger Veranstaltungen zu optimieren. Denn das nächste Ereignis kommt bestimmt und dann soll schließlich alles noch viel besser laufen.
Fazit der Vereinsveranstaltung – Nach dem Spiel ist vor dem Spiel
Deshalb sollte sich auch das Projektteam nach Veranstaltungsende zusammensetzen und schriftlich festhalten:
- Haben wir unsere vorab definierten Ziele erreicht? Wenn nein: Warum nicht? Was ist schief gelaufen?
- Wo gab es Abweichungen von der Planung und warum?
- Welchen Hürden, die wir nehmen mussten, könnte man beim nächsten Mal aus dem Weg gehen?
- Was hat sich als „besonders nachahmenswert“ bewährt?
Ebenso wichtig wie die gute Vorbereitung eines Projekts ist die gründliche Nachbereitung. Deshalb ist es sinnvoll, auch außenstehende Dritte, die das Projekt oder dessen Produkt beobachtet haben, in diese Evaluation einzubeziehen und um ihre Meinung zu fragen: Wie wirkt die Arbeit des Projektteams nach außen hin? Wie ist das fertige Produkt zu beurteilen? Gibt es Verbesserungsvorschläge?
Bei der Beantwortung der folgenden Fragen sollte das gesamte Projektteam hinzugezogen werden:
- Wurde das zu Beginn der Projektarbeit festgelegte Projektziel erreicht?
- Sind alle Mitarbeiter des Teams mit dem erreichten Ziel zufrieden?
- Sind alle Mitwirkenden mit der eigenen Arbeit zufrieden?
- Gibt es Kritik an der eigenen Arbeit oder der Arbeit anderer?
- Wie lief die Zusammenarbeit mit Externen?
- Was lief gut/schlecht und klappte hervorragend/gar nicht?
- Was kann bei weiteren Projekten anders organisiert werden?
- Gab es Unstimmigkeiten im Team?
- Wie wurden Konflikte gelöst?
…
Fazit
Mit einem Fazit der Vereinsveranstaltung könnt ihr besser beurteilen, ob es sich für den Verein lohnt, eine ähnliche Veranstaltung nochmal durchzuführen. Wenn ja, dann ist die Nachbereitung zugleich dein Kursbuch für kommende Planung: es navigiert Dich das nächste Mal schneller, günstiger und stressfreier ans Ziel.
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