Um die perfekte Veranstaltung zu organisieren, müssen sowohl Ablauf als auch das Timing perfekt geplant werden. Dabei spielt der Feinschliff der Vereinsveranstaltungen eine große Rolle, damit auch unvorhergesehene Situationen Dich nicht aus der Bahn werfen.

Der letzte Feinschliff der Vereinsveranstaltungen

Veranstaltungsorganisation ist Projektarbeit

Selbst kleinere Veranstaltungen sind komplexe Herausforderungen, die leichter im Rahmen eines Projekts zu meistern sind:

• Bilde ein Projektteam mit klaren Verantwortlichkeiten!

• Plane rechtzeitig! Viele Projektschritte – von der Anmietung geeigneter Räumlichkeiten bis hin zum Einholen von Genehmigungen – dauern länger als man sich ursprünglich vorgestellt hat. Je frühzeitiger du mit der Planung und Umsetzung beginnst desto besser.

• Stelle einen detaillierten Budgetplan auf! Nur wer präzise Kosten und Einnahmen kalkuliert und die Einhaltung regelmäßig kontrolliert, dem geht unterwegs nicht die Luft aus.

• Kalkuliere Reserven ein! Erfahrungsgemäß kommt auch bei gründlicher Planung vieles anders als man denkt und zwar sowohl zeitlich wie auch finanziell. du solltest dann noch Spielraum haben!

• Denke schon an die nächste Veranstaltung! Werte unmittelbar nach der Veranstaltung aus, was nach Plan gelaufen ist bzw. was nicht und wo Verbesserungsbedarf besteht. Das spart beim nächsten Mal Nerven, Zeit und Geld.

Gewusst wo: Finde den richtigen Veranstaltungsort!

Klar, zunächst drängen sich Vereinsheim und -anlagen als Veranstaltungsort auf, schon aus Kostengründen. Doch träumen kostet ja noch nichts: Wie sähe also der Traum-Ort deiner Veranstaltung aus und wo könnte er zu finden sein? Stadthalle, Rathaussaal, Räume im Stadttheater oder der Oper, alte Industrieanlagen, Schiffe, Schlösser oder Burgen, das örtliche Kino oder ein Spielkasino: Möglichkeiten gibt es viele – frage  nach, welche Ausgaben auf den Verein zu kämen, denn auch fragen kostet ja noch nichts. Bevor du dich entscheidest, solltest du im Rahmen einer Vor-Ort-Besichtigung folgende Fragen klären:
• Ist der Raum zum Wunschtermin verfügbar?
• Ist er groß genug für meine Zwecke?
• Hat er die nötige Ausstattung, zum Beispiel eine Bühne, eine Lautsprecheranlage oder eine Küche?
• Lässt er sich meinen Vorstellungen entsprechend dekorieren?Besonders wichtig sind zum Beispiel Befestigungsmöglichkeiten für alles, was an Wänden und Decken angebracht werden soll.
• Welche Auflagen musst du bei der Nutzung erfüllen?

Tipp: Lasse dir  vom Vermieter ein detailliertes Angebot erstellen, das alle Nebenkosten und die Mehrwertsteuer enthält.

Tipp: Plane für Open-Air-Veranstaltungen eine Schlechtwetter-Alternative ein!

 

Gute Unterhaltung garantiert: Das Rahmenprogramm 

Ein unterhaltsames Rahmenprogramm trägt wesentlich zum Erfolg einer Veranstaltung bei, egal ob Sommerfest, Tag der offenen Tür oder Wettkampf. Und was gehört alles dazu?

Unterhaltungsprogramm

Musik und Tanz, ein Entertainer, der durch das Programm führt, die Showeinlagen einer Tanz- oder Sportgruppe, ein Zauberer – der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

 

  • Aus eigener „Produktion“Höre dich um, ob es unter den Mitgliedern nicht verborgene Talente gibt, gekonnte Plauderer für die Moderation zum Beispiel oder Hobbymusiker, deren Können für eine Vorführung ausreicht. Vielleicht könnte auch eine Trainingsgemeinschaft eine Einlage einüben, zum Beispiel eine Gymnastikgruppe eine kleine pantomimische Darbietung. Wenn die Vorführung auch noch zum Anlass der Veranstaltung passt, ist der Applaus gewiss.
  • Von Profis profitierenDie Alternative sind externe, professionelle Unterhalter und Künstler. Bei der Suche helfen spezielle Agenturen, aber auch die Arbeitsämter haben oft Adressen parat. Auch hier gilt: Angebote einholen und vergleichen. Am besten eine Probe des Könnens zeigen lassen, denn Papier und Prospekte sind geduldig.Tipp: Event-Agenturen findest du in den Gelben Seiten und im Internet, wenn du das Stichwort „Event“ eingibst.

 

Tipp: Denke (vor allem bei längeren Tagesveranstaltungen) auch an die Jüngsten und organisiere ein Kinderprogramm und die Betreuung der kleinen Gäste. Das macht deine Veranstaltung für die ganze Familie attraktiv!

 

Gruß-, Dankes- oder Abschlussreden

Für Reden gibt es ein Patentrezept: möglichst kurz und nicht zu viele. Sonst langweilen sie die Gäste oder reißen das Programm auseinander.

 

Essen und Trinken

Feiern macht hungrig, Wettkämpfe machen durstig: Biete den Gästen ein kulinarisches Programm, das zur Veranstaltung passt. Das können Getränkestände oder Grillbuden beim Sommerfest sein oder ein mehrgängiges Gala-Dinner für ausgewählte Ehrengäste, ein leckeres Buffet mit selbst gezauberten Köstlichkeiten oder die Profivariante vom Partyservice (Catering). Die wichtigsten Merkpunkte für die Gastronomie:

  • Hole, wenn du einen Partyservice beauftragen möchtest, mehrere Angebote ein. Damit du nicht Äpfel mit Birnen vergleichen musst, solltest du präzise, übereinstimmende Vorgaben machen, welche Leistungen Dich erwarten.
  • Sorge für ausreichend Geschirr und Besteck.
  • Lasse dir eine einfache, aber effektvolle Tischdekoration einfallen.
    Tipp: Anregungen für originelle Tischdekorationen findest du in einschlägigen Zeitschriften (aus dem Themenkreis Haus und Wohnen).
  • Organisiere  Kühl- bzw. Wärmemöglichkeiten für Getränke und Essen.
  • Lege fest, wer in der Veranstaltungsgastronomie wofür verantwortlich ist.

 

Gutes Timing

Das Wichtigste zum Schluss: Erstelle einen Ablaufplan für das gesamte Veranstaltungsprogramm, damit alle Beteiligten wissen, was wann an der Reihe ist. So vermeidest du, dass das Essen kalt wird, weil der Ehrengast mit seiner Rede nicht zum Ende kommt oder die Finalrunde der Wettkämpfe mit der Showeinlage der Tanzgruppe zusammen fällt.

 

Lade deine Zielgruppe(n) ein 

Was wäre das spannendste Spiel vor leeren Rängen? Damit der Veranstaltung nicht die Teilnehmer fehlen, solltest du frühzeitig einladen: durch persönliche Einladungen oder Werbung und Öffentlichkeitsarbeit.

 

Schicke wichtigen Gästen eine schriftliche Einladung.

Dazu gehören Ehrengäste, Sponsoren, Medienvertreter. Stelle vorab eine Adressenliste zusammen, die du abarbeitest. So wird niemand vergessen. Füge eine Antwortkarte bei, auf der die Gäste zu- oder absagen können, das erleichtert deine Planung und vermeidet unnötige Kosten.

Wenn du die Presse einlädst, solltest du eine Pressemappe vorbereiten. Interessante Texte, Hintergrundinformationen und gute Fotos erleichtern den Journalisten die Arbeit – und erhöhen die Aussichten auf eine Veröffentlichung. Stimme den Termin ab, bevor du die Einladungen versendest.

 

Mache die Veranstaltung im Verein bekannt.

Dazu bieten sich die Mitgliederversammlung, die Vereinszeitung oder die Homepage des Vereins an oder das Schwarze Brett – Hauptsache, alle Mitglieder wissen rechtzeitig Bescheid, und zwar möglichst vor der Öffentlichkeit! Größere, lange im Voraus feststehende Veranstaltungen sollte man im Laufe des Jahres mehrmals ankündigen und in den Jahresterminkalender des Vereins aufnehmen.

Informiere die Öffentlichkeit

Eine öffentliche Veranstaltung, zum Beispiel einen Tag der offenen Tür, sollte man frühzeitig und intensiv bewerben. Denke zum Beispiel an

  • Veranstaltungsankündigungen in der Tageszeitung, in Anzeigenblättern oder Stadtmagazinen
  • Plakat-Aktionen, zum Beispiel Aushängen in Geschäften, U-Bahnen, Bussen
  • die Verteilung von Handzetteln

 

Tipp: Berücksichtige die für die Öffentlichkeitsarbeit anfallenden Kosten im Veranstaltungsbudget.

 

Hilfe, wir schaffen’s nicht allein!

Wenn man eine besonders große oder ausgefallene Veranstaltung plant und das Budget es zulässt, könnte man mit einer Event-Agentur zusammen arbeiten. Die kümmert sich um die ganze Veranstaltung, Pressearbeit inklusive oder um Teilbereiche wie die Moderation oder das Rahmenprogramm.
Doch welche Agentur ist die Richtige? Das sollte man bei der Auswahl beachten:

  • Wie lange gibt es die Agentur schon auf dem Markt? Kann sie erfolgreich durchgeführte Veranstaltungen nachweisen?
  • Hat die Agentur Erfahrung mit der Art von Veranstaltung, die du planst? Lasse dir Referenzen nennen und mache Stichproben!
  • Die Agentur muss den Verein und seine Besonderheiten kennen, nur so kann sie ein maßgeschneidertes Event entwickeln. Deshalb ist ein Ortstermin mit dem Verantwortlichen der Agentur – oder besser mit dem gesamten Team – unerlässlich. Von fertigen 08/15-Konzepten sollte man die Finger lassen, denn Austauschbarkeit ist das letzte, was der Verein braucht.
  • Das A und O erfolgreicher Zusammenarbeit ist ein exakter Forderungskatalog. Lege schriftlich fest, was du von der Agentur erwartest, insbesondere, ob du einen oder mehrere Vorschläge wünschst und welche Leistungen die Agentur anbieten soll.
  • Lasse dir ein detailliertes schriftliches Angebot erstellen – am besten von mehreren Agenturen, damit du die Preise vergleichen kannst. Kläre ab, welche externen Kosten (zum Beispiel durch Partyservice, Künstler für das Rahmenprogramm, Technikmiete etc.) zusätzlich anfallen.

Auf der Zielgeraden

Die Veranstaltung läuft, die Gäste sind in prima Laune. Das ist gut – aber noch kein Grund sich zurückzulehnen. Gegen Ende der Veranstaltung solltest du dich darum kümmern, dass die geplanten Ziele nicht auf der Strecke bleiben. Mache jetzt Nägel mit Köpfen:

  • Wenn du zum Beispiel Ehrenamtliche für ein neues Projekt gewinnen willst, sollte rechtzeitig die Liste herumgehen, in die sich alle Interessenten eintragen können.
  • Falls du mit potenziellen Förderern in Kontakt kommen willst, solltest du jetzt versuchen, Gesprächstermine zu vereinbaren.
  • Wenn du durch einen Tag der offenen Tür für die Mitgliedschaft werben willst, solltest du die Begeisterung der Gäste dafür nutzen, Ihre Adressen zu erfragen.

 

Ende gut, alles gut: der Abbau

Wenn die Gäste, hoffentlich gut gelaunt, gehen, sind manchmal auch die nötigen Helfer für die Aufräumarbeiten verschwunden. Besser, du klärst vor Beginn, wer nach dem Ende bleibt. Das Großreinemachen gelingt umso schneller und reibungsloser, je genauer du die Zuständigkeiten geklärt hast:

  • Wer übernimmt die Verantwortung für die unterschiedlichen Aufgabengebiete? Wer gehört zu seinem Helferteam?
    Tipp: Vereinbare, dass die Teilverantwortlichen an einen hauptverantwortlichen Koordinator Rückmeldung geben, was ihr Team erledigt hat, denn im Durcheinander wird sonst schnell etwas übersehen. Hilfreich ist eine kurze Checkliste zum Abhaken.
  • Besondere Vorsicht ist bei technischer Ausstattung geboten. Kläre, ob spezielles Know-How für den Abbau benötigt wird und wer es besitzt.
    Tipp: Technik, die ausgeliehen wurde, wird möglicherweise nicht mehr am selben Tag oder Abend abgeholt. Wo kann sie sicher verwahrt werden?
  • Wenn du fremde Räume anmietest, solltest du präzise klären, wie genau du die Räume zu hinterlassen hast.
  • Wenn du während der Veranstaltung Geld einnimmst, brauchst du einen sicheren Aufbewahrungsort während der Aufräumarbeiten.