Wenn Ihr einen neuen Verein gründen wollt, müsst Ihr einige Vorbereitungen treffen, damit die eigentliche Vereinsgründung während der Gründungsversammlung ein Erfolg wird. In diesem Beitrag befassen wir uns deshalb damit, welche Unterlagen für eine Gründungsversammlung vorbereitet werden müssen, wie der passende Termin und der richtige Ort gewählt und welche Einrichtungen während der Versammlung gebraucht werden.
Welche Unterlagen müssen für eine Gründungsversammlung vorbereitet werden?
Damit die Gründungsversammlung möglichst reibungslos über die Bühne geht, sollte schon ein Satzungsentwurf vorliegen. Was dabei zu beachten ist, erfahrt Ihr in diesem Beitrag.
Der Satzungsentwurf sollte mit der Einladung zur Gründungsversammlung verschickt werden. Außerdem solltet Ihr eine Ausfertigung anfertigen, bei der die Hälfte einer Seite mit Linien versehen wird. Hier kann der Protokollführer während der Versammlung Änderungsvorschläge eintragen, was die Erstellung der endgültigen Vereinssatzung vereinfacht.
Für die Vereinsanmeldung beim Vereinsgericht benötigt Ihr auch eine Anwesenheitsliste. Diese solltet Ihr daher ebenfalls vor der Gründungsversammlung vorbereiten.
Anwesenheitsliste mit WISO MeinVerein Web erstellen
Mit WISO MeinVerein Web verwaltet Ihr alle Termine Eures neuen Vereins zentral und organisiert. Ladet Eure Gründungsmitglieder über unsere Vereinssoftware zur Versammlung ein – dank der Zusagen und Absagen erhaltet Ihr automatisch eine Anwesenheitsliste und verringert so Euren manuellen Aufwand am Tag der Versammlung.
Leider kommt es immer wieder vor, dass Teilnehmer nichts dabeihaben, um sich Notizen zu machen. Das führt dazu, dass man einander unterbricht, um seinen Gedanken nicht zu verlieren. Um die dadurch entstehende Unruhe zu vermeiden, solltet Ihr einige Blocks und Kugelschreiber bereitlegen.
Normalerweise wird bei einer Gründungsversammlung per Handzeichen abgestimmt. Es kann aber auch sein, dass eine geheime Abstimmung gefordert wird. Hierfür sollten Zettel und Briefumschläge bereitliegen. Auch eine „Wahlurne“ sollte vorhanden sein. Hier reicht schon ein Papierkorb oder auch ein verschlossener Karton, in den Ihr einen „Einwurf-Schlitz“ geschnitten habt.
Wie findet Ihr den passenden Termin für eine Gründungsversammlung?
Der Termin einer Gründungsversammlung muss so gelegt werden, dass möglichst viele Interessenten an der Versammlung teilnehmen. Darum solltet Ihr in zwei Schritten vorgehen: Zunächst zwei, drei Termine festlegen, dann die Interessenten abstimmen lassen, welcher Termin festgelegt werden soll.
Passenden Termin mit WISO MeinVerein Web finden
Um einen passenden Termin für alle Gründungsmitglieder zu finden, könnt Ihr ganz einfach die Funktion der Mitgliederbefragung in WISO MeinVerein Web nutzen. So können alle für den Termin abstimmen, der ihnen am besten passt und Ihr könnt den Termin direkt in den Vereinskalender in WISO MeinVerein Web einplanen.
Grundsätzlich solltet Ihr Termine vermeiden, die
- innerhalb einer Ferienzeit liegen.
- direkt vor oder auf einen Feiertag fallen.
- auf sogenannte Brückentage fallen.
- mit Großveranstaltungen von allgemeinem Interesse kollidieren.
- Schon durch kommunale oder regionale Veranstaltungen besetzt sind.
Natürlich kann eine Gründungsversammlung auch während der Woche stattfinden. Da aber viele Interessenten am nächsten Tag arbeiten müssen, können offene Punkte nur unter Zeitdruck abgearbeitet werden. Wir empfehlen deshalb einen Freitag oder Samstag.
Welcher Ort ist für eine Gründungsversammlung geeignet?
Für eine Gründungsversammlung solltet Ihr einen Raum wählen, in dem Ihr ungestört seid. Anhand der Liste von Interessenten legt Ihr die Raumgröße fest. Er sollte groß genug sein, aber nicht überdimensioniert werden. Bei einem zu großen Raum, in dem man mit einigen Leuten in einer Ecke sitzt, erweckt den Eindruck, als sei das Interesse am Vereinsziel nicht so groß, was sich schnell auf die „Gründungslaune“ negativ auswirken kann.
Wenn Ihr öffentliche Räumlichkeiten (Gaststätten, Gemeindehäuser, Jugendtreffs, Seniorenheime usw.) nutzen wollt, solltet Ihr auch darauf achten, dass die Lokalität mit dem Vereinsziel harmoniert. Wenn Ihr etwa einen Verein gegen Alkoholmissbrauch gründen wollt, wäre ein Raum in einer Brauerei nicht angebracht.
Die infrage kommenden Örtlichkeiten solltet Ihr zuvor besuchen und dabei klären:
- Kennt man die Räumlichkeiten oder muss man Anfahrt-Skizzen verschicken?
- Ist der Raum groß genug?
- Wird eine Raummiete verlangt?
- Wer übernimmt die Bestuhlung?
- Kann die Reinigung selbst übernommen werden?
- Steht eventuell technisches Equipment zur Verfügung (Beamer, Lautsprecheranlage, Leinwand usw.) oder kann man dies ausleihen? Wenn ja: Wie hoch sind die Kosten?
Welche Einrichtungen werden während der Gründungsversammlung gebraucht?
Natürlich solltet Ihr den Interessenten Getränke und kleine Speisen anbieten können. Wenn Ihr in den Räumen einer Gaststätte tagt, habt Ihr hier keinen Einfluss. Besorgt Ihr die Speisen und Getränke, solltet Ihr auf „harte“ Alkoholika (Schnaps, Whiskey, Cognac usw.) verzichten. Da die meisten Teilnehmer wahrscheinlich mit dem eigenen Fahrzeug kommen, werden wahrscheinlich überwiegend alkoholfreie Getränke benötigt.
An Speisen reicht ein kleiner Imbiss. Ein Topf Siedewurst, Senf und Brötchen reichen aus. Wenn Ihr wollt, könnt Ihr nach der Versammlung zu einem gemütlichen Umtrunk mit umfangreicherem Essen einladen.
Die Bestuhlung richtet sich nach der zu erwartenden Anzahl von Gründungsinteressenten. Wenn der Kreis überschaubar ist, bietet sich der „runde Tisch“ oder das Carré (quadratisch aneinander gestellte Tische) an. Bei größeren Versammlungen solltet Ihr die U-Bestuhlung wählen (Tische in U-Form aneinander gestellt, nur von außer bestuhlt).
Auch die technische Ausrüstung der Gründungsversammlung ist von der Anzahl der Teilnehmer abhängig. Im Vorfeld müsst Ihr hierzu klären, ob eine Lautsprecheranlage benötigt wird und wenn ja, wie viele Mikrofone Ihr braucht. Außerdem sollte ein Beamer mit Leinwand vorhanden sein, an den ein voreingestellter Laptop angeschlossen ist.
Je nachdem ist auch die gute alte Flipchart immer von Nutzen, um schnell einige Notizen für alle sichtbar anzufertigen.
Fazit
Je besser eine Gründungsversammlung vorbereitet wird, umso problemloser gelingt die Neugründung eines Vereins. Wichtig ist dabei, dass Ihr möglichst frühzeitig mit der Planung beginnt. Zudem sollte man nicht nur das große Ziel (die Vereinsgründung) im Auge haben, sondern auch die Kleinigkeiten, die schnell zu Stolpersteinen auf dem Weg zum Verein werden.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Gründungsversammlung?
Was muss ich beachten, wenn ich einen Verein gründe?
Da Euer Verein erst mit seiner Eintragung ins Vereinsregister zu einer „juristischen Person“ wird, die mit dem eigenen Vermögen haftet, sollte man bis zur Eintragung äußerst vorsichtig sein. Denn bis dahin haftet immer der Auftraggeber für die Kosten, die er verursacht hat. Das gilt auch, wenn Interessenten schon vorher Geld in eine Kasse gezahlt haben, aus der die anfallenden Kosten beglichen werden sollen.
Was muss in einem Gründungsprotokoll stehen?
Um Euren Verein beim Vereinsregister anmelden zu können, müsst Ihr ein Protokoll der Gründungsversammlung erstellen, aus dem mindestens die folgenden Angaben hervorgehen:
- Ort und Tag der Mitgliederversammlung
- Zahl der anwesenden Mitglieder (Für die Eintragung müssen es mindestens sieben Personen teil)
- Ablauf der Wahlen für einen Protokollführer, Versammlungsleiter und Vorstandsmitglieder, mit Angabe der Abstimmungsart (offen oder geheim), abgegebenen Stimmen, Enthaltungen, Dafür- und Dagegen-Stimmen
- Erklärung der gewählten Vorstandsmitglieder, dass sie die Wahl annehmen (mit Name, Anschrift und Geburtsdatum der gewählten Vorstandsmitglieder)
- Für die Einreichung zur Eintragung ins Vereinsregister: Mindestens sieben Unterschriften von Teilnehmern der Mitgliederversammlung (bei unleserlicher Schrift mit Unterschriftenwiederholung – je nach Registergericht auch Anschrift)
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Moin. Da der Verein noch nicht gegründet ist, können die Anwesenden einer Gründungsveranstaltung keine Mitglieder sein. Der Verein existiert ja nicht. Die Mitgliederakquise erfolgt auf / nach der Versammlung. Gruß Jens
Moin. Da der Verein noch nicht gegründet ist, können die Anwesenden einer Gründungsveranstaltung keine Mitglieder sein. Der Verein existiert ja nicht. Die Mitgliederakquise erfolgt auf / nach der Versammlung. Gruß Jens
Hallo Jens,
das stimmt nicht so ganz. Bei der Gründungsversammlung sind die Teilnehmer zunächst die Gründungsmitglieder und werden nach der Gründung zu Vereinsmitgliedern. Das gilt zumindest für die Teilnehmer / Mitglieder, die die Satzung unterschrieben haben.
Viele Grüße
Dein WISO MeinVerein Team
Antworten
Hi Maximilian, das sollte gar kein Problem sein. Wir stellen uns hier folgende Frage: Wie verhält es sich wohl mit der Mitgliedschaft? Muss jeder auf der Gründungsversammlung (inkl. Mitgliedsbeitrag etc) werden? Oder reicht es, wenn die Gründungsmitglieder ...
Hi Maximilian,
das sollte gar kein Problem sein.
Wir stellen uns hier folgende Frage: Wie verhält es sich wohl mit der Mitgliedschaft? Muss jeder auf der Gründungsversammlung (inkl. Mitgliedsbeitrag etc) werden? Oder reicht es, wenn die Gründungsmitglieder „Beisitzer“ sind?
Viele Grüße
Christian
Hallo Christian,
Zur Eintragung ins Vereinsregister müssen mindestens sieben Mitglieder die Satzung unterschreiben. Ist der Verein eingetragen, muss der Verein weiterhin mindestens drei Mitglieder haben. Theoretisch könnte also ein Verein mit sieben Personen geründet werden und nach der Eintragung vier wieder austreten.
Viele Grüße
Dein WISO MeinVerein Team
Antworten
Hallo zusammen, Wir sind dabei die Gründungsversammlung zu planen. Muss diese zwingend in einem öffentlichen Gebäude statt finden oder geht z.b auch eine größere private Räumlichkeit die den eingeladenen Personen bereits bekannt ist ? Mfg Maximilian ...
Hallo zusammen,
Wir sind dabei die Gründungsversammlung zu planen.
Muss diese zwingend in einem öffentlichen Gebäude statt finden oder geht z.b auch eine größere private Räumlichkeit die den eingeladenen Personen bereits bekannt ist ?
Mfg
Maximilian Middendorf
Hallo Maximilian,
Grundsätzlich kann die Gründungsversammlung auch in privaten Räumen stattfinden. Der Versammlungsort sollte allerdings im Gründungsprotokoll angegeben werden.
Viele Grüße
Dein WISO MeinVerein Team
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Sehr geehrte Damen und Herren, mein Freund und ich sind gerade dabei einen Verein zu gründen, Wir sind schon in der finalen Phase. Der nächste Punkt wäre die Gründungsversammlung. Dabei sind wir auf eine Frage gestossen die nauch ohne den "berühmten" ...
Sehr geehrte Damen und Herren,
mein Freund und ich sind gerade dabei einen Verein zu gründen, Wir sind schon in der finalen Phase. Der nächste Punkt wäre die Gründungsversammlung.
Dabei sind wir auf eine Frage gestossen die nauch ohne den „berühmten“ Virus vorhandnden wär, wir aber im Internet nicht die entsprechende Info erhalten haben.
Ist es notwendig, dass bei der Gründungsversammlung die Gründungsmitglieder körperlich, also vor Ort anwesens sind, oder kann das auch z. B. durch Zusammenschaltung via Skype erfolgen?
Für Ihre Antwort bedanke ich mich schon im Voraus.
Mit freundlichen Grüßen
Yvonne Neubauer
Hallo Yvonne,
Der Gesetzgeber hat zwar die Möglichkeit geschaffen, dass eine Mitgliederversammlung auch hybrid durchgeführt werden kann (§ 32 Abs. 2 BGB), ob dies auch für eine Gründungsversammlung gilt, kann ich allerdings so nicht beantworten. Allerdings muss bei einer Gründungsversammlung die Satzung des Vereins von mindestens sieben Mitgliedern unterschrieben werden. Außerdem muss eine Teilnehmerliste beim Registergericht eingereicht werden. Von daher würde ich davon ausgehen, dass die Mitglieder der Gründungsversammlung auch physisch anwesend sein müssen. So bist Du bei der Gründung auf jeden Fall auf der sicheren Seite.
Viele Grüße
Dein WISO MeinVerein Team
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