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Lexikon

Vereinsleben von A bis Z

    A

    Abberufung des Vorstands

    Eure Vorstandsmitglieder können nicht nur – von wenigen Ausnahmen abgesehen – jederzeit vom Amt zurücktreten. Sie können auch abberufen beziehungsweise abgewählt werden. Für alle Vereinsorgane gilt der Grundsatz, dass nur die Gremien, die sie gewählt haben, sie auch wieder abwählen können. Für euren Vorstand ist das also normalerweise immer die Mitgliederversammlung. Wenn die Satzung nichts anderes bestimmt – was so gut wie nie der Fall ist – kann kein anderes Organ die Abwahl vornehmen (Urteil des Amtsgericht Gießen vom 16.08.2019 – Aktenzeichen 38 C 28/19).

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    Abgabenordnung

    Die Abgabenordnung kann ohne Übertreibung als die Basis unserer Steuergesetzgebung bezeichnet werden. Hier finden sich die allgemeinen Vorschriften und Regelungen bezüglich der Steuern und Abgaben. Diese Vorgaben werden dann in einzelnen individuellen Gesetzen (z.B. Einkommensteuergesetz) konkretisiert und umgesetzt.

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    Abschreibungen

    Was in der Schule streng verboten war, ist in der Vereinsbuchhaltung Pflicht: Abschreiben. Aber Spaß beiseite. Mithilfe der sogenannten Abschreibungen werden die Kosten für größere Anschaffungen steuerlich auf mehrere Jahre verteilt.

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    Abteilungen

    Insbesondere bei Sportvereinen werden für die einzelnen Bereiche Abteilungen gebildet. Häufig kommt es dann vor, dass sich diese Abteilungen „verselbstständigen“ und beispielsweise eigene Kassen führen, unabhängige Beschlüsse fällen und einen eigenen „Vorstand“ bilden. Doch das ist nicht zulässig. Die Abteilunge im Verein sind grundsätzlich keine eigene Rechtspersönlichkeiten. Sie sind Untergliederungen des Vereins, so dass die Verantwortung und die Rechte komplett beim Verein, vertreten durch den Vereinsvorstand, bleiben.

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    Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz

    Eigentlich geht es bei dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) um etwas, das selbstverständlich sein sollte. Das Gesetz wurde geschaffen, um Menschen davor zu schützen, dass sie wegen ihrer Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität benachteiligt werden. Allerdings bezieht sich das Gesetz auf Beschäftigte. Damit sind vor allem Arbeitnehmer oder Auszubildende aber auch Bewerber gemeint.

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    Amtsenthebung eines Vorstandsmitglieds

    Ein Vorstandsmitglied kann unter normalen Umständen jederzeit zurücktreten, solange durch den Rücktritt der Verein nicht führungslos würde – beispielsweise bei einem Verein, der laut Satzung nur von einem Vorstandsmitglied geführt wird.

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    Anfechtung von Beschlüssen der Mitgliederversammlung

    Wichtig: In diesem Artikel sprechen wir von der Mitgliederversammlung. Findet man in eurer Satzung aber keine gesonderten Regelungen für den Vorstand, gelten die hier vorgestellten Regeln auch für ihn.

    Das höchst Gremium im Verein ist die Mitgliederversammlung, die durch Beschlüsse über die Geschicke des Vereins bestimmt. Allerdings kommt es immer wieder vor, dass einzelne oder mehrere Mitglieder bei einer Abstimmung keine Mehrheit erzielen und deshalb einen Beschluss der Mitgliederversammlung anfechten. Wenn die Anfechtung jedoch nur mit der Niederlage bei der Abstimmung begründet wird, hat sie keine Aussichten auf Erfolg. Allerdings gibt es auch Beschlüsse, die angefochten werden können.

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    Anmeldung des Vereins

    Es ist geschafft. Die Mitgliederversammlung ist mit mehr oder weniger Problemen über die Bühne gegangen, das Gründungsprotokoll wurde vom neu gewählten Vorstand unterschrieben und beglaubigt. Der Verein kann nun ins Vereinsregister eingetragen werden und darf nach der Eintragung die Ergänzung „e.V.“ im Namen führen.

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    Antrag zur Mitgliederversammlung

    Auf der Mitgliederversammlung übt ihr euer Bestimmungsrecht über den Verein durch Beschlüsse aus. Grundlage der Beschlüsse sind die Anträge. Anträge kann jedes Mitglied eures Vereins stellen. Dies gilt selbst für Mitglieder, die kein Stimmrecht haben. Das Antragsrecht kann nicht durch die Satzung eingeschränkt oder gar unterbunden werden.

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    Anwesenheitsliste [Mitgliederversammlung]
    Aufbewahrungsfristen

    Vereinskorrespondenz wird heutzutage immer häufiger elektronisch abgewickelt. Dabei wird schnell übersehen, dass beispielsweise Mails bei dir eingehen, für die für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden müssen. Das gilt natürlich auch für die entsprechenden Unterlagen, wenn sie dir mit der Post zugeschickt werden.

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    Auflösung des Vereins

    Natürlich wünschst du dir sicher nicht, dass dein Verein aufgelöst wird – aber nichts hält nun mal ewig. Deshalb muss man sich auch mal mit der Frage befassen, wie man eigentlich einen Verein abwickelt. Denn einfach hinter sich abschließen und sagen „Das war’s“ reicht leider nicht aus.

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    Aufnahme in den Verein

    Wie ein Interessent Mitglied in deinem Verein werden kann, muss in der Satzung geregelt werden (§ 58 Nr. 1). Diese Regelung der Aufnahme ist verbindlich. Schreibt die Satzung also einen schriftlichen Aufnahmeantrag vor, kann keiner Mitglied werden, der das nur mündlich erklärt hat.

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    Aufnahmegebühren

    Grundsätzlich könnt ihr bei Aufnahme von Mitgliedern auch eine Aufnahmegebühr verlangen. In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass diese Zusatzforderung zum Beitrag in vielen Fällen Interessenten verschreckt, so dass sie nicht dem Verein beitreten.

    Wenn ihr dennoch Aufnahmegebühren verlangen wollt, achtet darauf, dass die Gesamtbelastung für die Mitglieder nicht zu hoch wird. Aufnahmegebühren und Beiträge müssen so gestaltet werden, dass der Allgemeinheit die Mitgliedschaft im Verein nicht aus finanziellen Gründen verwehrt bleibt.

    Die Grenze, ab der man davon ausgeht, dass die Aufnahmegebühr Interessenten den Beitrag nicht mehr ermöglicht, liegt allerdings recht hoch: Eine Aufnahmegebühr von durchschnittlich rund 1.500 Euro gilt noch als zulässig. Die Aufnahmegebühr muss in der Satzung oder einer Beitragsordnung, auf die in der Satzung verwiesen wird, verankert sein und von der Mitgliederversammlung verabschiedet werden.

    Aufwandsentschädigung

    Der Unterschied zum Aufwandsersatz

    Die Aufwandsentschädigung wird oft mit dem Aufwandsersatz verwechselt. Vereinfacht dargestellt, ist der Aufwandsersatz immer nachweisbar und muss auch belegt werden (Kassenzettel, Reisekostenabrechnung, Quittungen usw.). Meist handelt es sich bei Aufwandsersatz die Erstattung von

    • Fahrt- und Reisekosten
    • Übernachtungskosten
    • Auslagen für Büromaterial und Porto
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    Aufwandsspende

    Wenn Mitglieder für deinen Verein etwas besorgen, ist es klar, dass der Verein das verauslagte Geld erstattet. Andere Mitglieder übernehmen Aufgaben in deinem Verein und werden dafür im Rahmen der Ehrenamtspauschale honoriert. In beiden Fällen können die Mitglieder aber auch auf die Auszahlung verzichten und den Betrag deinem Verein spenden. Hierfür kann das Mitglied dann eine Zuwendungsbescheinigung (Spendenquittung) erhalten, denn hierbei handelt es sich um eine Aufwandsspende, die man auch als Rückspende bezeichnet.

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    Aufzeichnungspflichten

    Auch dein Verein kommt nicht darum herum: Es müssen Akten geführt werden. Vorgänge müssen aus verschiedenen Gründen festgehalten werden. Zum einen verlangt der Staat von euch, dass ihr Einnahmen und Ausgaben zeitnah festhalten müsst (Buchführung) und ein Bestandsverzeichnis anlegt. Zu diesen Aufzeichnungen müssen dann auch die entsprechenden Belege jederzeit vorgelegt werden können. Die buchhalterischen Aufzeichnungspflichten ergeben sich aus der Abgabenordnung. Die Aufzeichnungen müssen zeitnah, richtig und vollständig sein. Das Thema Buchhaltung behandeln wir noch in einem eigenen Kapitel.

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    Auskunftspflicht gegenüber Behörden

    Je nachdem, welche Behörde sich an deinen Verein wendet, können diese umfassende Informationen vom Verein verlangen. Die Sozialversicherungsträger können beispielsweise Auskunft über beschäftigte Mitarbeiter – auch im ehrenamtlichen Bereich – verlangen, das Finanzamt kann eine Prüfung der Buchführung durchführen oder um Auskunft zu einzelnen Buchungen verlangen, die Staatsanwaltschaft oder die Polizei können um Informationen im Rahmen ihrer Ermittlungen verlangen usw.

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    Auskunftsrechte der Mitglieder

    In einem „gesunden“ Verein wird der Vorstand die Fragen der Mitglieder zeitnah beantworten. Allerdings kann es auch sein, dass Anfragen an ihn gerichtet werden, die nicht oder noch nicht beantwortet werden können. Dann sollte dein Vorstand zumindest erklären, warum man keine Auskunft gibt. Sonst entsteht schnell das Gerücht, dass der Verein etwas zu verheimlichen hat.

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    Ausländervereine

    Die sogenannten Ausländervereine sind Vereine, bei denen der Vorstand oder die Mitglieder mindestens zum überwiegenden Teil aus ausländischen Mitbürgern bestehen.

    Wichtig: Handelt es sich bei den Vereins- oder Vorstandsmitgliedern um Bürger der Europäischen Union, wird der Verein nicht als Ausländerverein eingestuft (§ 14 VereinsG – Vereinsgesetz)

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    Ausschließlichkeit

    Die Ausschließlichkeit ist eine zwingende Voraussetzung, damit dein Verein als gemeinnützig anerkannt wird und dadurch steuerliche Vergünstigungen in Anspruch nehmen kann. Der Gesetzgeber schreibt hierfür vor, dass eine Körperschaft – in unserem Falle also dein Verein – nur Steuervergünstigungen gewährt werden, wenn sie ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgt (§ 51 AO – Abgabenordnung).

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    B

    Bauabzugssteuer

    Wenn euer Verein auch Baumaßnahmen durchführt, solltet ihr euch vom beauftragten Unternehmen eine Freistellungsbescheinigung vorlegen lassen. Diese Bescheinigung entbindet euch von der Verpflichtung, die sogenannte Bauabzugssteuer an das Finanzamt abzuführen.

    Die Bauabzugsteuer wurde bereits 2002 eingeführt, um die Schwarzarbeit im Baugewerbe einzudämmen. Der Auftraggeber hat von der Rechnung des Auftragnehmers 15 % einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. An den Auftragnehmer werden also nur 85 % der Rechnung überwiesen.

    Ihr solltet als Verein darauf achten, dass nur Unternehmer beauftragt werden, die eine Freistellungsbescheinigung vorlegen können. Liegt diese nicht vor und ihr führt die 15 % nicht ans Finanzamt ab, kann dies zu hohen Bußgeldern führen. Im Extremfall kann es sogar zu Haftstrafen gegen den Vorstand kommen.

    Bausteinspende

    Gerade für größere Projekte ist es immer schwieriger die notwendigen finanziellen Mittel aufzutreiben. Um alle Spendengelder zu kommen, muss man schon ein wenig kreativ werden. Eine Methode, um Bürger zum Spenden für ein Bauprojekt zu aktivieren, ist die sogenannte „Bausteinspende“. Hierbei „verkauft“ dein Verein Bausteine für das geplante Objekt. Natürlich erhalten die Spender keinen Stein, aber es wird greifbarer, wofür man spendet.

    Für viele Spender ist es auch ein Anreiz, wenn er als Steinspender auf einer Tafel am neuen Gebäude verewigt wird. Wichtig ist auch, dass die Aktion Steinspende mit Werbemaßnahmen begleitet wird. Zu Beginn der Aktion sollte deshalb ein Pressegespräch stattfinden, bei dem auch Pläne des neuen Gebäudes vorgelegt werden. Für Fotos sollte hier auch ein „echter Stein“ mitgebracht werden.

    Tipp: Um die Aktion weiter voranzutreiben, benutzt ihr auch das Internet. Hier kann man beispielsweise Fotos veröffentlichen, die zeigen, wie viele Steine bereits verkauft wurden. Für jeden verkauften Stein nehmt ihr einen Legostein und baut so das Gebäude. Mit jedem Stein wird ein neues Foto veröffentlicht.

    Beitragserhöhung

    Beitragserhöhungen sind in jedem Verein ein heißes Eisen. Aber alles wird teurer – und so werdet auch ihr an Beitragsanpassungen nicht vorbeikommen. Dabei gibt es einige rechtliche Dinge zu beachten, die wir bereits in dem Artikel „Beitrag“ erläutert haben. In diesem Beitrag möchten wir euch einige Tipps geben, wie sich Beitragserhöhungen im Verein besser durchsetzen lassen.

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    Beitragsordnung

    In eurer Satzung müsst ihr nur festlegen, ob und welche Beiträge erhoben werden (§ 58 Nr. 2 BGB). Wie der genaue Ablauf des Beitragseinzugs aussieht und wie hoch die Beiträge sein sollen, könnt ihr in einer Beitragsordnung regeln. Das ist auch empfehlenswert, weil sonst beispielsweise bei jeder Beitragserhöhung eine Satzungsänderung notwendig wird, mit allen Formalien (z.B. Meldung an das Registergericht), die damit verbunden sind.

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    Beitragspflicht

    Wenn euer Verein eingetragen ist, regelt die Satzung ob und welche Beiträge erhoben werden. Eine Satzung, die keine Regelung enthält, wird vom Registergericht nicht anerkannt (§ 58 BGB). Theoretisch ist es auch möglich in der Satzung zu vereinbaren, dass keine Beiträge gezahlt werden müssen. Doch aus verständlichen Gründen kommt dies so gut wie nie vor.

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    Beitritt

    Der Beitritt eines Interessenten ist die Voraussetzung für die Aufnahme in deinen Verein. Wie jemand Mitglied eures Vereins werden kann, regelst du in der Satzung. Normalerweise erfolgt der Beitritt in zwei Schritten: Der Interessent gibt eine schriftliche Beitrittserklärung ab, über die ein Organ des Vereins entscheidet. Wer hierüber entscheidet, bestimmt die Satzung, meist ist es der Vorstand. Erst wenn das Vereinsgremium zustimmt, wird der Interessent zum Mitglied.

    Zusammen mit der Beitrittserklärung sollte auch festgelegt werden, wie das Mitglied seine Beiträge entrichten will. Heute ist das SEPA-Lastschriftverfahren hier oft das Mittel der Wahl.

    Tipp: Für Interessenten sollte dein Verein auch ein Informationsblatt haben, dass darüber informiert, was der Verein leistet und welche Verpflichtungen ein Mitglied eingeht. Die Satzung aushändigen macht wenig Sinn, weil dieses „Vereinsgesetz“ meist nicht von Interessenten gelesen wird – ein kleiner Flyer mit den wichtigsten Fakten ist hier viel besser.

    Beitrittserklärung [Muster]
    Buchhaltung

    Wichtig: Dieser Beitrag befasst sich mit der Bedeutung der Buchhaltung für deinen Verein und die Grundzüge einer ausreichenden aber umfassenden Buchhaltung. Detailfragen zur Buchhaltung erklären wir Dir im Model „Buchhaltung“ von meinverein.de.

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    Bußgelder für den Verein

    Gerichte können Geldstrafen verhängen, die von den Verurteilten dann an eine vom Richter festgelegte gemeinnützige Organisation gezahlt werden müssen. Damit dein Verein dabei auch bedacht werden kann, musst du ihn erst mal bei Gericht anmelden.

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    C

    Corona

    Corona hat sich als Sammelbegriff für die weltweite Pandemie eingebürgert, die der COVID-19-Virus ausgelöst hat. Die Verbreitung des Virus führt zu Einschränkungen in allen Bereichen unseres Lebens und macht auch nicht vor deinem Verein Halt.

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    Crowdfunding

    Immer mehr Freunde findet das sogenannte Crowdfunding. Hierbei werden die Möglichkeiten des Internets genutzt, um möglichst viele Förderer – auch mit Klein- und Kleinstbeiträgen – an einem Projekt zu beteiligen.

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    E

    Ehrenamt

    Eigentlich weiß ja jeder was ein Ehrenamt ist: Eine Tätigkeit, die man zu Gunsten der Allgemeinheit ausübt und die nicht entlohnt wird. Viele halten so etwas für dumm – und sind doch auch Nutznießer dieses ehrenamtlichen Einsatzes. Viele kulturelle, sportliche, soziale und andere Bereiche funktionieren in Deutschland eigentlich nur, weil sie von ehrenamtlichen Kräften am Leben erhalten werden.

    Neben vielen privaten Initiativen sind die meisten ehrenamtlich Tätigen in einem Verein wie deinem organisiert. Hier treffen sich nicht nur die Gleichgesinnten. Man verabredet auch Projekte und Aktionen, koordiniert deren Durchführung, sorgt dafür, dass Einrichtungen wie Sportplätze, Theater, Waldlehrpfade usw. in Ordnung gehalten werden und vieles mehr.

    Der Staat hat auch erkannt, was er an ehrenamtlichen Kräften hat. Deshalb gibt es auch steuerliche Vergünstigungen, die den ehrenamtlich Tätigen unter bestimmten Voraussetzungen gewährt werden können. Hierzu gehört beispielsweise die Ehrenamtspauschale, die Aktiven unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei gezahlt werden darf.  Außerdem kann den Trainern, Chorleiter der Übungsleiterfreibetrag eingeräumt werden. Passend dazu kannst du die Beiträge zum Thema Haftung von Vereinsmitgliedern lesen.

    Ehrenamtsfreibetrag

    Der Ehrenamtsfreibetrag ist sozusagen ein „Steuergeschenk“ von Papa Staat an die vielen Ehrenamtlern, die auf der anderen Seite ja auch jede Menge staatliche Aufgaben übernehmen und so der Gemeinschaft eine Menge Geld sparen. Die Pauschale von derzeit 720,00 € kannst Du den ehrenamtlich tätigen Mitgliedern zahlen, ohne, dass Eure Mitglieder oder Dein Verein dafür Steuern abführen muss. Der Staat schenkt Euch also nicht 720 Euro, sondern lediglich die Steuern, die beispielsweise anfallen würden, wenn es sich um einen „normalen Verdienst“ handeln würde. Natürlich wird diese Steuererleichterung nicht einfach so gewährt. Hier sind eine ganze Reihe von Regeln zu beachten.

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    Ende der Mitgliedschaft

    die Mitgliedschaft in einem Verein kann aus unterschiedlichen Gründen enden. Das Thema „Ausschluss eines Mitglieds“ haben wir bereits in einem eigenen Kapitel behandelt. In diesem Beitrag geht es nun um das Ende der Mitgliedschaft, die vom Mitglied selbst ausgeht.

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    Entlastung des Vorstands

    Im Rahmen der Mitgliederversammlung erklären die Mitglieder deines Vereins, dass sie die Arbeit des Vorstands im Sinne des Vereins und der bestehenden Gesetze für korrekt halten. Diesen Vorgang nennt man Entlastung.

    Die Entlastung muss in der Tagesordnung zur Mitgliederversammlung als eigener Tagesordnungspunkt aufgeführt werden. Damit die Mitglieder eine Entscheidung fällen können, muss die Entlastung immer hinter den Rechenschaftsberichten und den Berichten der Kassenprüfer erfolgen.

    Die Entlastung ist eine sehr wichtige Entscheidung. Nach der Entlastung kann der Verein gegenüber dem entlasteten Vorstandsmitglied grundsätzlich keine Schadenersatzansprüche mehr geltend machen. Allerdings gilt die Entlastung nur für Tatsachen, die den Mitgliedern bekannt sind. Auch deshalb ist es wichtig, dass die Rechenschaftsberichte vollständig sind. Nur so kann eine umfassende Entlastung erfolgen.

    Die Entlastung kann für jedes einzelne Vorstandsmitglied erteilt oder eben auch verweigert werden. Auch eine Entlastung aller Vorstandsmitglieder ist möglich – es sei denn, die Satzung schreibt etwas anderes vor. Die Entlastung erfolgt, wenn die Satzung nichts anderes vorsieht, mit einfacher Stimmenmehrheit. Dein Vorstand wird also entlastet, wenn mindestens eine Stimme mehr dafür gestimmt hat, als dagegen. Enthaltungen spielen keine Rolle. Die Vorstandsmitglieder sind dabei nicht stimmberechtigt. Einen Rechtsanspruch auf Entlastung haben die Vorstandsmitglieder nicht.

    F

    Finanzierung

    Das wichtigste Kapital deines Vereins sind seine Mitglieder. Aber man kann so viele ehrenamtliche Helfer haben, wie man will –  „Ohne Moos“ nichts los. Dein Verein braucht also Geld – und jetzt ist die Frage, wo man dieses herbekommt.

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    Förderverein

    Ein Förderverein kann eine interessante Finanzierungsmöglichkeit für deinen Verein werden. Vereinfacht gesagt konzentriert sich der Förderverein darauf deinen Verein finanziell und materiell zu unterstützen. Dabei handelt es sich aber um zwei eigenständige Vereine, so dass sich daraus eine Reihe Vorteile ergeben:

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    G

    Gemeinnützigkeit

    Häufig wird angenommen, dass alle eingetragenen Vereine vom Finanzamt begünstigt werden, also in einigen Bereich weniger Steuern bezahlen müssen. Doch das gilt nur für Vereine, denen das Finanzamt bestätigt, dass sie gemeinnützig tätig sind. Theoretisch muss ein gemeinnütziger Verein nicht im Vereinsregister eingetragen sein – aber in der Praxis ist es fast ausgeschlossen, dass das Finanzamt einen nicht eingetragenen Verein für gemeinnützig erklärt.

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    H

    Haftung der Vereinsmitglieder

    Wer arbeitet macht Fehler – das ist überall so und gilt auch im Verein. Doch wenn es zu einem Schaden kommt, haften dann etwa deine Vereinsmitglieder? Im Normalfall nicht! In § 31b BGB  ist klargestellt, dass Mitglieder eines Vereins bei Wahrnehmung von satzungsgemäßen Aufgaben für Schäden nicht haften. Ausnahme stellen Schäden dar, die auf grobe Fahrlässigkeit oder gar Vorsatz zurückzuführen sind. Wenn dein Verein der Meinung ist, das Mitglied habe vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt, muss es das beweisen. Für Vermögensschäden haftet dein eingetragener Verein zunächst immer mit dem Vereinsvermögen. Ein Rückgriff auf das Mitglied ist bei einem „normalen“ nicht möglich. Anders sieht es bezüglich der Haftung des Vorstands aus.

    Haftung des Vereins

    Mit der Eintragung in das Vereinsregister wird dein Verein zu einer „juristischen Person“. Das bedeutet, dass er rechtlich wie eine natürliche Person behandelt wird. Die Handlungen des Vereins finden deshalb quasi im Namen des Vereins statt, der dafür auch mit dem Vereinsvermögen haftet. Für alle Handlungen, die die Mitglieder für den Verein leisten, haftet der Verein.

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    Haftung des Vorstands

    Grundsätzlich gilt für den Vorstand das Gleiche, wie für alle Mitglieder: So lange du deine Vorstandsarbeit ordentlich machst, haftet der Verein als „juristische Person“, da du in seinem Auftrag handelst. Allerdings gibt es hier eine Reihe von Fallstricken, die du beachten musst.

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    Haftung von ehrenamtlichen Kräften

    Wer arbeitet macht Fehler – das ist überall so und gilt auch im Verein. Doch wenn es zu einem Schaden kommt – haftet dann etwa dein Vereinsmitglied? Im Normalfall nicht. In § 31b BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) ist klargestellt, dass Mitglieder eines Vereins bei Wahrnehmung von satzungsgemäßen Aufgaben für Schäden nicht haften. Ausnahme stellen Schäden dar, die auf grobe Fahrlässigkeit oder gar Vorsatz zurückzuführen sind. Wenn dein Verein der Meinung ist, das Mitglied habe vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt, muss es das beweisen.

    Für Vermögensschäden haftet dein eingetragener Verein zunächst immer mit dem Vereinsvermögen. Kann dem Vorstand weder grobe Fahrlässigkeit noch Vorsatz nachgewiesen werden, kann auch hier grundsätzlich kein Rückgriff erfolgen.  Der Vorstand wird zudem von der Mitgliederversammlung entlastet. Durch die Entlastung bescheinigt die Versammlung den Vorstandsmitgliedern, dass sie gute Arbeit geleistet haben und verzichtet auf Forderungen (z. B. Schadenersatz) aufgrund der in der abgelaufenen Zeit geleisteten Arbeit.

    I

    Idealverein

    Nahezu alle im Vereinsregister eingetragenen Verein sind sogenannte Idealvereine. Das heißt, dass diese Vereine keine wirtschaftlichen Ziele verfolgen. Das Erzielen von Gewinnen darf also nicht der bestimmende Zweck deines Vereins sein. Als untergeordneter Zweck deines Vereins kann die wirtschaftliche Tätigkeit allerdings durch das Nebenzweckprivileg erlaubt sein.

    Wichtig: Ein Idealverein ist zunächst nicht steuerprivilegiert. Um von den Steuervorteilen zu profitieren, muss der Idealverein vom Finanzamt als gemeinnützig anerkannt werden.

    Ideeler Bereich

    Steuerrechtlich wird ein Verein in vier verschiedene Kategorien unterteilt:

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    Insolvenz

    Es kann schnell passieren: Ihr habt einen ordentlichen Haushaltsplan aufgestellt und dabei die Einnahmen über einen großen Sponsor fest einkalkuliert. Dann liest du in der Zeitung: Der Sponsor ist pleite – es ist klar, dass ihr die Unterstützung abschreiben könnt – und der Verein kommt selbst in die Schieflage – wird im Extremfall zahlungsunfähig – und der Vorstand muss die Insolvenz anmelden. Mit der Insolvenz ist dann auch das Ende eures Vereins besiegelt.

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    K

    Kasse

    Ob beim Würstchenverkauf oder bei einer Spende in bar – es gibt viele Momente, in denen dein Verein Bargeld einnimmt – und dafür eine Kasse braucht.

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    Kassenprüfung

    Die sogenannte Kassenprüfung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sie ist aber in den meisten Satzungen vorgesehen. Das ist auch gut so. Denn nur durch eine ordentliche Kassenprüfung und den daraus resultierenden Bericht kann die Mitgliederversammlung die Informationen bekommen, die sie braucht, um den Vorstand entlasten zu können.

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    L

    Listenwahl auf der Mitgliederversammlung

    Es ist super, wenn dein Verein sich einig ist und du und deine Vereinsfreunde schon vor der Mitgliederversammlung wissen, wie der neue Vorstand aussehen soll. Doch diese Einigkeit führt dann häufig zu einer vermeidbaren Panne. In der Mitgliederversammlung wird dann eine Liste vorgelegt, auf der die Vorstandsämter und ihre Besetzung zusammengestellt sind. Die Teilnehmer der Mitgliederversammlung stimmen einstimmig, ohne Enthaltung, für die Liste. Doch dann kommt Post vom Registergericht: Der geschäftsführende Vorstand kann nicht eingetragen werden, da die Listenwahl nur erlaubt ist, wenn dies ausdrücklich in der Satzung vorgesehen ist.

    Im Zweifelsfall sollte man also immer in der Mitgliederversammlung über jede Besetzung eines Vorstandsposten einzeln abstimmen lassen.

    M

    Medien

    Die Medien spielen für deinen Verein eine wichtige Rolle. Über die Medien machst du deinen Verein bekannt und verbesserst dein Image. Gute Kontakte zu den Medien sind auch entscheidend, wenn im Verein etwas schiefläuft. Gerade negative Nachrichten sind nun mal ein gefundenes Fressen für die Medien und wenn man dann keinen guten Draht zu den Medien hat, wird man schnell in die Pfanne gehauen. 

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    Medienkontakte aufbauen

    Journalisten sind Menschen wie Du und ich (auch wenn sie manchmal etwas anders wirken). Euer Medienpartner sollte deshalb ein Netzwerk mit den relevanten Medienvertretern auf einer sachlichen und persönlichen Ebene aufbauen. Man kann aber nicht mit jedem Pressevertreter einen tiefergehenden Kontakt aufbauen. Darum hier einige Tipps, die dir helfen, dein persönliches Medien-Netzwerk aufzubauen.

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    Mehrheiten bei Abstimmungen

    Bei Wahlen, beispielsweise während der Mitgliederversammlungen, entscheidet die Mehrheit. Soweit so gut – aber es gibt verschiedene Arten von Mehrheiten, die man kennen sollte.

    • Einfache Mehrheit: Entscheidend ist die Anzahl der abgegebenen Stimmen. Die abgegebenen Ja-Stimmen müssen mehr sein, als die abgegebenen Nein-Stimmen. Stimmenthaltungen und ungültige Stimmen spielen keine Rolle.
    • Absolute Mehrheit: Hier muss mindestens die Hälfte der Mitglieder plus eine Stimme für einen Antrag stimmen, um diesen durchzusetzen. Als Basis zur Berechnung der absoluten Mehrheit können neben der Zahl aller stimmberechtigten Mitglieder auch andere Varianten angewandt werden. So kann auch ein Beschluss mit der absoluten Mehrheit der abgegebenen Stimmen oder der Stimmberechtigten gefasst werden.
    • Relative Mehrheit: Bei der relativen Mehrheit ist beispielsweise eine Person gewählt, wenn sie die meisten Stimmen auf sich vereint, ohne dabei die Stimmen von über der Hälfte der Mitglieder erreicht zu haben. Sowohl die Anzahl der Stimmberechtigten als auch die Anzahl der Anwesenden spielen keine Rolle.
    • Einfache Zweidrittelmehrheit: Zur Verabschiedung eines Beschlusses muss der Antrag mindestens Zweidrittel der abgegebenen Stimmen erreichen.

    Qualifizierte Zweidrittelmehrheit: Der Antrag muss von mindestens Zweidrittel aller Mitglieder befürwortet werden.

    Mitgliederrechte

    Wenn du Mitglieder gewinnen willst, spielen die Rechte deiner Vereinsmitglieder auch immer eine Rolle. Bei der Mitgliederwerbung geht es dabei zunächst nicht um die juristisch verbrieften Rechte, sondern um die vereinstypischen Rechte. Hierzu gehören beispielsweise die Möglichkeit, Vereinseinrichtungen zu nutzen, an Freizeitangeboten des Vereins teilzunehmen usw. Das sind ja meist auch die Gründe, warum jemand deinem Verein beitreten will.

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    Mitgliederversammlung

    Viele sind der Meinung, dass der Vorstand das höchste Gremium in einem Verein ist. Doch weitaus bedeutender als der Vorstand ist das Gremium, das in wählt: Die Mitgliederversammlung. Gesetzlich vorgeschrieben ist, dass sie mindestens einmal im Jahr stattfindet. Sie kann aber auch öfter durchgeführt werden. Da aber viele Vereine die Mitgliederversammlung tatsächlich nur einmal jährlich durchführen, wird sie im Volksmund auch gerne als „Jahreshauptversammlung“ bezeichnet.

    Die erste Mitgliederversammlung ist die Gründungsversammlung, in der die Voraussetzungen geschaffen werden, dass der Verein ins Vereinsregister eingetragen wird (und damit erst zu einem „richtigen Verein“ wird) und die Gemeinnützigkeit beim zuständigen Finanzamt beantragt werden kann.

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    N

    Name des Vereins

    Um deinen Verein ins Vereinsregister eintragen zu können, muss er einen Namen haben (§ 57 BGB). Aber der Name deines Vereins hat nicht nur eine juristische Bedeutung. Er ist auch notwendig, um ihn eindeutig zuzuordnen und hat auch eine gewisse Werbewirkung. Darum solltet ihr schon vor der Gründungsversammlung klären, welchen Namen euer Verein haben soll.

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    O

    Öffentlichkeitsarbeit

    Kann ein Verein funktionieren, der sich komplett von seiner Umwelt abschottet und nach außen so gut wie nicht existent ist? Vielleicht – aber normalerweise hat jeder Verein ein Interesse daran, dass er bekannt wird – und zwar möglichst positiv. Dafür muss er aber auch etwas tun; er muss Öffentlichkeitsarbeit betreiben.

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    P

    Paypal

    PayPal ist derzeit eine der beliebtesten Zahlungsdienste im Internet. Falls ihr einen Fanshop betreibt, solltet ihr darüber nachdenken, ob ihr auch diese Zahlungsmöglichkeit anbieten wollt. Ihr benötigt hierfür ein PayPal-Geschäftskonto und der Zahlungspflichtige muss über ein privates PayPal-Konto verfügen. Wenn ihr ein Geschäftskonto angelegt habt, stellt euch PayPal einen Button zur Verfügung, die ihr in eure Internetseite einbinden könnt. Wie ihr euch bei PayPal angemeldet, erfahrt ihr auf der PayPal-Internetseite.

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    Pflichten der Mitglieder

    Mit dem Beitritt zu deinem Verein erhält ein neues Mitglied eine ganze Reihe an Rechten. Man darf aber auch nicht übersehen, dass sich mit dem Beitritt einige Pflichten gegenüber dem Verein ergeben.

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    R

    Rechenschaftsbericht

    Die Mitglieder deines Vereins haben das Recht umfassend und vollständig vom Vorstand informiert zu werden. Nun macht es aber keinen Sinn, wenn jedes Mitglied beim Vorstand anruft, um seine Fragen loszuwerden. Darum muss der Vorstand während der Mitgliederversammlung die Mitglieder informieren. Diese Verpflichtung erfüllt er in Form des Rechenschaftsberichts.

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    Rücktritt des Vorstands

    Der Vorstand vertritt den Verein nach außen. Auf den Vorstandsmitgliedern lastet deshalb eine große Verantwortung. Wer aber einmal als ehrenamtliches Vorstandsmitglied gewählt ist, kann grundsätzlich jederzeit von seinem Amt zurücktreten. Jedoch müssen dabei auch einige Dinge beachtet werden.

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    S

    SEPA Lastschriftverfahren

    Wenn eure Mitglieder die Beiträge nach Rechnungsstellung überweisen sollen, könnt ihr davon ausgehen, dass ein großer Teil verspätet oder gar nicht zahlt. Das bedeutet für den Verein einiges an Mehrarbeit und auch Kosten, da die Mitglieder erinnert werden müssen. Bewährt und beliebt ist deshalb das SEPA-Lastschriftverfahren. Stimmt euer Mitglied zu, kannst du den Beitrag problemlos vom Konto des Mitglieds abbuchen (vorausgesetzt, es ist genug auf dem Konto).

    Für das SEPA-Lastschriftverfahren braucht dein Verein zunächst eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese „Gläubiger-ID“ beantragst du im Internet auf den Seiten der Deutschen Bundesbank, wo du zunächst einige Erläuterungen zum Antragsverfahren findest. Am Ende der Erläuterungen dort findest du den Link „Formular zur Beantragung Ihrer Gläubiger- Identifikationsnummer“. Auch die Formularseite beginnt zunächst mit einigen Erläuterungen, an deren Ende du auf den Schalter „Weiter“ klickst. Auf der folgenden Seite wählst du für euren Verein die Gruppe „Juristische Personen des Privatrechts (z. B.: GmbH, AG, e.V.)“.

    Nachdem deinem Verein die Gläubiger-ID zugeteilt wurde, seid ihr berechtigt das Einzugsverfahren durchzuführen. Voraussetzung ist allerdings, dass das Mitglied eurem Verein ein sogenanntes Lastschriftmandat erteilt. Dabei handelt es sich um die Einverständniserklärung des Mitglieds, dass ihr die Beiträge (und auch andere Forderungen des Vereins) von seinem Konto abbuchen könnt.

    Tipp: das Lastschriftmandat sollte ihre in eure Mitgliedsanträge integrieren. Das Mandat wird aber nur wirksam, wenn das Mitglied es zusätzlich unterschreibt. Die Unterschrift unter dem eigentlichen Mitgliedsantrag reicht nicht aus. Hier ein Formulierung Beispiel für das Mandat:

    SEPA-Lastschriftmandat
    
    Gläubiger-ID: [von der Deutschen Bundesbank an den Verein vergeben]
    Mandatsreferenz: Wird nachgereicht. [Erläuterungen hierzu weiter unten]  
    
    Hiermit ermächtige ich den [Name des Vereins] Zahlungen von meinem unten angegebenen Konto per SEPA-Lastschrift einzuziehen. Gleichzeitig weise ich mein Kreditinstitut an, die Lastschriften des [Name des Vereins] einzulösen. 
    
    Innerhalb von acht Wochen ab Belastungsdatum auf meinem Konto kann ich verlangen, dass der belastete Vertrag erstattet wird. Hierfür gelten die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.
    
    Name und Anschrift des Kontoinhabers:  
    
    Kreditinstitut:  
    
    IBAN:  
    
    BIC:
    
    Ort, Datum und Unterschrift des Kontoinhabers [muss nicht zwingend das Mitglied sein] 

    Dein Verein muss für jedes Mitglied, das am Einzugsverfahren teilnimmt, eine sogenannte „Mandatsreferenz“ vergeben. Dabei handelt es sich eigentlich nur um eine Kenn-Nummer. Wir empfehlen hierfür die Mitgliedsnummer zu verwenden. Die Mandatsreferenz des Zahlungspflichtigen und die Gläubiger-ID des Zahlungsempfängers (also eures Vereins) muss auf jeder Lastschrift angegeben werden. Referenz und ID müssen dem Mitglied vor dem ersten Einzug mitgeteilt werden. Am einfachsten geschieht das zusammen mit der Beitragsrechnung.

    Wichtig: Solange der SEPA-Lastschrifteinzug nicht in der Satzung vorgeschrieben wird, ist das Mitglied nicht verpflichtet, an diesem Verfahren teilzunehmen

    Spenden

    Spenden erhält dein Verein von Gönnern, ohne dass der Verein dafür eine Gegenleistung erbringen muss. Man unterscheidet grundsätzlich zwischen Geld- und Sachspenden

    Der Spender erhält vom gemeinnützigen Verein eine Spendenquittung, die korrekt als Zuwendungsbestätigung bezeichnet wird. Hierfür gelten strenge Regeln, auf die wir noch eingehen werden. Vorab aber schon ein erster

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    Spenden sammeln

    Deutschland ist als eines der spendenfreudigsten Länder bekannt. Doch häufig bevorzugt man die großen Organisationen (die mit einem ganz schönen Werbeaufwand nach Spendern suchen). Auch, wenn wegen einem spektakulären Ereignis (z. B.: Naturkatstrophen, Kriege) zu Spenden aufgerufen wird, unterstützen das viele Menschen – und das ist auch gut und richtig.  Aber der örtliche Gesangs- oder Sportverein hat es da sehr viel schwerer, Spenden für seine Arbeit zu bekommen. Hier einige Ratschläge, wie du es schaffen kannst, Geld für deinen Verein zu bekommen.

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    Spendenakquise

    Spenden sind Zuwendungen, denen keine Gegenleistung gegenübersteht. Das ist der wesentliche Unterschied zum Sponsoring, bei dem der Geldgeber eine Gegenleistung – meist in Form von Werbung – erhält. Du darfst deshalb niemals einem Sponsor eine Spendenbescheinigung (im korrekten Beamtendeutsch „Zuwendungsbescheinigung“) ausstellen. Im Extremfall kann das dazu führen, dass deinem Verein die Gemeinnützigkeit entzogen wird.

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    Sponsoren

    Sponsoren spielen für die Vereinsfinanzierung eine wichtige, wenn nicht gar die entscheidende Rolle. Ohne die finanzielle Hilfe der Sponsoren können insbesondere die kleineren und mittleren Vereine oft nur schwer existieren. Darum ist die Suche nach Sponsoren eine wichtige Aufgabe, die vom Vorstand vorangetrieben werden muss. Genauso wichtig ist es aber auch, dass sich dein Verein um bereits gewonnene Sponsoren kümmert, damit diese auch dem Verein erhalten bleiben.

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    Sponsoring

    Nur über die Mitgliedsbeiträge werdet ihr euren Verein aller Voraussicht nach nicht finanzieren können. Neben den immer spärlicher fließenden öffentlichen Mitteln und den ebenfalls zurückgehenden Spenden werden deshalb die Sponsoren eine immer wichtigere Rolle in eurer Vereinsfinanzierung spielen. 

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    Sportler

    Man macht es sich zu einfach, wenn man denkt, dass Amateursportler grundsätzlich steuerfrei sind. Ganz schnell können Gelder, die den Sportlern bezahlt werden, steuer- und sozialversicherungspflichtig werden. Grundsätzlich können nur im Zusammenhang mit dem Vereinssport angefallen Kosten steuerfrei ersetzt werden. Aber gehen wir der Reihe nach vor.

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    Staatliche Zuschüsse

    Wenn in deinem Verein über Zuschüsse gesprochen wird, denken die meisten Mitglieder an die kommunale oder regionale Förderung. Doch gerade auf den „unteren Ebenen“ – also Gemeinde oder Stadt, Kreis und Bezirk – ist immer weniger zu holen. Doch jeder Verein – auch ein kleiner – kann Zuschüsse beispielsweise vom Bundesland, dem Bund und sogar von der Europäischen Union bekommen.

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    T

    Teilnehmerliste

    U

    Übungsleiterfreibetrag

    Der Übungsleiterfreibetrag ist eine Art „Steuergeschenk“. Es ermöglicht es deinem Verein den Übungsleitern bis zu 3.000 Euro im Jahr (ab 2021) zu zahlen, ohne dass diese versteuert werden müssen. Auch Sozialabgaben sind hierfür nicht zu zahlen. Zu den Übungsleitern gehören beispielsweise Trainer, Chorleiter, Ausbilder und Kursleiter. Allerdings gibt es – wie bei Steuersache üblich – auch einige Regeln zu beachten.

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    Umsatzsteuer

    Grundsätzlich unterliegt jede Lieferung oder Leistung gegen Bezahlung der Umsatzsteuer. Wenn dein Verein Umsatzsteuer zahlen muss, kann er im Gegenzug auch die bezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen.

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    V

    Vereinsausschluss

    Jeder Verein ist froh, wenn er Mitglieder begrüßen und im Verein halten kann. Dennoch kommt es vor, dass man sich von einem Mitglied trennen muss. Genauso, wie das Mitglied seine Mitgliedschaft in eurem Verein – eventuell unter Einhaltung der in der Satzung festgelegten Kündigungsfristen – aus dem Verein austreten kann, hat auch euer Verein das Recht, ein Mitglied auszuschließen, wenn dafür ausreichende Gründe vorliegen.

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    Vereinsordnungen

    Wenn dein Verein etwas ändern will, ist es immer gut, wenn es nicht in der Satzung steht, sondern in einer Vereinsordnung verabschiedet wurde. Denn wenn du die Satzung änderst, muss der Beschluss durch die Mitgliederversammlung erfolgen und anschließend dem Registergericht gemeldet werden. Das ist zeitaufwendig, unflexibel und kostet den Verein unnötiges Geld. Zumindest dann, wenn man Dinge in die Satzung geschrieben hat, die dort eigentlich nicht sein müssen.

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    Vereinsorgane

    Euer Verein wird nach der Eintragung zur „juristischen Person“. Jede juristische Person muss letztlich durch eine natürliche Person (also ein Mensch aus Fleisch und Blut) vertreten werden. Wenn der Verein durch eine andere juristische Person (beispielsweise eine GmbH) vertreten werden soll, nimmt diese Funktion eine natürliche Person wahr, die auch die GmbH vertreten darf – z. B. der Geschäftsführer. Die für euren Verein tätig werdenden Personen handeln juristisch als „Vereinsorgane“.

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    Vereinszweck

    Jeder Verein dient einem bestimmten Zweck. Doch nicht jeder Zweck wird als gemeinnützig anerkannt. Die genaue Definition des Vereinszweck ist auch wichtig für die Anerkennung als gemeinnütziger Verein. Gilt euer Vereinszweck nicht als gemeinnützig, wird das Finanzamt euch auch nicht als gemeinnützigen Verein anerkennen und euch damit die Steuerprivilegien verweigern.

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    Versicherungen

    Der eingetragene Verein als juristische Person hafteteigenständig mit dem Vereinsvermögen. Entstehen nun Schäden, die der Verein zu regulieren hat und er ist nicht versichert, kann dies das Ende eures Vereins bedeuten. Darum ist es wichtig, dass dein Verein Versicherungen abschließt, die die Schäden übernehmen.

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    Vorstand

    Ein eingetragener Verein gilt als „juristische Person“, die selbst haftet (also nicht das Mitglied mit seinem Privatvermögen, sondern lediglich der Verein mit dem vorhanden Vereinsvermögen). Auch Klagen richten sich dann gegen den Verein und nicht gegen die Mitglieder selbst. Umgekehrt kann der Verein auch selbst klagen.

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    Vorverein

    Dein Verein entsteht ja nicht von jetzt auf gleich. Es sind eine Reihe von Vorbereitungen notwendig, damit die Gründungsversammlung durchgeführt werden kann. In dieser Phase spricht man häufig vom „Vorverein“ – obwohl es ja eigentlich noch gar keinen Verein gibt. Deshalb hat der Vorverein auch keine rechtliche Bedeutung. Für alle Handlungen muss deshalb immer die Person geradestehen, die sie durchführen. Wenn du also etwas für den Verein bestellst, musst du auch für die Bezahlung geradestehen und es aus eigener Tasche bezahlen. Wie du das dann mit den anderen Mitgliedern des Vorvereins klärst, ist allein deine Sache. Erst wenn der Verein gegründet und im Vereinsregister eingetragen ist, geht die Haftung für die Handlungen auf den so gebildeten Idealverein über.

    W

    Wahlen

    Eure Mitgliederversammlung ist das wichtigste und höchste Organ im Verein. Hier werden alle wichtigen Entscheidungen für die Zukunft des Vereins getroffen und die Vertreter des Vereins gewählt. Diese Wahlen müssen so durchgeführt werden, dass sie im Nachhinein nicht angegriffen werden können.

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    Z

    Zuschüsse von Stiftungen

    Es gibt jede Menge Stiftungen, die bereit sind, aktive Vereine zu unterstützen – und ihre Zahl steigt von Jahr zu Jahr. Der Bundesverband Deutscher Stiftungen beispielsweise weist in seiner Suchmaschine knapp 28.300 Stiftungen aus. Leider ist die gesamte Suche gebührenpflichtig – doch immerhin etwas über 12.200 Stiftungen sind dort auch kostenlos zu finden. 95 % dieser Stiftungen sind gemeinnützig. Die Zahl der Stiftungen wächst von Jahr zu Jahr. Da sehr, sehr viele Stiftungen Vereine unterstützen, lohnt es sich also für dich, sich mit dem Thema näher zu befassen. 

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    Zuwendungen

    Neben aktiven Mitgliedern braucht dein Verein auch Geld, um die Aufgaben zu finanzieren, die man in der Satzung festgelegt hat. Geldquellen gibt es einige, allerdings muss man sich darum kümmern. Wenn es um Zuwendungen geht, sprechen wir übrigens nicht über die Beiträge der Mitglieder, die ein Thema für sich sind.

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    Zuwendungsbestätigung

    Der Wortlaut einer Spendenquittung ist vorgeschrieben. Die korrekten Vorlagen findest du unter https://esth.bundesfinanzministerium.de/esth/2016/C-Anhaenge/Anhang-37/I/anhang-37-I.html im Internet. Halte dich genau an diese Vordrucke und prüfe stets, ob du noch über die aktuellen Vorlagen verfügst.

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