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Abteilungen

Insbesondere bei Sportvereinen werden für die einzelnen Bereiche Abteilungen gebildet. Häufig kommt es dann vor, dass sich diese Abteilungen „verselbstständigen“ und beispielsweise eigene Kassen führen, unabhängige Beschlüsse fällen und einen eigenen „Vorstand“ bilden. Doch das ist nicht zulässig. Die Abteilunge im Verein sind grundsätzlich keine eigene Rechtspersönlichkeiten. Sie sind Untergliederungen des Vereins, so dass die Verantwortung und die Rechte komplett beim Verein, vertreten durch den Vereinsvorstand, bleiben.

Wichtig: Abteilungen können nur vom Verein gegründet und von ihm aufgelöst werden. Wie die Gründung beziehungsweise Auflösung durchgeführt werden soll, sollte in der Satzung geregelt werden.

Ist keine Satzungsregelung vorhanden, wäre die Mitgliederversammlung hierfür zuständig. Die Mitgliederversammlung kann aber beschließen, dass es dem Vorstand erlaubt wird, Abteilungen zu bilden. Besser ist es jedoch, dies schon in der Satzung festzulegen.

Eine Abteilung kann keine Satzung erstellen – dies ist nur das Recht des Vereins. Die Mitgliederversammlung oder der Vorstand kann den Abteilungen aber erlauben, eine Abteilungsordnung zu erstellen, die dann (nur) für die Abteilungsmitglieder verbindlich sind. Diese Abteilungsordnung darf aber nicht im Widerspruch zur Satzung stehen. Ein Muster einer Abteilungsordnung findest du am Ende dieses Beitrags. Die Abteilungsordnung sollte in jedem Fall von der Mitgliederversammlung genehmigt werden.

Da die Abteilung kein eigenes Rechtsorgan ist, kann es auch keine Mitgliedschaften für die Abteilungen geben. Wer Mitglied in der Abteilung ist, muss auch Mitglied im Verein sein. Dies hat unter anderem auch versicherungsrechtliche Gründe, da nur Vereinsmitglieder auch über den Verein versichert werden können.

Grundsätzlich kann die Abteilung auch keine eigenen Geschäfte tätigen und im Namen des Vereins nach außen auftreten. Das kann nur der Vereinsvorstand. Die Mitgliederversammlung kann aber beschließen, dass der Abteilung bestimmte Rechte eingeräumt werden. Dies sollte dann auch in der Satzung des Vereins und in der Abteilungsordnung festgeschrieben werden. Es muss aber eindeutig klar sein, dass die Abteilung kein Eigentum besitzen kann, es keine Zuwendungen an die Abteilungen gibt und auch keine Abteilungsrücklagen gebildet werden können. Wenn der Abteilung ein Budget genehmigt wird, muss zwar eine Kasse geführt werden, die aber nicht selbstständig ist, sondern eine Unterkasse der Vereinskasse darstellt. Darum muss auch regelmäßig (möglichst kurze Intervalle – z. B. monatlich) zwischen der Abteilungs- und der Vereinskasse abgerechnet werden.

Wichtig:  Wenn beispielsweise dem Abteilungsleiter vom Vorstand erlaubt wird, bestimmte Geschäfte im Namen des Vereins durchzuführen und er überschreitet die ihm dabei gesetzten Grenze, handelt er als „Vertreter ohne Vertretungsmacht“. Wird sein Handeln dann nicht im Nachhinein vom Vorstand oder der Mitgliederversammlung genehmigt, haftet er mit seinem Privatvermögen.

Diese klaren Regeln sind sehr wichtig. Wenn es nämlich dazu kommt, dass sich eine Abteilung abspaltet und einen eigenen Verein bildet, kann es keine Werte aus dem Verein als „ihr Eigentum“ übernehmen.

Kommunikation ist alles

Eine Abspaltung der Abteilung ist nicht das, was sich der Verein wünscht. Hierzu kommt es meist, weil man die Abteilung hat gewähren lassen, ohne sich weiter darum zu kümmern. Wenn auch Abteilungen hauptsächlich gebildet werden, um die Arbeit zu vereinfachen, so muss sich der Verein doch um seine Abteilungen kümmern und im ständigen Dialog mit ihnen stehen. Nur so können Probleme früh genug erkannt und beseitigt werden. Es sollte deshalb im Vereinsvorstand einen Ansprechpartner für die Abteilungen geben. Außerdem sollte es mindestens vierteljährliche Treffen zwischen dem Vorstand und der Abteilungsleitung geben.

Muster einer Abteilungsordnung

Entsprechend Artikel [Ziffer] der Satzung des [Name des Vereins] gibt sich die [Bezeichnung der Abteilung] die folgende [Bezeichnung der Abteilungsordnung – z. B.: „Abteilungsordnung der Junioren-Handballmannschaft des Sportverein Musterstadt e.V.“) – im Folgenden als „AO“ bezeichnet.

  1. Die [Bezeichnung der Abteilung] ist eine unselbstständige Untergliederung des [Name des Vereins]. Sie darf keine Rechtsgeschäfte abschließen. Alternativ: Sie darf keine Rechtsgeschäfte abschließen, die den Wert von [Betrag in Ziffern] € ([Betrag in Buchstaben] Euro] übersteigen. Alternativ: Sie darf keine Rechtsgeschäfte abschließen, die den in Artikel [Ziffer], Absatz [Ziffer] genannten Wert überschreiten. 
  2. Mitglieder der [Bezeichnung der Abteilung] sind Mitglieder des [Name des Vereins]. Sie unterliegen den Rechten und Pflichten, die sich aus der Satzung des Vereins für die Mitglieder ergeben. Wer aktiv oder passiv Mitglied der [Bezeichnung der Abteilung] werden will, muss Mitglied im [Name des Vereins] sein.
  3. Die Abteilung wird durch eine Abteilungs-Versammlung vertreten, die die Abteilungsleitung wählt. Die Abteilungsleitung soll Mitglied im [erweiterten] Vorstand des Vereins werden. Hierfür muss sie von der Mitgliederversammlung des Vereins bestätigt werden.
    [Anmerkung: Bei Bedarf können weitere Organe gebildet werden.)
  4. Die Einberufung der Abteilungsversammlung erfolgt analog der Bestimmungen zur Einberufung einer Mitgliederversammlung nach Artikel [Ziffer], Absatz [Ziffer] des Vereins. Soweit noch keine Abteilungsleitung gewählt ist, wird die Versammlung vom Vorstand des Vereins einberufen.
  5. Die Wahl der Abteilungsleitung erfolgt analog der Bestimmungen zur Wahl des Vereinsvorstands nach Artikel [Ziffer], Absatz [Ziffer] des Vereins. Die Abteilungsleitung wird für die gleiche Zeitspanne gewählt, wie sie in Artikel [Ziffer], Absatz [Ziffer] des Vereins für den Vorstand bestimmt wird.
  6. Die Abteilungsleitung setzt sich zusammen aus einem Abteilungsleiter, einem stellvertretenden Abteilungsleiter und einem Beisitzer. [Anmerkung: Es können auch weitere Personen gewählt werden, beispielsweise Jugendwart, Kassenwart (soweit die Satzung das Führen einer eigenen Kasse zulässt), Fachwarte usw.] Die hier gewählte Formulierung stellt keine geschlechtsspezifische Festlegung dar.
  7. Die Wahlen erfolgen mit sofortiger Wirkung unter dem Vorbehalt, dass die Wahlen von der Mitgliederversammlung des Vereins bestätigt wird.
  8. Die Abteilungsleitung tritt mindestens [Zeitraum – z. B. „quartalsweise viermal jährlich“ oder „alle zwei Monate“] zusammen. Der Vorsitzende, bei Verhinderung sein Stellvertreter, lädt unter Vorlage einer Tagesordnung zur Sitzung ein. Die Einladung soll mindestens eine Woche vor dem Termin der Abteilungsleitungs-Sitzung erfolgen.
  9. Die Belange der Abteilung werden von der Vereinsgeschäftsstelle wahrgenommen beziehungsweise erledigt. Geschäftsstelle und Abteilungsleitung sollen eng zusammenarbeiten. Die Abteilung ist nicht berechtigt, finanzielle Mittel einzubehalten und führt diese an die Geschäftsstelle ab. Die Abteilung führt keine eigene Kasse.
    Alternativ: Die Abteilung führt eine eigene Kasse, die monatlich mit der Geschäftsstelle abzurechnen ist. Für alle Einnahmen und Ausgaben müssen entsprechende Belege vorliegen. Der Vorstand des Vereins kann einen finanziellen Rahmen bestimmen, über den die Abteilung ohne Rücksprache mit der Geschäftsstelle im Sinne der Vereinssatzung verfügen kann. Die verbrauchten finanziellen Mittel sind dann zu belegen.
  10. Der Abteilungsleiter entscheidet nach Rücksprache mit der Abteilungsleitung. Er lädt zur Abteilungsleitungssitzung und Abteilungsversammlung ein. [Hier weitere Aufgaben einfügen, die von der Mitgliederversammlung auf den Abteilungsleiter übertragen wurden]
    Der stellvertretende Abteilungsleiter vertritt den Abteilungsleiter. In der Vertretungszeit hat er die gleichen Rechte wie der Abteilungsleiter.
    Falls ein Kassenwart gewählt wird: Der Kassenwart verwaltet das Budget nach Punkt 9 dieser AO und führt hierfür ein Kassenbuch. Die Kasse ist [Zeitspanne – z. B. „monatlich“, „quartalsweise“, „halbjährlich“] mit der Geschäftsstelle abzurechnen.
    Falls Fachwarte gewählt werden: Beschreibung der Tätigkeit nach Rücksprache mit den Fachwarten.
  11. Über die Annahme dieser AO und deren Änderungen entscheidet die Abteilungsversammlung. Hierfür gelten die Regeln der Vereinssatzung für die Mitgliederversammlung analog.
  12. Diese AO wurde am [Datum] von der Abteilungsversammlung beschlossen und am [Datum] von der Mitgliederversammlung genehmigt. Sie tritt am [Datum] in Kraft.