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Anmeldung des Vereins

Es ist geschafft. Die Mitgliederversammlung ist mit mehr oder weniger Problemen über die Bühne gegangen, das Gründungsprotokoll wurde vom neu gewählten Vorstand unterschrieben und beglaubigt. Der Verein kann nun ins Vereinsregister eingetragen werden und darf nach der Eintragung die Ergänzung „e.V.“ im Namen führen.

Eintragung – warum?

Warum sollte ein Verein sich eintragen lassen? Nun, weil der Verein erst durch die Eintragung zu einer sogenannten „juristischen Person“ wird. Das heißt, dass der Verein selbst haftet. Selbstverständlich muss er durch natürliche Personen – also Menschen wie du und ich – nach außen vertreten werden. Aber wenn was schiefläuft und zum Beispiel Schulden entstehen, muss dafür normalerweise nicht etwa die natürliche Person dafür haften, sondern der Verein. Der Vorstand als natürliche Personen, die den Verein vertreten, müssen also im Normalfall nicht für die Schulden geradestehen. Zunächst kann von den Gläubigern nur auf das Vereinsvermögen zugegriffen werden. Auf das Thema der Vorstandshaftung gehen wir im Kapitel Vorstand noch detailliert ein.

Die Unterlagen für die Anmeldung

Um im Vereinsregister eingetragen zu werden, musst Du eine Reihe von Unterlagen an das zuständige Registergericht schicken. Da wäre zunächst die von der Gründungsversammlung verabschiedete Satzung, die von mindestens sieben Teilnehmern an der Gründungversammlung (den Gründungsmitgliedern) unterschrieben ist.

Außerdem muss das Gründungsprotokoll beigefügt werden. Aus ihm muss auch das Datum der Gründung, die Verabschiedung der Satzung und die genauen Ergebnisse der Vorstandswahlen hervorgehen.

Schließlich musst du noch eine Teilnehmerliste mitschicken, auf der mindestens sieben stimmberechtigte Personen aufgeführt sein müssen.

Hast du alle Unterlagen zusammen, muss der Vorstand noch einen Brief verfassen, die eigentliche Vereinsanmeldung (siehe Muster). Dieser Brief muss von so vielen Vorstandsmitgliedern unterschrieben werden, wie die Satzung für die Vertretung des Vereins nach außen vorschreibt. Die Unterschriften müssen notariell beglaubigt werden. Du kannst auch die Anmeldung selbst vom Notar schreiben lassen. Das macht er gerne – gegen Honorar natürlich.

Tipp: Ein Notar kostet Geld. Das kannst Du sparen, wenn Du die Beglaubigung beispielsweise im Bürgerbüro Deiner Gemeinde vornehmen lässt. Das ist allerdings nicht in allen Bundesländern möglich. Es lohnt sich aber auf jeden Fall, bei deiner Gemeinde- oder Stadtverwaltung nachzuhören, ob dort die Beglaubigung preiswerter – häufig sogar kostenlos – vorgenommen wird. In Hessen kann die Beglaubigung auch vom Ortsgericht und in Baden-Württemberg vom Ratsschreiber vorgenommen werden.

Was geschieht beim Registergericht?

Die kompletten Unterlagen schickst du dann an das Gericht, bei dem das Vereinsregister geführt wird. Zuständig ist immer das Registergericht, in dessen Bezirk der Sitz des Vereins liegt. Falls du dir nicht sicher bist, wo das Register für deinen Verein geführt wird, frag bei dem für deinen Verein zuständigen Amtsgericht nach. Die geben dir gerne Auskunft, wohin du dich wenden musst.

Das Registergericht prüft nun die eingereichten Unterlagen. Dabei kommt es vor, dass man Fehler entdeckt und deshalb die Eintragung nicht vornimmt. So kommt es vor, dass

Wenn sich die festgestellten Mängel beheben lassen, erhältst du eine sogenannte „Zwischenverfügung“, aus der hervorgeht, welche Mängel festgestellt wurden und bis wann diese Fehler beseitigt werden müssen.

Tipp: Es kann sein, dass die vom Registergericht eingeräumte Frist zu knapp ist, beispielsweise weil die Mängel nur behoben werden können, wenn du eine erneute Mitgliederversammlung einberufst. Dann wende dich frühzeitig an das Registergericht und bitte um eine Fristverlängerung. Werden die notwendigen Korrekturen nämlich nicht innerhalb der Frist erledigt, wird die Eintragung kostenpflichtig abgelehnt.

Tipp: Um die Einberufung einer weiteren Mitgliederversammlung zur Fehlerkorrektur zu vermeiden, kann sich der gewählte Vorstand deines Vereins von den Mitgliedern eine Vollmacht geben lassen, die ihn ermächtigt, Beanstandungen der Vereinsanmeldung durch das Registergericht ohne Einberufung einer weiteren Mitgliederversammlung zu korrigieren. Der entsprechende Beschluss muss dann nach der Verabschiedung der Satzung gefasst werden. Er muss wörtlich im Protokoll erscheinen.

Die Eintragung erfolgt

Wenn alle Unterlagen beim Vereinsregister vorliegen und dort genehmigt wurden, kommt es zur Eintragung. Im Register werden dann die folgenden Daten erfasst:

Über die Eintragung wirst du vom Vereinsregister informiert. Dieses Schreiben solltest du gut aufheben, denn häufig verlangen beispielsweise Banken bei einer Kontoeröffnung hiervon eine Kopie.

Außerdem wird die Eintragung mit Angabe des Namens und des Sitzes des Vereins veröffentlicht. Durch die Veröffentlichung wird aus deinem (bis dahin nicht rechtsfähigen) Vorverein ein anerkannter Idealverein. Alle Rechte und Pflichten des Vorvereins werden nun vom Idealverein übernommen. Ab jetzt darf dein Verein nicht nur die Endung „e.V.“ führen – er ist sogar dazu verpflichtet.

Neben der Mitteilung der Eintragung erhältst du aber auch noch eine Rechnung. Denn das Gericht verlangt eine Gebühr für die Eintragung (derzeit 75,00 Euro) und die Kosten für die Veröffentlichung.

Tipp: Zumindest die Eintragungskosten kannst du sparen, wenn du mit dem Eintragungsantrag um Gebührenbefreiung bittest, da der Verein die Gemeinnützigkeit anstrebt. Gleichzeitig musst du dann aber zusagen, dass der hierfür notwendige Feststellungsbescheid des Finanzamts in Kopie nachgereicht wird. Um die Veröffentlichungskosten wirst du aber wahrscheinlich nicht herum kommen.

Durch die Eintragung im Vereinsregister ist der Verein noch nicht als gemeinnützig anerkannt. Dies muss beim für den Vereinssitz zuständigen Finanzamt beantragt werden. Lies hierzu bitte das Kapitel Gemeinnützigkeit.

Checkliste Vereinsanmeldung

  erl.
01Kopie der von der Mitgliederversammlung verabschiedeten Satzung musss von sieben Teilnehmern unterschrieben sein 
02Protokoll der Gründungsversammlung 
03Teilnehmerliste 
04Formloser Antrag auf Vereinseintragung von laut Satzung vertretungsberechtigten Vorstandsmitgliedern unterschrieben und beglaubigt (Notar oder kommunale Einrichtung) 
05Unterlagen 01 bis 04 an das Registergericht schicken (Zuständiges Gericht kann beim Amtsgericht, das für den Verein zuständig ist, erfragt werden) 
06Bei vom Registergericht festgestellten Mängel: Prüfen ob der vom Gericht vorgegebene Zeitrahmen ausreicht – im Zweifelsfall Verlängerung beantragen. 
07Die vom Registergericht ausgestellte Eintragungsbestätigung gut archivieren, da diese häufig von Banken, Lieferanten usw. verlangt wird.