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Arbeitgeber

Grundlage der Vereinsarbeit ist die Tätigkeit der ehrenamtlichen Helferinnen und Helfer. Doch es ist nicht immer möglich, alle satzungsgemäßen Aufgaben mit freiwilligen Kräften zu bewältigen. In dem Moment, wo Mitarbeiter des Vereins jedoch bezahlt werden, stellt sich die Frage, ob der Verein jetzt nicht zum Arbeitgeber wird. Wenn euer Verein ihn die Rolle des Arbeitgebers gerät, muss er sich darüber im Klaren sein, dass er keine Privilegien gegenüber anderen Arbeitgebern genießt. Hier muss vor allen Dingen zwischen selbstständigen Honorarkräfte und abhängig Beschäftigten Mitarbeitern unterschieden werden.

Arbeitnehmer in verschiedenen Bereichen

Grundsätzlich gilt, dass eure ehrenamtlichen Mitarbeiter keine Arbeitnehmer sind. Deshalb kann ihnen gegenüber auch das Arbeitsrecht nicht angewandt werden. Als bezahlte Kräfte können im Verein „klassischer Arbeitnehmer“ und „Honorarkräfte“ beschäftigt werden. Eine der wichtigsten Unterschiede zwischen diesen beiden Gruppen liegt darin, dass ihr bei den klassischen Arbeitnehmern für die Versteuerung des Einkommens verantwortlich seid. Selbstständige Honorarkräfte hingegen sind hierfür selbst in der Pflicht.

Daneben gibt es beispielsweise bei Sportvereinen die bezahlten Sportler und andere Sonderfälle, die wir im Rahmen dieses Artikels noch beleuchten werden.

Wenn der Sponsor zahlt

Es ist gar nicht so selten, dass ein Sponsor einen Mitarbeiter in seinem Betrieb einstellt und dort als normalen Arbeitnehmer beschäftigt. Einen Großteil seiner Arbeit verrichtet der Mitarbeiter aber nicht im Unternehmen sondern beim Verein. Steuerrechtlich ist dein Verein dann aus dem Schneider: Der Helfer wird vom Sponsoren direkt bezahlt. Er übernimmt auch alle steuerrechtlichen Verpflichtungen. Was in einem solchen Fall jedoch noch geklärt werden muss ist die Frage der Versicherung des Mitarbeiters. Diesen Faktor sollte man nicht auf die leichte Schulter nehmen.

Diese Art der „Doppel-Beschäftigung“ findet man übrigens häufig auch bei bezahlten Sportlern.

Gerade Sportvereine stehen auch vor dem Problem, dass sie Sportler umfassend ausbilden, die kurz vor einer Profikarriere stehen. Der Verein kann diese Spieler aber nicht mehr entsprechend honorieren. Auch hier springen häufig Sponsoren ein. Der Sponsor schließt dann mit dem Spieler einen Vertrag, in dem genau festgelegt wird, welche Leistungen der Spieler für den Sponsor erbringen muss, welche Kleidung bzw. Werbeembleme auf der Kleidung getragen werden müssen, inwieweit der Sportler für Medienauftritte zu Verfügung stehen muss usw. Mit dem Honorar, dass der Sportler vom Sponsoren erhält, hat der Verein nichts zu tun. Die Abrechnung und steuerliche Behandlung ist Sache des Sponsorings.

Wer vertritt den Verein als Arbeitgeber?

Der Arbeitgeber ist gegenüber dem Arbeitnehmer weisungsbefugt. Der Arbeitnehmer ist also an die Anweisungen des Arbeitgebers gebunden. Der Verein selbst ist als juristische Person grundsätzlich der Arbeitgeber. Eine juristische Person ist aber nicht in der Lage Anweisungen zu geben. Hierfür müssen „natürliche Personen“ vorhanden sein. Wer innerhalb des Vereins die Arbeitgeberrechte ausüben darf, muss in der Satzung eindeutig geregelt werden.

Werden hier keine klaren Regelungen getroffen, würde § 32 Abs. 1 BGB greifen, wonach grundsätzlich die Mitgliederversammlung für alle Entscheidungen zuständig ist. Dies wäre aber kaum praktikabel. In der Satzung sollte deshalb genau geregelt werden, wer berechtigt ist, außerhalb der Mitgliederversammlung Arbeitsverträge bzw. Honorarvereinbarungen zu treffen, ob diese nachträglich von der Mitgliederversammlung bestätigt werden müssen und wer im Vereinsbetrieb gegenüber den Arbeitnehmern weisungsbefugt ist bzw. inwieweit er diese Befugnis delegieren kann.

Wichtig: Schließt beispielsweise ein Abteilungsleiter einen Vertrag mit einem Trainer, ohne dazu befugt zu sein, kommt der Vertrag rechtlich nicht zu Stande. Weigert sich der Vorstand (der in den allermeisten Fällen vom Verein hierzu befugt ist) den Vertrag anzuerkennen, muss dieser rückabgewickelt werden. Dadurch kann es sein, dass der Abteilungsleiter privat gegenüber dem von ihm eingestellten Mitarbeiter haftet.

Grundsätzliche Fragen

Wird vom Verein eine Kraft gegen Entgelt eingestellt, sind grundsätzliche Fragen zu klären, um den Mitarbeiter rechtlich – insbesondere steuer-, versicherungs- und haftungsrechtlich – korrekt einzuordnen.

Zunächst muss geklärt werden, ob ein klassisches Arbeitsverhältnis entsteht oder ein Honorar- oder Werkvertrag geschlossen wird. Daraus ergibt sich, ob der Verein für die Abführung der Lohnsteuer verantwortlich ist. Darüber hinaus müssen Haftungsfragen geklärt werden. Außerdem stellt sich die Frage, ob für den Arbeitnehmer Sozialversicherungsbeiträge und Berufsgenossenschaft Beiträge (gesetzliche Unfallversicherung für Arbeitgeber) abgeführt werden müssen.

Wichtig: Nicht zuletzt, weil es immer wieder zu rechtlichen Änderungen kommt, solltet ihr mit Vertrags-Vorlagen aus dem Internet vorsichtig sein. Das gilt ganz besonders, wenn nicht ersichtlich ist, wann die Vorlagen ins Netz gestellt wurden.

Was ergibt sich aus dem Vertrag

Wenn ein regelrechter Arbeitsvertrag zustande kommt, ergeben sich für euren Verein als Arbeitgeber eine Reihe von Verpflichtungen. Die meisten dieser Verpflichtungen gelten nicht für Werks- oder Honorarverträge. Die folgenden Punkte solltet ihr besonders genau unter die Lupe nehmen:

Arbeitsvertrag Werk-/Honorarvertrag Check
EntlohnungWie im Vertrag vereinbart automatischErst nach Rechnungsstellung durch Auftragnehmer 
LohnsteuerVom Verein einzubehalten und abzuführenVersteuerung durch den Auftragnehmer 
SozialversicherungVom Verein einzubehalten und abzuführenSache des Auftragnehmers 
BerufsgenossenschaftAnmeldung durch den VereinMeist keine Anmeldung erforderlich 
ProbezeitÜblich, bei Azubis verpflichtend vorgeschriebenSelten üblich – meist erst ein Probevertrag, dann folgen weitere Aufträge. 
Zeitliche
Befristung
Genau beachten – unter Umständen kann aus einem befristeten Vertrag bei Nichtbeachtung ein unbefristeter werdenMüssen klar aus dem Vertrag hervorgehen. 
Zusätzliche VereinbarungenAufgrund von gesetzlichen Bestimmungen zulässig  

Dürfen Abteilungen Mitarbeiter beschäftigen

In vielen Vereinen sind die Abteilungen sehr selbstständig. Manchmal auch zu selbstständig. Wenn es um die Einstellung von Mitarbeitern geht, kann dies auch für die Abteilung Verantwortlichen sehr gefährlich werden. Denn grundsätzlich hat nur der Verein und die ihn nach der Satzung vertretenden Gremien (Vorstand) das Recht, Verträge abzuschließen. Ein Abteilungsleiter ist dazu in den meisten Fällen nicht befugt. Stellt er dennoch Kräfte für den Verein ein, haftet er hierfür privat.

Das Recht, Mitarbeiter einzustellen, kann eine Abteilung nur bekommen, wenn es sich hierbei um einen sogenannten selbstständigen Zweigvereins an. Hier gibt es 2 Möglichkeiten: Die Abteilung wird als selbstständiger Zweigverein in das Vereinsregister eingetragen oder es handelt sich um einen nichtrechtsfähigen Zweigverein nach § 54 BGB.

Wichtig: Bei einen nichtrechtsfähigen Zweigverein haftet grundsätzlich der Handelnde persönlich, wenn die Satzung des Hauptvereins nichts anderes ergibt.

Eine Untergliederung eures Vereins wäre als nicht-rechtsfähiger Zweigverein anzusehen, „wenn sie auf Dauer Aufgaben nach außen im eigenen Namen durch eine eigene, dafür handlungsfähige Organisation wahrnehmen. Nicht erforderlich ist, dass Zweck und Organisation der Untergliederung in einer von dieser beschlossenen Satzung festgelegt sind; sie können sich auch aus der Satzung des Hauptvereins ergeben.“ (Amtlicher Leitsatz des Bundesgerichtshofs vom 19.03.1984 – Aktenzeichen II ZR 168/83)

Wichtig: Wenn sich aus den oben genannten Kriterien ergibt, dass eure Abteilung(en) einen nicht rechtsfähigen Verein darstellen, tut ihr gut daran, in der Satzung festzulegen, welche Kompetenzen auf die Abteilung übertragen werden sollen und welche nicht. 

Für die Lohnsteuer haftet immer der Hauptverein

Ihr solltet sehr vorsichtig sein, wenn ihr euren Abteilungen das Recht einräumen wollte, selbstständig Personal einzustellen. Denn für die Abführung der Lohnsteuer ist der Hauptverein in jedem Fall verantwortlich. In einem Urteil vom 13.3.2003 (Aktenzeichen VII R 46/02) stellt der Bundesfinanzhof nämlich fest:

„Arbeitgeber ist, wer die Schuldnerposition in dem die Rechtsgrundlage der Arbeitslohnzahlung bildenden Rechtsverhältnis inne hat. Ein Sportverein, der mit Spielern Arbeitsverträge abschließt und diesbezügliche Lohnsteueranmeldungen abgibt, ist folglich auch dann zur Einbehaltung und Abführung von Lohnsteuer verpflichtet, wenn nach der Satzung des Vereins Abteilungen mit eigenem Vertreter bestehen und diesen eine gewisse Selbständigkeit eingeräumt ist.“

Wenn auch hier nur vom Sportverein die Rede ist, so kann diese Regelung auch auf andere Vereine analog angewendet werden. Grundsätzlich sollte deshalb die Einstellung von Mitarbeitern in der Satzung ausdrücklich und ausschließlich dem Vorstand vorbehalten werden.

Wichtig: Stellt eine Unterabteilung des Vereins Mitarbeiter ein, ohne dafür von der Satzung befugt zu sein, haftet der Hauptverein zwar weiter für die Lohnsteuerführung, die Untergliederung kann aber intern für dabei entstehende Schäden haftbar gemacht werden. Darum sind klare Satzungsregelungen zwingend notwendig.

Vorstand als Arbeitnehmer

Grundsätzlich ist euer Vorstand ehrenamtlich, also unentgeltlich tätig (§ 27 Abs. 3 BGB). In der Satzung kann jedoch eine abweichende Regelung getroffen werden. Aber auch, wenn ihr euren Vorstand bezahlt, gilt er im juristischen Sinne nicht als Arbeitnehmer. Das hat zur Folge, dass bei Streitigkeiten nicht das Arbeitsgericht zuständig ist. Im Anstellungsvertrag könnt ihr jedoch abweichende Regelungen treffen. Statt des Arbeitsrechts kommt bei einer Anstellung des Vorstandes das Dienstvertragsrecht zur Anwendung (§ 611 ff. BGB)

Wichtig: Im Dienstvertrag mit dem Vorstand können auch Elemente des Arbeitsrechts übernommen werden. Grundsätzlich geht aber der Schutz der Vorstandsmitglieder nicht so weit wie der Schutz eines „normalen Arbeitnehmers“.

Die Erstattung von Aufwendungen stellt natürlich keine Bezahlung dar. Nachgewiesene Kosten, die den Vorstandsmitgliedern in Ausführung ihrer Tätigkeit entstehen, können deshalb ersetzt werden.

Die Ehrenamtspauschale darf Vorstandsmitgliedern jedoch nur gewährt werden, wenn ihr das in der Satzung festgelegt habt. So lange keine Satzungsregelung besteht, kann die Ehrenamtspauschale auch nicht an Vorstandsmitglieder gezahlt werden. Bevor ihr also die Ehrenamtspauschale zahlt, muss eine Satzungsregelung beschlossen sein. Die Zahlung der Ehrenamtspauschale macht aus einem Vorstandsmitglied jedoch kein bezahltes Vorstandsmitglied.