Aufwandsentschädigung

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Die Aufwandsentschädigung wird oft mit dem Aufwandsersatz verwechselt. Vereinfacht dargestellt, ist der Aufwandsersatz immer nachweisbar und muss auch belegt werden (Kassenzettel, Reisekostenabrechnung, Quittungen usw.). Meist handelt es sich bei Aufwandsersatz die Erstattung von

• Fahrt- und Reisekosten
• Übernachtungskosten
• Auslagen für Büromaterial und Porto

Für Kosten, für die keine Belege beigebracht werden können, kann Mitgliedern oder Vorständen unter bestimmten Bedingungen eine Aufwandsentschädigung gezahlt werden. Ihr zahlt dann eine Pauschale, mit der diese Ausgaben abgedeckt sind. Meist ist der Betrag höher als die Aufwendungen und orientiert sich an den steuerfreien Beträgen (Ehrenamtspauschale, Übungsleiterfreibetrag). Dadurch stellt die Aufwandsentschädigung auch eine „Anerkennungsprämie“ des Vereins für geleistete Arbeit dar.

Ansprüche des Vorstands

Der Vorstand hat Anspruch auf Aufwandersatz (§ 670 BGB). Darüber hinaus arbeitet er grundsätzlich ehrenamtlich (§ 27 BGB). Es kann also keinen Aufwandersatz für geleistete Arbeitszeit geben. Nur wenn die Satzung die Möglichkeit einräumt, kann den Vorstandsmitgliedern eine Aufwandsentschädigung gezahlt werden.

Wichtig:  Auch die Ehrenamtspauschale (670,00 € / Jahr) kann dem Vorstand nur eingeräumt werden, wenn dies die Satzung vorsieht.

In eurer Satzung sollte deshalb stehen:

„Die Mitglieder des Vorstands sind grundsätzlich ehrenamtlich tätig. Die Mitgliederversammlung kann jedoch beschließen, dass den Vorstandsmitgliedern eine angemessene Vergütung gezahlt werden darf.“

Ansprüche der Mitglieder

Natürlich haben auch eure Mitglieder Anspruch auf den Ersatz von verauslagten Kosten. Diese werden dann gegen Vorlage der Belege erstattet.

Tipp: Um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen, solltet ihr – möglichst in der Satzung – regeln, dass die Belege innerhalb einer bestimmten Frist (drei bis vier Wochen) in der Geschäftsstelle vorgelegt werden müssen. Später eingehende Belege sind dann verfallen.

Für Arbeiten, die Mitglieder erbringen, ohne dazu verpflichtet zu sein (beispielsweise, weil die Satzung vorschreibt, dass eine gewisse Anzahl von Arbeitsstunden geleistet werden müssen), kann eine Aufwandsentschädigung im Rahmen der Ehrenamtspauschale (720,00 € pro Jahr) gezahlt werden. Im Gegensatz zur Regelung bei Vorstandsmitgliedern ist hierfür keine Regelung in der Satzung notwendig. Wurde allerdings in der Satzung geregelt, dass grundsätzlich keine Aufwandsentschädigungen bezahlt werden, ist dies gültig.