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Betriebsprüfung

Vielleicht denkt ihr auch, dass euer Verein zu klein sei, um für das Finanzamt von Interesse zu sein. Doch das wäre ein fataler Irrtum. Da die Vereine über eine ganze Reihe von Steuerprivilegien verfügen, wollten auch kleinere und mittlere Vereine immer stärker in den Fokus der Finanzverwaltung. Ihr solltet deshalb immer auf eine Betriebsprüfung vorbereitet sein.

In vielen Fällen zeigt sich bei solchen Prüfungen, dass die Meinungen zwischen Fiskus und Verein schon bei grundlegenden Fragen auseinandergehen. Wird der gemeinnützige Satzungszweck tatsächlich und direkt erfüllt? Beachte der Verein dabei auch das Gebot der Selbstlosigkeit? Gibt es Vorgänge, für die auch ein Verein steuerliche Richtlinien zu beachten hat (zum Beispiel Umsatzsteuer). Diese und andere Fragen werden bei einer Betriebsprüfung vom Finanzamt geprüft.

Bevor der Prüfer des Finanzamts bei euch prüft, erhalte ihr eine Prüfungsanordnung. In der Anordnung steht wer die Prüfung durchführt, warum die Prüfung stattfinden soll und welche Zeiträume geprüft werden sollen. Spätestens jetzt ist es höchste Zeit, dass ihr eure Unterlagen für die Prüfung vorbereitet. Insbesondere wenn ihr Einnahmen aus einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb erzielt, ist es ratsam eventuell auch eine externe Fachkraft (Steuerberater, Anwalt usw.) hinzuzuziehen.

In der Prüfungsanordnung wird auch mitgeteilt, wo die Prüfung stattfinden soll. Wenn ihr mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, könnt ihr auch darum bitten, dass die Prüfung bei Ihm stattfindet. Grundsätzlich ist das Finanzamt nicht verpflichtet diesen Wunsch zu entsprechen, aber in den meisten Fällen wird man dem entsprechen.

Für die eigentliche Prüfung solltet ihr eine Strategie entwickeln, wie ihr euch gegenüber dem Finanzamt verhalten wollt. Bei der Betriebsprüfung gilt auch der alte Grundsatz „viele Köche verderben den Brei“. Für die Prüfung heißt das, dass ihr ein Vorstandsmitglied als Ansprechpartner des Betriebsprüfers bestimmt. Habt ihr einen Steuerberater, der eure Unterlagen bearbeitet, kann dieser auch als Ansprechpartner eingesetzt werden. Sollten andere Vorstandsmitglieder befragt werden, können diese auf den vereinbarten Ansprechpartner verweisen. Sind Sie zur Auskunft verpflichtet, sollte der Ansprechpartner immer sofort über das Gespräch informiert werden.

Zu Beginn der Prüfung findet die sogenannte Erstbesprechung statt. Ihr könnt hier selbst bestimmen, wer vonseiten des Vereins an der Besprechung teilnimmt. Aber auch hier sollte der Personenkreis möglichst klein bleiben. Wenn ihr beispielsweise mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, sollte dieser auf jeden Fall bei der Besprechung anwesend sein. In dem Gespräch sollte ihr freundlich, aber nicht zu redselig sein. Grundsätzlich kann der Prüfer alle Informationen – auch die, die er während eines Smalltalks erhält – verwenden. Signalisiert aber von Anfang an die Bereitschaft, mit dem Prüfer zusammen zu arbeiten. Ein sachlich gutes Verhältnis mit dem Prüfer zahlt sich bei auftauchenden Fragen immer positiv aus.

Die Fragen des Betriebsprüfers während der Prüfung sollten grundsätzlich nur der vereinbarte Ansprechpartner beantworten. Er übergibt auch die vom Prüfer gewünschten Unterlagen. Der Ansprechpartner sollte sich aber nicht scheuen, gegenüber dem Prüfer zuzugeben, dass er eine Frage nicht direkt beantworten kann und im Zweifelsfall Rücksprache mit dem Steuerberater nehmen. Am besten ist es in einem solchen Fall den Prüfer direkt an den Steuerberater zu verweisen. Dies spart Zeit und gleichzeitig kommt es auch zu keinen Missverständnissen bei der Informationsübermittlung.

Nach Abschluss der Prüfungsarbeiten erstellt der Prüfer eine Liste der noch offenen Fragen bzw. der Beanstandungen. Diese werden dann in einer Schlussbesprechung erörtert. An der Schlussbesprechung sollte der gleiche Kreis teilnehmen wie bei der Erstbesprechung. Außerdem sollten Vorstandsmitglieder teilnehmen, die laut Satzung den Verein auch nach außen vertreten.

Die Zeit, die zwischen dem Erhalt der „Mängelliste“ und der Schlussbesprechung solltet ihr nutzen, um euch auf das Gespräch vorzubereiten. Gerade hier wird man auf den Rat eines Steuerexperten nicht verzichten können. Bei Streitfragen müsst ihr Belege für eure Einschätzung beibringen können (Vereinsunterlagen, Urteile, Entscheidungen in anderen Fällen usw.). Die Schlussbesprechung ist faktisch die letzte Möglichkeit, negative Prüfungsergebnisse zu widerlegen oder in der Konsequenz zu mildern.

Bei strittigen Fragen hat es sich bewährt, Kompromisse anzubieten, indem ihr euch bereiterklärt, einen Punkt anzuerkennen, wenn der Prüfer dafür einen anderen fallen lässt. Ziel sollte es sein, für einzelne Punkte eine „tatsächliche Verständigung“ herbeizuführen. Danach wird ein Sachverhalt von beiden Seiten für unstreitig erklärt, was für beide Seiten dann bindend ist. Diese Verständigung kann aber nur im Beisein eures Vorstands – wie er im Vereinsregister als vertretungsberechtigt eingetragen ist – herbeigeführt werden. Wenn die Prüfung nur geringe oder vielleicht sogar gar keine Beanstandungen ergeben hat, kann unter Umständen auf die Schlussbesprechung im beiderseitigen Einvernehmen verzichtet werden.