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Buchhaltung

Wichtig: Dieser Beitrag befasst sich mit der Bedeutung der Buchhaltung für deinen Verein und die Grundzüge einer ausreichenden aber umfassenden Buchhaltung. Detailfragen zur Buchhaltung erklären wir Dir im Model „Buchhaltung“ von meinverein.de.

Es gibt viele Menschen – davon sicherlich auch einige in deinem Verein – , für die ist die Buchhaltung „so überflüssig wie ein Kropf“. Andere meinen, dass man das ja nur für den Fiskus machen muss, damit der „einen abzocken kann“. Beides ist Unsinn. Grundsätzlich ist eine gute Buchhaltung die Grundlage für alle finanziellen Entscheidungen, die im Verein getroffen werden müssen. Wer da nicht genau weiß wo sein Verein steht, wird schnell in Richtung Pleite marschieren.

Wichtig: Jeder Verein ist zur Buchführung verpflichtet. Wir gehen hier davon aus, dass das Finanzamt die Gemeinnützigkeit zugestanden hat.  

Was Satzung und Gesetzgeber verlangen

Die Satzung deines Vereins räumt allen Mitgliedern das Recht ein, sich über die Geschäftstätigkeit zu informieren. Der Vorstand muss dann Rechenschaft ablegen können. Das verlangt auch der Gesetzgeber von deinem Verein (§ 27 Absatz 3 BGB). Dein Vorstand kommt dieser Verpflichtung meist im Rahmen des Rechenschaftsberichts von Kassierer oder Schatzmeister während der Mitgliederversammlung nach. Hierbei sind auch die §§ 259 BGB und 260 BGB zu beachten. Wenn Du es genau wissen willst, kannst Du die §§ ja mal nachlesen. Aber es reicht, wenn Du weißt, dass zur umfassenden Rechenschaft auch die Informationen aus der korrekt geführten Buchhaltung gehören.

Euer Verein wird durch seine Eintragung ins Vereinsregister zur juristischen Person. Jede Person – auch die juristische – ist grundsätzlich steuerpflichtig, Daher müsst ihr als Verein beweisbare Angaben über Ein- und Ausgaben machen (die auch eine bestimmte Form haben müssen). Diese Unterlagen ergeben sich beim Verein aus seiner Buchhaltung. Anhand dieser Daten ermittelt das Finanzamt, wo der Verein weniger Steuern bezahlen muss, als andere.

Wenn es um Fördermittel geht, spielt die Buchhaltung eures Vereins ebenfalls eine wichtige Rolle. Hier wird meist verlangt, dass der Verein auch eigene Mittel zum Förderprojekt zuschießt oder bestimmte Leistungen selbst finanziert. Um zu belegen, dass man dazu in der Lage ist, musst du meist einen Fragebogen ausfüllen. Die hier verlangten Angaben kannst du fast immer nur machen, wenn du eine sauber geführte Buchhaltung hast.

Die Bereiche eines Vereins

Ein eingetragener Verein, der vom Finanzamt die Gemeinnützigkeit erhalten hat, erhält in bestimmten Bereichen Steuerermäßigungen. Aber eben nur in bestimmten. Deshalb reicht es nicht, in der Buchhaltung einfach die Kosten auf der einen und Einnahmen auf der anderen Seite nacheinander aufzuführen. Die Daten müssen so aufgeteilt werden, dass erkennbar ist, zu welchen der vier Bereichen eines Vereins die Ein- und Ausgaben gehören. Diese vier Bereiche sind

BereichWas zu diesem Bereich gehörtSteuerliche Bewertung
Ideeller
Bereich
Hier werden alle Einnahmen und Ausgaben zusammengefasst, die deinem Verein entstehen, wenn er seine satzungsgemäßen Zwecke verfolgt. Hier werden beispielsweise Spenden Zuschüsse und Mitgliedsbeiträge verbucht.Als gemeinnützig anerkannt muss dein Verein im ideellen Bereich so gut wie keine Steuern bezahlen.
VermögensverwaltungZur Vermögensverwaltung gehören Kapitalerträge und Einnahmen aus langfristiger Vermietung und Verpachtung (nicht bei beweglichen Gegenständen). An Ausgaben erfasst du hier beispielsweise die Bankgebühren, die Instandhaltungskosten der Immobilien, die der Verein verpachtet hat, die Verwaltungskosten und auch Kosten beispielsweise für die Beratung durch einen Anwalt.Die Vermö­gens­ver­wal­tung ist steuerbegünstigt, wenn sie nicht zum Haupt­zweck des Vereins wird. Werden die Vereinsziele ausschließlich über die Vermögensverwaltung erreicht führt das zum Verlust der Gemeinnützigkeit und damit auch der Steuerprivilegien.
Zweck-
betrieb
Der Zweckbetrieb umfasst alle Kosten und Einnahmen, die nicht zur Vermögenverwaltung gehören und notwendig sind, um die Vereinsziele zu erreichen. Zu den Einnahmen gehören beispielsweise die laut Satzung bzw. Beitragsordnung gezahlten Beiträge, Aufnahmegebühren, Spenden, Zuschüsse usw. An Kosten werden hier z. B. Mietausgaben, Sachkosten für Unterhalt der Geschäftsstelle (Büromaterial usw.) Personalkosten usw.Der Zweckbetrieb ist von Körperschafts-, Gewerbe-, Umsatz- und Erbschaftssteuer befreit. Die Lohnsteuer für im ideellen Bereich Beschäftigte muss abgeführt werden.
Wirtschaft-
licher
Geschäftsbetrieb
Alles, was in den vorgenannten Bereichen nicht erfasst wird, gehört zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb kommt es in deinem Verein meist bei der Mittelbeschaffung. So ist beispielsweise der Verkauf von Würstchen im Stadion ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Ein Merkmal für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb ist, dass man damit in Konkurrenz zu kommerziellen Händlern steht.Der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb ist in allen Bereichen ohne Einschränkung steuerpflichtig.


Um die Einnahmen und Ausgaben auseinanderhalten zu können, müssen diese auch in der Buchhaltung unterschieden werden. Auch aus anderen Gründen sind Unterscheidungen notwendig. Darum verwendet man in der Buchhaltung verschiedene Kennziffern für die einzelnen Posten. Damit werden die sogenannten Konten bezeichnet, unter denen die Einnahmen und Ausgaben gebucht werden. Die Sammlung dieser Kennziffern nennt man dann Kontenrahmen. Damit nicht jeder Verein neue Kontenrahmen festlegt, werden diese vorgegeben. Vereine verwenden meist den Standardkontenrahmen 49 (SKR 49).