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Förderantrag stellen

Wenn ihr Gelder aus öffentlichen Mitteln, von einer Stiftung oder aus anderen Quellen erhalten wollt, kommt ihr um die Antragstellung nicht herum. Denn wenn man Geld von jemanden haben will, will der natürlich auch wissen, wer ihr seid und was ihr mit seiner Kohle macht.

Bevor es an die eigentliche Antragstellung geht, solltet ihr einige „Beweismittel“ zusammenstellen, die belegen, dass das Geld der Förderer bei euch gut angelegt ist. Vor allem solltet ihr die folgenden Punkte beachten:

Fördermittel werden fast ausschließlich für Projekte zur Verfügung gestellt. Lediglich im kommunalen und regionalen Bereich kann es sein, dass die Vereine eine Projektunabhängige Förderung erhalten können.

Um einen Zuschuss zu erhalten, ist es deshalb besonders wichtig, dass ihr die Maßnahme, die ihr durchführen wollt, umfassend darstellt. Die Förderer wollen grundsätzlich immer wissen,

Meist entscheidet sich schon mit der Beantwortung dieser Fragen, ob euer Projekt Aussicht auf einen Zuschuss hat. Deshalb wollen wir diese Punkte hier noch einmal im Einzelnen besprechen.

Wichtig: Ihr solltet den Förderer möglichst umfassend informieren. Gleichzeitig müssen die Informationen aber kompakt zusammengestellt werden. Allzu ausführliche Informationen laufen Gefahr nur überflogen oder gar nicht gelesen zu werden.

Welche Maßnahme ist geplant?

Beschreibt das von euch geplante Projekt nicht nur rein sachlich. Die Entscheider sind schließlich Menschen aus Fleisch und Blut, die zwar neutral entscheiden (sollten), aber auch nicht frei von Emotionen sind.

Projekte, bei denen es beispielsweise um die Belange von Kindern geht, sollten auch Fotos von Kindern beinhalten. Habt bei der Gestaltung des Titelblatts auch den Mut zu einer kräftigen Schlagzeile.

Für Förderungen der öffentlichen Hand ist es auch wichtig, welchen Vorteil der Förderer aus der Maßnahme ziehen kann. Bei öffentlichen Mitteln liegen die Vorteile immer in zwei Bereichen. Auf der einen Seite können die öffentlichen Förderer im eigenen Haushalt letztlich Geld einsparen, da die Unterstützung von Vereinen immer kostengünstiger ist als die Finanzierung der gesamten Aufgabe aus öffentlichen Mitteln. Auf der anderen Seite geht es hier auch um Profilierung. Sowohl die Träger an sich als auch die dahinterstehenden Politiker haben ein Interesse an positiver Presse. Beide Faktoren solltet ihr euch in der Vorstellung eures Projekts zunutze machen.

Wichtig: Bei der Förderung durch eine Stiftung spielt der Posten der Kostenersparnis keine Rolle, da man hier verpflichtet ist, die zur Verfügung stehenden Gelder im Sinne des Stifters zu verbrauchen. Deshalb ist es hier besonders wichtig, zu verdeutlichen, dass euer Projekt zum Stiftungsauftrag passt.

Beim Antrag für öffentliche Mittel stellt ihr zunächst die finanziellen Vorteile für den Förderer dar. Macht Modellrechnungen auf, aus denen deutlich wird, wie viel Geld die Kommune, der Kreis oder das Land sparen kann, wenn er dieses Projekt bezuschusst. Stellt an dieser Stelle den Eigenanteil des Vereins heraus. Wenn euer Verein einen großen Teil der Arbeiten in Eigenleistung erbringt, solltet ihr die Stunden mit einem (realistischen) Stundensatz einrechnen.

Bitte holt euch aber keinen Kostenvoranschlag von einem örtlichen Handwerker. Denn natürlich erwartet der Handwerker dann auch einen Auftrag. Stellt er dann fest, dass er nur als Beweismittel-Produzent gebraucht wurde, habt ihr unter Umständen einen (potenziellen) Sponsor sauer gefahren.

Wichtig: Bei Zuschüssen, die über die Förderung durch das Bundesland hinausgehen, geht man meist eher pragmatisch vor. Meist sind hier Antragsvordrucke auszufüllen. Diese solltet ihr äußerst penibel ausfüllen – weitergehende Erläuterungen könnt ihr euch sparen – und sind in vielen Fällen auch gar nicht nötig.

Was die Profilierung anbelangt: Hier können Kopien von Presseberichten ähnlicher Projekte Wunder wirken. Fallt aber nicht mit der Tür ins Haus und vor allem übertreibt nicht. Weist nur auf vergleichbare Projekte hin und fügt einen Pressebericht bei, in dem dieses Projekt hochgelobt wird. Es muss aber ein Projekt sein, das nicht in eurer direkten Umgebung liegt. Aus dem kommunalen und regionalen Bereich wirken Presseberichte manchmal Wunder, die über Missstände berichten, die durch euer Projekt gelindert oder gar behoben werden.

Welches Ziel verfolgt die Maßnahme?

Zum Abschluss solltet ihr noch einmal das Ziel des Projekts skizzieren. Dabei steht der sachliche Aspekt zwar im Vordergrund, die emotionale Komponente darf aber durchaus mitschwingen. Plant ihr einen Kinderspielplatz, könnte die Zielsetzung so formuliert werden:

„Kinder sollen in einem geschützten Bereich spielen können, ohne den Gefahren unseres Straßenverkehrs ausgesetzt zu sein. Die Senkung des Unfallrisikos beruhigt die Eltern und macht die Kinder glücklich.“

Über welchen Zeitraum erstreckt sich die Maßnahme?

Je länger eine Maßnahme dauert umso schwerer ist es, an öffentliche Mittel zu gelangen. Wenn möglich, ist es deshalb ratsam, das Projekt in mehrere Schritte zu unterteilen. Abgesehen davon, dass sich kürzere Projekte später auch technisch besser abwickeln lassen, ergeben sich bei der Fördervergabe mindestens zwei Vorteile:

Welche Kosten verursacht die Maßnahme?

Zunächst müsst ihr einen internen Finanzierungsplan aufstellen, um zu klären, ob ihr das Projekt überhaupt finanziell stemmen könnt und wie hoch der Zuschussbedarf ist. Dieser Plan ist nur für interne Zwecke bestimmt. Arbeitet bei der Aufstellung des Plans „von grob nach fein“. Baut erst einmal eine ganz grobe Struktur auf. Überlegt dann zu jedem Posten, welche Details dieser umfasst. Wenn nötig, müssen dann diese Details noch einmal präzisiert werden.  

Um beim Beispiel unseres Spielplatzes zu bleiben: Ein Posten könnte der Sandkasten sein. Eine Detailposition des Sandkastens wäre die Beschaffung des Materials, wenn ihr ihn selbst bauen wollt. Das Material besteht wiederum aus dem Holz, den Nägeln, dem Lack usw. So wird der Plan immer weiter verfeinert, bis ihr alle Punkte zusammengestellt haben.

Soweit die Materialien oder Leistungen von Firmen erbracht werden, müssen hierfür die Kostenvoranschläge eingeholt werden. Üblich und sinnvoll sind drei Kostenvoranschläge. Die Qualität und der Preis entscheiden über den Zuschlag.

Wichtig: Spielt mit offenen Karten. Sagt den Handwerkern oder Firmen, dass ein Auftrag nur entstehen kann, wenn die Zuschüsse genehmigt werden. In dieser Phase solltet ihr aber auf keine Fall Aufträge vergeben. Dies wäre dann schon der Beginn der Maßnahme – und in fast allen Fällen werden Zuschüsse nur vergeben, wenn das Projekt noch nicht begonnen hat.

Posten, für die keine Angebote eingeholt werden können, müsst ihr schätzen. Bitte nicht „schönrechnen“ und die Kosten eher etwas höher als zu niedrig ansetzen.

Nun stellt ihr den Ausgaben die zur Verfügung stehenden Gelder gegenüber. Dies können Einnahmen – etwa Geldspenden – sein, Sachleistungen beziehungsweise – Spenden Dritter oder Eigenleistungen in Form von Geldern des Vereins oder Arbeitsleistungen der Mitglieder.

Wir haben bis jetzt einen Finanzierungsplan für den internen Gebrauch zusammengestellt. Der externe Finanzierungsplan für den Antrag der Fördermittel sieht etwas anders aus. Er muss nicht so detailliert sein, wie der interne. In der Auflistung gebt ihr auch nur pauschal an, woher die  Finanzierungsmittel kommen. In der Endabrechnung steht die Gesamtsumme des Projekts am Anfang. Hiervon werden – jeweils in eigenen Positionen – die Leistungen des Vereins (inklusive der Arbeitsleistung) und die Leistungen Dritter abgezogen. Der Restbetrag stellt die Antragssumme für den Zuschuss dar.

Seid bitte vorsichtig bei der Summe der Eigenleistungen. Da die Arbeitsleistung geschätzt werden muss, habt ihr hier etwas Spielraum. Häufig wird nicht der gesamte, offenstehende Betrag bezuschusst. Da ist es gut, hier ein wenig „Luft“ zu haben. Hinzu kommt, dass erfahrungsgemäß die Zusagen zur Mitarbeit von einigen Vereinsmitgliedern nicht eingehalten werden.

Andererseits verlangen die Förderer meist einen Mindestanteil, den die Vereine für ihr Projekt selbst aufbringen müssen. Wenn ihr diesen Wert unterschreitet, wird der Antrag komplett abgelehnt.

Die Antragstellung

Vorweg gleich eines: Ihr müsst sehr viel Geduld aufbringen. Die Entscheidungen über Zuschüsse können sich – besonders wenn es um Förderungen im nationalen und internationalen Bereich geht – über Monate hinziehen. Im Extremfall sind Wartezeiten von über einem Jahr nicht auszuschließen.

Lest euch die Bestimmungen für die Bezuschussung erst einmal in aller Ruhe durch. Schon der kleinste Formfehler kann dazu führen, dass der Antrag abgelehnt wird. Leider kommt es immer wieder vor, dass man dann noch nicht einmal eine Absage erhält.

Wichtig: In den meisten Fällen darf die Maßnahme erst beginnen, nachdem der Zuschuss bewilligt wurde. Beginnt ihr vorher, riskiert ihr, dass die Beihilfe wegen dieses Formfehlers nachträglich verweigert, beziehungsweise zurückverlangt wird.

In den Bestimmungen wird oft festgelegt, dass ein Formular (meist online) ausgefüllt werden muss. Außerdem wird dann eine Reihe von Unterlagen gefordert. Auch hier wird in vielen Fälle verlangt, dass diese Online – häufig im PDF-Format – eingereicht werden müssen.

Das Antragsformulare muss gewissenhaft und penibel ausgefüllt werden. Fehler, die sich hier einschleichen führen in den häufigsten Fällen zur Ablehnung Ihres Antrags. Nur ganz selten fragt die Annahmestelle nach und gibt euch eine „zweite Chance“.

Die Vordrucke stellen die Minimalanforderungen für den Antrag eines Zuschusses dar. Wenn möglich, solltet ihr auch das Material einreichen, das wir eingangs bereits besprochen haben. Dadurch hebt ihr euch von anderen Antragstellern ab. Da fasst immer mehr Anträge eingehen, als bewilligt werden können, zählen hier auch „Sympathiepunkte“, die man so erwerben kann.

Wichtig: In manchen Erläuterungen zu den Anträgen wird gleich darauf hingewiesen, dass zusätzliche Unterlagen nur auf Anforderung eingereicht werden sollen. Daran müsst ihr euch dann halten und keine weiteren Informationen zusenden.

Hilfe dankend annehmen

Lasst euch helfen, um Fehler beim Ausfüllen der Formulare zu vermeiden. Wenn euer Verein einem Dachverband angehört, holt euch hier Unterstützung. Beim Verband kennt man die Tücken, die sehr häufig im Detail der Formulare liegen. In vielen Fällen müssen die Anträge sowieso über den Verband eingereicht werden. Erkundigt euch auch, ob der Verband vor der Weiterleitung die Anträge noch einmal prüft oder die Gelder vielleicht sogar direkt vom Verband verteilt werden.

Häufig helfen auch die Stellen, die den Antrag entgegennehmen. Für sie bedeuten korrekt ausgefüllte Unterlagen grundsätzlich weniger Arbeit. Hier bekommt ihr die beste Hilfe, denn keiner kennt sich so gut mit der Thematik aus, wie diese Stellen.

Bei Hilfestellungen im Internet ist Vorsicht geboten. Hier müsst ihr aufpassen, ob die Informationen noch aktuell sind oder sich auf eine Bezuschussung in der Vergangenheit beziehen. Die Vergaberichtlinien ändern sich leider häufig – wenn auch meist nur in kleinen Details. Aber gerade diese Details sind es, die den Zuschuss kosten können.

Kontakt zu den Entscheidern

Wir haben das Problem bereits angesprochen: Häufig müssen auch bezuschussungsfähige Anträge abgelehnt werden, weil der Fördertopf leer ist. In diesem Moment ist es hilfreich, wenn euer Verein den Entscheidern bekannt ist. Scheut euch deshalb nicht, Politiker oder andere Personen, die in den Entscheidungsprozess eingebunden sind, persönlich anzusprechen. Gerade dieses durchaus legale „Vitamin B“ kann sehr hilfreich sein und euren Zuschuss retten.

Achtung, fertig, los

Ist ein Zuschuss zugesagt, kann es noch geraume Zeit dauern, bis das Geld auf dem Vereinskonto eingeht. Aus der Praxis sind Fälle bekannt, in denen die Fördermittel so spät eingegangen sind, dass der Verein sich nur mit Mühe am Leben halten konnte. Deshalb: Ihr habt so lange auf die Bewilligung gewartet, jetzt solltet ihr auch die Geduld aufbringen und abwarten, bis das Geld wirklich eingetroffen ist.

Gerade bei langfristigen Projekten sollten ihr den Zuschussgeber beziehungsweise die Personen, die den Zuschuss bewilligten, nicht vergessen. Schließlich wollt ihr ja auch in Zukunft weiter Fördermittel für euren Verein gewinnen. Haltet deshalb die Entscheider und die Vergabestelle auf dem Laufenden. Ein kurzer Bericht im Abstand von zwei bis drei Monaten ist für zukünftige Anträge äußerst vorteilhaft.

Super sind natürlich Presseberichte über die Maßnahme. Auch die Zuschussgeber sind an Öffentlichkeit interessiert und freuen sich über jeden Beitrag. Im Pressegespräch solltet ihr deshalb die Zuschussgeber immer erwähnen. Werden diese dann tatsächlich im Bericht genannt, ist die Kopie an die zuständigen Entscheider und die Vergabestelle sogar Pflicht.

Nach der Förderung ist vor der Förderung

Ist die Maßnahme beendet, könnt ihr euch nicht zurücklehnen und den Erfolg genießen. Gerade jetzt geht es darum, den Nährboden für zukünftige Unterstützung zu schaffen. Ist die Maßnahme beendet, warten deshalb noch wichtige Aufgaben auf euch. Denn jetzt gilt: Nach der Maßnahme ist vor dem nächsten Zuschuss.

Ist eine Maßnahme beendet, müsst ihr sowieso einen Verwendungsnachweis erstellen. Der ist in fast allen Fällen Bedingung, von der die Zuschussvergabe abhängig gemacht wurde. Manchmal gibt es hierfür spezielle Formblätter. Der Verwendungsnachweis sollte so rasch wie möglich nach Beendigung der Maßnahme erstellt werden. Muss der Nachweis von der Vergabestelle angemahnt werden, könnt ihr davon ausgehen, dass ihr bei einer neuerlichen Antragstellung „schlechte Karten“ habt.

Außerdem solltet ihr es nicht bei den geforderten „Mindestangaben“ belassen. Fertigt eine kleine Mappe an, in der der Ablauf der Maßnahme illustriert dargestellt wird. In diese Mappe gehören:

Diese Mappe solltet ihr nicht nur zusammen mit den vorgeschriebenen Unterlagen an die Vergabestelle schicken. Schickt sie auch – soweit bekannt – direkt an die Entscheider. Natürlich gehört sowohl zu den Unterlagen für die Vergabestelle als auch zur Mappe für die Entscheider ein nettes Anschreiben, in dem ihr euch für die Bezuschussung und die gute Zusammenarbeit bedankt. In dem Anschreiben weist ihr dann noch einmal darauf hinweisen, welchen großen Nutzen die Aktion brachte.

Wird die Maßnahme mit einer öffentlichen Veranstaltung beendet, ladet ihr die Zuschussgeber natürlich dazu ein. Das gehört sich einfach so, obwohl die Eingeladungen in den meisten Fällen absagen werden (um nicht parteiisch zu wirken, müssten sie dann zum Fest jedes Vereins kommen).

Kommen Zuschussgeber, sprecht mit ihnen vorher ab, ob sie in einer Ansprache genannt werden wollen oder nicht – „Streicheleinheiten“ haben noch nie geschadet.

Wenn Ihr die Entscheider kennt, solltet ihr sie auch in euren Verteiler für die Vereinszeitung aufnehmen. Verfügt ihr über keine Zeitung solltet ihr die Entscheider etwa alle zwei bis drei Monate über die Arbeit des Vereins informieren, um in ihrem Gedächtnis zu bleiben. Das wird euch bei zukünftigen Anträgen von Nutzen sein.

Wichtig: Für eine Aufnahmen in euren Newsletter-Verteiler muss der Unterstützer seine Einwilligung geben. Also nicht ungefragt aufnehmen.