Zurück zum Lexikon

Lexikon

Kasse

Ob beim Würstchenverkauf oder bei einer Spende in bar – es gibt viele Momente, in denen dein Verein Bargeld einnimmt – und dafür eine Kasse braucht.

Grundsätzliches

Eine Schublade in der Theke des Vereinsheims mit einem Einsatz für Hartgeld und einer Geldtasche für die Scheine – ist das eine Kasse? Wenn die Schublade immer abgeschlossen wird und der Schlüssel sicher in möglichst nur einer Hand ist, schon. Ein Verein ist nicht verpflichtet, eine elektronische Registrierkasse zu führen.

Wichtig: Hat dein Verein eine Registrierkasse, muss diese Kasse die Anforderungen der seit 2020 geltenden Bestimmungen für diese Kassen erfüllen. Eine Umrüstung kann sehr teuer werden. Der Verein kann aber auch zu einer einfachen Kasse wechseln. Dann entfällt auch die sogenannte „Bonpflicht“, bei der der Verein für jede Einnahme einen Beleg ausdrucken und dem Einzahler übergeben muss.

Wenn die Kasse genutzt wird, sollte sie immer mit zwei vertrauenswürdigen Mitgliedern besetzt sein. Das stellt kein Misstrauen dar, sondern dient auch der Sicherheit der beiden „Kassierer“. Außerdem kann die Kasse nie unbesetzt bleiben und ob es nun ein Toilettengang ist oder eine „Raucherpause“ – dann ist es immer gut, wenn ein zweiter Mann am Platz ist.

Wichtig: Werden aus der Kasse auch Forderungen bar beglichen (zum Beispiel Gagen von Künstlern, Lieferung von Brötchen und Würstchen usw.), sollte mit den Kassenbetreuern klar vereinbart werden, welche Kosten aus der Kasse gedeckt werden dürfen und bis zu welchem Betrag einzelne Forderungen ohne Rücksprache bezahlt werden können.

Das Kassenbuch

Für die Kasse muss ein Kassenbuch geführt werden. Hier muss für jeden bar abgerechneten Vorfall eine Buchung (Eintrag) erfolgen. Basis der Buchung ist immer ein Beleg. Auch hier gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Folgende Informationen muss der Eintrag liefern:

Wichtig: Das Kassenbuch ist ein Teil der Buchführung deines Vereins und muss deshalb nach den gleichen Grundsätzen geführt werden. Das bedeutet, dass im Kassenbuch keine Eintragungen unleserlich gemacht werden dürfen. Streichungen, bei denen der Eintrag noch lesbar ist, sind unter Umständen erlaubt.

Wenn an der Kasse auch mit Karte bezahlt werden kann, müssen diese Zahlungen getrennt – etwa in einem Nebenbuch zum Kassenbuch – erfasst werden. Die Aufnahme von unbaren Zahlungen ins Kassenbuch wertet das Finanzamt als Mangel.

Die Buchungen im Kassenbuch müssen am Tag des Buchungsvorfalls durchgeführt werden. Natürlich wäre es unzumutbar, wenn beispielsweise bei Würstchenverkauf jedes einzelne verkaufte Würstchen verbucht werden müsste. Hier darfst du die Einnahmen zusammenfassten. Das gilt immer für den „Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung“ (§ 146 Abs. 1 Abgabenordnung).

Weil es so wichtig ist, hier nochmal der Hinweis: Für jede Buchung muss es einen Beleg geben. Wenn kein Beleg vorhanden ist (z. B. beim Würstchenverkauf), musst du einen Eigenbeleg erstellen, aus dem die Angaben der Buchung (siehe oben) hervorgehen.

Du solltest aber Eigenbelege immer nur ausstellen, wenn dies wirklich unvermeidlich ist. Das Finanzamt sieht diese Belege als Ersatz für verlorengegangene Originalbelege gar nicht gern. Wenn es unvermeidlich ist, solltest du die folgenden Regeln befolgen

  1. Den Eigenbeleg so zeitnah wie möglich ausstellen. Dann hast du noch alle Daten im Kopf. Außerdem eine Notiz anfertigen, warum in diesem Fall ein Eigenbeleg erstellt wurde. Hefte die Notiz hinter den Eigenbeleg.
  2. Der Eigenbeleg muss alle Informationen enthalten, die auch ein „normaler Beleg“ enthält;
    • Nettobetrag, Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) in Prozent und Euro, Bruttobetrag
    • Name und Anschrift des Einzahlenden beziehungsweise des Zahlungsempfängers
    • Datum der Kassenbewegung und der Ausstellung des Eigenbeleges
    • Ortsangabe und Unterschrift

Wichtig: Es gilt die Faustregel des § 239 Handelsgesetzbuch, wonach die Einträge im Kassenbuch vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein müssen.

Die Kassenbücher und die dazugehörigen Unterlagen müssen – als Teil der Buchführung – zehn Jahre aufbewahrt werden.

Wichtig:  Es kommt zwar gerade bei kleineren Vereinen relativ selten vor, aber die Finanzbehörden können ohne Ankündigung jederzeit (innerhalb der Zeiten, in der der Verein für jedermann erreichbar ist) zu einer Kassen-Nachschau kommen.

Von Hand oder per PC?

Kassenbücher lassen sich heutzutage natürlich auch am PC pflegen. Unsere Vereinssoftware MEINVEREIN hat z.B. ein Kassenbuch integriert.

Wichtig: Ein Kassenbuch beispielsweise in Excel anzulegen macht keinen Sinn, weil es nicht anerkannt wird. Ein elektronisches Kassenbuch muss so gestaltet sein, dass einmal gemachte Einträge nicht mehr geändert werden können.

Kasse selbst prüfen

Die Kasse und das Kassenbuch sollten regelmäßig geprüft werden. Die Endsumme des Kassenbuchs muss dann mit dem Bestand in der Kasse übereinstimmen. Fertige hierzu ein Prüfprotokoll an. Hier solltest du aber nicht nur eine Gesamtsumme des Barbestandes festhalten, sondern ein sogenanntes Zählprotokoll anlegen. Hier wird angegeben, welche Münze und welcher Schein wie oft in der Kasse ist. So könnte dein Zählprotokoll beispielsweise aussehen:

Zählprotokoll zur Hauptkasse am [Datum]
WertAnzahlSumme
0,01100,10
0,02210,42
0,0530,15
0,10141,40
0,2071,40
Usw.  
Gesamtsumme  

Die Gesamtsumme muss mit dem Ergebnis des Kassenbuchs übereinstimmen.

Wichtig: Führst du die Bücher deines Vereins kaufmännisch korrekt, müssen diese Zählprotokolle am Ende eines jeden Tages aufgestellt werden, an dem Kassenbewegungen stattgefunden haben.