Kassenprüfung

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Die sogenannte Kassenprüfung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sie ist aber in den meisten Satzungen vorgesehen. Das ist auch gut so. Denn nur durch eine ordentliche Kassenprüfung und den daraus resultierenden Bericht kann die Mitgliederversammlung die Informationen bekommen, die sie braucht, um den Vorstand entlasten zu können.

Eigentlich ist der Begriff „Kassenprüfung“ nicht korrekt. Denn die Kassenprüfer prüfen ja nicht nur die Kasse deines Vereins. Sie nehmen die ganze Buchhaltung unter die Lupe. Deshalb wäre es richtiger, hier von Buchprüfern oder Revisoren zu sprechen. In diesem Beitrag bleiben wir aber weiterhin bei dem Begriff Kassenprüfung beziehungsweise Kassenprüfer.

Eine Kassenprüfung kann auch ohne Satzungsvorschrift durchgeführt werden, wenn diese die Mitgliederversammlung beschließt. Außerdem kann es das Gewohnheitsrecht der Kassenprüfung geben: Wenn dein Verein sie immer jährlich durchgeführt hat, kann sie nicht grundlos eingestellt werden.

Was wird geprüft?

Normalerweise steht in den Satzungen nur, dass eine Kassenprüfung durchgeführt wird – nicht aber, was im Detail geprüft werden soll. Einige größere Vereine besitzen eine zusätzliche Finanzordnung, in der dann auch die Prüfkriterien festgelegt werden. Bei kleineren Vereinen ist das aber nicht zwingend notwendig.

Die Kassenprüfer sollten im Normalfall folgende Punkte prüfen:

• Ordnungsgemäße Führung der Buchführung inklusive Führung des Kassenbuchs
• Satzungsgemäße Verwendung der Mittel, die dem Verein zur Verfügung stehen
• Falls vorhanden: Abgleich mit dem Haushaltsplan

Wichtig: Eine gewissenhafte Prüfung benötigt Zeit. Sie sollte deshalb nicht erst kurz vor der Mitgliederversammlung stattfinden. Man sollte so früh beginnen, dass auch noch Zeit bleibt, gefundene Unklarheiten oder Fehler zu klären beziehungsweise zu korrigieren.

Inhaltlich sollten die folgenden Punkte geprüft werden:

Zunächst sollte die Buchhaltung unter dem Gesichtspunkt der Trennung der verschiedenen relevanten Bereiche betrachtet werden. Grundsätzlich müssen Einnahmen und Ausgaben getrennt erfasst und gegenübergestellt werden. Außerdem musst du die Einnahmen und Ausgaben nach den vier steuerrelevanten Bereichen (Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) unterscheiden.

Hierbei kann auch schon geprüft werden, ob die vorgelegten Unterlagen vollständig sind. Dazu werden beispielsweise stichprobenartig bei einigen Buchungen geprüft, ob hierzu auch die entsprechenden Belege vorliegen. Außerdem sollte geprüft werden, ob die Belege durchgehend nummeriert sind. Außerdem sollte die Vermögensaufstellung unter die Lupe genommen werden. Hat dein Verein keine Vermögensaufstellung, sollte man diese nachfordern.

Außerdem musst du prüfen, ob die Geschäftsvorfälle auch dem richtigen Geschäftsjahr zugeordnet wurden. Das Geschäftsjahr ist bei den meisten Vereinen das Kalenderjahr – es kann aber auch ein anderer zwölf Monate umfassender Zyklus in der Satzung festgelegt werden.

Ein wichtiger Prüfungspunkt ist die wirtschaftliche Mittelverwendung. Hierzu gehört, ob

• die Mittel für die satzungsgemäßen Aufgaben verwendet wurden,
• Skonti genutzt und
• Mahn- oder gar Inkassogebühren vermieden wurden.
• Forderungen des Vereins verfolgt und eingetrieben wurden.

Wer prüft?

Für die Prüfung wählt die Mitgliederversammlung die Kassenprüfer. Wie viele Prüfer gewählt werden und wie lange diese im Amt sind, bestimmt die Satzung deines Vereins. In den meisten Fällen werden die Kassenprüfer für die selbe Zeit gewählt, für die auch die Vorstandsmitglieder gewählt werden. Das ist aber keine Pflicht!

Ein Kassenprüfer sollte dem geschäftsführenden Vorstand gegenüber neutral sein. Er sollte ihm also nicht selbst angehören oder mit einem Vorstandsmitglied verwandt sein. Er könnte zwar dem erweiterten Vorstand angehören, aber auch das ist nicht empfehlenswert. Kassenprüfer müssen aber nicht unbedingt Mitglieder deines Vereins sein. Da es gut ist, wenn man einen „Fachmann“ (z. B. Buchhalter, Steuerberater usw.) dafür gewinnen kann, der dann auch noch gar keine Bindung zum Verein hat, ist das sogar wünschenswert – aber „für lau“ wirst du wahrscheinlich niemanden dafür finden.

Im vorigen Absatz haben wir ja bereits ausgeführt, was alles geprüft werden sollte. Welche speziellen Kenntnisse ein Kassenprüfer hierfür mitbringen sollte, hängt vom Verein ab.

Der Verein …	Der Prüfer sollte …
… beschäftigt bezahlte Kräfte (Mitarbeiter)	… sich mit Lohnabrechnungen auskennen und die sozialversicherungspflichtigen Meldevorgaben kennen. Außerdem sollte er die steuerliche Verantwortung eines Arbeitgebers kennen.
… führt eine doppelte Buchführung (Soll an Haben)	… zumindest Grundkenntnisse in dieser Art der Buchführung besitzen.
… muss bilanzieren oder bilanziert freiwillig	… umfassende Buchhaltungskenntnisse haben. Hier einen Buchhalter oder Steuerberater einsetzen zu können, ist von Vorteil.
… ist gemeinnützig tätig	… muss sich auch in der Besteuerung gemeinnütziger Körperschaften auskennen, da hier die richtige Zuordnung der Einnahmen und Ausgaben zu einen der vier Bereiche eines Vereins erkennen muss (Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.

Die Prüfungsunterlagen

Den Kassenprüfern sollte der Vorstand alle Unterlagen die zur Buchführung gehören vorlegen. Verweigert er die Herausgabe, dürftest auch du vermuten, dass er etwas zu verbergen hat. Dadurch kann eine ordnungsgemäße Prüfung unmöglich werden, was dann auch so im Prüfbericht stehen muss. Verlangt der Prüfer vom Vorstand weitere Informationen, sollten auch diese zur Verfügung gestellt werden. Letztlich ist eine umfassende Prüfung nicht zuletzt im Sinne des Vorstandes. Denn auf Basis des Prüfberichts erteilt die Mitgliedersammlung die Entlastung. Diese erstreckt sich aber immer nur auf das, was die Versammlung weiß. Da aber nicht alle Mitglieder die Unterlagen prüfen können, hat sie diese Aufgabe an die Prüfer delegiert. Für Tatbestände, die den Prüfern also verschwiegen werden, erhält der Vorstand keine Entlastung.

Wenn Missstände aufgedeckt werden

Sinn einer Prüfung ist es, dass etwaige Missstände aufgedeckt werden, damit diese bereinigt werden können. Mit der Klärung sollte man aber nicht bis zur Mitgliederversammlung warten und dann „die Bombe platzen lassen. Im Gegenteil: Aufgedeckte Missstände sollten umgehend mit dem Vorstand besprochen und eine Klärung herbeigeführt werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn sich herausstellt, dass Handlungen die Gemeinnützigkeit des Vereins gefährden.

Abschluss der Prüfung: Der Prüfbericht

Im Prüfbericht stellen die Prüfer die Ergebnisse ihrer Arbeit der Mitgliederversammlung vor. Wenn man Fachleute (Steuerberater, Buchhalter) als Prüfer hat, ist dies während der Prüfung von Vorteil. Beim Prüfbericht passiert es aber dann doch recht häufig, dass der Bericht so abgefasst wird, dass ihn auch nur Experten verstehen. Die Prüfer sollten deshalb den Berichtsentwurf vor der Mitgliederversammlung von einem vertrauenswürdigen Mitglied auf seine Verständlichkeit hin prüfen lassen.

Als Ergebnis des Prüfberichts empfehlen die Prüfer die Entlastung des Vorstands. Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Entlastung des gesamten Vorstands
• Entlastung nur für einzelne Geschäftsbereiche
• Entlastung einzelner Vorstandsmitglieder

Entlastung verweigern (und vorschlagen, diese auf eine spätere Mitgliederversammlung zu verlegen.