Mitgliederversammlung

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Viele sind der Meinung, dass der Vorstand das höchste Gremium in einem Verein ist. Doch weitaus bedeutender als der Vorstand ist das Gremium, das in wählt: Die Mitgliederversammlung. Gesetzlich vorgeschrieben ist, dass sie mindestens einmal im Jahr stattfindet. Sie kann aber auch öfter durchgeführt werden. Da aber viele Vereine die Mitgliederversammlung tatsächlich nur einmal jährlich durchführen, wird sie im Volksmund auch gerne als „Jahreshauptversammlung“ bezeichnet.

Die erste Mitgliederversammlung ist die Gründungsversammlung, in der die Voraussetzungen geschaffen werden, dass der Verein ins Vereinsregister eingetragen wird (und damit erst zu einem „richtigen Verein“ wird) und die Gemeinnützigkeit beim zuständigen Finanzamt beantragt werden kann.

Einladung

Wenn Du eine Mitgliederversammlung vorbereitest, schau erst mal in der Satzung nach, welche Anforderungen dort an die korrekte Einladung gestellt werden. Das geht schon bei der Form der Einladung los. Wenn die Satzung beispielsweise nicht ausdrücklich vorsieht, dass die Einladung auch per E-Mail versandt werden darf, scheidet dieser Weg aus. Der Gesetzgeber hat aufgrund der Corona-Pandemie zwar die Möglichkeit der virtuellen Durchführung von Mitgliederversammlungen erleichtert – doch das hat nichts mit der Einladung zu tun.

Tipp: Vereine sind gut beraten, die Einladungsmöglichkeit-E-Mail in die Satzung aufzunehmen, da dadurch viel Zeit und Geld gespart werden kann.  

In der Einladung sollten folgende Informationen stehen:

• Um was für eine Mitgliederversammlung es sich handelt. Es kann eine „ordentliche“ Mitgliederversammlung sein (die allgemein auch als Jahreshauptversammlung bezeichnet wird) oder um eine außerordentliche Mitgliederversammlung. Bei der außerordentlichen Mitgliederversammlung sollte auch der Grund genannt werden, warum diese einberufen wird.
• Ort, Datum und Beginn (Uhrzeit) der Versammlung. Der Ort sollte mit genauer Anschrift genannt werden.
• Hinweis auf die beigefügte Tagesordnung (siehe nächstes Kapitel)
• Hinweis bis wann laut Satzung noch Anträge zur Mitgliederversammlung gestellt werden können.
• Eventuell Hinweis über ergänzendes Informationsmaterial zu den Tagesordnungspunkten.
• Unterschrift(en) für die laut Satzung für eine Einberufung zuständigen Mitglieder. Falls die Satzung keine Regelung beinhaltet, unterschreiben Vorstandsmitglieder, wie sie den Verein nach außen vertreten.

Tagesordnung

Für den geregelten Ablauf einer Mitgliederversammlung ist eine Tagesordnung unentbehrlich. Nun könnte man sich fragen, ob man die schon mit der Einladung verschicken sollte oder müsste. Auch wenn die Satzung deines Vereins den Versand der Tagesordnung nicht vorschreibt, solltest du sie doch immer mitschicken. Denn auf der Mitgliederversammlung kann nur beschlossen werden, was den Mitgliedern mit der Einberufung – also der Einladung – bekanntgegeben wurde (§ 32 BGB). Schon deshalb sollte eine Tagesordnung mit der Einladung verschickt werden.

Auch wenn Du die Tagesordnung aufstellst, solltest du in der Satzung nachschauen, was dort für eine Tagesordnung der Mitgliederversammlung vorgeschrieben wird. Als Muster kannst du die folgende Vorlage verwenden, in der die grundsätzlichen Tagesordnungspunkte aufgeführt sind.

1. Begrüßung durch den Vorsitzenden
2. Wahl eines Versammlungsleiters
3. Feststellung,
   1. dass ordnungsgemäß eingeladen wurde,
   1. die Versammlung beschlussfähig ist,
   1. wer stimmberechtigt ist und
   1. welche Vollmachten für Vereinsmitglieder vorliegen.
4. Wahl des Protokollführers
5. Tagesordnungsvorstellung mit
   1. Frage und Aufnahme von Ergänzungen
   1. Frage und Aufnahme von Änderungen
   1. Feststellung und Verabschiedung der (ergänzten, geänderten) Tagesordnung
6. Rechenschaftsberichte der Geschäftsführung
   1. Bericht des Vorstands
   1. Bericht des Geschäftsführers
   1. Vorlage des Kassenberichts (meist Teil des Geschäftsführer-Berichts)
7. Entlastungen
   1. Bericht der/des Kassenprüfer/s mit Antrag auf Entlastung
   1. Abstimmung zur Entlastung des Vorstands
8. Wahlen (falls diese zur Mitgliederversammlung anstehen)
   1. Vorstand
   1. Weitere Organe laut Satzung
9. Verabschiedung des Haushaltsplans
10. Diskussion und Abstimmung über vorliegende Anträge
11. Sonstiges

Wichtig: Der Punkt „Sonstiges“ kann nur der allgemeinen Aussprache dienen, da Beschlüsse nur über Themen gefasst werden können, über die die Mitglieder vor der Versammlung informiert wurden.

Ablauf

Der Ablauf einer Mitgliedsversammlung ist zunächst abhängig von dem, was die Satzung vorschreibt. Eigentlich hast du ja mit der Tagesordnung schon den Ablauf festgelegt. Hier aber noch einige Tipps, damit es keine unnötigen Scherereien gibt.

Die Begrüßung sollte der Erste Vorsitzende, im Falle seiner Verhinderung seine Vertretung, vornehmen. Damit ist er aber nicht Versammlungsleiter. Meist ist in der Satzung nicht festgelegt, wer Versammlungsleiter sein soll. Dann muss er gewählt werden. Da in der Versammlung fast immer über die Arbeit des Vorstands diskutiert wird, sollte kein Vorstandsmitglied die Versammlungsleitung übernehmen.

Der Gesetzgeber hat nicht festgelegt, welche Rechte und Pflichten ein Versammlungsleiter hat. Seine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass eine Mitgliederversammlung ordnungsgemäß durchgeführt wird. Gerade wenn in Deinem Verein umstrittene Themen auf der Tagesordnung stehen, braucht der Versammlungsleiter Durchsetzungskraft und gute Nerven. Nicht jeder ist dafür geeignet. Seine zentralen Aufgaben sind:

• Geordnete (friedliche) Durchführung der Versammlung.
• Überwachung der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften, Vorgaben der Satzung und der Geschäftsordnung
• Sicherstellung, dass Wahlen korrekt und den Vorgaben (Gesetz, Satzung) entsprechend durchgeführt werden.
• Gesamtleitung der Versammlung, wobei er sich neutral zu verhalten hat. Enthält die Tagesordnung Punkte, die ein Mitglied direkt betreffen, sollte es nicht als Versammlungsleiter vorgeschlagen werden.

Es gibt Aufgaben, die grundsätzlich vom Versammlungsleiter wahrzunehmen sind, die auch durch die Versammlung delegiert werden können oder die grundsätzlich nur von der Versammlung durch Abstimmung wahrgenommen werden dürfen. Hier eine Übersicht der wichtigsten Aufgaben und wer hierfür zuständig ist. (VL = Versammlungsleiter, DE = delegierbar, MV = Mitgliederversammlung)

Aufgabe	VL	DE	MV
Abbruch der Versammlung			X
Abstimmungen durchführen und Ergebnis bekanntgeben (bei nicht zulässiger Abstimmung auch Wiederholung)	X
Audiomitschnitte zulassen (schon bei einer Enthaltung oder Gegenstimme sind Mitschnitte nicht möglich)			X
Anträge entgegennehmen	X
Anträge zur Tagesordnung entscheiden			X
Anwesenheitsliste führen		X
Eröffnung der Versammlung	X
Feststellung der Anzahl der Versammlungsteilnehmer und der Stimmberechtigten	X
Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung zur Versammlung	X
Gäste zulassen		X
Ordnungsmaßnahmen durchführen (Ordnungsrufe, Wortentzug, im Extremfall Saalverweis – dies aber möglichst durch Abstimmung der Mitgliederversammlung bestätigen lassen	X
Protokollführung überwachen (Protokollführer genügend Zeit einräumen)	X
Beschränkung der Redezeit für die gesamte Versammlung			X
Schließen der Rednerliste			X
Schließen der Versammlung
Tagesordnung mit eventuellen Ergänzungen und Änderungen verkünden	X
Tagesordnungspunkte auf andere Versammlung verschieben			X
Tagesordnungspunkte aufrufen	X
Tagesordnungspunkte erläutern		X
Tagesordnungspunkte verschieben		X
Unterbrechung der Versammlung		X
Wahlannahme durchführen (Gewählte fragen, ob sie die Wahl annehmen)	X
Worterteilung	X

Die Mitgliederversammlung ist das höchste Gremium des Vereins. Deshalb muss der Vorstand diesem Gremium natürlich umfassend Rede und Antwort stehen. Dafür muss der Vorstand bei der Mitgliederversammlung seinen Rechenschaftsbericht abgeben. Darüber machen sich viele Vorstandsmitglieder oft zu wenig Gedanken. Ein paar Zahlen werden zusammengestellt und im Eiltempo vorgetragen, das war’s. Doch wehe, es kommen dann Fragen aus der Versammlung. Dann gibt es meist ein nervöses Gestammel als Antwort. Darum geben wir Dir den guten Rat: Bereite den Rechenschaftsbericht gut vor.

Die Rechenschaftsberichte müssen den Mitgliedern die Informationen geben, die sie brauchen, um den Vorstand zu entlasten. Die Entlastung ist für den Vorstand besonders wichtig. Grundsätzlich haftet der eingetragene Verein ja nur mit dem Vereinsvermögen. Wenn allerdings der Vorstand seinen Verpflichtungen nicht ausreichend oder nicht nachgekommen ist, kann er selbst in Haftung genommen werden. Dass er aber ordentlich gewirtschaftet hat, bestätigt die Mitgliederversammlung mit der Entlastung.

Tipp:  Die Entlastung gilt nur für Fakten, die den Mitgliedern bekannt sind. Es macht also keinen Sinn, wenn Du die „Leiche im Keller“ verschweigst.

Mehr dazu in einem eigenen Kapitel.