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Protokoll

Wenn ihr in eurem Verein jemanden sucht, der die Protokolle schreiben soll, erntet ihr meist ein „eisiges Schweigen“. Doch die Aufzeichnungen von Vorstandssitzungen, Mitgliederversammlungen und anderen wichtigen Besprechungen sind eine wichtige Grundlage, wenn es Streit über Absprachen und Beschlüsse gibt. Ihr solltet deshalb von Anfang an großen Wert darauflegen, dass aussagefähige Protokolle angefertigt werden und auch bei Bedarf jederzeit zur Verfügung stehen.

Protokollpflicht

Eine grundsätzliche Protokollpflicht schreibt der Gesetzgeber nicht vor. Eine Ausnahme stellt hier die Mitgliederversammlung da. Hier verlangt der § 58 Nr. 4 BGB, dass in der Satzung geregelt wird, wie Beschlüsse eurer Mitgliederversammlung beurkundet werden. Daraus ergibt sich die Verpflichtung, zumindest von der Mitgliederversammlung ein Protokoll anzufertigen. Werden Vorstandsmitglieder gewählt oder Satzungsänderungen vorgenommen, muss das Protokoll auch beim Vereinsregistergericht eingereicht werden.

Darüber hinaus sollten aber auch alle anderen wichtigen Besprechungen (Versammlungen, Vorstandssitzungen, Abteilungsbesprechungen usw.) protokolliert werden. Die Protokolle sollten auch bei euren Mitgliederversammlungen vorliegen, damit Streitigkeiten über in der Vergangenheit geschlossenen Beschlüsse schnell ausgeräumt werden können.

Die Protokollpflicht für Besprechungen neben der Mitgliederversammlung kann auch in der Satzung vorgeschrieben werden. Mit einer satzungsgemäßen Protokollpflicht unterstreicht ihr die Bedeutung dieser Niederschriften.

Protokoll der Mitgliederversammlung

Das Protokoll eurer Mitgliederversammlung ist von besonderer Bedeutung, da hier das höchste Entscheidungsgremium eures Vereins Beschlüsse fasst, die die Zukunft des Vereins bestimmen. Die Protokollführung liegt in der Verantwortung der Versammlungsleitung, im Normalfall also des Vorstands. Diese Aufgabe kann jedoch durch Beschluss der Mitgliederversammlung delegiert werden.

Neben der grundsätzlichen Verpflichtung nach § 58 Nr. 4 BGB kann in der Satzung präzisiert werden, was in das Protokoll aufgenommen werden muss. So könnt ihr in der Satzung festlegen, dass Beschlüsse nur wirksam werden, wenn sie protokolliert werden. Außerdem kann in der Satzung auch der Umfang der Aufzeichnungen festgelegt werden (siehe hierzu Kapitel „Die Protokollarten“). Wird keine Formvorgabe für das Protokoll festgelegt, liegt dies im Ermessen des Protokollverantwortlichen.

Die Protokollarten

Protokoll können sehr kurz gefasst werden und lediglich die Ergebnisse einer Versammlung wiedergeben. Die Niederschrift kann aber auch jeden Redebeitrag bis ins Kleinste beinhalten. Wie so oft dürfte auch hier der Mittelweg den Anforderungen eures Vereins entgegenkommen.

Das Ergebnisprotokoll

Beim Ergebnisprotokoll fasst man sich sehr kurz. Es wird lediglich der Antrag oder das Diskussionsthema festgehalten und das Ergebnis der Entscheidung protokolliert. Die einzelnen Redebeiträge werden jedoch nicht aufgezeichnet. Da bei dieser Protokollart nicht mehr nachvollzogen werden kann, wie es zu der Entscheidung kam, kann dies später zu meist unnötigen Diskussionen führen. Liegt beispielsweise ein Antrag vor, dass Clubheim neu zu streichen, würde im Ergebnisprotokoll lediglich festgehalten, wie die Versammlung über den Antrag entschieden hat. Gäbe es während der Debatte über den Antrag Streit wegen der Farbgestaltung, würde dies als Teil der Diskussion im Ergebnisprotokoll nicht auftauchen.

Das Verlaufsprotokoll

Beim Verlaufsprotokoll werden neben den Beschlüssen auch die Redebeiträge der Diskussionen in zusammengefasster Form festgehalten. Wir empfehlen diese Form des Protokolls, da sich so auch nach längerer Zeit rekonstruieren lässt, wie bestimmte Beschlüsse entstanden sind. Ein weiterer Vorteil dieses Protokolls: Mitglieder, die an der Besprechung nicht teilnehmen konnten, können sich so einen Überblick über den Ablauf verschaffen.

Das Wortprotokoll

Wortprotokolle werden nur in seltenen Fällen angefertigt. Die Debatten im Bundestag oder in den Landtagen werden beispielsweise als Wortprotokolle festgehalten. Das bedeutet, dass alle Beiträge Wort für Wort festgehalten werden (auch Zwischenrufe werden protokolliert). Für euren Verein ist so ein ausführliches Protokoll nicht notwendig und in den meisten Fällen auch gar nicht machbar.

Wie man das Protokoll erstellt

Normalerweise beginnt eine Versammlung damit, dass ein Protokollführer von der Versammlung gewählt wird. Der Protokollführer macht sich dann während der Besprechungsnotizen, mit deren Hilfe er nach der Versammlung das Protokoll erstellt.

Wichtig: Elektronische Aufzeichnungen einer Versammlung sind nur möglich, wenn alle Teilnehmer zustimmen. Aus datenschutzrechtlichen Gründen solltet ihr hierauf aber von vorneherein verzichten, da dies letztlich mit einem sehr hohen Aufwand verbunden ist. Es müssen nämlich sehr genaue Regelungen getroffen und protokolliert werden, wie die Aufzeichnungen verwertet und vor allem vernichtet werden. Das gilt auch für online durchgeführte Mitgliederversammlungen. Auch hier darf ein Mitschnitt nur mit Zustimmung aller Teilnehmer erstellt werden und müssen alle datenschutzrechtlichen Vorschriften eingehalten werden.

Der Protokollführer

Da sich keiner um den Posten eines Protokollführers reißt, werdet ihr in vielen Fällen froh sein, überhaupt jemanden für diese Aufgabe gefunden zu haben. Doch nicht jeder ist als Protokollführer geeignet. Ihr solltet deshalb im Vorfeld darauf achten, dass der Protokollführer zumindest die folgenden Voraussetzungen mitbringt:

Der Datenschutz

Nach den Datenschutzbestimmungen in Deutschland ist grundsätzlich die Nutzung oder Veröffentlichung personenbezogener Daten nicht erlaubt. Im Protokoll werden aber zwangsläufig die Namen der Mitglieder genannt, die einen Antrag gestellt oder sich an der Diskussion hierüber beteiligt haben. Dies ist nach der DSGVO (Datenschutz Grundverordnung) zulässig. Dennoch empfehlen wir euch, zu Beginn der Versammlung darauf hinzuweisen, dass im Protokoll die Vor- und Zunahmen der jeweiligen Redner genannt werden. Wenn dem nicht widersprochen wird, sollte auch das protokolliert werden.

Inhalt des Protokolls

Grundsätzlich muss ein Protokoll vollständig sein. Im Protokoll müssen sich also alle wesentlichen Beiträge der Versammlung inhaltlich korrekt wiedergegeben werden. Wird beispielsweise ein Antrag nach kurzer Diskussion einstimmig angenommen, reicht es aus, wenn im Protokoll festgehalten wird: „Nach einer kurzen Aussprache wurde der Beschluss ohne Gegenstimmen und Enthaltungen angenommen.“ Wurden jedoch während der Debatte Bedenken zu einem Antrag angemeldet und der Antrag schließlich nicht einstimmig angenommen, müssen im Protokoll auch die Bedenken festgehalten werden: „in der Diskussion zum Antrag … gab Max Mustermann zu bedenken, dass die Finanzierung des Vorhabens die Möglichkeiten des Vereins wahrscheinlich bei weitem übersteigen würde. Nach der Aussprache wurde der Antrag mit zwölf Ja-Stimmen angenommen, zehn Mitglieder stimmten dagegen, zwei Mitglieder enthielten sich und zwei Stimmen waren ungültig.“

Grundsätzlich gilt für ein Protokoll, dass es umso genauer sein muss je unklarer die Situation während der Versammlung war. Hier ist es besonders wichtig, dass bei den Redebeiträgen die Namen der Sprecher im Protokoll genannt werden (Aber nur Vor- und Nachname).

Ein Protokoll muss auch neutral sein. Das heißt, dass die Redebeiträge während der Versammlung inhaltlich korrekt wiedergegeben werden und der Protokollführer diese auch nicht kommentiert. Die Einhaltung der Neutralität ist manchmal nicht ganz einfach. Der Protokollführer wird sich bemühen, das Protokoll nicht zu umfangreich werden zu lassen. Dabei nimmt er Kürzungen vor, die unter Umständen sinnentstellend sind.

Schließlich sollte ein Protokoll immer so abgefasst werden, dass es auch für Personen, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben, verständlich und nachvollziehbar bleibt.

Form des Protokolls

Für ein Protokoll gibt es keine verbindlichen Formvorschriften. Allerdings haben sich eine Reihe von Regeln in der Praxis bewährt. Folgende Angaben sollten immer am Anfang des Protokolls stehen:

Es folgt dann das eigentliche Protokoll. Es sollte chronologisch aufgebaut sein (in den meisten Fällen entspricht die Reihenfolge der Tagesordnung). Werden Beschlüsse gefasst, müssen die folgenden Angaben im Protokoll festgehalten werden:

Bei Wahlen müssen zumindest die folgenden Informationen festgehalten werden:

Im Protokoll solltet ihr auch festhalten, wenn während der Versammlung Aufgaben vergeben bzw. übernommen wurden. Beispiel: „Peter Pinsel erklärt sich bereit, den Außenanstrich des Clubheims in Eigenregie zu erledigen. Das Material wird vom Verein gestellt. Die Arbeiten sollen innerhalb der nächsten drei Monate abgeschlossen sein.“

Das Protokoll endet mit Ort und Datum der Versammlung und den Unterschriften, die in der Satzung vorgeschrieben sind. Habt ihr hier keine Regelung getroffen sollten der erste Vorsitzende und der Protokollführer unterschreiben.

Genehmigung des Protokolls

Grundsätzlich gibt es keine rechtliche Vorschrift, die verlangt, dass ein Protokoll genehmigt werden muss. Eine entsprechende Regelung kann aber in der Satzung verankert werden. Aber auch ohne Satzungsregelung solltet ihr die Protokolle von dem jeweiligen Gremium genehmigen lassen und einen entsprechenden Vermerk unter das jeweilige Protokoll setzen. So wird der Beweiswert des Protokolls noch verstärkt.

Veröffentlichung des Protokolls

Grundsätzlich gibt es keine Verpflichtung, die Protokolle zu veröffentlichen. Die Mitglieder haben aber Anspruch darauf, über die Arbeit eures Vorstands informiert zu werden. Da in den Protokollen häufig Dinge stehen, die nur einem begrenzten Personenkreis zugänglich sein sollten, empfiehlt es sich zur Information der Mitglieder eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte des Protokolls anzufertigen und den Mitgliedern zugänglich zu machen. Dies kann beispielsweise per Aushang geschehen oder durch Veröffentlichung in der Vereinszeitung. Auf der Homepage des Vereins sollten diese Zusammenfassungen jedoch nur in einem Bereich veröffentlicht werden, der nur den Mitgliedern zugänglich ist.

Wichtig: Aus datenschutzrechtlichen Gründen sollte man in den Zusammenfassungen weitgehend auf die Nennung von Namen verzichten. Eure Mitglieder können die Einsicht in die Originalprotokolle verlangen, wenn sie hierfür ein berechtigtes Interesse nachweisen können. Das Mitglied kann dann auch Abschriften oder Kopien vom Protokoll anfertigen. Der Verein muss aber für die Mitglieder keine Kopien anfertigen. Er ist auch nicht verpflichtet, dem Mitglied ein Protokoll bzw. eine Protokollkopie zuzusenden.