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Staatliche Zuschüsse

Wenn in deinem Verein über Zuschüsse gesprochen wird, denken die meisten Mitglieder an die kommunale oder regionale Förderung. Doch gerade auf den „unteren Ebenen“ – also Gemeinde oder Stadt, Kreis und Bezirk – ist immer weniger zu holen. Doch jeder Verein – auch ein kleiner – kann Zuschüsse beispielsweise vom Bundesland, dem Bund und sogar von der Europäischen Union bekommen.

Zuschüsse brauchen Zeit

Grundsätzlich gilt, dass die Genehmigungszeit von unten nach oben immer länger wird. Der Bescheid vom Rathaus kommt oft schon innerhalb von ein paar Wochen – bei Anträgen, die an die EU gerichtet werden, musst Du schon ein paar Monate – wenn nicht gar Jahre – warten.

Meist musst du den Antrag bis zu einem bestimmten Termin eingereicht haben. Kommt er zu spät, wird er im besten Fall für den nächsten Termin aufgenommen – häufig wird er aber auch vernichtet und du musst einen neuen Antrag stellen.

Tipp: In vielen Fällen erfolgt die Zusage nach dem Eingangsprinzip. Die Anträge, die zuerst eingehen, werden zuerst bearbeitet und erhalten – wenn die Voraussetzungen erfüllt sind – eine Zusage. Das geht so lange, bis der Fördertopf leer ist. Deshalb solltest du deine Anträge so früh wie möglich stellen.

Abgelehnte Anträge werden fast immer vernichtet. Das gilt auch für Anträge, die wegen fehlender Mittel abgelehnt wurden. Dann musst du einen erneuten Antrag stellen.

Zuschüsse der Gemeinden und Städte

Wenn dein Verein im kommunalen oder regionalen Umfeld aktiv ist, sitzen natürlich deine Ansprechpartner im Rathaus. Hier gibt es unterschiedliche Fördermodelle:

Die meisten Kommunen haben eine Art Satzung, nach der die Fördermittel zur Verfügung gestellt werden. Diese hat unterschiedliche Namen (Förderrichtlinie, Vereinsförderungsordnung) beinhaltet aber meist folgende Fakten:

Am besten rufst du erst mal das Bürgerbüro an und fragst, ob es von der Gemeinde oder Stadt Zuschüsse gibt. Frag auch mal bei den infrage kommenden Fachabteilungen nach. Je nachdem, wofür du Geld haben willst kommen beispielsweise die Jugendpflege, der Kulturdezernent, aber auch die Umweltbehörde (bei naturschützenden Projekten) infrage.

Geld vom Kreis

Ähnlich wie bei den Kommunen gibt es bei den Kreisen gezielte Projektförderungen und eine allgemeine Förderung von Vereinen nach dem Gießkannenprinzip, wobei letztere auf dieser Ebene sehr viel seltener ist, als bei den Kommunen.

Zur Projektförderung muss immer ein Antrag gestellt werden. Die Antragstellung soll in den meisten Fällen anfangs eines Jahres erfolgen. In fast allen Fällen muss der Antrag vor Beginn des Projekts gestellt und genehmigt werden.

Die meisten Kreise haben einen eigenen Ausschuss, der über die Vergabe der Gelder entscheidet. Ist dies nicht der Fall, ist meist der Kreisausschuss zuständig. Informationen hierzu findest du meist auf den Internetseiten des Kreises. Hier findest du auch Formulare für die Antragstellung. Gibt es keinen Vordruck, stellst du den Antrag formlos. Folgende Infos solltest du dann mit dem Antrag einreichen beziehungsweise im Antrag nennen:

Landesmittel

Wie und wo du Landesmittel beantragen kannst, ist von Bundesland zu Bundesland verschieden. Es kann auch davon abhängen, welcher Verein den Antrag stellt und welche Projektförderung beantragt wird.

Tipp: Falls dein Verein einem Verband angehört, solltest du dort nachfragen, weil viele Landesmittel über die Verbände verteilt werden. Die Verbände entscheiden dann häufig auch über die Mittelvergabe.

Meist stellt man auf Landesebene die Zuschüsse formlos. Versuch‘ aber in jedem Fall einen Ansprechpartner zu finden, der dir Tipps geben kann, wie ein Förderungsantrag die besten Chancen hat. Außerdem solltest du die Förderrichtlinien möglichst genau lesen. Je genauer du sie kennst, umso besser kannst du den Antrag formulieren und Chance der Bezuschussung steigern.

Tipp: Sprich auch mit dem Landtagsabgeordneten eures Wahlkreises. Er kann zumindest die nötigen Kontakte herstellen und kümmert sich meist auch darüber hinaus um den Antrag.

Geld vom Bund?

Auch die Bundesrepublik Deutschland fördert Projekte – die allerdings von nationaler oder internationaler Bedeutung sein müssen. Einheitliche Richtlinien oder einen zentralen Ansprechpartner gibt es leider nicht. Du musst also wohl oder übel im Internet danach suchen.

Tipp: Da die Förderung des Bundes national ausgerichtet ist, erfolgt sie meist nicht direkt, sondern über die Verbände. Sollte dein Verein also einem Verband angehören, wende dich zunächst dorthin.  Vom Verband erhältst du auch Tipps, falls du die Hilfen direkt beim Bund beantragen musst.

Eine direkte Förderstelle gibt es auch beim Bund nicht. Meist sind Fördermittel über die Fachministerien zu erhalten. Anfragen ins Blaue machen jedoch wenig Sinn. Wenn sich beispielsweise ein Sportverein an das Innenministerium wendet, dürfte er schnell eine Absage erhalten – oder deine Enkel warten noch auf die Antwort.

Auch die EU fördert

Auch auf EU-Ebene gibt es verschiedene Fördertöpfe. Sie sind meist für kulturelle, soziale, sportliche und völkerverständigende Projekte vorgesehen. Auch hier findet meist die Verteilung über Einrichtungen innerhalb der Mitgliederländer oder über die Verbände statt.

Leider ist die Förderlandschaft der EU nicht gerade sehr übersichtlich gegliedert. Wenn du hier etwas erreichen willst, musst du dich mit dem Thema schon ausführlicher befassen. Einen ersten Überblick kannst du dir über die Seite „Finanzielle Förderung durch die EU – Überblick“ verschaffen

Zuschussantrag vorbereiten

Du kannst dich leider nicht einfach hinsetzen und den Zuschussantrag aus dem Ärmel schütteln. An einer soliden Vorbereitung kommst du nicht herum. Folgende „Hausaufgaben“ gehören zur Vorbereitung eines Antrags:

  1. Fördermittel werden fast ausschließlich an eingetragene, gemeinnützige Vereine gegeben. Deshalb brauchst du eine Kopie der Vereinsregistereintrags und des gültigen Freistellungsbescheids des Finanzamts. Wenn noch kein Freistellungsbescheid vorliegt, reicht die Kopie der vorläufigen Bescheinigung.
  2. Häufig werden die Mittel über die Dachverbände verteilt oder eine Mitgliedschaft im Dachverband für die Zuschussgewährung verlangt. Kläre das noch vor der Antragstellung und lege bei Bedarf eine Kopie der Mitgliedschaftsbestätigung bereit.
  3. Nicht nur bei kommunalen oder regionalen Zuschussgebern spielt die Zahl der Mitglieder meist eine nicht unerhebliche Rolle. Deshalb solltest du schon vor der Antragstellung hierfür belastbare Zahlen zusammenstellen. Warum die Mitgliedszahlen wichtig sind? Nun, je mehr Mitglieder umso einflussreicher ist der Verein und damit für die Entscheider (meist gewählte Politiker!) interessanter.
  4. Nicht zwingend notwendig aber nützlich sind Angaben zum Alter deines Vereins und eventuell Belege über bereits durchgeführte Maßnahmen ähnlicher Art.

Du hast die Daten für den Verein zusammengestellt. Die Zuschussgeber wollen aber auch genau wissen, was dein Verein mit dem Geld machen will, um das man bittet. Sie wollen also wissen,

Auf diese Punkte gehen wir hier gezielt ein, weil dies entscheidend für die Bewilligung des Zuschusses ist.

Wichtig: Die jetzt folgenden Tipps sind auch wichtig, wenn der Antrag lediglich per Formular gestellt werden darf. Es kann immer zu Rückfragen kommen, für die man gewappnet sein sollte.

Was plant dein Verein?

Die, die über deinen Antrag entscheiden, sind auch Menschen. Darum beschreibe die Maßnahme nicht nur sachlich. Die richtige Dosis Emotion hilft auch hier. Eine kleine Mappe, in der du das Projekt mit Fotos und Grafiken anschaulich darstellst, wirkt hier oft Wunder. Zu den zur Verfügung stehenden Fördermitteln gehen fast immer mehr Anträge ein, als bewilligt werden können. Darum findet häufig eine Vorauswahl statt. In dieser Phase machen sich weitergehende Präsentationen besonders gut.

Tipp: Natürlich stellst du euer Projekt positiv dar. Aber übertreibe nicht – wenn man allzu sehr „auf den Putz haut“ ist das kontraproduktiv.

Projekte, bei denen es beispielsweise um die Belange von Kindern geht, sollten auch Fotos von Kindern beinhalten. Aber bitte daran denken, dass für die Weitergabe der Aufnahmen eine Genehmigung der abgebildeten Personen oder der Erziehungsberechtigten vorliegen muss.

Für den Förderer ist wichtig, welchen Vorteil er aus der Maßnahme ziehen kann. Bei öffentlichen Mitteln liegen die Vorteile immer in zwei Bereichen. Auf der einen Seite können die öffentlichen Förderer im eigenen Haushalt Geld einsparen, da die Unterstützung von Vereinen immer kostengünstiger ist als die Finanzierung der gesamten Aufgabe aus öffentlichen Mitteln. Auf der anderen Seite geht es hier aber auch um Profilierung. Nicht nur die Träger des Zuschusses, auch die meist dahinterstehenden Politiker sind an positiver Berichterstattung interessiert.

Sowohl die Träger an sich als auch die dahinterstehenden Politiker haben ein Interesse an positiver Presse. Beide Faktoren kannst du dir bei der Vorstellung deines Projekts zunutze machen. In deinen Informationen solltest du deshalb folgendes berücksichtigen:

KostenersparnisPositives Image für Förderer
Modellrechnung, um wieviel teurer eine komplette Finanzierung durch die öffentliche Hand würde. Hinweis auf zu erwartende Einsatzstunden der ehrenamtlichen Helfer. Auf einen finanziellen Eigenanteil hinweisen, auch wenn dieser Voraussetzung für Bezuschussung ist.Presseberichte über vergleichbare Aktionen oder Projekte beifügen. Hinweis, dass die Presse das Projekt begleiten möchte (natürlich nur wenn’s auch stimmt). Presseberichte, in denen ein Zustand bemängelt wird, der durch das Vereinsprojekt geändert würde.

Über welchen Zeitraum erstreckt sich die Maßnahme?

Gerade auf der örtlichen und regionalen Ebene hast du es schwer, wenn du langfristige Projekte durchsetzen willst. Darum überlege bei längeren Projekten ob man daraus vielleicht zwei machen kann. Abgesehen davon, dass sich kürzere Projekte später auch technisch besser abwickeln lassen, ergeben sich bei der Fördervergabe mindestens zwei Vorteile für deinen Verein:

Zum einen werden erfahrungsgemäß kürzere Projekte eher genehmigt. Das gilt vor allem bei Vereinen, die zum ersten Mal um Förderung nachsuchen. Zum anderen kann eine Aufteilung auch inhaltlich sinnvoll sein, da ihr dann auf verschiedene Spendentöpfe zugreifen könnt, die nur Teilbereiche der geplanten Maßnahme fördern, aber das Gesamtprojekt ablehnen würden.

Welche Kosten verursacht die Maßnahme?

Zunächst stellst du einen internen Finanzierungsplan auf. Dazu solltest du ein Team mit anderen Vereinskollegen bilden, die sich mit den Preisen in den verschiedenen Bereichen auskennen. Am besten arbeitet man dann „von oben nach unten“. Zunächst wird ein grober Plan aufgestellt. Die einzelnen Posten werden dann mit Unterpunkten versehen und so immer mehr verfeinert. Versuche einen möglichst detaillierten Plan aufzustellen.

Du wirst nicht drumherum kommen, jetzt schon Angebote und Kostenvoranschläge einzuholen. Insbesondere wenn du mit potenziellen Sponsoren sprichst, solltest du mit offenen Karten spielen. Sag von Anfang an, dass dies zur Vorbereitung eines Projektes dient und noch nicht feststeht, ob die Zuschüsse bewilligt und das Projekt verwirklicht werden kann.

Wichtig: In dieser Phase noch keine Aufträge vergeben. Damit wäre das Projekt schon begonnen. Zuschüsse gibt es aber fast ausschließlich nur für Projekte, die noch nicht gestartet wurden.

Posten, für die keine Angebote eingeholt werden können, müsst Ihr im Team bewerten. Hier solltet Ihr die Posten eher höher als zu niedrig bewerten. Bewertet man extrem niedrig, kann die tatsächliche Abrechnung des Projekts zu einem dicken Minus in der Vereinskasse führen. Bewertet man aber etwas höher, hat man in der Realisierungsphase immer noch einen Puffer.

Den Ausgaben musst du jetzt die Finanzmittel gegenüberstellen. Hierzu gehören beispielsweise Geldspenden, Sachleistungen beziehungsweise -spenden Dritter oder Eigenleistungen in Form von Geldern des Vereins oder Arbeitsleistungen der Mitglieder. Solltest du versuchen, Mittel per Crowdfunding zu generieren, schätze die Einnahmen sehr, sehr vorsichtig. Denn obwohl das Crowdfunding eine tolle Sache ist, gelingt es nicht immer, die gewünschten Gelder hierüber hereinzuholen.

Wichtig: Dieser interne Finanzierungsplan sollte auch immer intern bleiben! Häufig geben allzu redselige Vereinsmitglieder Zahlen nach außen, die zumindest vor Projektbeginn nicht in die Öffentlichkeit gehören. Es ist deshalb gut, wenn nur das Team und der Vorstand die genauen Zahlen kennen. Alle Mitglieder sollten aber wissen, was geplant wird und welche Zuschüsse beantragt werden. Auf Nachfrage sollte man immer darauf hinweisen, dass die Zahlen so lange, bis ein Zuschuss bewilligt wird, im Kreis der Mitglieder bleiben sollen.

Der externe Finanzierungsplan für den Antrag der Fördermittel muss nicht so detailliert sein, wie der interne. Gib nur die Zahlen an, die gefordert werden. Geht aus den Antragsunterlagen nichts hervor (was sehr selten der Fall ist) teilt Ihr erst einmal nur die Gesamtkosten, Leistungen Dritter (Spenden, Arbeitsleistungen Dritter) und den Eigenanteil (Vereinskasse und Arbeitsleistung der Vereinsmitglieder) mit.

Die Eigenleistungen des Vereins solltest du möglichst gering ansetzen. Da die Arbeitsleistung geschätzt werden muss, hast du hier einen gewissen Spielraum. Fast immer wird nicht der gesamte offenstehende Betrag bezuschusst. Da ist es gut, ein wenig „Luft“ zu haben.

Wichtig:  Schau in den Unterlagen zur Antragstellung nach, welcher Anteil vom Verein finanziert werden muss, damit man den Zuschuss bekommt. Ist Dein angegebener Anteil geringer, kannst du den Zuschuss vergessen.

Die Antragstellung

Wenn du einen Zuschuss beantragst, brauchst du vor allem eins: Geduld. Die Entscheidungen über Zuschüsse können sich – besonders wenn es um Förderungen im nationalen und internationalen Bereich geht – über Monate hinziehen. Im Extremfall sind Wartezeiten von über einem Jahr nicht auszuschließen. Bei der Antragstellung solltest du folgende Punkte beachten:

Warten, bis das Geld auf dem Konto ist

Ist ein Zuschuss zugesagt, kann es unter Umständen noch ganz schön lange dauern, bis das Geld auf dem Vereinskonto eingeht. Aus der Praxis sind Fälle bekannt, in denen die Fördermittel so spät eingegangen sind, dass der Verein sich nur mit Mühe am Leben halten konnte. Deshalb: Dein Verein hat so lange auf die Bewilligung gewartet, jetzt solltet ihr auch die Geduld aufbringen und abwarten, bis das Geld wirklich auf dem Konto ist.

Nach dem Zuschuss ist vor dem Zuschuss

Wenn dein Verein einen Zuschuss erhalten hat, sollte er die Zuschussgeber zwischendurch immer wieder über den Stand des Projekts informieren – auch, wenn das nicht gefordert wird. Das gilt insbesondere für langfristige Projekte. Ihr wollt ja auch in Zukunft weitere Fördermittel bekommen. Darum muss dein Verein bei den Entscheidern in positiver Erinnerung bleiben.  Ein kurzer Bericht im Abstand von zwei bis drei Monaten ist für zukünftige Anträge von großem Vorteil.

Wenn vorhanden, sollte man dann natürlich Veröffentlichungen zum Projekt beifügen. Wir hatten ja schon darauf hingewiesen, dass auch die Zuschussgeber an Öffentlichkeit interessiert sind. Wenn du dann im Gespräch mit der Presse die Zuschussgeber erwähnst und diese im Bericht genannt werden – ist die Kopie an die zuständigen Entscheider und die Vergabestelle geradezu Pflicht.

Weil der Verein auch in Zukunft Zuschüsse ergattern möchte, könnt ihr euch auch nach einer beendeten Maßnahme nicht zurücklehnen. Gerade jetzt geht es darum, den Nährboden für zukünftige Unterstützung zu schaffen. Ist die Maßnahme beendet, warten deshalb noch wichtige Aufgaben auf euch. Denn jetzt gilt: Nach der Maßnahme ist vor dem neuen Zuschuss.

Ist eine Maßnahme beendet, ist ein Verwendungsnachweis in fast allen Fällen Pflicht. Manchmal gibt es hierfür spezielle Formblätter, die du ausfüllen musst. Der Verwendungsnachweis sollte so rasch wie möglich nach Beendigung der Maßnahme erstellt werden. Muss der Nachweis von der Vergabestelle angemahnt werden, habt ihr bei einer erneuten Antragstellung auf Zuschüsse garantiert schlechte Karten.

Darüber hinaus macht es sich immer gut, wenn man zusätzliche Hintergrundinformationen mitschickt (was allerdings aus technischen Gründen leider nicht immer möglich ist). Folgende Unterlagen kannst du beispielsweise mitschicken:

Wenn du auch beispielsweise Kommunalpolitiker oder andere Personen in den Zuschussprozess eingebunden hast, schick ihnen auch diese Infos und bedanke dich für die Unterstützung. Dass man sich dann auch mit einem netten Anschreiben bedankt, dürfte selbstverständlich sein. Falls Dein Verein die Aktion mit einer öffentlichen Veranstaltung beenden will, müsst ihr Vertreter der Zuschussgeber und die Unterstützer einladen – auch wenn von vorneherein klar ist, dass der Eingeladene nicht kommt. Frag‘ auch mal nach, ob man eine Ansprache halten will. Diese Streicheleinheiten kosten nichts und haben noch nie geschadet.