10 gute Gründe, eine Vereinssoftware zu benutzen

„Was spricht für eine Vereinssoftware?“ 

Hast du dich als Vereinsmanager schon einmal gefragt, ob es sich für deinen Verein lohnt, Geld in eine Vereinssoftware zu investieren?

Geld ist eine knappe Ressource im Vereinsbereich – das wissen wir alle.

Dennoch kann es entscheidende Vorteile haben, eine Vereinssoftware zu benutzen.

Damit kannst du Organisationsabläufe und die Verwaltungsarbeit im Verein optimieren und erheblich erleichtern.

Glaubst du nicht?

Ich verrate dir 10 Gründe, warum es sich lohnt, eine Vereinssoftware zu benutzen. 

Keine Lust mehr auf tausend Ordner im Schrank?

Wer kein Mitglied des Vereinsvorstands oder der Vereinsverwaltung ist, der hat oft keinen Schimmer, wie viel bürokratischer Aufwand hinter so einer Vereinsführung steckt.

Egal,  ob 1. Vorsitzender, Kassenwart, Geschäftsführer, Abteilungsleiter oder andere Verantwortliche – egal in welchem Teilbereich eines Vereins man sich befindet:  Für das Wohl des Vereins und der Vereinsmitglieder ziehen die Verantwortlichen im Hintergrund die Fäden und leisten zeitintensive und komplexe Arbeiten.

Vorteile einer Vereinssoftware

Mit steigender Mitgliederanzahl kommt der Verein an den Punkt, an dem es Zeit wird, über digitale Unterstützung nachzudenken.

Eine Vereinssoftware nimmt dir als Vereinsmanager viel Arbeit ab und ermöglicht es dir, gewisse Arbeiten digital und automatisiert durchzuführen. 

Aufgepasst! Hier kommen 10 gute Gründe, eine Vereinssoftware zu benutzen. 🙂

1. Mit einer Vereinssoftware kann man Mitglieder flexibel und professionell verwalten

Eine der wohl wichtigsten Aufgaben des Vereinsvorsitzenden, ist die Mitgliederverwaltung.

Ein Mitglied kommt hinzu, ein anderes kündigt die Mitgliedschaft. Eine gewisse Fluktuation ist wohl völlig normal, aber auch anstrengend für den Verwalter. Nicht wahr? 😉

Mitgliedsanträge ausfüllen, Daten sortieren und sichern. Adressen ändern. Zugehörigkeiten zu bestimmten Abteilungen festlegen. Und so weiter.

Ich kann mir ehrlich gesagt gar nicht vorstellen, wie man das alles ohne eine Vereinssoftware bewerkstelligen soll.

Diese erleichtert dir nämlich die Mitgliederverwaltung und erspart dir nicht nur Zeit, sondern auch eine Menge Papierkram.

2. Mit einer Vereinssoftware kann man Mitgliedsbeiträge einziehen und verwalten

Den Überblick über die Beitragsdaten der Mitglieder zu behalten,  gleicht einem Vollzeitjob.

Gerade dann, wenn ein Verein mit unterschiedlichen Beitragssätzen arbeitet, ist man fast schon auf eine Software angewiesen, die einen bei der Verwaltung der Mitgliedsbeiträge unterstützt.

Mit einer Software kannst du fällige Beiträge (und Spenden!) überwachen lassen und durch SEPA-Lastschriftenverwaltung dafür sorgen, dass Beiträge regelmäßig und pünktlich auf dem Vereinskonto landen.

Genial, oder?

3. Mit einer Vereinssoftware kannst du Rechnungen und Quittungen und andere Dokumente auf Knopfdruck erstellen

In der Finanzverwaltung eines Vereines muss man sich als Vereinsmanager nicht nur um die Mitgliedsbeiträge kümmern, sondern auch sonstige Aufgaben der Buchhaltung erfüllen.

Dokumente wie Rechnungen oder Quittungen manuell und jede mal wieder neu zu erstellen, ist eine Heidenarbeit!

Mit entsprechenden Programmen kannst du dir diese Arbeit erleichtern, denn das Erstellen von gewissen Dateien erledigen sie auf Knopfdruck.

4. Mit einer Vereinssoftware behältst du Einnahmen und Ausgaben des Vereins im Blick

Je größer der Verein, desto größer vermutlich die Bewegungen auf eurem Vereinskonto. Wer behält da den Durchblick?

Richtig. Die Vereinssoftware!

Ganz schön praktisch, dass sie die einzelnen Posten automatisch kategorisiert und anschauliche Statistiken erstellt, die du für deine Auswertungen nutzen kannst. Und mal ehrlich. Statistiken sehen unheimlich professionell aus. 😉

Schon gewusst? Liquidität hat auch im Verein oberste Priorität. 

5. Mit einer Vereinssoftware erstellst und pflegst du Termine, Aufgaben und anstehende Ereignisse mühelos ein

Sobald es um das Koordinieren von Terminen und Aufgaben geht, schlagen die meisten Vereinsverwalter die Hände über dem Kopf zusammen.

Wer ist wann da? Wer übernimmt welchen Part?

Die Planung und Koordination von Vereinsterminen ist eine Mammut-Aufgabe. Ständiges Hin- und Her/ Zu- und Absagen kommen uns da in die Quere.

Eine Vereinssoftware ist in dieser Hinsicht wirklich gold wert.

Auf einen Blick sehen, wie viele Mitglieder beim nächsten Zusammentreffen anwesend sein werden? Das wäre ein Traum, oder?

7. Eine Vereinssoftware erleichtert dir die Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Serienterminen (z.B. Tranings, Proben, Stammtischen)

Wenn du die Prozesse der Planung und Durchführung von verschiedenen Terminen und Veranstaltung deines Vereines optimieren willst, kann ich dir folgendes Stichwort nennen: LISTEN!

Vereinsverwalter lieben Listen.

Allerdings ist das manuelle Erstellen von logischen Listen unheimlich aufwändig.

Hat man erst einmal (ganz stolz) eine tolle Liste (zum Beispiel in Excel) erstellt, betet man, dass sich an den Gegebenheiten (zum Beispiel der Teilnehmeranzahl) bloß nichts mehr ändert.

Flexible Listen zu erstellen, die man je nach Veranstaltung und Teilnehmerliste ganz einfach per Knopfdruck anpassen kann. Das wäre doch was, oder?

8. Eine Vereinssoftware macht die Zusammenarbeit von Teams möglich

Natürlich besteht der Vorstand in den meisten Vereinen längst nicht nur aus einer Person.

Ein mehrköpfiges Team teilt sich die Verantwortlichkeiten und jeder arbeitet meist unabhängig voneinander am eigenen Schreibtisch.

Wenn es eine zentrale Ablagefläche für Vereinsdokumente und alle wichtigen Informationen gibt, wird das gemeinsame Arbeiten sehr viel einfacher und flexibler.

9. Eine Vereinssoftware erleichtert die Kommunikation innerhalb des Vereins

Nervt dich das auch? Ständig zwischen unterschiedlichen Kommunikationsmedien hin und her zu springen, um möglichst viele Mitglieder zu erreichen?

WhatsApp? E-Mail? Briefe?

Mit einer Vereinssoftware kannst du deine gesamte vereinsinterne Kommunikation auf ein Medium reduzieren und somit enorme Zeit und viele Nerven einsparen.

10. Mit einer Vereinssoftware musst du keine Angst vor Datenverlust haben

Zettel und schriftliche Unterlagen kann man verlieren.

Auch die Excel-Listen und Dokumente auf deinem heimischen Computer sind nicht unbedingt sicher. Was passiert, wenn dieser mal abstürzt oder von Viren infiziert wird?

Mit einer Vereinssoftware musst du dir keine Sorgen um Datenverluste machen, denn diese liegen auf hochsicheren Servern der jeweiligen Unternehmen.

In diesem Video erfährst du, was du mit WISO MeinVerein Desktop machen kannst: 

Fazit: Eine Vereinssoftware benutzen – bist du überzeugt?

Dies waren nur 10 Gründe, warum es vorteilhaft sein kann, eine entsprechende Software für den Verein zu benutzen. In Wirklichkeit gibt es noch viele mehr!

Wie du als Leser dieses Blogs bestimmt schon weißt, bieten wir genau so eine Vereinssoftware an. Mit WISO Mein Verein kannst du deinen Verein mühelos verwalten und hast endlich wieder Zeit für das Wesentliche – für eure gemeinsame Arbeit im Vereinszweck.