Vereinsstruktur anlegen – So organisierst du deinen Verein mit MeinVerein Web

• 19. Juni. 2019
• Administrator
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Eine Vereinsstruktur anlegen – das ist meist ein Schritt, den man bereits während der Vereinsgründung einleitet. Jedoch ist es auch nie zu spät für eine Um- und Neustrukturierung des Vereins mit dem Ziel, eine moderne Vereinsstruktur zu erreichen.

Doch was ist überhaupt damit gemeint, wenn wir von der Vereinsstruktur sprechen? Wofür braucht man sie? Welche Modelle sind denkbar?

Einige Tipps zur Vereinsstrukturierung möchten wir euch in diesem Beitrag mitgeben. Außerdem zeigen wir euch, wie ihr das Ganze easy mit der online Vereinsverwaltung MeinVerein Web umsetzen könnt.

Erstelle deine Vereinsstruktur mit deiner Online Vereinsverwaltung MeinVerein Web

Klar, du könntest das auch in Excel erledigen. Aber was, wenn dir eine online Vereinsverwaltung die meiste Arbeit abnehmen würde? Einmal richtig eingerichtet, unterstützt MeinVerein Web dich durch die intelligenten Funktionen in der Mitgliederverwaltung. Und weil jeder Verein individuell ist, haben wir alle Möglichkeiten offen gelassen, diese individuelle Struktur in der Web-App abzubilden.

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Vereinsstruktur: Wofür braucht man sie?

Kurz gesagt: Jeder Verein ist individuell. Es gibt nicht DEN Verein, an dem sich alle anderen orientieren müssen. Es gibt auch kein Gesetz, dass vorschreibt, wie ein Verein aufgebaut sein muss.

Je nach Vereinszweck, Branche, Anzahl der Mitglieder und der Tätigkeit, die der Verein ausübt, unterscheiden sich die inneren Strukturen extrem voneinander.

Ein klassischer Fußballverein ist selbstverständlich ganz anders aufgebaut als ein Musikverein. Der örtliche Angelverein organisiert sich anders als die überregionale Kinderkrebshilfe e.V.

Bei der wunderbaren Vielfalt, die wir in Deutschland in der Vereinslandschaft haben, ist es also völlig logisch, dass jeder Verein sein eigenes Organisationssystem – seine Vereinsstruktur – benötigt. Dieses muss man also selbst austüfteln.

Vereinsstrukturierung bedeutet Ressortarbeit

Bei der Vereinsstrukturierung geht es unserer Meinung nach hauptsächlich darum, die Mitglieder des Vereins bzw. auch die Mitarbeiter clever zu organisieren.

Sobald ein Verein eine bestimmte Größe erreicht hat, denkt man über die Bildung von Ressorts und/oder Abteilungen nach. Abteilungsleiter müssen gefunden werden, die bereit sind, Zeit aufzubringen und Verantwortung zu übernehmen.

Vielleicht hast du in unserem anderen Beitrag „3 Tipps für clevere Ressortbildung im Verein“ lesen können, welche entscheidenden Vorteile es hat, Arbeitsgruppen bzw. Abteilungen zu bilden, um die Mitglieder einfacher zu organisieren. So muss nicht die ganze Arbeit auf einer Schulter lasten, was ab einer gewissen Vereinsgröße auch gar nicht mehr möglich wäre. In diesem Beitrag findest du Inspirationen, nach welchen Gesichtspunkten du einen Verein organisieren kannst.

Vereinsstruktur entwickeln – So geht’s!

Wenn ihr vorhabt, ein Organisationssystem für euren Verein zu entwickeln, mit dem sich die Mitglieder und ihre Aufgaben besser verwalten lassen, kann es hilfreich sein, sich Vorbilder-Vereine zu suchen. Man muss ja nicht immer alles von Grund auf Neu erfinden. Ansonsten helfen euch vielleicht die folgenden Ratschläge.

Der Vereinsvorstand als zentrales Organ

Das zentrale Organ eines Vereins ist der Vorstand. Dieser wird bereits bei der Vereinsgründung gewählt. Anfangs bildet sich der Verein um dieses Organ herum. Es regelt zumeist den Geschäftsbetrieb, verwaltet die Mitglieder, kümmert sich um Finanzen und organisatorische Angelegenheiten.

In vielen Vereinen bleibt der Vorstand auch das zentrale Organ. Dort sitzen Vertreter aller Abteilungen/Ressorts/Arbeitsgruppen als Beisitzer im Vorstand (oder auch in anderen Funktionen), um die Angelegenheiten der jeweiligen Untergruppen in den Vorstand zu tragen. Dieses Modell bewährt sich in vielen Vereinen, da es so eine zentrale kommunikative Schnittstelle gibt.

In anderen Vereinen wiederum (vor allem in sehr großen) ist die Vorstandsarbeit getrennt von den eigentlichen Tätigkeiten der Vereinsmitglieder. Wenn es sich z.B. um einen Musikverein handelt, muss der Dirigent (oder die Dirigenten bei mehreren Gruppen) nicht zwingend Mitglied im Vorstand sein. Die musikalischen Leiter können sich auch als eigenes Ressort organisieren, von denen wiederum nicht unbedingt jemand im Vorstand sein muss. Auch solche Modelle sind denkbar und funktionieren. Wichtig ist nur, dass der Kommunikationsfluss aufrecht gehalten wird.

Vereinsstruktur anlegen: Wie viele Ebenen gibt es?

Wenn ihr gerade eine Neu- oder Umstrukturierung eures Vereins vornehmt, empfehlen wir euch, direkt von Anfang an festzulegen, wie viele Ebenen die Vereinsstruktur bekommt. Ist es eine flache Hierarchie ohne Unterabteilungen? Wie viele Unterabteilungen haben die Ressorts/Abteilungen jeweils? Kann man innerhalb der Abteilungen verschiedene Funktionsträger vorfinden?

In diesem Beispiel seht ihr, wie man die Vereinsstruktur ganz flexibel in MeinVerein Web anlegen und anpassen kann. Ihr habt hier 4 Ebenen zur Verfügung, die ihr frei nach Bedarf benennen und einrichten könnt.

Vereinsstruktur entwickeln: Mitgliedern ein oder mehrere Positionen zuweisen

Steht die Struktur, sollte jedem bestehenden Mitglied und jedem Neuzugang eine entsprechende Position innerhalb dieser Struktur zugewiesen werden. Natürlich kann sich ein Mitglied auch in mehreren Abteilungen oder Funktionen befinden.

In MeinVerein Web kann man jedem Mitgliedsprofil eine oder mehrere Positionen zuweisen. Diese Zuordnung bildet die Grundlage für die spätere Arbeit mit intelligenten Listen, Nachrichten, Kalendereinträgen uvm.

Vereinsstruktur pflegen: Kontinuität ist wichtig

Egal, für welche Vereinsstruktur du dich entscheidest und wie ihr diese mit der Hilfe von der online Vereinsverwaltung MeinVerein Web abbildest, wichtig ist die Kontinuität der Pflege. Nur, wenn die Basis – also das System deines Vereins – stimmt, kann deine Organisation so richtig beginnen.

Unser Tipp: Pflege die Vereinsstruktur und die Zugehörigkeiten der Mitglieder regelmäßig. Wenn ihr mehrere Verwalter im Verein habt, könnt ihr auch im Team arbeiten und Mitgliedsdaten gemeinsam pflegen.

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