Ein geschäftsführender Vorstand repräsentiert den Verein nach außen, bestimmt seine Ausrichtung und handelt für ihn. Dieser Verantwortung entsprechend ist die Wahl des Vorstandes rechtlich geregelt, da letztlich der Vorstand für den Verein haftbar ist. Wie läuft also die Wahl ab?
Die Satzung beachten. Jeder Verein ist anders!
Zunächst hilft bei der Vorbereitung der Vorstandswahlen ein Blick in die Vereinssatzung. Hier sind die vereinseigenen Bestimmungen festgehalten, die die Wahlen regulieren. In der Regel orientieren sich diese an den Ausführungen im Bürgerlichen Gesetzbuch zum gesetzlichen Rahmen gemeinnütziger Vereine (BGB, §§ 21 bis 79). Trotzdem gilt: Jeder Verein gibt sich in seiner Satzung eine eigene „Verfassung“, in der die Aufgaben des Vorstands ebenso festgelegt sind wie die Regularien seiner Wahl.
Wie oft wird wer unter welchen Umständen gewählt?
Die Satzung bietet Antwort auf die Fragen, wer sich zur Wahl stellen kann, aber auch darüber, in welchem Turnus Wahlen stattfinden sollen – muss zum Beispiel der Vorstand jährlich im Amt bestätigt oder sogar ersetzt werden?
Wer wählt wen?
In der Regel wird der Vorstand im Rahmen einer Mitgliederversammlung gewählt. Damit die Wahl gültig ist, sind die in der Satzung festgehaltenen Mehrheitsverhältnisse bei der Mitgliederversammlung einzuhalten. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass 2/3 aller ordentlichen Vereinsmitglieder anwesend sein müssen. Um die Beschlussfähigkeit zu gewährleisten, kann die Satzung auch Optionen wie die Stimmrechtsübertragung von abwesenden auf anwesende Mitglieder und andere Verfahren vorsehen.
Im Vorfeld der Mitgliederversammlung ist entscheidend, diese frühzeitig per schriftlicher Einladung einzuberufen, die Vorstandswahlen anzukündigen und die vorläufige Tagesordnung mitzuteilen. Rechtlich vorgesehen ist hier ein zeitlicher Spielraum von mind. 14 Tagen im Voraus, der je nach Satzung variieren kann.
Was passiert während der Wahl selbst?
Die Kandidaten für die Posten sollten sich kurz vorstellen, außerdem regelt die Satzung das Wahlverfahren. Hier gibt es Unterschiede zwischen geheimer Wahl per Stimmzettel und offener Wahl, etwa per Handzeichen. Weiter kann für alle Posten einzeln votiert werden oder über eine Kandidatenliste per Blockwahl entscheiden werden. Unmittelbar vor der Wahl sollte eine Aussprache der Mitgliederversammlung ohne die Nominierten stattfinden, die dazu den Raum verlassen.
Nach der Wahl: Erste Schritte des neuen Vorstands
Ist das Quorum erfüllt, die Wahl erfolgt und alle Posten vergeben, müssen die Gewählten ihre neue Funktion offiziell annehmen. In der Nachbereitung sollten alle Vereinsmitglieder das Protokoll der Sitzung erhalten, um die Wahl nachvollzeihen zu können. Durch eine Neuwahl des Vorstandsvorsitzenden ändert sich auch die haftbare vertretungsberechtigte Person für alle Vereinsbelange. Daher ist eine der ersten Aufgabe des neuen Vorstands, mit dem Protokoll der Wahl die Änderung notariell beim jeweiligen Amtsgericht einzureichen und den Vereinsregistereintrag aktualisieren zu lassen.
Auch wenn Vorstandswahlen komplexer ablaufen sind als normale Mitgliederversammlungen, gilt die Faustregel: Eine gute Vereinssatzung gibt die Fristen, Mehrheitsverhältnisse und Wahlumstände vor – Es gilt nur, sie früh genug umzusetzen.
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