Für den Job unterwegs? Auf Dienstreise kommen so einige Kosten zusammen. Wie Arbeitnehmer davon profitieren, zeigt Ihnen steuer:web.

Immer unterwegs: Was genau zählt als Dienstreise?

Angestellte, die aus beruflichen Gründen außerhalb ihres Arbeitsplatzes und der Wohnung unterwegs sind, befinden sich auf einer Dienstreise.

Dazu gehören beispielsweise:

  • Dienstfahrten zu Kunden oder Außendienstfahrten
  • Einsatzwechseltätigkeiten (zum Beispiel Montagearbeiten)
  • Besuche bei Kollegen an anderen Firmenstandorten,
  • Teilnahme an Tagungen und Seminaren
  • Fahrten zu Messen und Ausstellungen
  • Befristete Abordnungen zu anderen Behörden oder Unternehmen
  • Bei Lehrern zählen auch Klassenfahrten dazu

Praxistipp: Ob Ihre Auswärtstätigkeit beruflich veranlasst war, müssen Sie dem Finanzamt auf Anfrage nachweisen. Daher zeichnen Sie Reisedauer und Reiseweg genau auf und belegen alles anhand geeigneter Unterlagen.

Als Nachweis für die berufliche Veranlassung gelten:

  • Fahrtenbuch
  • Tankquittungen
  • Hotelrechnungen
  • Schriftverkehr

Welches Fahrzeug fahren Sie?

Fahrtkosten, die Ihnen als Arbeitnehmer bei einer Dienstreise entstehen, können Sie grundsätzlich als Reisekosten von der Steuer absetzen. Vorausgesetzt, Sie haben keine Erstattung von Ihrem Arbeitgeber erhalten. Bei den Fahrtkosten kommt es vor allem darauf an, WIE Sie unterwegs sind. Sind Sie mit Ihrem eigenen Auto unterwegs, können Sie auf einen Steuervorteil hoffen. Gleiches gilt für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus und Bahn.

Anders sieht es aus, wenn Sie einen Dienstwagen von Ihrem Arbeitgeber für die Fahrten nutzen. Das Finanzamt gewährt Ihnen hier keine Steuerermäßigung mehr. Denn Sie erhalten ja bereits Vorteile dadurch, dass Ihr Arbeitgeber alle Neben- und Zusatzkosten des Fahrzeuges trägt.

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30 Cent je Kilometer: So berechnen Sie die Kilometerpauschale

Fahrtkosten: Sie sind mit Ihrem eigenen Fahrzeug gefahren? Dann können Sie pauschal für jeden gefahrenen Kilometer folgende Beträge ansetzen:

  • Pkw 30 Cent
  • Jedes andere motorbetriebene Fahrzeug 20 Cent

Beachten Sie hierbei, dass Sie die Kilometerpauschale für jeden gefahrenen Kilometer ansetzen dürfen – also Hin- und Rückfahrt. Im Gegensatz dazu darf bei Ihrem täglichen Arbeitsweg nur die einfache Fahrt (Hinfahrt) mit der Entfernungspauschale angesetzt werden.

Beispiel: Klaus ist Arbeitnehmer und nahm an einer Fortbildung teil. Diese war – einfache Strecke – 250 Kilometer von seinem Wohnort entfernt. Die Strecke legte er mit seinem eigenen Kfz zurück. Für die Steuererklärung rechnet er: 250 Kilometer x 2 (Hin- und Rückfahrt) x 30 Cent (Kilometerpauschale) = 150 Euro. Diesen Betrag setzt er bei den Werbungskosten an.

Praktisch: WISO steuer:Web rechnet Ihnen den Gesamtbetrag einfach aus:

Individuellen Kilometersatz ansetzen

Alternativ zur Kilometerpauschale können Arbeitnehmer ihre Fahrtkosten auch mittels individuellem Kilometer-Kostenansatz berechnet werden. Die Berechnung der Reisekosten gestaltet sich hier etwas komplizierter, die Mühe kann sich jedoch durchaus lohnen – vor allem bei teureren Autos. Denn bei der Berechnung des individuellen Kilometersatzes werden auch alle Kosten rund um den Unterhalt des Kfz mit einbezogen. Dazu gehören

  • Reparaturkosten
  • Versicherungsbeiträge
  • Abschreibungen
  • Darlehenszinsen
  • Miete für Garage oder Stellplatz

Voraussetzung ist, dass Sie alle tatsächlichen Ausgaben für die Fahrten nachweisen. Am besten eignet sich hierzu ein Fahrtenbuch. Mittels Rechner können Sie so ganz einfach den individuellen Satz Ihres Kfz berechnen. Und zwar mit Hilfe von Einzelnachweisen aus einem Zeitraum von 12 Monaten. Dieser Satz kann dann auch für die Folgejahre verwendet werden – vorausgesetzt, es tritt keine wesentliche Änderung bei Ihren Reisekosten ein.

Beispiel: Ralf ist Außendienstler – und daher oft auf Dienstreise. Da er sich dafür ein teures Auto geleistet hat, wählt er den individuellen Kilometer-Ansatz. Insgesamt war er 40.000 Kilometer unterwegs, 10.000 davon privat.

Die Kosten für seinen PKW lauten wie folgt:

KostenartBetrag
Benzinkosten 5.000 Euro
Reparaturkosten 1.200 Euro
KFZ-Steuer 500 Euro
Versicherung1.800 Euro
Garagenmiete 800 Euro
Abschreibung 6.000 Euro
Gesamtkosten15.300 Euro

Nun rechnet Ralf wie folgt: 15.300 Euro (gesamte Kosten) : 40.000 (gefahrene Kilometer) = 38 Cent je Kilometer. Er kann somit ganze 8 Cent mehr pro gefahrenem Kilometer ansetzen – und das rechnet sich! Denn 38 Cent für 30.000 Kilometer ergibt 11.400 Euro! Mit dem pauschalen Kilometer-Ansatz hätte er sich nur 9.000 Euro Fahrtkosten als Werbungskosten ansetzen können.

Sie wollen Ihren persönlichen Kilometersatz ermitteln?

Dies funktioniert im Handumdrehen mit dem Kostenrechner in WISO steuer:Web. Diesen können Sie hier testen.

Mit Bus oder Bahn gefahren

Bei anderen Verkehrsmitteln ist die Regel ganz einfach: Egal ob Bahnfahrkarte oder Flugticket – alles ist voll absetzbar. Die Fahrttickets müssen Sie auf Anfrage dem Finanzamt vorzeigen. Daher heben Sie diese auf jeden Fall auf.

Welche Reisekosten können Sie außerdem absetzen?

Es gilt: Alle Kosten, die Ihnen aufgrund Ihrer Dienstreise entstehen, mindern Ihre Steuer.

Übernachtungskosten – jede Nacht zählt

Müssen Sie ihm Rahmen der Dienstreise übernachten, sind auch diese Ausgaben Werbungskosten. Egal ob Hotel oder Pension, Sie können jede Rechnung ansetzen – der steuerliche Abzug ist nicht beschränkt. Wenn allerdings Ihr Partner dabei ist, müssen Sie den Betrag aufteilen. Sie können nur den Preis für ein Einzelzimmer absetzen. Ist ein Kollege mit im Zimmer, setzt jeder die Hälfte ab.

Weil unterwegs Essen teurer ist als zu Hause, können Sie auch diese Extrakosten absetzen – mit der Verpflegungspauschale. Belege sind hier nicht notwendig. Dafür müssen Sie allerdings von Ihren Übernachtungskosten alle Verpflegungsbeträge auf der Rechnung streichen – es gibt nur die Pauschale.

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Verpflegungsmehraufwand

Wer unterwegs ist, muss mehr Geld für Essen ausgeben als zu Hause. Die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand sind dabei abhängig von Ihrer Abwesenheit von zu Hause und Ihrer Arbeit.

AbwesenheitsdauerVerpflegungsmehraufwand
8 bis 24 Stunden
((bzw. An- oder Abreisetage)
12 Euro
Ab 24 Stunden 24 Euro

Bei Auslandsreisen gelten andere Pauschalen – diese können Sie sich hier herunterladen.

Mit WISO steuer:Web haben Sie im Nu Ihre Verpflegungsmehraufwendungen eingetragen. 

Parkticket, Maut und Co.

Sie können auch alle anderen Kosten absetzen, die Ihnen durch die Dienstreise entstehen. Zum Beispiel Parktickets, Trinkgelder oder Mautgebühren.  Ausgaben für private Vergnügen während der Dienstreise sind natürlich keine Werbungskosten.

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